“互聯網+”視域下高校學籍檔案信息化管理建設路徑分析

摘 要：近年來，隨著我國教育事業的不斷發展，學籍檔案管理工作已成為高校未來發展的重要環節，尤其在互聯網技術各行各業普及應用的背景下，高校學籍檔案的管理利用、開發共享等業務也得到了有效提升，實現檔案數字化轉型，為學校各項工作的進行提供了強大數據支撐?！盎ヂ摼W+檔案”的理念逐漸深入人心，在新形勢、新背景下如何利用互聯網技術提升學籍檔案管理質效將是各類高校需要面臨的問題。本文圍繞“互聯網+”視域下高校學籍檔案信息化管理建設路徑進行深入分析，針對在思想建設、管理體系建設、干部隊伍建設、開發利用建設等方面出現的問題提出可行性解決優化策略，為高校實現學籍檔案信息化管理提供決策參考。

關鍵詞：互聯網+；學籍檔案；信息化管理

學籍檔案是學生個人情況、成長經歷最原始、唯一的記錄，具有較強的參考價值。各類高等院校在“互聯網+”背景下，全面應用現代科學技術，極大地提升檔案管理效率，進一步滿足師生多樣化、個性化的學籍檔案利用需求，為其提供了更加優質高效的服務。學籍檔案管理的理念、模式、技術應用、開發利用工作，在各行各業信息數字化趨勢的影響下，各大高校開展學籍檔案數字化加工、信息化管理、智慧化應用已成為常態。例如，山東大學歷時四年，將五十余萬名畢業生檔案數字化加工，生成電子文件錄入管理系統，真正實現了一體化管理，一鍵取檔。這就需要相關負責同志在新形勢下用辯證的眼光看待現代科學技術為檔案工作帶來的優勢，結合本校實際，尋求適合自身發展的檔案信息化道路，使其更好地服務于廣大學子。

1 “互聯網+”視域下高校學籍檔案信息化管理建設綜述

1.1 高校學籍檔案的特點

學籍檔案是高校在招生、教學、科研、管理等活動中對學生、學校、社會產生的有保存價值的信息，包含文字、圖表、聲像等不同形式，分為學生類、教學類、科研類等11種類型，其中學生類包括基礎信息、院校錄取、學籍異動、教學培養、畢業答辯、學位授予、分配去向等歷史記錄，是教育部門及就業部門組織審查、評估學生能力的重要依據，也是學生個人學歷情況最為真實的反映[1]。其來源廣泛，涉及多個方面，各類檔案信息來自多個部門，且檔案周期較長。內容豐富，有學生登記表、各科成績、獎懲記錄、入團入黨材料。變動性大，由于學籍檔案橫跨學生讀書生涯十余載，因病休學、因事轉學等情況需準確記錄，使得檔案的內容及存放位置隨時改變。利用率高，在各項報考學校、出國留學、畢業就業等工作都需要學籍檔案作為證明材料，重要性顯著。

1.2 高校學籍檔案管理的重要性

學籍檔案的管理是學生從小學到大學甚至到研究生的時間跨度長、地點跨度大、變動程度頻繁的過程，記錄著學生十余年求學的真實狀態，具有較強的憑證作用及法律效力，對于學校、個人、用人單位具有重要意義。對個人而言，學籍檔案對學生的真實記錄以及各方面能力的綜合評價，是對其綜合水平的最真實證明，對于考學、就業、提拔有著極大的作用。對學校而言，學籍檔案包含教書育人的全過程，反映學校教學成績的同時也可體現不足之處，對學籍檔案的保存可為學校今后的發展提供最為扎實的數據基礎，也為學校相關科研項目的申請與開展提供重要信息支撐。對用人單位、企業而言，可利用員工學籍檔案了解其能力與價值，準確性與完整性的檔案文件可為今后選人用人工作提供重要決策參考。

1.3 高校學籍檔案實現信息化管理的意義

在傳統模式下，高校檔案管理員大多是將紙質檔案文件放置庫房存放即可，對于開發利用工作開展較少，僅僅停留在日常手動翻閱查詢，隨著數量的增加，查找難度增大，利用效率較低，甚至會因人為失誤導致檔案原始文件被泄露、丟失、損毀，嚴重制約著檔案信息工作的發展。高校學籍檔案實現信息化、數字化，是推動現代化發展的重要舉措。通過構建檔案管理數字化平臺，實現了各項業務自動化線上辦理，明顯減輕了一線檔案管理人員的工作負擔，大大提高了工作效率，為學生提供了更為便捷貼心的檔案信息利用服務。同時在一定程度上節約了存放紙質檔案的空間，最大程度保護原始紙質文件不受損壞，延長學籍檔案的保存期限，保證了學籍檔案本身的完整性和安全性。

