檔案知識工程建設思路初探

李春陽　吳震

摘 要：檔案知識工程作為檔案管理實踐的重要方向，實踐應用尚處于起步階段。以檔案管理的角度明確各階段工作內容與目標，能夠推動檔案知識工程應用的推廣，加快檔案知識管理理論在實踐中的應用。

關鍵詞：檔案；知識工程；信息資源管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案知識工程作為各大機構探索知識管理的關鍵手段，體現的是檔案知識管理在信息化系統中的應用，主要包含了信息化系統建設方法論和檔案知識管理流程兩大方面。本文從檔案管理的角度明晰檔案知識系統建設思路，以吸收信息化建設工作方法推動檔案知識工程的實現。

一、檔案知識工程的相關概念

1977年，美國科學家費根鮑姆在第五屆國際人工智能會議上提出知識工程的概念。他認為，知識工程是人工智能的原理和方法，對那些需要專家知識才能解決的應用難題提供求解的手段。檔案知識服務是檔案開放利用的一種重要方式，是指在信息技術和人工智能等技術支撐下，將知識管理理念引入檔案部門，對檔案資源實行一系列加工處理后形成的知識資源，并根據用戶的需求，針對不同問題提出相應的解決方案。因此，檔案知識工程應在具備檔案日常管理的所有功能的基礎上，立足用戶需求，引入信息化技術提取有用知識，形成有針對性的解決方案?？梢哉f，檔案知識工程兼具了檔案日常管理、知識挖掘和知識利用的三大功能。

二、檔案知識工程建設的機遇與挑戰

1.檔案知識工程建設的機遇

一是符合國家政策導向。黨的二十大報告提出要加快建設數字強國，將其作為國家發展經濟的重要舉措。上級領導在多個場合強調要加快建設網絡強國、數字中國，提出加快數字中國建設，就是適應我國發展的歷史方位，全面貫徹新發展理念，以信息化培育新動能，用新動能推動新發展，以新發展創造新輝煌；要全面貫徹網絡強國戰略，把數字化技術廣泛應用于政府管理服務，推動政府數字化、智能化管理，為推進國家治理體系和治理能力現代化提供有力支撐。

二是符合服務主體需求。檔案知識主要來自服務主體，其具有的原始屬性加上特定的知識來源，注定了檔案知識相對其他知識更能反映所在機構的發展情況、管理現狀、知識需求。同時，數字化的批量處理、人工智能技術，推動加快知識的“去偽存真”，知識的再創新再應用，為服務主體提供科學決策依據、關鍵知識的智力支撐。

三是符合學科發展趨勢。在后保管模式理論的支持下，借助知識管理、數字經濟以及現代化企業管理的成熟理論，將帶動電子檔案管理理論的新突破。從操作管理上，檔案知識工程在檔案原始性、憑證性驗證的技術難題逐漸被數字加密、數字簽名技術解決；去中心化的系統架構，神經網絡、遺傳算法的日益成熟，促使數據挖掘的精準度、有效性有了質的提升，真正實現檔案從文件利用向知識服務轉變成為可能。

2.檔案知識工程建設的挑戰

一是機構思想意識不足。有些機構思想意識停留在傳統實物檔案管理階段，認為檔案主要作用在于內容備查以及對現有知識、工作補充驗證。檔案管理機構局限于對館藏資源的收集和整理工作，檔案知識的開發利用成果集中在資料編撰、固定主題內容，與擁有檔案的組織管理運營結合程度不足。

二是人員素質差距較大。檔案知識工程建設對檔案管理團隊在知識能力結構上，要求熟知服務主體的管理模式和發展歷史，擁有信息化、系統建設經營，能夠準確、全面掌握館藏、內外部知識思維結構以及較強的知識再創造能力。但在現實中，檔案管理人員綜合素質無法適應檔案知識工程建設的內在要求。

三是缺乏全面資源支持。所在機構要在整體戰略規劃中將檔案知識管理作為重要的組成部分。面對機構知識的動態更新，檔案知識工程要能夠及時捕獲內外部關鍵信息，隨著時間的沉淀形成知識迭代，適應不同時期的工作要求。檔案知識工程的頂層設計，需要復雜的網絡構架以及專項資金投入，用戶受眾對系統的了解、工作方式的改變，都要通過大量的培訓。因此，檔案知識工程的立項、實現與運維要得到所在機構高層管理者的認同、全體工作人員的配合以及大額資金的投入和持續的員工培訓。面對錯綜復雜的經濟形勢，擁有全體系的資源支持實屬不易。

三、檔案知識工程建設思路

1.檔案知識管理診斷和管理策略設計

本階段要深入調研機構管理運作模式，根據館藏資源全面分析機構所有活動的知識流向以及知識關聯對全過程知識的影響情況。通常采用實地調研、員工訪談、資料研判以及對標對表的方式，了解機構骨干人員對此類知識管理現狀的意見和建議，實地考察相關知識的產生方式、流轉過程、應用程度，對比內外部相關資料搭建知識管理導圖，按照診斷結果確定機構的知識管理層次，進而對該檔案知識工程能否立項采用的系統架構檔案知識跨周期管理策略和資金投入程度得出初步研判，以供目標客戶決策。

