招生檔案信息化建設與實施探析

摘 要：隨著計算機、互聯網的普及，利用現代化的信息工具開展檔案管理工作已是大勢所趨，對于有效提高管理效率，做好檔案信息化服務工作具有現實意義。高考招生檔案是反映學生學習考試過程和各省教育考試工作的重要資料，記錄的內容更是十分繁雜且重要。2023年，我國高考參加考試人數超過1290萬人，再創新高，面臨數量眾多的招生檔案，必須做好招生檔案管理工作。借助現代化的信息工具輔助開展檔案的收集、整理和歸檔、查看工作，不僅有助于簡化復雜的工作流程，還能在后續的招生工作和檔案移送中確保學生檔案的完整性和安全性。基于此，招生檔案管理工作人員要主動思考，開展檔案管理信息化建設，并利用更高效的信息工具推進檔案管理信息化發展，以取得更大的工作成效。文章就招生檔案材料管理的特點，提出一些信息化建設舉措。

關鍵詞：招生檔案；招生檔案管理；信息化建設；實施策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

學生檔案材料主要涵蓋學生的主要經歷，包括學業經歷、個人信息的記錄，其具有全程化記錄的特點，因而是招生、入學和就業所需的重要材料。就高考后招生而言，考生的檔案材料管理十分重要，不僅需要及時補充完善，還涉及后續的查看、投遞和保存等問題，無論是損毀或是丟失都會產生不良影響，必須充分借助現代化的工具來開展好招生檔案管理工作。通過開展信息化建設，制作電子檔案材料并設計信息化檔案管理流程，將有助于減少因手工管理而出現的失誤，提高招生檔案管理水平，更好地為學生服務，保證其檔案安全。針對當前招生檔案管理中存在的工作人員信息素養不高、相關工作機制不完善以及信息化資源建設不到位等問題，必須加快采取行動，切實提高管理效能。

一、招生檔案管理工作特點

招生檔案管理工作是高考后招生工作的重要組成部分，各省級教育考試招生部門需要負責從招生報名、考試到后續招生的一系列工作，其中，招生檔案是學生升學的重要材料，相關檔案部門不僅要負責檔案的收集、整理和封裝，還要通過各下屬機構在招生完成后及時將檔案資料移送到相關的學校或部門。同時，高考招生檔案不僅包含學生個人信息檔案，還有部分與高考相關的材料以及與考試相關的各種文書檔案、業務工作檔案等，完整地記錄了整個高考從考試再到招生的信息，是各省考試院考試和招生工作的重要信息憑證。就整個招生檔案的管理工作而言，其具有高度復雜性和特殊性。

一是管理的對象，即檔案材料內容特殊，且材料類型多樣。雖然各省招生考試工作存在一定的差異性，但其作為考試的組織者，工作內容龐雜，與考試相關的各種檔案更是多樣，如與招生考試相關的工作檔案，包括各種發函文件、會議紀要、制度規章、憑證信息、考生名冊和招生錄取名冊等，還有最重要的學生個人考試檔案，這些檔案信息主要以紙質資料的形式存在，是記錄了整個考試工作的原始資料，省考試院作為權威的考試組織者和招生工作的開展者，必須做好招生檔案管理，幫助高校和學生完成招生和入學。此外，還有以電子檔案形式存在的大量信息資料，如考生高考報名信息、高考答卷信息的掃描件等。這些檔案具有唯一性，且必須保證其內容的真實、客觀，需要嚴格做好管理和審查工作。

二是管理流程較為復雜。招生檔案管理工作由各省相關考試部門的檔案管理人員專職開展，整個管理流程需要收集和核對檔案資料的真實性和完整性，對檔案資料完成電子件掃描后，還需要再一次檢查檔案信息，做好相關的校對工作。整個檔案管理流程完成后，還需要做好檔案管理工作本身的記錄和登記，形成專門的紙質檔案，以便后續保存和核查，整個工作流程十分復雜。

三是嚴格要求客觀、真實和絕對做好保存工作。由于招生檔案資料具有唯一性的特征，是學生入學和后續就業的重要憑證，因此，必須保證檔案資料是完整、真實的，一經密封保存后便不可再隨意打開，如若發生丟失，其后果更是十分嚴重，招生檔案管理人員必須保證檔案的安全。招生檔案主要包括紙質檔案和電子檔案兩大類，電子檔案主要是對紙質檔案的掃描記錄，紙質檔案主要由專門工作人員存放和管理，并在后續移交高校，而電子檔案專門存儲于檔案管理部門的相關電子數據庫和信息資源庫中。后續的查閱、借調檔案等都需要經過專門的審批。這就嚴格要求工作人員做好紙質檔案的管理，避免出現滅失、損毀的情況，而針對電子檔案則要求采取現代化的信息技術來管理。

