大數(shù)據(jù)下高校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新

摘 要：隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術的深度融合和發(fā)展，逐漸步入大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術影響著人們生活的方方面面，并對各個領域的生產(chǎn)生活產(chǎn)生了較大影響。在大數(shù)據(jù)技術的不斷改革發(fā)展背景之下，高校的檔案管理模式面臨著較大的挑戰(zhàn)，過去傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的新要求。新的歷史時期，伴隨著高校教育制度的深度改革與發(fā)展，各種需要整理儲存的檔案種類越來越多，越來越復雜，工作量日益增大，無疑給檔案管理工作人員帶來了極大的難題，如果一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，勢必會投入更多的資金和人力成本，很容易因為人為因素導致大量有價值的檔案信息丟失、損壞、遺棄，對提高檔案管理效率產(chǎn)生了不利影響。針對這一現(xiàn)狀就需要依托大數(shù)據(jù)技術，注重做好檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，以更好地適應新時代的發(fā)展要求。文章主要結(jié)合實際工作經(jīng)驗，探討了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，以期能夠促進高校檔案管理工作順利、高質(zhì)量發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案管理模式；改革創(chuàng)新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

大數(shù)據(jù)技術是由移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算和社交網(wǎng)站等現(xiàn)代化信息技術相結(jié)合而發(fā)展的時代產(chǎn)物，其被廣泛應用到學術、商業(yè)和科學技術等諸多領域。大數(shù)據(jù)技術的深度融合和普及運用給人們的生產(chǎn)、生活及學習帶來了很多便利，促使人們的生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化。在大數(shù)據(jù)背景之下，高校檔案管理工作也需要順應時代的發(fā)展要求，摒棄傳統(tǒng)、低效率的檔案管理模式，借助大數(shù)據(jù)技術不斷改革創(chuàng)新高校檔案管理工作，以此來發(fā)揮檔案管理的使用功能，更好地滿足師生的實際需求，推動高校檔案管理工作高質(zhì)量開展，為深度挖掘和高效利用檔案信息資源奠定堅實基礎。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念

1.大數(shù)據(jù)定義

大數(shù)據(jù)是指規(guī)模龐大、復雜度高且難以使用傳統(tǒng)技術來處理和分析的數(shù)據(jù)集合。這些數(shù)據(jù)集合通常包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并涵蓋多個領域和來源。大數(shù)據(jù)的特點主要包括四個方面：V4（Volume，Variety，Velocity和Value）。Volume（體量）指的是大數(shù)據(jù)的規(guī)模非常龐大，以至于無法使用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理和處理方法展開處理；Variety（多樣性）指的是大數(shù)據(jù)來自多個不同的來源和格式，包括文本、圖像、音頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)庫、日志和傳感器數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。因此，需要具備處理不同數(shù)據(jù)類型的能力；Velocity（速度）指大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和流動速度非常快，需要實時或準實時展開處理和分析，并及時作出反應；Value（價值）指的是從大數(shù)據(jù)中挖掘出有用的信息和洞察力，為決策制定和業(yè)務增長帶來真實的價值。大數(shù)據(jù)對于各行各業(yè)都具有重要的作用，可以幫助企業(yè)和組織發(fā)現(xiàn)新的商機和趨勢，提高決策的準確性和效率，改進產(chǎn)品和服務的質(zhì)量以及優(yōu)化運營和管理等方面。