2 “互聯網+”視域下高校學籍檔案信息化管理建設存在的問題及挑戰

2.1 檔案意識較為淡薄，數字資源建設力度不夠

目前，高校領導者及管理人員檔案意識及數字化轉型意識不夠，對于新時代教育改革背景下生成的多元化、結構化、非結構化、復雜度較高的學籍檔案文件類型重視較少，結構化認知不足，開展檔案數字資源建設工作較少或者不夠專業。由于不同門類的信息資料所對應電子文件標準也不相同，沒有專業的數字化加工人員則很難達到新形勢下學籍檔案數字化轉型的要求，使得部分高校檔案數字化成果問題較多、返工現象較為嚴重，無法為各項工作提供有力的數據支撐，在一定程度上制約了學籍檔案信息化管理水平的提升[2]。

2.2 管理體系較為松散，制度標準建設力度不夠

高校學籍檔案信息化管理缺失的不僅是技術，還是新形勢下學籍電子檔案管理標準制度的缺失。一是組織建設不到位。學籍檔案管理及其數字化轉型是一個學校內部多方機構配合的過程，但是大多高校的檔案管理部門基本處于層級較低、地位較邊緣的角色，職權范圍較為有限，部門之間協同管理難以開展，使得學籍檔案的收集、整合、共享、利用等業務數字化推進力度不夠，進而影響整體的工作質量。二是高校對于相關政策的實施、標準制度的制定、干部隊伍的培養、信息化利用系統的開發、日常工作的監督沒有相應的統籌規劃和具體落實?；旧涎赜脟壹爱數仡C布的制度標準，沒有考慮其適用性、針對性、可操作性，導致學籍檔案科學化、規范化管理有限，制度標準應用較為滯后，造成相關學籍檔案管理業務流程無章可循。

2.3 人員能力較為低下，干部隊伍建設力度不夠

一是干部隊伍結構問題。大多數檔案工作人員年齡偏大、學歷較低，且信息化理論基礎較差，無法在短時間內將檔案工作與現代技術相融合。同時，高校開展檔案管理人員繼續教育活動較少，即使開展也僅僅停留在開會集中學、線下自學的層面，學習效果大打折扣，導致管理人員對新時代檔案數字化轉型的趨勢把握不夠，不能夠全面掌握其深刻內涵，對于本校未來學籍檔案發展方向不夠清晰，不能適應“數字中國”“教育強國”戰略背景下對學籍檔案工作提出的新要求、新任務。三是服務意識不足。學籍檔案資源開發利用理念較為滯后，沒有本著“以學生為中心”“以需求為中心”的思想去挖掘檔案，服務工作滿足于正?；?，管理人員抱有敷衍、應付的服務態度，造成相關業務被動開展。

2.4 開發利用較為基礎，系統平臺建設力度不夠

由于在傳統觀念的影響下，高校領導層不夠重視學籍檔案管理工作，對于數字化、信息化轉型積極性不高。沒有購置先進的信息化管理軟硬件設施，并尚未開發學籍檔案數字化管理系統或者僅僅是將紙質文件轉化為電子文件機械地搬到計算機終端中，沒有充分運用“互聯網+”時代大數據、云計算等先進技術，對于系統在線歸檔、高速檢索、安全傳輸等功能研發力度不夠，維護更新不到位，系統之間兼容性不高，存在信息壁壘，使得檔案信息化工作難以與其他信息系統保證高效、暢通的信息交流。共建共享、開發利用工作開展較為單一，容易導致學籍檔案的內容更新不及時，時效性較低。

3 “互聯網+”視域下高校學籍檔案信息化管理建設優化路徑

在政策方面，2021年中央出臺的《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》中明確提出要“以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革”，由此可見，數字化轉型是“十四五”時期學籍檔案工作的重點任務。

3.1 牢固樹立檔案意識，切實推動學籍檔案數字化轉型

一是學校領導者與管理人員要徹底擺脫過去傳統管理觀念的束縛。加強對檔案管理產生經濟效益、法律效益、文化傳承等潛在價值的認識，緊跟時代潮流發展，進一步加強學籍檔案數字化轉型、信息化管理、自動化分類、智能化應用等創新性思路，將檔案數字化轉型工作納入全年重點任務去扎實推進。二是加強學籍檔案數字化建設。嚴格落實教育部頒布的《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》以及國家檔案局頒布的《紙質檔案數字化技術規范》相關政策要求，積極利用現代技術，建立學籍檔案資源數據庫，為實現學籍檔案智能化管理提供數據基礎。為此各大院校要有計劃地開展學籍檔案數字化加工工作，做到“存量數字化，增量電子化”。前期要慎重選擇外包公司，重點關注服務單位的能力及信譽，在簽訂合法嚴密的項目合同基礎上，安排專班對數字化加工進行實時管控、全流程監督，嚴格按照掃描圖片處理、文字數據識別、信息著錄、數據維護的標準開展工作，并要求每位工作人員簽訂保密協議，真正做到檔案不丟失、數據不外泄。

