科研單位精益經營管理體系信息化建設

蔣靜

[摘 要]2024年是加快建設航天強國的關鍵之年。為了落實“兩個映射”管理要求，要全面推動精益經營管理體系落地見效，加強基于合同的穿透式管控，健全“全級次、全流程、全要素+全場景”的管理機制，暢通全鏈條管理流程，確保項目全周期管理準確高效。隨著信息技術的發展與成熟，科研單位應依托精益經營管理體系反映業務的本質特性，把單位涉及經濟業務信息的事項進行串聯、貫通，建立集團化、網絡化、一體化的精益經營管理體系。

[關鍵詞]科研單位；財經管控；精益經營管理；信息化建設

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）07-0031-03

近年來，科研單位隨著內外部形勢變化、經濟規模持續增長、各類巡視檢查愈發頻繁、各級監管力度不斷加大，經營管理要求逐步提升，信息化建設存在嚴重的“數據單點”和“信息孤島”等缺陷[ 1 ]。管理部門難以提供準確、及時的經濟業務信息，嚴重阻礙了管理精細化的發展。因此，完善精益經營管理體系建設，推動信息化建設尤為重要，也是實現經營管理精益化的必由之路。

一、經營管理現狀

（一）孤島式信息錄入

不同單位使用不同的方式作為信息的載體，數據大多以紙質文件、Excel表格等形式存在，沒有統一業務信息的分類及歸集口徑，造成信息在錄入時耗費大量的時間和人工成本。各職能部門數據間沒有關聯性。由于缺乏統一的信息標準，信息的錄入受到個人習慣和職業判斷等影響，造成同類信息錄入存在偏差。

（二）業務信息處理執行效率偏低

信息背后是經過處理后有用的數據，手工模式下，信息生成過程不可逆，即透過信息很難精準定位其業務運行及關聯事項。信息分類整理、編輯傳遞、匯總計算等工作量大，依靠手工+管理軟件的模式，耗費時間長，甚至由于不同管理軟件處理思路差異，造成處理結果不可用。另外，手工模式對數據的可靠性也有一定影響，缺乏數據的對應審核，沒有數據正確與否過濾機制，很容易出現數據處理錯誤，造成數據可靠性較差。

（三）信息交互存在數據壁壘

各部門形成的信息獨立存在，形成各個信息孤島，處于相互隔離狀態，存在大量的信息盲點和信息不對稱。業務部門需要的信息，通過業務人員進行篩查、匯總、整理等形成Excel表輸出，但不同的事項往往需要重復工作提供不同表樣的資料，信息交互過程中共享程度很低，耗費大量人力和時間，效率低。這些問題最終表現為反復核對、反復溝通，難免出現一些紕漏。

（四）管理體系無法有效進行決策支持

在經營管理的過程中，各級領導需要隨時了解不同維度的信息，例如項目情況、指標、資金、合同、產品研制進度等。但由于現在各類數據分散在不同的管理人員手中，數據難以同步更新和聯動，往往領導想要了解一些情況，需要多個部門的人員整理大量數據組織報表，時效性、準確性都難以保證。對于各部門年末經濟效益的評估更是缺少全面、直觀的經營駕駛艙平臺，考核也勢必會缺乏精確性。

二、信息化建設的原則

（一）安全保密原則

遵循國家和上級部門關于涉密信息系統的相關要求和標準，以及安全保障系統建設規范的要求，應確保安全保密運行，主要包括密級標識、身份認證、訪問控制、系統審計、備份恢復、應急響應等要求。

在數據安全方面，系統訪問和數據備份上要滿足以下要求：保證系統訪問的穩定性，建立應對突發事件的備份和恢復功能，保證數據安全；系統備份操作應有日志，并能判斷備份操作是否正常完成。

（二）數據集中原則

應進行統一、集中的數據管理，實現系統之間的數據一致、可識別，制定數據識別標準，各系統遵循標準進行開發和實施。通過數據資源規劃，梳理分析業務數據，形成數據的相關標準規范、編碼規范等，保證數據的定義、約束、編碼等一致，保證數據標準唯一。

（三）分級授權原則

在科研單位內部，根據各級員工的職責、能力和業務需求，合理地分配和授權相應的決策、管理和執行權力。這一原則有助于確保管理體系的高效運作和持續改進，同時激發員工的積極性和創造力。