2. 數(shù)據(jù)劃分

在大數(shù)據(jù)技術應用背景下，數(shù)據(jù)劃分是指將龐大的數(shù)據(jù)集合劃分為更小、更易處理的數(shù)據(jù)塊或數(shù)據(jù)集。數(shù)據(jù)劃分可以提高數(shù)據(jù)處理和計算的效率，并充分利用并行計算等技術，以加快數(shù)據(jù)分析和挖掘的速度。在大數(shù)據(jù)技術應用背景下，常見的數(shù)據(jù)劃分方法有垂直切割、水平切割、哈希劃分、范圍劃分和樣本劃分。垂直切割（Vertical Partitioning）是按照屬性或字段劃分數(shù)據(jù)庫，將具有相同屬性的數(shù)據(jù)存放在一起。這種劃分方式可以提高查詢效率，降低數(shù)據(jù)冗余；水平切割（Horizontal Partitioning）是根據(jù)記錄或行來劃分數(shù)據(jù)庫，將相同類型或相關的數(shù)據(jù)分配到不同的節(jié)點上。這種劃分方式可以提高并行處理的能力，加快數(shù)據(jù)處理速度；哈希劃分（Hash Partitioning）依據(jù)數(shù)據(jù)的哈希值將數(shù)據(jù)劃分到不同的節(jié)點上，確保數(shù)據(jù)在各個節(jié)點上均勻分布。這種劃分方式適用于需要負載均衡和分布式處理的場景；范圍劃分（Range Partitioning）根據(jù)某個屬性的值范圍將數(shù)據(jù)劃分到不同的節(jié)點上，如按照時間范圍劃分數(shù)據(jù)。這種劃分方式適用于按照某個屬性連續(xù)查詢或分析的場景；樣本劃分（Sampling Partitioning）是通過抽樣的方式將數(shù)據(jù)劃分為訓練集和測試集，用于機器學習和模型驗證等任務。數(shù)據(jù)劃分的目的是根據(jù)具體需求將大數(shù)據(jù)集合劃分為更小、更易處理的數(shù)據(jù)塊，以提高數(shù)據(jù)處理效率和性能。劃分策略的選擇取決于數(shù)據(jù)的特點、處理需求和系統(tǒng)架構(gòu)等因素。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的特點

1.檔案數(shù)量龐大

隨著高等教育的普及和高校規(guī)模的擴大，高校檔案數(shù)量快速增長。每年招生和畢業(yè)的學生人數(shù)眾多，加上員工、教師和校友的檔案，使得高校檔案數(shù)量呈現(xiàn)指數(shù)級增長。高校檔案涵蓋了不同類別的數(shù)據(jù)，包括學生的個人信息、成績記錄、課程選修信息、獎勵和處分情況、教職工履歷、著作研究成果、專業(yè)資質(zhì)以及校友信息、捐贈記錄等。這些數(shù)據(jù)來自不同的部門和系統(tǒng)，格式和結(jié)構(gòu)各異。檔案管理需要實時更新和維護，從學生入學到畢業(yè)以及員工的聘用與離職等過程都會產(chǎn)生新的檔案記錄。同時，學生和教職工的個人信息可能會發(fā)生變化，導致檔案需要及時更新。高校檔案通常需要長期保留，以滿足法律法規(guī)的要求和學校內(nèi)部的信息管理需求。學校需要妥善保存學生和教職工的檔案，為后續(xù)的教育、科研和管理提供支持。在很多高校檔案中往往會涉及大量個人隱私信息，如姓名、身份證號碼和成績等，需要嚴格保護。學校在處理和存儲檔案數(shù)據(jù)時，必須遵守相關的法律法規(guī)，確保數(shù)據(jù)安全和隱私保護。面對這些特點，高校需要采用高效的大數(shù)據(jù)技術和管理策略來處理和管理檔案數(shù)據(jù)。借助大數(shù)據(jù)技術，高校可以展開數(shù)據(jù)清洗、整合和分析，挖掘出有用的信息，為學生管理、教學評估和科研分析提供支持。

2.檔案開發(fā)利用呈現(xiàn)多元化

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案開發(fā)利用呈現(xiàn)出多元化的特點。大數(shù)據(jù)技術能夠?qū)崿F(xiàn)各類數(shù)據(jù)的整合與共享，打破信息孤島，促進高校內(nèi)部及與外部合作伙伴的數(shù)據(jù)資源整合，為檔案開發(fā)利用提供更加豐富的數(shù)據(jù)支持。新技術的應用也能夠促進不同學科之間的融合，為高校檔案開發(fā)利用提供了跨學科的研究視角和方法。例如，通過將檔案管理與計算機科學、數(shù)據(jù)分析等學科相結(jié)合，可以實現(xiàn)對檔案資源的創(chuàng)新性開發(fā)利用。基于大數(shù)據(jù)技術，高校檔案可以提供更加多元化的服務。此外，通過數(shù)據(jù)分析，可以為學生提供個性化的學習建議、教師評價等，也可以為行政管理、教學研究等提供數(shù)據(jù)支持。同時，大數(shù)據(jù)技術為高校檔案開發(fā)利用提供了智能化應用的可能。

