“互聯網+”時代高校檔案服務能力提升策略研究

摘 要：在“互聯網+”時代，高校檔案管理工作面臨著數字化、智能化、信息共享等新挑戰?；诖耍恼聫母咝n案服務能力的概念出發，分析了“互聯網+”時代提升高校檔案服務能力的重要性，并提出了提升高校檔案服務能力的策略和建議。

關鍵詞：互聯網+；高校檔案；服務能力；提升策略

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

引言

“互聯網+”時代高校檔案服務能力的提升對于提高檔案利用效率、優化用戶體驗、促進數字化轉型以及提升高校形象都具有重要的意義。因此，高校應積極引入互聯網技術，不斷優化檔案管理模式和服務方式，以更好地滿足用戶的需求并推動高校檔案管理工作順利開展。可以說。在“互聯網+”時代，如何提升高校檔案服務能力，更好地滿足用戶需求，是高校檔案管理工作面臨的重要問題。

一、“互聯網+”時代高校檔案服務能力提升的重要性

1.提高檔案利用效率

在“互聯網+”時代，信息技術的快速發展使得檔案信息的快速傳遞和共享成為可能。通過互聯網技術，高校檔案部門可以實現對檔案信息的遠程訪問和快速傳遞，使得更多的用戶能夠同時獲取所需的檔案信息，不僅可以提高檔案的利用效率，還有助于更好地服務于教學、科研和管理等工作。

2.優化用戶體驗

互聯網技術為高校檔案服務提供了更多的可能性。通過建立網站、開發移動應用程序等手段，高校檔案部門可以提供更便捷、更個性化的檔案服務。用戶可以隨時隨地在線查詢、下載和使用所需的檔案信息，無須親自前往檔案館。這種服務模式不僅可以提高用戶體驗，還能滿足用戶多樣化的需求。

3.促進數字化轉型

隨著數字化技術的不斷發展，高校檔案管理也逐漸向數字化轉型。通過引入互聯網技術，高校檔案部門可以實現對傳統紙質檔案的數字化處理，建立數字檔案館，不僅可以提高檔案管理效率和質量，還有助于保護珍貴的紙質檔案免受損壞。數字化轉型使得高校檔案服務更加便捷、高效，更好地滿足了用戶的需求。

4.提升高校形象

提供高效、優質的檔案服務是高校形象的重要組成部分。在“互聯網+”時代，高?？梢酝ㄟ^建立功能強大的檔案管理系統、提供多樣化的檔案服務來展示其現代化、專業化的形象，不僅有助于提升高校的整體形象，還有助于提高高校的知名度和聲譽。

二、“互聯網+”時代高校檔案服務能力提升策略

1.建立數字化檔案管理系統

建立數字化檔案管理系統，實現檔案信息的電子化管理，提高檔案利用效率。同時，加強系統安全保障，確保檔案信息的安全性和完整性。首先，通過數字化檔案管理系統，高?？梢詫鹘y紙質檔案實行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現了對檔案信息的快速檢索、下載和共享，提高了檔案利用效率。同時，電子化檔案管理還有助于減少紙質檔案的存儲空間和管理成本；其次，數字化檔案管理系統可以優化檔案管理流程，實現檔案的自動化分類、整理和歸檔，以減少人工操作，提高檔案管理效率。同時，系統還可以設置權限，實現檔案信息的分級管理，確保檔案信息的安全性和完整性；再次，數字化檔案管理系統可以通過網絡提供在線查詢、下載和使用檔案的服務，滿足用戶多樣化的需求。同時，系統還可以根據用戶需求設置個性化服務，如定制查詢、推送相關檔案信息等，提高用戶體驗和滿意度；最后，數字化檔案管理系統可以實現高校各部門之間的檔案信息共享，促進教學、科研和管理等工作的協同發展，有助于提高高校整體工作效率，減少重復勞動。除此之外，數字化檔案管理系統應具備高級的安全防護措施，包括數據加密、權限控制、備份恢復等功能，確保檔案信息的安全性和完整性。高校應定期對系統開展安全檢測和漏洞修補，以防止黑客攻擊和數據被泄露等風險。綜上所述，建立數字化檔案管理系統可以提升高校檔案服務能力，實現檔案信息的電子化管理，優化檔案管理流程，提高檔案利用效率和服務質量。加強系統安全保障可以確保檔案信息的安全性和完整性，有助于推動高校檔案管理工作的現代化發展，更好地服務于教學、科研和管理等工作。

