基于機(jī)構(gòu)改革的檔案管理工作創(chuàng)新研究

摘 要：新一輪機(jī)構(gòu)改革拉開(kāi)帷幕，但無(wú)論是撤銷(xiāo)、合并還是新成立機(jī)構(gòu)，都將涉及到檔案工作。機(jī)構(gòu)改革期間的檔案管理工作還存在著重視、歸屬、管理等問(wèn)題，本文著力分析了機(jī)構(gòu)改革期間檔案管理中存在問(wèn)題，并提出了具體建議和對(duì)策，希冀能對(duì)當(dāng)前學(xué)界關(guān)于加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革的檔案管理創(chuàng)新探索研究發(fā)揮拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革；檔案管理；創(chuàng)新探索

中圖分類(lèi)號(hào)：G271.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-9052（2024）03-0169-03

引言

在機(jī)構(gòu)改革中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。安排專(zhuān)人開(kāi)展檔案摸底清查、收集、分類(lèi)整理、鑒定、歸檔、移交等工作［1］。實(shí)現(xiàn)檔案管理與政務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效鏈接，維護(hù)好機(jī)構(gòu)改革前后歷史的真實(shí)面貌，提升檔案管理的科學(xué)化管理水平，確保檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程的科學(xué)性和有效性，為機(jī)構(gòu)改革的順利進(jìn)行提供堅(jiān)實(shí)保障。

一、機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案重視不夠問(wèn)題

一是思想認(rèn)識(shí)重視不高。在機(jī)構(gòu)改革期間，大多數(shù)單位對(duì)檔案移交工作的重視程度不夠。他們往往更加關(guān)注“三定”方案職責(zé)職能內(nèi)容，將精力集中在單位職能職責(zé)轉(zhuǎn)變、科（股）室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)整變動(dòng)、資產(chǎn)處置移交等，而忽視了撤銷(xiāo)整合組建原單位原形成遺留下來(lái)的檔案移交工作重要性［2］，一些單位甚至未將檔案移交工作納入總體部署日程。二是人員配備不夠。有些沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案管理員，有些雖然配備了也是身兼數(shù)職，無(wú)法深入細(xì)致地做好檔案管理工作，而且配備的人員多為剛畢業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，這就導(dǎo)致難以滿(mǎn)足檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性要求。三是檔案資源摸底不足。部分單位因時(shí)間不足、人手不夠等多方面原因，未充分調(diào)查本單位檔案資源情況，導(dǎo)致在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)很多科室負(fù)責(zé)人不能真實(shí)了解本單位檔案資源的全面情況。

（二）檔案歸屬不明確問(wèn)題

一是檔案資料不齊全。部分單位未實(shí)現(xiàn)各門(mén)類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，只收集文書(shū)整理歸檔，其他檔案資料則分散在各股科室或個(gè)人自行存放，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的檔案類(lèi)別不齊和檔案資料的散失。二是歸檔責(zé)任不明確。在機(jī)構(gòu)改革中，有的單位撤并，有的并到另一單位，有的合并組成新單位等，有的已立卷（件）歸檔可整建制移交，但有的存在改革中人員變動(dòng)、調(diào)任至新崗位、節(jié)點(diǎn)剛退休、暫難抽出新力量，導(dǎo)致早已辦完但尚未歸檔的無(wú)法明確誰(shuí)來(lái)完成的問(wèn)題。三是檔案移交不明確。有些檔案是否移交，移交到哪個(gè)部門(mén)，還存在歸屬爭(zhēng)議的問(wèn)題。

（三）檔案管理不到位問(wèn)題

一是制度建設(shè)未跟上。有些機(jī)構(gòu)為新設(shè)機(jī)構(gòu)，在檔案管理制度上還未來(lái)得及做跟進(jìn)；有些機(jī)構(gòu)為合并機(jī)構(gòu)，檔案管理制度在某些環(huán)節(jié)上存在沖突。二是信息化建設(shè)未跟上。有些單位安裝了檔案管理軟件，但管理人員對(duì)系統(tǒng)不熟悉，不會(huì)使用信息化系統(tǒng)管理檔案；部分單位未配置一臺(tái)獨(dú)立專(zhuān)用檔案管理電腦，而是把檔案軟件系統(tǒng)安裝在使用連接互聯(lián)網(wǎng)的辦公電腦，存在檔案信息資源丟失和泄露的風(fēng)險(xiǎn)隱患［3］。三是細(xì)化和延伸管理不夠。主要表現(xiàn)在管理細(xì)節(jié)上，如何對(duì)重組機(jī)構(gòu)檔案全宗進(jìn)行科學(xué)界定、新成立機(jī)構(gòu)檔案分類(lèi)等，需通過(guò)了解后才能制定新規(guī)。