3.檔案價值的精細化、準確化

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案價值的精細化和準確化特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，數(shù)據(jù)挖掘與分析。利用大數(shù)據(jù)技術，高校檔案可以深入挖掘和分析數(shù)據(jù)，從而發(fā)現(xiàn)隱藏在大量數(shù)據(jù)中的有價值信息。例如，通過分析學生成績、教師教學評價等數(shù)據(jù)，可以挖掘教學質(zhì)量的關鍵因素，為提高教育質(zhì)量提供依據(jù)；第二，個性化服務。基于大數(shù)據(jù)分析，高校檔案可以提供更加個性化的服務。例如，通過分析學生的學習習慣和興趣愛好，可以為學生推薦合適的學習資源，提高學習效果；第三，精細化管理。大數(shù)據(jù)技術可以幫助高校實現(xiàn)檔案的精細化管理。例如，通過收集和分析校園設備設施使用情況、能源消耗等數(shù)據(jù)，可以實現(xiàn)對資源的精細化管理，提高資源利用效率；第四，實時監(jiān)控與預警。利用大數(shù)據(jù)技術，高校檔案可以實時收集和分析各類數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對教學質(zhì)量、校園安全等方面的實時監(jiān)控和預警，提高應急響應能力；第五，決策支持。基于大數(shù)據(jù)分析，高校檔案可以為決策者提供更加準確、全面的信息支持，幫助決策者制定更加科學、合理的決策。

三、大數(shù)據(jù)下高校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新

1.構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺

構(gòu)建統(tǒng)一的高校檔案管理數(shù)據(jù)平臺是打破信息孤島、提高數(shù)據(jù)利用率的重要舉措。因此，需要整合高校不同部門和系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型和標準，使不同數(shù)據(jù)源的檔案數(shù)據(jù)可以無縫連接和共享。通過數(shù)據(jù)集成，確保數(shù)據(jù)一致性和完整性，減少重復數(shù)據(jù)存儲，提高數(shù)據(jù)利用效率。建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)或平臺，實現(xiàn)對各類檔案數(shù)據(jù)的集中管理。該系統(tǒng)應具備強大的權(quán)限控制機制，根據(jù)不同角色和職責劃分數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，保護數(shù)據(jù)安全和隱私。建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。通過數(shù)據(jù)清洗和糾錯，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性，提高數(shù)據(jù)利用價值。利用大數(shù)據(jù)技術和分析工具，挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)學生學習和發(fā)展的規(guī)律、教職工的科研成果等有價值的信息，為教學管理和決策提供支持。推動高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，實現(xiàn)檔案的電子化、智能化存儲和查詢。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以極大地提高數(shù)據(jù)檢索和利用效率，方便檔案管理和共享。集成高校檔案管理系統(tǒng)與其他相關系統(tǒng)，如教務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等。實現(xiàn)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實時更新數(shù)據(jù)，減少人工操作和數(shù)據(jù)重復輸入，提高工作效率。

2.引入智能化技術

引入人工智能（AI）、機器學習等智能化技術可以幫助高校實現(xiàn)檔案管理的自動化和智能化，提高工作效率和數(shù)據(jù)利用價值。利用光學字符識別（OCR）技術掃描和識別紙質(zhì)檔案，將檔案中的文字轉(zhuǎn)換為可搜索和可索引的電子文本；通過自動索引，可以快速定位和檢索檔案文件，提高檔案管理的效率。借助機器學習和自然語言處理（NLP）技術，對檔案文件智能分類和歸檔；通過訓練模型，系統(tǒng)可以自動識別檔案文件的類別、內(nèi)容和重要性，并將其自動歸檔到相應的文件夾或數(shù)據(jù)庫中；通過分析學生或教職工的檔案數(shù)據(jù)和偏好，利用推薦算法和機器學習技術為其提供個性化的檔案推薦和智能檢索功能。用戶可以更快速地找到所需的檔案文件或信息。利用機器學習技術監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，并自動檢測和修正數(shù)據(jù)中的錯誤或缺失；通過自動糾錯，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。應用機器學習和數(shù)據(jù)挖掘技術，對檔案數(shù)據(jù)深度分析和挖掘，從中發(fā)現(xiàn)有價值的信息和洞察力，可以用于學生學業(yè)預測、教師績效評估和科研成果分析等方面。同時，利用智能化技術實現(xiàn)檔案審批和流程管理的自動化。

