科研單位精益經(jīng)營管理體系信息化建設(shè)

蔣靜

[摘 要]2024年是加快建設(shè)航天強(qiáng)國的關(guān)鍵之年。為了落實(shí)“兩個(gè)映射”管理要求，要全面推動(dòng)精益經(jīng)營管理體系落地見效，加強(qiáng)基于合同的穿透式管控，健全“全級(jí)次、全流程、全要素+全場景”的管理機(jī)制，暢通全鏈條管理流程，確保項(xiàng)目全周期管理準(zhǔn)確高效。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與成熟，科研單位應(yīng)依托精益經(jīng)營管理體系反映業(yè)務(wù)的本質(zhì)特性，把單位涉及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息的事項(xiàng)進(jìn)行串聯(lián)、貫通，建立集團(tuán)化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化的精益經(jīng)營管理體系。

[關(guān)鍵詞]科研單位；財(cái)經(jīng)管控；精益經(jīng)營管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）07-0031-03

近年來，科研單位隨著內(nèi)外部形勢變化、經(jīng)濟(jì)規(guī)模持續(xù)增長、各類巡視檢查愈發(fā)頻繁、各級(jí)監(jiān)管力度不斷加大，經(jīng)營管理要求逐步提升，信息化建設(shè)存在嚴(yán)重的“數(shù)據(jù)單點(diǎn)”和“信息孤島”等缺陷[ 1 ]。管理部門難以提供準(zhǔn)確、及時(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，嚴(yán)重阻礙了管理精細(xì)化的發(fā)展。因此，完善精益經(jīng)營管理體系建設(shè)，推動(dòng)信息化建設(shè)尤為重要，也是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理精益化的必由之路。

一、經(jīng)營管理現(xiàn)狀

（一）孤島式信息錄入

不同單位使用不同的方式作為信息的載體，數(shù)據(jù)大多以紙質(zhì)文件、Excel表格等形式存在，沒有統(tǒng)一業(yè)務(wù)信息的分類及歸集口徑，造成信息在錄入時(shí)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人工成本。各職能部門數(shù)據(jù)間沒有關(guān)聯(lián)性。由于缺乏統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，信息的錄入受到個(gè)人習(xí)慣和職業(yè)判斷等影響，造成同類信息錄入存在偏差。

（二）業(yè)務(wù)信息處理執(zhí)行效率偏低

信息背后是經(jīng)過處理后有用的數(shù)據(jù)，手工模式下，信息生成過程不可逆，即透過信息很難精準(zhǔn)定位其業(yè)務(wù)運(yùn)行及關(guān)聯(lián)事項(xiàng)。信息分類整理、編輯傳遞、匯總計(jì)算等工作量大，依靠手工+管理軟件的模式，耗費(fèi)時(shí)間長，甚至由于不同管理軟件處理思路差異，造成處理結(jié)果不可用。另外，手工模式對數(shù)據(jù)的可靠性也有一定影響，缺乏數(shù)據(jù)的對應(yīng)審核，沒有數(shù)據(jù)正確與否過濾機(jī)制，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤，造成數(shù)據(jù)可靠性較差。

（三）信息交互存在數(shù)據(jù)壁壘

各部門形成的信息獨(dú)立存在，形成各個(gè)信息孤島，處于相互隔離狀態(tài)，存在大量的信息盲點(diǎn)和信息不對稱。業(yè)務(wù)部門需要的信息，通過業(yè)務(wù)人員進(jìn)行篩查、匯總、整理等形成Excel表輸出，但不同的事項(xiàng)往往需要重復(fù)工作提供不同表樣的資料，信息交互過程中共享程度很低，耗費(fèi)大量人力和時(shí)間，效率低。這些問題最終表現(xiàn)為反復(fù)核對、反復(fù)溝通，難免出現(xiàn)一些紕漏。

（四）管理體系無法有效進(jìn)行決策支持

在經(jīng)營管理的過程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要隨時(shí)了解不同維度的信息，例如項(xiàng)目情況、指標(biāo)、資金、合同、產(chǎn)品研制進(jìn)度等。但由于現(xiàn)在各類數(shù)據(jù)分散在不同的管理人員手中，數(shù)據(jù)難以同步更新和聯(lián)動(dòng)，往往領(lǐng)導(dǎo)想要了解一些情況，需要多個(gè)部門的人員整理大量數(shù)據(jù)組織報(bào)表，時(shí)效性、準(zhǔn)確性都難以保證。對于各部門年末經(jīng)濟(jì)效益的評(píng)估更是缺少全面、直觀的經(jīng)營駕駛艙平臺(tái)，考核也勢必會(huì)缺乏精確性。

