關于加強事業單位合同管理的思考與建議

劉小艷

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.05.035

［摘 要］事業單位合同管理的重要性不容忽視，加強事業單位合同管理是確保組織運作正常、保障各方權益的關鍵。然而目前事業單位合同管理的實踐中仍存在一些問題和挑戰，體現在合同管理和審查、合同履約監管、合同變更和風險防控等方面。為了提升合同管理的水平和效果，事業單位必須進一步優化合同管理，確保實現約定的合同目標并保護各方利益。文章旨在探討加強事業單位合同管理的思考與建議，從加強合同管理與審查、加強合同執行和履約監管、加強合同變更與風險防控、健全合同爭議解決機制等方面提出具體的建議，以期為事業單位合同管理提供參考和借鑒，為事業單位的發展和運營提供更加堅實的保障。

［關鍵詞］事業單位；合同管理；思考；建議

［中圖分類號］F24文獻標志碼：A

事業單位在現代社會中扮演著重要的角色，旨在滿足社會公眾的需求和利益，提供優質的公共服務。在其運營過程中，需要與各方面的合作伙伴簽訂大量的合同。然而，事業單位合同管理過程中存在的問題和挑戰也日益凸顯，比如合同變更的濫用和不合理、合同風險評估不足、合同糾紛解決機制不完善等。為了加強事業單位合同管理，保護合同權益，確保高效順暢地履行合同義務，事業單位有必要采取一系列措施，以更好地管理合同風險，確保權益的有效保護。只有通過加強合同管理，事業單位才能建立穩固的合作伙伴關系，為事業單位的穩定發展打下堅實的基礎。

1 事業單位合同管理的重要性和現狀

合同管理對于事業單位的穩健發展和權益保障具有重要意義。首先，事業單位的合同管理能夠確保合同制定、執行和履約符合法律法規，規避潛在的法律風險。其次，有效的合同管理有助于促進事業單位合理分配資源，控制成本，并確保資源能夠有效利用。此外，良好的合同管理還可以明確事業單位和供應商之間的權益和責任，規范雙方的行為，保障各方的合法權益。同時建立和維護與合作伙伴的互信關系，加強合作并與合作伙伴長期維持良好的關系。最后，合同管理提供了對合同執行進程和結果進行評估和監控的機制，有利于收集數據、測量績效，為事業單位未來的決策提供依據［1］。

從目前來看，不少事業單位在合同管理方面已經建立了相對完善的標準和規范，包括合同審批流程、合同模板等，使得合同管理更加規范和便捷。然而，仍有許多事業單位在合同管理方面缺乏統一的標準和規范，導致合同管理缺乏統一性。在信息化背景下，一些事業單位已經采用了合同管理系統或軟件工具，實現了合同信息的集中管理和快速檢索。當然仍有一部分事業單位在合同管理方面缺乏信息化手段，合同信息存儲和處理仍以紙質形式為主，導致管理效率較低。在合同的監控和執行方面，部分事業單位缺乏嚴格的監控措施和有效的合同執行機制，難以及時掌握合同履約情況。

2 事業單位合同管理存在的主要問題

2.1 合同管理與審查不夠嚴格

目前，不同事業單位之間合同管理的標準和流程普遍不夠統一，因此合同管理的規范度較低，時常出現合同管理混亂、流程不清等問題，導致合同編制過程中存在模糊、不明確的條款，或是缺乏細致的約定細節、缺乏明確的履約義務和責任，導致合同范圍、時間、質量等方面缺乏清晰界定，容易引發誤解、爭議或后續糾紛。此外，在合同審查過程中，一些事業單位存在審查不夠嚴格的問題，合同審查的精度和詳細程度不足，審查人員對合同條款、風險點以及從法律和商業角度的審視不夠全面和細致，沒有充分考慮合同對事業單位利益的保護以及合同條款是否合理有效，導致合同中的風險點和不合規之處難以及時發現和糾正。

2.2 合同執行和履約監管不完善

事業單位合同管理工作普遍存在合同執行和履約監管不完善的問題，主要表現在以下幾個方面。一是缺乏對合同執行過程的有效跟進和監管，合同履約過程中的要求、條款和時間節點等未得到充分關注和監控，無法確保各方按時履行合同約定的責任和義務。二是合同履約過程中缺乏詳細的記錄和反饋機制，履約過程中的重要事項、履行情況、問題和風險等未能及時記錄和匯報，阻礙了對合同履約的全面監管和評估。三是對履約指標和績效評估不夠重視，缺乏明確的履約指標、績效評估機制和評價標準，使得對履約情況和績效的監控、評估和反饋不夠科學和有效。四是缺乏合同履約的有效監督機制，在合同履約過程中缺乏明確的責任人和監督機構，導致合同履約的監管和協調不夠及時和有效，影響合同履約能力和成果達成。