3.開展個性化服務

依托大數(shù)據(jù)技術，高校可以開展個性化高效的檔案服務，提供更好的用戶體驗和支持。第一，個性化檔案查詢。基于大數(shù)據(jù)技術和用戶行為分析，記錄和分析學生、教職工等用戶的檔案查詢行為，建立個性化檔案查詢推薦模型。根據(jù)用戶的偏好和歷史查詢記錄，為用戶提供個性化的檔案查詢結(jié)果和推薦；第二，智能檔案檢索和瀏覽。利用機器學習和自然語言處理技術，對檔案展開智能化的檢索和分類，提供更快速和準確的檔案瀏覽體驗。用戶可以根據(jù)關鍵詞、時間范圍和檔案類型等條件實行高效檢索和瀏覽；第三，學習檔案個性化分析。通過大數(shù)據(jù)分析學生的學習檔案數(shù)據(jù)，如成績、選課記錄和學業(yè)計劃等，為學生提供個性化的學習支持和指導。通過挖掘?qū)W生的學習行為和模式，推薦適合學生的課程、教材和輔導資源等，幫助學生提高學習效果和成績；第四，教職工績效評估。利用大數(shù)據(jù)技術分析教職工的檔案數(shù)據(jù)和科研成果，為教職工提供個性化的績效評估和發(fā)展建議。通過綜合評估教職工的教學質(zhì)量、科研成果和師德表現(xiàn)等，提供針對性的培訓和支持措施；第五，校友檔案管理和服務。利用大數(shù)據(jù)技術整合和管理校友的檔案數(shù)據(jù)，為校友提供個性化的服務和支持。通過對校友檔案的分析和挖掘，了解校友的需求和興趣，提供針對性的活動、招聘信息和捐贈項目等。

4.推進實時監(jiān)控與預警

依托大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)對檔案管理過程的實時監(jiān)控和預警，能夠進一步提高高校檔案管理的應急響應能力，保證數(shù)據(jù)安全。要想實現(xiàn)這一目標，需要利用大數(shù)據(jù)技術，實時采集各類檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速整合與分析。對于分散在各個部門、系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，可以通過數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)抽取等技術手段來整合，形成完整的數(shù)據(jù)視圖。運用數(shù)據(jù)挖掘、機器學習等技術，對檔案數(shù)據(jù)深入分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢。同時，通過數(shù)據(jù)挖掘，可以及時發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)和潛在風險，為應急響應提供依據(jù)。根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，建立針對檔案管理過程的預警機制。例如，可以設置數(shù)據(jù)異常波動、訪問量激增等預警指標，當指標超過預設閾值時，自動觸發(fā)預警信號，提醒相關人員采取措施。依據(jù)大數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)對檔案管理過程的實時監(jiān)控。當預警信號發(fā)出時，可以快速定位問題，采取相應措施來處理。同時，實時監(jiān)控可以確保檔案數(shù)據(jù)的安全，及時發(fā)現(xiàn)并防范安全風險。管理期間要采取一系列措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、權(quán)限管理以及數(shù)據(jù)備份與恢復等。此外，還需定期對檔案管理系統(tǒng)展開安全檢查和漏洞修復，提高系統(tǒng)的安全防護能力。定期組織應急演練，檢驗預警機制和應急響應能力的有效性，并加強相關人員的大數(shù)據(jù)技術培訓，提高他們應對突發(fā)情況的能力。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作是高校教書育人的重要組成。新時期，通過大數(shù)據(jù)技術與高校檔案管理工作的有機融合，實現(xiàn)檔案管理工作的高效創(chuàng)新與改革，更好地推動高等教育的高質(zhì)量發(fā)展。今后，在高校檔案管理工作開展過程中，應該明確大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作特點的基礎上構(gòu)建完善的檔案管理模式，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維和理念，加強大數(shù)據(jù)技術的深度融合，推動高校檔案管理工作高質(zhì)量開展。

參考文獻：

[1]羅清戀.大數(shù)據(jù)背景下高校期刊檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析[J].大眾標準化，2020（4）：195-196.

[2]曾小輝.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技，2019（20）：19-20.

[3]陳 莉.大數(shù)據(jù)背景下高校基建檔案管理模式的創(chuàng)新分析[J].科技經(jīng)濟導刊，2019（9）：179-179.

[4]周麗濱.大數(shù)據(jù)背景下高校基建檔案管理模式的創(chuàng)新[J].城建檔案，2018（11）：55-56.

[5]黃元旦.探析高校檔案管理的改革創(chuàng)新[J].青年文學家，2013（24）：222.

（作者單位：南昌師范學院）

作者簡介：王于萍（1972—），女，漢族，江西贛州人，本科，中級八級，研究方向：檔案管理。