2.加強信息安全管理

加強信息安全管理需要建立健全信息安全管理制度和技術保障體系，加強信息安全教育和培訓，建立應急預案并強化監督檢查。這些措施有助于提高高校的信息安全水平，保障用戶信息安全和防止檔案信息被泄露。具體措施如下：（1）高校應制定完善的信息安全管理制度，明確信息安全管理的責任、流程和標準，確保信息安全工作的規范化和制度化。（2）高校應建立完善的技術保障體系，包括數據加密、防火墻、入侵檢測等措施，確保檔案信息的安全性。同時，定期對系統展開安全漏洞檢測和修復，防止黑客攻擊和數據被泄露。（3）高校應加強全體員工的保密意識，通過信息安全教育和培訓，提高員工對信息安全的認識和重視程度。同時，加強員工的信息安全技能培訓，提高員工應對信息安全事件的能力。（4）高校應建立應急預案，針對可能發生的信息安全事件制定應對措施和處置流程，確保在事件發生時能夠及時、有效地應對。（5）高校應定期對信息安全工作實行監督檢查，發現問題及時整改，確保信息安全工作的落實和執行。

3.提供個性化服務

提供個性化服務需要開發智能檢索功能、在線預約服務和遠程查詢服務，同時，提供個性化推薦服務和移動端適配服務。這些措施有助于提高用戶體驗和滿足用戶需求，提升高校檔案服務的水平和質量。首先，通過開發智能檢索功能，利用自然語言處理和機器學習技術，實現精準查詢和模糊匹配，幫助用戶快速找到所需的檔案信息。同時，提供關鍵詞聯想和推薦功能，引導用戶查詢和篩選；其次，提供在線預約服務。讓用戶可以在線預約查詢時間、地點和所需檔案信息，減少等待時間和往返奔波，并根據用戶預約信息，提前準備好所需檔案資料，提高查詢效率；再次，通過開發遠程查詢系統，讓用戶可以通過互聯網或移動設備遠程獲取檔案信息。提供身份認證和授權機制，確保用戶的安全性和隱私性。同時，提供在線支付和電子簽章等功能，方便用戶獲取檔案證明。利用大數據和人工智能技術對用戶查詢歷史和行為開展分析，根據用戶興趣和需求提供個性化的推薦服務。例如，推薦相關檔案資料、最新研究成果和學術動態等；最后，開發移動端適配功能，讓用戶可以通過手機、平板等移動設備隨時隨地獲取檔案服務。優化界面設計和交互體驗，提高用戶體驗和滿意度。

4.加強人員培訓

加強人員培訓是提高檔案管理人員專業技能和服務意識的重要手段。對檔案管理員培訓，可以增強他們的專業技能和服務意識。首先，培訓內容包括檔案管理基本理論、互聯網技術應用、信息安全保障等方面的知識。其中，檔案管理基本理論是基礎，可以幫助管理人員了解檔案管理的概念、原則和方法。互聯網技術應用可以幫助管理人員掌握現代化的檔案管理技術，提高工作效率。信息安全保障是重要環節，可以提高管理人員對檔案信息安全的重視程度和防范能力；其次，可以采用線上和線下相結合的方式開展培訓。線上培訓可以利用網絡課程、視頻教程等資源，方便管理人員隨時隨地學習，線下培訓可以組織集中培訓、研討會、講座等形式，促進管理人員之間的交流和互動；再次，培訓結束后，需要考核和評估，以了解管理人員對知識的掌握程度和實際應用能力?？梢圆捎霉P試、實踐操作、在線測試等方式實行考核，并結合其實際工作表現展開評估；最后，為了激發管理人員的學習積極性和主動性，可以建立激勵機制，如優秀員工評選、晉升機會等，鼓勵管理人員不斷提升自己的專業技能和服務意識。除此之外，檔案館館員需要具備與時俱進的創新精神，可以在實踐工作當中不斷總結工作經驗，針對上一階段檔案服務工作實施優化與創新，以確保高校檔案服務工作效率穩固提升，發揮檔案信息的作用與價值。

綜上所述，加強人員培訓需要制訂詳細的培訓計劃和內容，采用多種培訓方式，建立激勵機制，并展開考核和評估，以提高檔案管理人員的技能和服務意識，有助于提高檔案管理工作的質量和效率。