2.3 合同變更與風險防控不到位

事業單位在項目執行過程中由于各種原因會出現合同變更的需求，如果變更管理不規范，可能導致成本增加、時間延誤，以及引發合同履約方面的風險。在實踐過程中還有不少事業單位缺乏明確的合同變更管理流程和規范，變更的識別、協商、審核和批準流程不夠清晰和標準，導致變更決策和變更合同的執行不規范。合同變更存在變更意圖模糊、責任和義務界定不準確的情況。比如事業單位與合作方（供應商、承包商等）在變更過程中的權益、責任、成本分擔等問題未能明確約定，導致變更協議的執行不清晰和糾紛產生的概率提高。此外，合同管理風險評估和防控往往不夠完善，很多事業單位沒有對合同履約中可能出現的風險和影響進行全面評估和分析，無法及時識別和采取相應的風險防控措施，出現了財務、法律和項目管理等方面的風險［2］。

2.4 合同爭議解決機制不健全

爭議解決是合同管理的重點，很多事業單位合同管理并未認識到爭議解決的重要性，缺乏明確的合同爭議解決程序和機制，也缺乏明確的爭議解決流程和責任分工，無法迅速有效地解決爭議，甚至存在不愿意主動解決的傾向。此外，在解決合同爭議時，事業單位缺乏專門的爭議解決人員或專業的臨時爭議解決機構，也缺乏向相關方公開和溝通爭議解決機制的途徑，導致爭議解決無法得到客觀公正的處理和評價，進一步提升爭議的復雜程度和難度。

3 加強事業單位合同管理的建議

3.1 加強合同管理與審查

3.1.1 建立健全的合同管理制度，建立合同臺賬

為增強合同管理的規范性，事業單位有必要制定和完善合同管理制度，明確合同的申報、審批、簽訂、執行、變更和結算等各環節的具體規定和流程，并在合同管理制度中明確各級管理人員的職責和義務，同時設定合同管理文件、數據、信息管理要求，確保合同文本、變更、履約等資料的收集、存儲、備份和訪問的安全可靠。為進一步增強合同管理的科學性，事業單位需要建立合同臺賬，記錄和管理所有的合同信息，包括合同編號、簽訂日期、履約期限、合同金額、責任方等［3］。同時，加強合同信息化管理，建立合同管理信息系統，以便后續對合同進行審核、跟蹤、監控和查詢。

3.1.2 建立全方位合同審查機制，明確審查內容和程序

事業單位在合同管理中尤其要重視合同的審查，建立全方位的合同審查機制，制定合同審查的標準，明確涉及的審查內容。審查內容不僅要關注法律合規，還應關注商務條款、履約要求、風險控制、成本控制等各個方面，確保審查范圍全面化。對于合同中的重點內容，例如合同價值、付款條款、保證金和違約條款等，應進行重點關注和審查［4］。對于審查的程序也需進一步優化，包括審查申請、審查環節和審查流程等，確保合同審查程序化和流程化。合同審查過程中明確審查的職責和權限，確保合同審查工作的責任劃分明確，避免審查重復或缺失。此外，建立審查記錄和歸檔機制，確保對審查過程、意見和決策的有效記錄，方便對合同審查結果進行復核和追蹤。

3.2 加強合同執行和履約監管

3.2.1 設立專門的合同管理崗位，負責合同執行的監督和管理

合同管理是事業單位工作中的重點，為確保合同的執行和履約監管，事業單位有必要建立獨立的合同管理部門，或設立專職合同管理崗位，專門負責合同執行的監督和管理。該部門或崗位應有明確的職責和權限，負責合同執行的跟蹤、監督、協調和管理。同時，明確合同管理部門或崗位的職責范圍，包括合同履約監督、合同變更管理、合同風險控制等，并明確合同管理部門與其他部門的協作關系，建立責任分工和良好的溝通機制，確保合同順利執行和履約。

3.2.2 建立合同執行跟蹤評估機制，及時監測合同履約情況

在合同履約過程中，事業單位可以建立合同執行跟蹤體系。設立合同執行跟蹤部門或指定專責人員，負責監測合同執行情況和履約進度，并明確跟蹤的時間節點、監測指標和執行方法，確保該體系具有科學性。還應設立合同履約的信息收集和更新機制，跟蹤合同履約關鍵信息，如合同實施進度、質量檢查結果、履約問題和解決措施等，確保合同執行情況和履約進度得到及時和準確的反饋［5］。利用合同執行跟蹤評估機制，事業單位可以定期進行合同履約評估和績效評價，以確保合同的履約質量和成果達到預期。根據合同履約評估的結果，及時采取相應措施，糾正偏差和提出改進建議。