二、信息化建設(shè)的原則

（一）安全保密原則

遵循國家和上級(jí)部門關(guān)于涉密信息系統(tǒng)的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，以及安全保障系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范的要求，應(yīng)確保安全保密運(yùn)行，主要包括密級(jí)標(biāo)識(shí)、身份認(rèn)證、訪問控制、系統(tǒng)審計(jì)、備份恢復(fù)、應(yīng)急響應(yīng)等要求。

在數(shù)據(jù)安全方面，系統(tǒng)訪問和數(shù)據(jù)備份上要滿足以下要求：保證系統(tǒng)訪問的穩(wěn)定性，建立應(yīng)對突發(fā)事件的備份和恢復(fù)功能，保證數(shù)據(jù)安全；系統(tǒng)備份操作應(yīng)有日志，并能判斷備份操作是否正常完成。

（二）數(shù)據(jù)集中原則

應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一、集中的數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)一致、可識(shí)別，制定數(shù)據(jù)識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)，各系統(tǒng)遵循標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開發(fā)和實(shí)施。通過數(shù)據(jù)資源規(guī)劃，梳理分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、編碼規(guī)范等，保證數(shù)據(jù)的定義、約束、編碼等一致，保證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)唯一。

（三）分級(jí)授權(quán)原則

在科研單位內(nèi)部，根據(jù)各級(jí)員工的職責(zé)、能力和業(yè)務(wù)需求，合理地分配和授權(quán)相應(yīng)的決策、管理和執(zhí)行權(quán)力。這一原則有助于確保管理體系的高效運(yùn)作和持續(xù)改進(jìn)，同時(shí)激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力。

（四）開放性原則

系統(tǒng)在建設(shè)過程中，要充分考慮到下一步的擴(kuò)展和精細(xì)化管理的要求，支持各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口開發(fā)和功能擴(kuò)展，與發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略相一致，與信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)。

三、實(shí)施目標(biāo)及路徑

（一）總體目標(biāo)

科研單位精益經(jīng)營管理體系信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是通過實(shí)施精益管理信息化，全面提升單位的科研生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)市場競爭力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。精益經(jīng)營管理體系信息化建設(shè)不是純粹的信息技術(shù)工程建設(shè)，而是通過優(yōu)化科研生產(chǎn)流程，減少無效勞動(dòng)和浪費(fèi)，提高科研生產(chǎn)的效率和質(zhì)量。運(yùn)用精益管理的方法和工具，通過精益成本管理，有效控制科研生產(chǎn)成本，提高成本競爭力；通過持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新，推動(dòng)科研單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[ 2 ]。

（二）階段性目標(biāo)

逐步實(shí)現(xiàn)精益經(jīng)營管理體系的信息化運(yùn)行，不僅會(huì)顯著提高管理的效率和準(zhǔn)確度，將煩瑣的數(shù)據(jù)核對工作交給信息化系統(tǒng)完成，實(shí)現(xiàn)各級(jí)管理人員的身份轉(zhuǎn)變，有效提高工作效率，也可為管理者提供決策數(shù)據(jù)支持及分析，在現(xiàn)階段經(jīng)營管理體制下，還可以提升經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理的能力，提升核心競爭力。

1 .數(shù)據(jù)管理

通過數(shù)據(jù)資源規(guī)劃，梳理分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、編碼規(guī)范等。利用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)管理功能，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的定義、約束、編碼等一致，各系統(tǒng)遵循標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開發(fā)和實(shí)施。后續(xù)將規(guī)范數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理、編碼管理、質(zhì)量管理、應(yīng)用管理，同時(shí)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)申請、校驗(yàn)、審批、發(fā)布、變更和注銷實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，最終實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的集成化管理目標(biāo)。

2 .系統(tǒng)應(yīng)用

應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)成整個(gè)平臺(tái)的支撐架構(gòu)，構(gòu)建了各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊。依托平臺(tái)的基礎(chǔ)設(shè)施，將這些系統(tǒng)完全集成，遵循統(tǒng)一的架構(gòu)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，各系統(tǒng)間統(tǒng)一平臺(tái)、無縫集成、一體化應(yīng)用，系統(tǒng)以模塊化方式建立，模塊化可靈活組合、拆分，還可以根據(jù)需要進(jìn)行二次開發(fā)，快速構(gòu)建個(gè)性化業(yè)務(wù)系統(tǒng)。具體實(shí)現(xiàn)路徑分兩個(gè)階段。

第一階段（財(cái)經(jīng)管控）以與財(cái)務(wù)直接相關(guān)的原始憑證信息為主線，先形成小的財(cái)務(wù)直接相關(guān)信息閉環(huán)管理，初步達(dá)到預(yù)算管理、型號(hào)項(xiàng)目全周期管理、合同管理、資金管理的線上管控，具備一定的決策反饋功能。具體建設(shè)包括以下內(nèi)容。