2.檔案知識地圖框架和知識定義

檔案知識工程立項后，要界定業務領域，聚焦實踐活動關鍵知識領域的現狀，將檔案知識管理與業務發展目標、業務發展流程緊密結合在一起，從源頭保證檔案知識的原始性、規范性和安全性，做到系統建設和機構管理雙規范。本階段主要采用知識策略規劃（KSP），在界定實踐活動領域、識別關鍵知識、定義實踐相關的知識領域、分析知識領域的影響度以及知識領域的適合度、設計知識地圖六大方面。

采用集成化和并行策略，從現有的館藏資源知識譜系入手，提取主要知識流信息，確定關鍵知識內容。在檔案知識的定義方面，一是梳理所在機構上下級組織的知識環境，利用關鍵知識內容，跨越組織邊界實行整體的知識環境設計，盡可能獲取全方位知識，建立跨組織邊界的檔案知識管理系統。二是按照涉及的知識類別，運用元數據、知識引擎等信息化手段，構建跨越多領域、多職能的知識庫體系。該知識庫體系起到參考資料庫以及電子文件向電子檔案轉變數據庫的雙重作用，確保檔案管理理論與實踐活動緊密結合，為后續知識管理奠定堅實基礎。

此時，也要關注檔案知識系統與機構業務流程的互動關系，特別是與關鍵流程、環節和關鍵事項中員工崗位的素質要求，以便后期開展知識分享關注，促進隱性知識轉化為顯性知識。

3.檔案知識梳理和知識庫建設

本階段開始進入檔案知識工程建設的核心數據收集環節。按照系統建設者提出的系統要求、重點任務、運維模式及同類型活動知識管理系統組織功能設置，制定信息采集任務書，開展信息采集前期布置工作。依據任務書組織功能模塊，按照現有單位的社會實踐方案，開展DPE矩陣分析，對方案設計內容提出優化意見，推動檔案知識工程的最終實現。

重點工作是弄清在本社會實踐活動中，從要做什么、做到什么程度的目標中提取出后期檔案知識的關鍵工作要項，并定義關鍵工作要項的成功行為。關鍵的評價要點是標準、可操作，且通過數據或關鍵事件予以證明其可行性，以便繪制出實踐行為的知識地圖。

4.全面檔案知識流程和知識管理機制設計

本階段主要是規范知識流動方向，建立機構層面知識管理機制，從制度層面保證檔案知識質量。著重建立檔案知識工程運行、平臺價值和目標導向知識提升的評估機制，形成以目標為基本，受眾滿意度為導向，規范運營為標準的檔案知識管理流程集合。

首先，建立目標實踐活動所有的流程匯編，明確流程事項、流程審批權限、審批時限和檔案知識輸出內容，為系統受眾與參與者提供系統運行的邏輯說明書。

其次，要從目標實踐活動關聯板塊、機構管理要求和系統應用模塊三個維度建立流程監督考核機制。機構管理要求中要明確人員權限與共享范圍、應用活躍度評估、領導作用發揮、相關參與組織和職責、獎懲機制、維護管理六大方面。引入文本模糊聚類、K-means聚類等數據挖掘算法，建立知識庫的數據挖掘模型。應用模塊要包含UI展示方案、信息發布渠道、檔案知識文檔管理流程、案例參考知識庫設計、定期成果匯報、專業論壇版塊、知識互助環節、OA審批流程、專項活動小組活動空間九大內容。用目標實踐活動牽引機構管理和系統應用，做到三者有機融合，相互聯通、相互促進。

再次，要建立知識創新系統管理模型。根據目標實現程度、受眾的滿意程度和系統使用反饋，針對性地收集、發展和挑選有利于解決問題、提升檔案知識服務質量、降低投入資源、改進牽頭機構管理水平的檔案知識，多維度地保障實踐活動推進。

最后，要對知識庫中文件開展四性檢查，即電子文件歸檔時應當實行真實、完整、可用和安全方面的鑒定和檢測。主要技術手段是對前期文件制作時攜帶的元數據信息開展技術檢測，使用NLP文本處理技術，智能化提取電子文件中元數據信息，同標準文件信息實行比對，排除病毒攜帶風險，確保電子文件歸檔和保存過程安全、完整、可控。

5.檔案知識應用推進和體系優化

本階段要求組織機構和檔案管理人員定期評估系統應用成效，或在意識到檔案知識工程所擁有的知識已經無法滿足目標實踐，開展基于關鍵事項流程核心知識資源分析，回歸服務指導實踐的本源，進一步優化系統建設，實現PDCA循環。