二、開展招生考試信息化建設的現實價值

在科技水平不斷提高的大背景下，檔案管理也在積極尋求信息化變革，以期提高工作效率，開發檔案資料，使其更好地為招生考試工作服務，滿足廣大考生和社會公眾的需求。針對招生考試檔案開展信息化建設具有現實價值。一是有助于提高檔案管理的效能，確保檔案資料的安全性和完整性，減少因人工手動管理造成的失誤。傳統檔案管理需要工作人員手動開展，工作效率較低，難以應對復雜的高考考試檔案管理任務，耗時耗力，而借助信息化手段來開展檔案管理，如利用電子掃描技術快速對紙質檔案完成掃描和錄入，借助大數據分析和云平臺技術等快速將檔案信息完成分類和歸檔入庫，借助信息技術構建相應的數字化平臺，完善平臺的資料錄入、登記和查閱等服務功能，以便檔案管理人員快速檢查，有效提高了工作效率。對檔案資料開展數字化管理也有助于后續快速查閱和利用檔案資料。在保存過程中，紙質檔案資料和電子檔案資料相互比照，共同確保檔案資料的完整性和安全性。在紙質檔案滅失時還能依據電子數據完成檔案資料的復制和保管。在整體上借助現代數據技術能夠確保檔案管理的規范性和檔案資料的安全性、完整性；二是有助于優化檔案管理工作流程，增加檔案資料的價值，幫助工作人員掌握現代化的檔案管理工作方法。手工完成檔案管理時，管理人員需要完成大量的重復性工作，此時的檔案管理并未形成規范化的工作流程，而借助信息技術來輔助檔案管理，并構建與之相適應的工作制度和流程，有助于檔案管理的規范化開展，長此以往形成一套現代化的工作體系，為后續的招生檔案管理累積經驗。并且，借助數據處理技術能夠挖掘招生檔案信息的附加價值，如借助數據分析技術分析招生數據，以更好地為考試工作服務，而這些都是人工檔案管理無法提供的。因此，要主動開展招生檔案信息化管理，充分挖掘檔案信息資源，不斷提高檔案管理工作效能。

三、招生檔案管理存在的問題

高考招生檔案既包括考生的個人檔案，還有與整個考試和招生工作相關的檔案，種類豐富，內容復雜，工作量和工作難度大，工作要求高。因此，迫切要求采取現代化的技術和措施來輔助開展招生檔案管理工作，當前招生檔案管理的問題和不足也逐漸暴露出來。

首先，檔案信息不完整、出現錯誤。在開展檔案管理前未能明確檔案資料相關的內容、標準，導致收集到的檔案資料有誤。因紙質檔案仍然是招生檔案的主要存在形式，考生的各種個人關鍵資料也主要是以紙質材料的形式存在，這就使得檔案收集時極容易出現信息不完整、不準確或是部分檔案材料丟失的情況，給后續的檢查和封裝工作帶來阻礙。并且，招生考試院的檔案管理部門需要接收數量眾多的考生檔案，各地對于檔案資料的標準可能存在一定的差異性，不同的文件制式和內容編制都會影響到后續的檔案管理效果，增大了檔案管理的難度。

再次，檔案管理的信息化水平不高，對檔案資料的電子記錄和開發利用程度低。為了更好地開展高考招生工作，提高招生檔案的管理效能，在開展檔案資料整理和收集時，也需要將部分檔案利用起來，當前的高考招生檔案主要以紙質資料的形式存在，電子化程度不足，導致在后續查閱和利用招生檔案時存在困難。現有的招生檔案管理制度建設并不合理，僅涉及招生檔案的收集、整理以及后續的保存和查閱等環節，而對于檔案資料的利用等未做太多規定，招生檔案不能很好地反映招生工作的動態情況和實際效能。因檔案的存在形式單一，導致檔案資料的利用水平較低，僅作為一種參考性資料存在。同時，相關的信息化建設資源投入也不夠充足，最明顯的表現就是硬件設備設施不足。現有的針對招生檔案管理的資金投入量還較小，高考后招生檔案的管理還局限于記錄考試過程和輔助高校完成招生工作的程度，無法實現對所有招生檔案的信息化記錄和管理，甚至在后續保存和查閱環節更是困難重重，電子檔案保存的完整性和安全性無法得到充分保障。

最后，招生檔案管理人員信息化素養不高、缺乏專業的技術人才等問題也制約了招生檔案管理工作的現代化開展。一方面，關于招生檔案的信息化建設并未形成統一的工作方案，造成收集到的許多信息本身在格式和內容上就存在問題，導致在后續制作電子檔案數據時困難重重，部分檔案資料無法滿足管理要求。例如，考生資料種類十分復雜，各種附加表格、附加資料更是難以讀取，現有的電子掃描系統還難以將所有的紙質檔案掃描為統一的格式，給檔案管理工作帶來了一定挑戰。同時，在檔案管理人員隊伍中，僅有小部分人員為檔案管理專職人員，部分工作人員為兼職，他們掌握的檔案管理知識有限，更缺乏信息化管理的經驗。隨著現代化信息技術的發展，各種數字化、信息化的檔案管理技術出現，但在招生檔案管理工作隊伍內部，管理人員對這些技術的認知不足，相關的硬件設備設施、資源投入和新系統引進緩慢，檔案管理工作的信息化水平提升緩慢。