3.3 加強合同變更與風險防控

3.3.1 明確合同變更的程序和標準，避免濫用和不合理的變更

對于合同變更問題，首先，在合同管理制度中要明確規定合同變更的程序和標準，包括合同變更申請、審批、備案等環節，確保合同變更程序合法合規，并且符合公平、公正、公開的原則，避免濫用變更權力，防止不合理、不公正變更。其次，所有合同變更都應該以書面形式進行，并按照法定程序進行簽署、備案和存檔，以確保變更內容明確，保障雙方權益。最后，嚴格執行合同變更審批流程，確保審批環節具有權威性和合規性。有些重要的合同變更應該經過上級部門或相關專業部門審批。在合同變更后，還需進行合同履約情況的評估和監督，確保變更后的合同能夠按照約定的內容和標準履行，避免再次出現濫用和不合理的情況。

3.3.2 加強合同風險評估和管理，防范合同風險的發生或擴大

為了預防合同風險的發生或擴大，事業單位需要加強合同風險管理，建立合同風險評估機制，確保所有合同在簽訂之前都進行全面的風險評估，明確各項風險點，并通過對不同類型的合同風險進行分類，制定相應的管理措施。同時，在合同中應明確風險分擔條款，確保風險可以合理地在合同雙方之間進行分擔，以減少合同履行過程中的爭議和糾紛。此外，事業單位需要建立風險監控和預警機制，及時發現合同風險的異常情況，并采取相應的措施進行調整和應對。

3.4 健全合同爭議解決機制

3.4.1 建立快速、便捷的合同爭議解決機制

事業單位在合同管理工作中需要建立快速、便捷的合同爭議解決機制，以便及時、有效地解決合同糾紛。比如建立內部合同爭議解決機制，通過內部協商、調解等方式盡快解決合同爭議。或是與外界專業的調解或仲裁機構建立合作關系，這些機構通常具有獨立、公正的特點，可以提供專業的調解或仲裁服務，以便在需要時快速解決合同爭議。另外，可以建立合同爭議追蹤機制，及時了解合同糾紛的進展和狀態，通過建立統一的糾紛登記系統、定期開展合同糾紛統計分析等方式及時解決糾紛。事業單位應盡可能地在合同中設定多種解決糾紛的方式，如協商、調解、仲裁等，為當事人提供更多的選擇，以便快速形成解決方案。

3.4.2 完善仲裁和訴訟制度

在合同管理工作中，完善的仲裁和訴訟制度可以提供有效和權威的合同糾紛解決機制，確保合同糾紛得以公正解決。事業單位可以與專業的仲裁機構建立合作關系，以便在合同糾紛解決過程中尋求公正、獨立的仲裁裁決，減少爭議解決的時間和成本，提高效率。對于仲裁制度，事業單位應明確仲裁途徑與程序，明確合同爭議應通過仲裁解決的條件，以確保仲裁合規和權威。針對特定情況下無法通過仲裁解決的爭議，事業單位可以建立訴訟制度，即通過司法程序解決合同糾紛問題，確保爭議的解決公正和合法。在合同中也應當設定明確的爭議解決條款，明確約定爭議的解決方式。合同中可以指定特定的仲裁機構或法院，以提高爭議解決的效率和可預見性，并闡明仲裁條款，明確約定適用的法律和管轄權，確保爭議能夠迅速、公正地解決。

4 結語

加強事業單位合同管理對于確保組織穩健發展和權益保障具有重要意義。通過采取一系列措施，事業單位能夠提高合同管理的規范性和效率，減少合同糾紛問題。在合同管理過程中，各級管理機關、組織和相關人員都應積極參與合同管理工作，并持續改進，逐步建立適應實際情況和需要的合同管理系統。通過加強合同管理，事業單位能夠更好地實現合作共贏、推動經濟發展，并為促進社會繁榮作出貢獻。

參考文獻

［1］龍曉菲. 審計視角下行政事業單位合同管理中的問題及對策［J］. 大眾投資指南，2023（9）：79-81.

［2］韋偉. 關于加強事業單位合同管理工作的思考［J］. 行政事業資產與財務，2023（8）：118-120.

［3］岳佳鈺. 事業單位經濟合同管理存在的問題及對策分析［J］. 質量與市場，2022（15）：157-159.

［4］王穎. 加強事業單位合同管理的對策建議［J］. 新理財（政府理財），2022（4）：68-69.

［5］張艷. 事業單位合同管理內部控制的改進研究［J］. 審計與理財，2022（1）：54-56.