3.2 建立健全組織體系，切實完善學籍檔案科學化管理

由于學籍檔案數字化轉型、信息化管理工作較為煩瑣，對于規范性、科學性要求較高，需要集中整合師資力量去開展。對于高校而言，一是成立領導小組。明確牽頭部門，由分管副校長為組長，設置業務專班協同辦公，以“項目化、清單化、責任化”的要求掛圖作戰，提升檔案工作的地位，助力其統籌協調發展。二是構建完善的管理體系。領導小組要針對自身發展現狀進行全面分析，并根據教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》，明確學籍檔案管理流程及方法，制定完善《學籍檔案信息化管理標準》《電子學籍檔案開發利用工作管理辦法》等管理制度[3]。對學籍檔案收集整理、著錄歸檔、開發利用、存儲共享等業務流程在制度方面予以明確。讓學籍檔案信息化管理全流程做到有章可循，并根據發展環境的變化進行創新及優化，使其更具先進性、可操作性。三是加強協同辦公。形成多級管理體系，創新管理模式，由過去辦公室或者學生處直接管理變為多部門共同參與協助的方式，推動學籍檔案各方面信息快速流轉、高效整合，進而實現高效率運作。

3.3 不斷優化培養方案，切實打造學籍檔案專業化團隊

對于檔案資源的數字化轉型，在“互聯網+”時代背景下多為網絡平臺與信息技術的應用。因此，需要高校提高對人才培養的重視，協助檔案管理人員樹立大數據互聯網思維，為打造高素質干部隊伍奠定基礎。一是貫徹落實各級政府對于檔案員參與業務培訓及繼續教育的政策要求，有針對性地制定檔案信息化管理培訓課程?？赏ㄟ^開展學術交流、專家講座、外出調研、技能比武等活動，在數字技術分析、檔案數字資源整合、檔案資源服務和檔案數據風險防范等方面全方位提升檔案人員綜合素養，為學籍檔案工作的發展注入源源不斷的新生動力[4]。三是健全人員評價體系，激發干部隊伍內生動力。通過完善日常工作考核及激勵制度，將綜合業務素能、貢獻程度、創新意識、服務意識等作為評價人才隊伍的主要方向，進而調動檔案員工作積極性及主動創新性，提高學籍檔案管理人員服務能力和服務水平。

3.4 持續促進共建共享，切實構建學籍檔案一體化平臺

一是加大對信息化軟硬件設施的投入力度。在頂層設計層面給予學籍檔案信息化管理工作傾斜，根據時代發展需求與自身工作需要，采購服務器、存儲器、安全設備、網絡設備等硬件設施，打造專業化、安全化機房，組建學籍檔案信息管理中心，為推動檔案信息化管理、網絡化共建共享奠定物質基礎。二是加強平臺管理功能建設力度。促進“互聯網+”、數據挖掘、OCR識別、云計算、區塊鏈等技術與高校學籍檔案管理工作的有效應用和融合，不斷創新電子檔案單套制管理方式方法，依托智慧校園統一建設平臺的技術規范標準實現學籍檔案信息資源校內共享、校際共享、社會共享。例如，在歸檔環節，可通過智慧校園系統平臺將各部門生成的學籍檔案信息按照標準統一制作成數據包，再經過信息交換接口與學籍檔案管理平臺相連接，實現學籍檔案數據的歸檔入庫，從而為檔案信息開發共享提供安全可靠、標準規范的數據來源，進而實現建設與使用相結合的良性發展[5]。三是強化安全防護建設。采用網絡監控系統、千兆防火墻、360天擎殺毒軟件，配置安全網關、日志審計等安全設備，同時在管理利用、共建共享過程中采用入侵檢測、身份識別、數據加密、電子簽章等技術手段，切實保障學籍檔案信息在網絡傳輸過程中的安全性、穩定性，由此才可為學籍檔案信息的開發共享提供強有力的安全保障。

結語

在“互聯網+”模式下開展學籍檔案數字化轉型、信息化管理工作已成為主流方向與必然趨勢，對于高校而言，要不斷順應時代發展潮流，從“互聯網+檔案管理”模式出發，轉變發展思想、優化管理體系、推動高效管理、促進共建共享，讓學籍檔案的利用價值得到凸顯，進而為學生、學校以及社會提供更加規范化、科學化、人性化的學籍檔案服務。

參考文獻

[1]李勇，王傳廣.高校學籍檔案管理數字化建設的思考[J].濟南職業學院學報，2022（04）：103-106.

[2]董萍發.學籍檔案管理信息化建設及發展分析[J].蘭臺內外，2023（09）：68-69+72.

[3]夏文青.互聯網背景下學籍檔案信息化管理探析[J].黑龍江檔案，2023（03）：304-306.

[4]郭美岑.“互聯網+”視域下高校學籍檔案管理工作研究[J].黑龍江檔案，2023（02）：107-109.

[5]邱曉青，施秀平.智慧校園下高校檔案信息開發共享策略研究[J].赤峰學院學報（自然科學版），2022，38（08）：70-73.

作者簡介：丁一（1985—），大學學歷，商丘醫學高等?？茖W校學籍檔案管理科科長、館員。研究方向：檔案管理。