5.引入新技術

“互聯網＋”時代背景下，信息技術在各個領域廣泛應用。引入互聯網、人工智能、大數據等先進的技術，可以顯著提升高校檔案服務的智能化水平。首先，人工智能技術在檔案管理中有著廣泛的應用，如自然語言處理、圖像識別、機器學習等。高?？梢岳萌斯ぶ悄芗夹g優化檢索算法，提高檔案信息的查詢準確率，還可以利用智能語音技術實現語音轉文字，提高檔案整理和查詢的效率；其次，大數據技術在檔案管理中可以幫助分析用戶行為和需求，為用戶提供更精準的服務。通過大數據技術分析用戶的查詢歷史、瀏覽行為等數據，了解用戶的需求和興趣，為用戶推薦相關的檔案信息和定制化的服務；再次，引入新技術的同時，需要建立智能化管理系統，整合各類檔案信息和資源，實現自動化管理和智能化服務。例如，可以利用物聯網技術實現檔案的自動跟蹤和管理，利用移動互聯技術實現檔案的移動查詢和服務等。需要注意的是，引入新技術需要相應的技術支持和人才儲備，需要培訓現有的檔案管理人員，使其掌握新技術在檔案管理中的應用方法和技巧。同時，還需要引進具有相關技術背景和經驗的人才，推動新技術的引入和應用。綜上所述，引入新技術需要結合檔案管理的實際需求和現有條件，選擇合適的技術和應用方式，還需要制訂詳細的實施計劃和方案，并開展人員培訓和人才引進，以推動新技術的引入和應用，將有助于提高檔案服務的智能化水平，提升用戶體驗和服務質量。

6.建立用戶反饋機制

建立用戶反饋機制，收集用戶意見和建議，及時改進服務不足之處，并開展用戶滿意度調查，了解用戶需求和期望，為改進服務提供依據。首先，可以通過線上平臺，如官方網站、社交媒體等以及線下渠道，如面對面交流、電話等收集用戶反饋。同時，還可以設置專門的反饋郵箱或在線客服，及時回復和處理用戶的問題和意見；其次，可以通過問卷調查、在線投票等方式定期收集用戶意見和建議，了解用戶對服務的滿意度、對檔案信息的關注點、對服務方式的期望等；再次，根據用戶反饋和滿意度調查結果，及時發現和改進服務中的不足之處，提高服務質量。例如，針對用戶反映的查詢速度慢、信息不全等問題，可以優化檢索算法、增加檔案信息種類等。與此同時，定期開展用戶滿意度調查，了解用戶需求和期望，為改進服務提供依據?？梢酝ㄟ^問卷調查、電話訪問等方式展開調查，收集用戶的反饋和意見，為改進服務提供參考；最后，反饋機制的建立不是一次性的，需要持續改進和完善?？梢酝ㄟ^定期評估反饋機制的有效性和用戶反饋的質量，不斷優化反饋渠道和收集方式，提高用戶反饋的質量和準確性。

7.加強合作與交流

加強與其他高校、學術機構之間的合作與交流，共享資源和技術成果，可以顯著提高檔案管理水平和服務能力。由此可見，加強合作與交流是提高檔案管理水平和服務能力的重要途徑，以下是具體措施：（1）與國內其他高校、學術機構建立合作關系，共同開展檔案管理工作和研究，共享資源和技術成果?？梢酝ㄟ^簽訂合作協議、建立學術交流機制等方式實現。（2）定期組織與合作單位之間的交流和研討活動，分享檔案管理經驗、技術和方法，共同探討檔案管理工作中的問題和解決方案。（3）與合作單位共享檔案資源和技術成果，如檔案數字化、信息處理技術、數據分析工具等，提高檔案管理效率和服務水平。（4）互派訪問學者和專家開展交流和學習，了解彼此在檔案管理方面的優勢和經驗，促進雙方在檔案管理領域的共同進步。（5）通過合作單位之間的宣傳和推廣，提高本單位在檔案管理領域的知名度和影響力，吸引更多的合作機會和資源。綜上所述，加強合作與交流需要建立穩定的合作關系，定期組織交流和研討活動，共享資源和技術成果，互派訪問學者和專家開展交流和學習，加強宣傳和推廣，提高本單位在檔案管理領域的知名度和影響力，有助于提高檔案管理水平和服務能力，促進檔案事業的共同發展。

三、結語

總而言之，在“互聯網+”時代，提升高校檔案服務能力對于提高檔案利用效率、優化用戶體驗、促進數字化轉型等方面具有重要意義。通過建立數字化檔案管理系統、加強信息安全管理、提供個性化服務、加強人員培訓和引入新技術等策略，可以有效提升高校檔案服務能力。同時，也要注意建立用戶反饋機制和加強合作與交流等方面的措施，以不斷完善和優化服務能力。未來，高校檔案管理人員應繼續關注“互聯網+”時代高校檔案服務質量的提升，以更好地服務于廣大師生和社會各界的需求，推動高校檔案管理工作順利開展。

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（作者單位：寶雞文理學院檔案館）

作者簡介：朱偉（1970—），男，漢族，陜西寶雞人，本科，館員，研究方向：大學檔案管理。