（四）開放性原則

系統在建設過程中，要充分考慮到下一步的擴展和精細化管理的要求，支持各業務系統的接口開發和功能擴展，與發展經營戰略相一致，與信息化建設相協調。

三、實施目標及路徑

（一）總體目標

科研單位精益經營管理體系信息化建設的總體目標是通過實施精益管理信息化，全面提升單位的科研生產效率和經濟效益，增強市場競爭力，實現可持續發展。精益經營管理體系信息化建設不是純粹的信息技術工程建設，而是通過優化科研生產流程，減少無效勞動和浪費，提高科研生產的效率和質量。運用精益管理的方法和工具，通過精益成本管理，有效控制科研生產成本，提高成本競爭力；通過持續改進和創新，推動科研單位實現可持續發展[ 2 ]。

（二）階段性目標

逐步實現精益經營管理體系的信息化運行，不僅會顯著提高管理的效率和準確度，將煩瑣的數據核對工作交給信息化系統完成，實現各級管理人員的身份轉變，有效提高工作效率，也可為管理者提供決策數據支持及分析，在現階段經營管理體制下，還可以提升經費精細化管理的能力，提升核心競爭力。

1 .數據管理

通過數據資源規劃，梳理分析業務數據，形成基礎數據的相關標準規范、編碼規范等。利用基礎數據管理平臺的數據管理功能，保證基礎數據的定義、約束、編碼等一致，各系統遵循標準進行開發和實施。后續將規范數據的標準化管理、編碼管理、質量管理、應用管理，同時對基礎數據申請、校驗、審批、發布、變更和注銷實施動態管理，最終實現基礎數據的集成化管理目標。

2 .系統應用

應用系統構成整個平臺的支撐架構，構建了各個業務系統模塊。依托平臺的基礎設施，將這些系統完全集成，遵循統一的架構、規范、標準，各系統間統一平臺、無縫集成、一體化應用，系統以模塊化方式建立，模塊化可靈活組合、拆分，還可以根據需要進行二次開發，快速構建個性化業務系統。具體實現路徑分兩個階段。

第一階段（財經管控）以與財務直接相關的原始憑證信息為主線，先形成小的財務直接相關信息閉環管理，初步達到預算管理、型號項目全周期管理、合同管理、資金管理的線上管控，具備一定的決策反饋功能。具體建設包括以下內容。

一是預算管理。作為整個財經管控系統的數據源，全口徑涵蓋一個會計年度的所有經濟業務信息，確保統籌經濟業務信息源的唯一性。系統實現了預算目標設立、編制、審批、匯總、分解、執行、調整、控制、分析和考核的全過程管理，顯著提高預算管理的有效性，提高對業務的導向和控制能力，提高預警及風險防范能力，確保戰略規劃、年度目標的順利實施。

二是項目全周期管理。建立成熟、閉環、完整的信息化系統支撐型號成本策劃和經費統籌工作；提供型號經費分配策劃、收支管理、結算管理、綜合分析的全過程業務；實現項目經費管理工作的持續改進，規范管理過程，加強信息反饋，降低溝通成本，提高工作效率，輔助管理決策。

三是合同管理。作為重要的業務載體，合同涵蓋了較大范圍的業務信息。合同管理系統在合同生效前進行自循環管理，實現從合同起草、合同審批、合同執行、跟蹤預警、合同變更、合同歸檔的全周期信息化管理，統一標準規范，全面提高管理水平。當合同生效并執行時，將與平臺內其他系統銜接，實現合同穿透式管理，與項目管理、財務管理的信息集成，及時跟蹤和掌握合同的執行進度，保證各項資金的合理使用。真正達到“全級次、全流程、全要素+全場景”的管理目標。

四是資金管理。作為對年度資金預算的細化管理，即進一步細分為月度資金計劃，將業務資金需求轉化為可實施的財務資金計劃，在部門資金計劃的基礎上進行平衡匯總，并受到年度資金預算的控制，合理安排月度生產經營資金，提高資金使用效率。

五是網上報銷。作為直接對接財務核算的系統，實現業務與財務的動態交互，打破財務信息與業務信息無法協同的壁壘，從而規范報銷流程，提高財務結算效率。

第二階段（業財融合）的系統應用緊扣“持續演進、重點突破”的總體建設規劃，在第一階段建設預留系統公用化接口的基礎上，根據不同部門、不同業務的需求，納入人力資源、生產管理、物資管理等模塊，切實提高科研生產和管理效率、效益與效果。實現事業部的內部精細管理，加強內部協作，落實責任，最終實現會計信息標準化、處理全程自動化、內外系統集成化、操作終端移動化、信息提供頻道化、業財深度一體化。