四、優化招生檔案信息化建設的現實策略

1.積極推進檔案信息化建設，提高信息化服務水平

應當充分認識到開展檔案信息化建設對整個招生檔案管理乃至考試招生工作的重要性，在突破以往思維模式的基礎上，招生檔案管理工作人員要積極推進檔案信息化建設，提高信息化服務水平。首先，應當樹立信息化管理意識，主動借助現代化的檔案管理信息技術輔助完成招生檔案的收集、整理和歸檔工作。從領導層面，應當將信息化建設作為招生檔案管理的重要建設方向，對整個業務部門和業務流程開展信息化改革。一方面，要不斷加大針對檔案管理的資金支持和資源投入，嘗試創新工作方法，用現代化的信息工具來處理檔案信息；另一方面，要堅持構建信息化服務流程，采取更加先進的管理方式。例如，設立信息化檔案管理部分，建設電子檔案工作小組等，在技術人員的引領下不斷提高檔案管理的信息化水平。此外，針對考試檔案的數量、內容特點和管理要求來設計相應的信息化管理方案，最終有效提高管理效能，充分挖掘數字時代電子檔案的價值，并不斷積累信息化工作經驗。

2.完善招生電子檔案硬件建設，豐富管理資源

硬件投入不足是當前限制招生檔案管理信息化發展的主要原因，由于硬件不足，電子檔案建設的基礎條件不佳，管理人員仍然需要采取傳統、陳舊的方式來完成檔案管理。因此，必須加強資金支持，做好招生電子檔案的硬件建設工作。圍繞招生檔案管理的需要，引進相應的技術、設備設施和技術人才，構建與之相匹配的檔案數據庫和信息化工作流程。例如，引入大數據技術，對海量的招生檔案信息開展分類和歸檔，挖掘其附加的信息價值，為相應的考試和招生工作服務。同時，還可以利用數據技術來構建檔案目錄、檔案查閱服務云平臺、檔案后臺管理平臺等，將檔案管理和檔案申請查閱等服務集于一體，便于后續的檔案管理和利用。完善的硬件設備設施能夠確保檔案管理人員在更為便利的條件下順利開展工作，有效降低管理難度，也避免因為大量重復管理出現檔案滅失或是后期保存出現的損毀問題。

3.構建統一的信息化檔案標準和管理制度

依據檔案信息化管理的具體要求和工作特點，參考本單位信息化建設的程度和相關的硬件設備設施，構建與之相適應的信息化檔案管理標準和工作制度，針對具體的檔案管理要求細分各個環節，以提升管理質量。首先，應當針對電子檔案的內容和管理特點來制定相應的管理標準，如完善檔案錄入的流程、后續入庫和查閱權限等。同時，還要構建相應的安全監督標準，確保電子檔案的信息安全。例如，針對電子檔案的查閱，必須設立相應的查閱權限和訪問申請制度，針對已經上傳入庫的招生檔案資料，禁止隨便查閱和刪除修改，保留必要的訪問技術痕跡等，做好相應的記錄工作；其次，管理人員應當認識到電子檔案管理的特殊性，嚴格按照規范實施管理行為。

4.增強招生檔案管理工作人員信息化業務培訓

必須加強業務培訓和技能訓練，以幫助招生檔案管理人員學習檔案管理信息技術，不斷提高其工作水平。管理部門內部建立起電子檔案業務管理部門，聘用、選拔具有專業知識的檔案管理人員開展信息化建設，并定期針對業務人員開展信息技術培訓和考核工作，要引導業務人員定期學習與檔案管理有關的信息技術和檔案知識，不斷提升其專業素養。同時，要在工作人員隊伍中樹立責任意識和安全意識，加強對管理人員的考核監督，及時發現隱患，激勵檔案管理人員創新管理工作，主動作為。

五、結語

針對高考招生檔案管理的特殊性，檔案管理人員必須秉持高度的責任意識和專業態度，運用專業管理知識和信息化工具來開展檔案管理，并改革創新整個管理流程和工作方法，使得招生檔案更好地服務高考招生工作，幫助高校做好招生工作，也更好地服務于廣大家長和學生。新時代，基于大數據、云平臺等信息技術的發展，招生檔案管理工作部門協同工作人員共同創新管理機制，做好電子招生檔案的制作和保存工作，堅持從多方面著手，完善相關的檔案檢查、查閱服務，以有效提高招生檔案的利用效率。

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（作者單位：青島市市南區教育和體育局）

作者簡介：程義江（1969—），男，漢族，山東煙臺人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理、電子檔案管理。