一是預(yù)算管理。作為整個(gè)財(cái)經(jīng)管控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源，全口徑涵蓋一個(gè)會(huì)計(jì)年度的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，確保統(tǒng)籌經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息源的唯一性。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了預(yù)算目標(biāo)設(shè)立、編制、審批、匯總、分解、執(zhí)行、調(diào)整、控制、分析和考核的全過程管理，顯著提高預(yù)算管理的有效性，提高對業(yè)務(wù)的導(dǎo)向和控制能力，提高預(yù)警及風(fēng)險(xiǎn)防范能力，確保戰(zhàn)略規(guī)劃、年度目標(biāo)的順利實(shí)施。

二是項(xiàng)目全周期管理。建立成熟、閉環(huán)、完整的信息化系統(tǒng)支撐型號(hào)成本策劃和經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌工作；提供型號(hào)經(jīng)費(fèi)分配策劃、收支管理、結(jié)算管理、綜合分析的全過程業(yè)務(wù)；實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理工作的持續(xù)改進(jìn)，規(guī)范管理過程，加強(qiáng)信息反饋，降低溝通成本，提高工作效率，輔助管理決策。

三是合同管理。作為重要的業(yè)務(wù)載體，合同涵蓋了較大范圍的業(yè)務(wù)信息。合同管理系統(tǒng)在合同生效前進(jìn)行自循環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)從合同起草、合同審批、合同執(zhí)行、跟蹤預(yù)警、合同變更、合同歸檔的全周期信息化管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面提高管理水平。當(dāng)合同生效并執(zhí)行時(shí)，將與平臺(tái)內(nèi)其他系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)合同穿透式管理，與項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理的信息集成，及時(shí)跟蹤和掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度，保證各項(xiàng)資金的合理使用。真正達(dá)到“全級(jí)次、全流程、全要素+全場景”的管理目標(biāo)。

四是資金管理。作為對年度資金預(yù)算的細(xì)化管理，即進(jìn)一步細(xì)分為月度資金計(jì)劃，將業(yè)務(wù)資金需求轉(zhuǎn)化為可實(shí)施的財(cái)務(wù)資金計(jì)劃，在部門資金計(jì)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行平衡匯總，并受到年度資金預(yù)算的控制，合理安排月度生產(chǎn)經(jīng)營資金，提高資金使用效率。

五是網(wǎng)上報(bào)銷。作為直接對接財(cái)務(wù)核算的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的動(dòng)態(tài)交互，打破財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息無法協(xié)同的壁壘，從而規(guī)范報(bào)銷流程，提高財(cái)務(wù)結(jié)算效率。

第二階段（業(yè)財(cái)融合）的系統(tǒng)應(yīng)用緊扣“持續(xù)演進(jìn)、重點(diǎn)突破”的總體建設(shè)規(guī)劃，在第一階段建設(shè)預(yù)留系統(tǒng)公用化接口的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同部門、不同業(yè)務(wù)的需求，納入人力資源、生產(chǎn)管理、物資管理等模塊，切實(shí)提高科研生產(chǎn)和管理效率、效益與效果。實(shí)現(xiàn)事業(yè)部的內(nèi)部精細(xì)管理，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，落實(shí)責(zé)任，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化、處理全程自動(dòng)化、內(nèi)外系統(tǒng)集成化、操作終端移動(dòng)化、信息提供頻道化、業(yè)財(cái)深度一體化。

3 .決策支持

決策支持系統(tǒng)旨在建立一個(gè)對財(cái)經(jīng)管理信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、預(yù)警、分析和評(píng)價(jià)的展示平臺(tái)，將散落在不同系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)信息通過財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)模型進(jìn)行歸集整理，根據(jù)個(gè)性化的需求將決策輔助信息以直觀的形式發(fā)布到信息展示平臺(tái)上，定期將財(cái)務(wù)信息以表格形式導(dǎo)入到系統(tǒng)中并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)推送，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、方便地獲得財(cái)經(jīng)信息。

四、階段性建設(shè)內(nèi)容

根據(jù)精益經(jīng)營管理體系建設(shè)的指導(dǎo)思想和工作重點(diǎn)，在一期建設(shè)中首先識(shí)別出與財(cái)務(wù)信息直接相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)，包括全面預(yù)算、資金計(jì)劃、合同管理和網(wǎng)上報(bào)銷。建立以預(yù)算管理為輸入，以成本管理和資金管理為核心，以信息共享和反饋決策為重點(diǎn)，反映財(cái)經(jīng)信息的綜合管控系統(tǒng)。先將線下運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程合理過渡到線上，建立統(tǒng)一的財(cái)經(jīng)信息數(shù)據(jù)庫，在保證關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性的前提下，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息對比、統(tǒng)計(jì)的快速反應(yīng)[ 3 ]。

（一）綜合財(cái)經(jīng)管控系統(tǒng)“發(fā)起源”——預(yù)算管理系統(tǒng)