3 .決策支持

決策支持系統旨在建立一個對財經管理信息進行統計、預警、分析和評價的展示平臺，將散落在不同系統里的數據信息通過財務、業務模型進行歸集整理，根據個性化的需求將決策輔助信息以直觀的形式發布到信息展示平臺上，定期將財務信息以表格形式導入到系統中并進行統計推送，使各級領導和相關人員能夠及時、準確、方便地獲得財經信息。

四、階段性建設內容

根據精益經營管理體系建設的指導思想和工作重點，在一期建設中首先識別出與財務信息直接相關的內容進行建設，包括全面預算、資金計劃、合同管理和網上報銷。建立以預算管理為輸入，以成本管理和資金管理為核心，以信息共享和反饋決策為重點，反映財經信息的綜合管控系統。先將線下運行的業務流程合理過渡到線上，建立統一的財經信息數據庫，在保證關聯性和準確性的前提下，實現財務信息、業務信息對比、統計的快速反應[ 3 ]。

（一）綜合財經管控系統“發起源”——預算管理系統

預算管理系統作為財經管控系統的源頭，全口徑涵蓋了一個會計年度的所有經濟業務信息，年初預算申報、年中預算調整均通過該系統進行程序化線上運行，確保統籌經濟業務信息的唯一性。

預算管理系統由全面預算系統和項目全周期預算系統兩個子系統構成。

全面預算是指實現綜合經營計劃從預算編制、預算執行、過程監控、綜合分析、計劃考核等全過程的信息化管理，解決傳統方式下預算難以動態監控、精準考核以及財務信息與業務信息無法有效連接等問題，所有經濟業務信息通過該系統將唯一信息流傳遞至合同管理系統、資金計劃系統和網上報銷系統。

項目全周期預算是指針對型號項目內外部審計管理等的特殊性要求，實現項目收支構成的策劃、預警等功能，滿足內部管理需要和外部審計要求。做到從項目立項直至完工交付的全周期管理，擴展項目管理的深度；實現項目經費支出的提前策劃、全過程監控、實時反饋、綜合分析，拓寬項目管理的維度。

（二）綜合財經管控系統“中轉站”——資金計劃系統

基于籌融資需求，將資金計劃系統作為預算信息與財務報銷信息的數據“中轉站”，利用軟件的統計分析功能，對各單位、部門上報的資金計劃進行多維度（總量、進度、緩急程度等）匯總、審核、平衡，合理安排月度資金，提高資金利用效率，降低財務費用。

其數據由兩部分組成。一是經預算管理系統審核后的所有經濟業務信息，抽取其中涉及資金支付的部分。二是將合同管理系統中生效且需要付款的合同傳遞至該系統。通過執行審核、批準等程序，形成資金計劃并進行第一次數據反饋（回傳至預算管理系統）；月末通過網上報銷系統的數據形成資金執行報告、分析報告等決策支持信息，實現第二次反饋（回傳至預算管理系統）。

（三）綜合財經管控系統“衍生器”——合同管理系統

合同管理系統在合同生效前進行自循環，當合同生效并執行時，將外部業務信息與財經管控系統銜接起來，根據是否付款將信息傳遞至不同系統，合同執行反饋由網上報銷系統通過預算管理系統進行回傳。實現從合同起草、合同審批、合同執行、跟蹤預警、合同變更、合同歸檔的全周期線上運行，對分散的合同進行集中管理，統一標準規范，縮短審批周期，全面提高合同管理水平。通過合同與項目、財務的信息交互，及時跟蹤和掌握合同的執行進度，保證合同類資金、票據等的合理使用和一一對應，達到有效控制的目的。

（四）綜合財經管控系統“翻譯器”——網上報銷系統

作為業務信息與財務信息相互翻譯的“翻譯器”，通過與財務核算系統的無縫對接，將業務信息翻譯為財務語言，利用計算機的強大功能整合不同維度的財務數據反饋至資金計劃系統、合同管理系統和預算管理系統。

五、結語

科研單位以企業發展為根本目的，以管理提升為主要方法，通過引入信息化手段，不斷完善精益經營管理體系建設，依托財務反映業務的本質特性，挖掘數據背后的經濟效益信息，把涉及經濟業務信息的事項串聯起來，建立集團化、網絡化、一體化的財經信息系統，最終實現管理現代化。

參考文獻：

[1]袁月，許劍.以精細化流程管控促進研究所“三高”全面發展[J].航天工業管理，2023（04）：61-64.

[2]曹興虎.B企業基于業、財、信協同的精益化管理體系建設[J].財務與會計，2021（09）：43-45.

[3]趙雪茜.軍工科研單位內部控制優化研究——以A研究所為例[D].暨南大學，2018.