評判檔案知識工程建設成效核心能否支持實踐目標實現，促進實踐流程順利實施，服務受眾群體。整個迭代過程分為知識推動、專家推動以及創新推動三個階段。知識推動階段來自海量的知識提取，為實踐人員提供有效的知識支持，明晰實踐活動整個過程；專家推動階段是參與人員通過知識吸收、共享、研究提出新的知識內容，提升社會實踐效果；創新推動階段是新的知識體系和參與人員實踐行為的統一，進入良性檔案知識迭代模式，滿足動態實踐發展要求。

四、檔案知識工程建設對檔案管理的啟示

1.培育全員檔案知識管理意識

一是強化高層對檔案知識管理理解。高層對檔案知識的理解與重視程度，直接決定了檔案知識管理發揮成效。檔案管理人員要加大對館藏資源開發，不定期對所在單位戰略規劃、關鍵決策以及重大事件展開研判，按照歷史規律展開分析，提出專業的意見建議，并不斷推動高層建立檔案知識管理的意識，主動參與檔案知識管理過程。

二是培養專業化檔案知識管理人才。建立包含經歷、技能、理論水平、服務評價多角度以及多層級人員進出機制和評價機制。立足現代化檔案知識的主要任務，拓寬從業人員職業通道，持續提升從業人員素質，滿足日益變化的形勢要求。按照時代要求，建立常態化的培訓機制，根據行業、政府以及企事業單位的特點，建立牽頭人、政策、技術、業務多崗位、多層級的立體培訓體系。

三是提升檔案知識管理人員參與度。信息創造者對檔案知識管理的認可程度，對檔案知識工程的建立、知識質量和后期的優化深度都有著不可替代的作用。要通過分析人員心理和業務需求，結合檔案知識管理需要，找到雙方合作的結合點，經過層層遞減不斷提升配合度，形成你中有我，我中有你的合作關系。

2.增加檔案知識管理理論指導

一是建立檔案知識管理聯盟。聯盟的重要職責是要對檔案知識管理的理論發展展開研究，應用哲學思維，明確研究主題，建立研究范疇，明晰檔案知識管理的方法思路。從理論層面構建檔案知識管理框架，描繪檔案知識管理未來。對聯盟服務領域細化檔案知識管理理論的延伸，為專業化的檔案知識服務提供理論支撐。

二是設立理論研究網絡。各檔案館（室）要設立專兼職檔案管理理論研究崗位，有意識地在具體實踐中探索檔案知識理論的突破。在管理聯盟的組織下，建立檔案知識管理理論人員網絡，定時推送前沿理論知識，開展理論研究沙龍，組織重大課題研究，用點滴力量匯成檔案知識管理理論的發展長河。

三是強化實踐對理論發展的作用。理論的每次進步都可以建立虛擬檔案知識管理工程試點，集合所需的相關知識資源，及時投入實踐應用中檢驗。通過智能化、無人化技術加速知識的迭代周期，驗證理論的真理性。對于驗證失敗的理論，應總結反思推倒過程的錯誤，并發布，避免后續理論研究人員重走老路。

3.建立檔案知識管理機制

一是明確檔案知識管理職責。管理的前提是各司其職，明確所有參與檔案知識管理機構的具體職責，細化到具體崗位的工作內容，讓所有人員做到心中有責、心中有數。崗位職責的制定要圍繞社會實踐活動目標，明晰崗位之間的互助關系，避免從制度上樹立溝通壁壘。

二是明確檔案知識管理流程。管理流程圖既是說明書，也是管理優化的藍圖。檔案知識管理流程的確立，讓檔案知識管理成為機構的確定動作，建立了檔案知識管理的范圍，有助于提升檔案管理地位。明確輸入、輸出結果，規范了檔案產生過程，使所有人員了解全局管理行為，讓整體管理科學有序。

三是明確檔案知識管理獎懲措施。知識共享和知識創新決定了檔案知識管理的連續性。要通過檔案知識管理獎懲機制觸發涉及人員的知識共享、創新的積極性，源源不斷地為知識庫輸入新鮮血液，輔助檔案管理人員開展工作，更好地服務社會實踐活動。

總而言之，檔案知識工程是一項內容復雜、完善時間長的工作，建設過程不但涉及檔案管理人員，而且需要管理者、知識創造者和使用者全過程參與，才能確保系統建設成效不斷適應外部環境的變化。

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[3]https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1598422607164756750&wfr=spider&for=pc習近平致信祝賀首屆數字中國建設峰會開幕

[4]https：//www.scopsr.gov.cn/zlzx/sgzhy/202205/t20220503_384129.html中央全面深化改革委員會第25次會議

（作者單位：1.魯迅美術學院；2.西安交通大學）

作者簡介：李春陽（1985—），女，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，碩士，館員，研究方向：檔案管理；吳震（1987—），男，漢族，福建福清人，碩士，高級政工師，研究方向：電子文件管理。