預(yù)算管理系統(tǒng)作為財(cái)經(jīng)管控系統(tǒng)的源頭，全口徑涵蓋了一個(gè)會(huì)計(jì)年度的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，年初預(yù)算申報(bào)、年中預(yù)算調(diào)整均通過該系統(tǒng)進(jìn)行程序化線上運(yùn)行，確保統(tǒng)籌經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息的唯一性。

預(yù)算管理系統(tǒng)由全面預(yù)算系統(tǒng)和項(xiàng)目全周期預(yù)算系統(tǒng)兩個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。

全面預(yù)算是指實(shí)現(xiàn)綜合經(jīng)營計(jì)劃從預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、過程監(jiān)控、綜合分析、計(jì)劃考核等全過程的信息化管理，解決傳統(tǒng)方式下預(yù)算難以動(dòng)態(tài)監(jiān)控、精準(zhǔn)考核以及財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息無法有效連接等問題，所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息通過該系統(tǒng)將唯一信息流傳遞至合同管理系統(tǒng)、資金計(jì)劃系統(tǒng)和網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。

項(xiàng)目全周期預(yù)算是指針對型號(hào)項(xiàng)目內(nèi)外部審計(jì)管理等的特殊性要求，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目收支構(gòu)成的策劃、預(yù)警等功能，滿足內(nèi)部管理需要和外部審計(jì)要求。做到從項(xiàng)目立項(xiàng)直至完工交付的全周期管理，擴(kuò)展項(xiàng)目管理的深度；實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出的提前策劃、全過程監(jiān)控、實(shí)時(shí)反饋、綜合分析，拓寬項(xiàng)目管理的維度。

（二）綜合財(cái)經(jīng)管控系統(tǒng)“中轉(zhuǎn)站”——資金計(jì)劃系統(tǒng)

基于籌融資需求，將資金計(jì)劃系統(tǒng)作為預(yù)算信息與財(cái)務(wù)報(bào)銷信息的數(shù)據(jù)“中轉(zhuǎn)站”，利用軟件的統(tǒng)計(jì)分析功能，對各單位、部門上報(bào)的資金計(jì)劃進(jìn)行多維度（總量、進(jìn)度、緩急程度等）匯總、審核、平衡，合理安排月度資金，提高資金利用效率，降低財(cái)務(wù)費(fèi)用。

其數(shù)據(jù)由兩部分組成。一是經(jīng)預(yù)算管理系統(tǒng)審核后的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，抽取其中涉及資金支付的部分。二是將合同管理系統(tǒng)中生效且需要付款的合同傳遞至該系統(tǒng)。通過執(zhí)行審核、批準(zhǔn)等程序，形成資金計(jì)劃并進(jìn)行第一次數(shù)據(jù)反饋（回傳至預(yù)算管理系統(tǒng)）；月末通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)形成資金執(zhí)行報(bào)告、分析報(bào)告等決策支持信息，實(shí)現(xiàn)第二次反饋（回傳至預(yù)算管理系統(tǒng)）。

（三）綜合財(cái)經(jīng)管控系統(tǒng)“衍生器”——合同管理系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)在合同生效前進(jìn)行自循環(huán)，當(dāng)合同生效并執(zhí)行時(shí)，將外部業(yè)務(wù)信息與財(cái)經(jīng)管控系統(tǒng)銜接起來，根據(jù)是否付款將信息傳遞至不同系統(tǒng)，合同執(zhí)行反饋由網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)通過預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行回傳。實(shí)現(xiàn)從合同起草、合同審批、合同執(zhí)行、跟蹤預(yù)警、合同變更、合同歸檔的全周期線上運(yùn)行，對分散的合同進(jìn)行集中管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，縮短審批周期，全面提高合同管理水平。通過合同與項(xiàng)目、財(cái)務(wù)的信息交互，及時(shí)跟蹤和掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度，保證合同類資金、票據(jù)等的合理使用和一一對應(yīng)，達(dá)到有效控制的目的。

（四）綜合財(cái)經(jīng)管控系統(tǒng)“翻譯器”——網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)

作為業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息相互翻譯的“翻譯器”，通過與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的無縫對接，將業(yè)務(wù)信息翻譯為財(cái)務(wù)語言，利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能整合不同維度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反饋至資金計(jì)劃系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)。

五、結(jié)語

科研單位以企業(yè)發(fā)展為根本目的，以管理提升為主要方法，通過引入信息化手段，不斷完善精益經(jīng)營管理體系建設(shè)，依托財(cái)務(wù)反映業(yè)務(wù)的本質(zhì)特性，挖掘數(shù)據(jù)背后的經(jīng)濟(jì)效益信息，把涉及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息的事項(xiàng)串聯(lián)起來，建立集團(tuán)化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化的財(cái)經(jīng)信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

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