二、機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案科學(xué)管理的要求

機(jī)構(gòu)改革對(duì)涉及改革單位檔案的歸屬及流向、處置的范圍和內(nèi)容、工作要求及保障都進(jìn)行了明確說(shuō)明，旨在維護(hù)檔案的齊全性和完整性。可以看出，機(jī)構(gòu)改革涉及的各門(mén)類(lèi)檔案處置范圍和內(nèi)容要求非常廣泛，可以從轉(zhuǎn)變檔案管理工作新認(rèn)識(shí)、把握檔案管理工作新方向、學(xué)會(huì)檔案管理工作新方式等三個(gè)方面理解相關(guān)要求。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作新認(rèn)識(shí)

檔案是記錄各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)資料，承載著豐富的歷史信息和寶貴的經(jīng)驗(yàn)智慧，記錄改革成效的重要資料，為我們提供了直觀(guān)、客觀(guān)的證據(jù)，展示了黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的歷程與成果。更為重要的是，檔案還為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)，為廣大干部工作提供了全面地支持，成為推動(dòng)各項(xiàng)工作前進(jìn)的重要工具。檔案工作不僅僅是對(duì)資料的整理與保管，更是一項(xiàng)事關(guān)黨和國(guó)家各行各業(yè)發(fā)展事業(yè)的基礎(chǔ)和支撐工作。在當(dāng)前黨和政府機(jī)構(gòu)改革的背景下，檔案工作的重要性愈發(fā)凸顯。轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)是當(dāng)前的重要任務(wù)，我們需要從更高的角度看待檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到其在機(jī)構(gòu)改革中的重要地位，確保檔案工作的順利進(jìn)行，為黨和國(guó)家的未來(lái)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基石。我們首先要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視度，要從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下至基層干部，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和必要性。檔案工作不僅僅是對(duì)過(guò)去的記錄，更是對(duì)未來(lái)的指引。它是機(jī)構(gòu)改革中的重要組成部分，為我們提供了方向與決策的依據(jù)。在這個(gè)過(guò)程中，我們應(yīng)在思想上、政治上與黨保持一致，確保檔案工作的政治方向準(zhǔn)確無(wú)誤。只有這樣，我們才能確保檔案工作順利進(jìn)行，為機(jī)構(gòu)改革提供堅(jiān)實(shí)的后盾。

（二）把握檔案管理工作新方向

把握檔案管理工作新方向是我們?cè)跈C(jī)構(gòu)改革背景下的重要任務(wù)。隨著機(jī)構(gòu)改革的不斷深入展開(kāi)推進(jìn)，對(duì)保證檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)提出更高要求，我們必須在檔案管理工作中緊跟新方向，適應(yīng)新的要求。一是在思想、政治和行動(dòng)上同黨保持一致，確保檔案管理工作符合黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展要求［4］。要深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，做到“兩個(gè)維護(hù)”，確保檔案管理工作正確政治方向。二是充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在機(jī)構(gòu)改革中的重要作用。檔案部門(mén)和檔案員要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，時(shí)刻牢記“為民服務(wù)”的宗旨，以更高的熱情和扎實(shí)的工作作風(fēng)，提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案服務(wù)。三是加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。通過(guò)完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理效率，確保檔案的齊全性、完整性和真實(shí)性。加強(qiáng)對(duì)檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)，推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，使檔案工作更好地服務(wù)于機(jī)構(gòu)改革，為各項(xiàng)建設(shè)順利推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)保障。

（三）學(xué)會(huì)檔案管理工作新方式

在信息化時(shí)代，檔案管理工作正經(jīng)歷著前所未有的變革，為檔案管理、保存和利用帶來(lái)了諸多便利，改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方式。信息化變革一方面提高檔案利用效率，使得人們可更便捷地檢索、查詢(xún)和利用檔案資源。另一方面提高檔案管理工作人員工作效率，幫助檔案管理工作更加自動(dòng)化、數(shù)字化，大大減輕工作人員負(fù)擔(dān)。學(xué)會(huì)檔案管理工作新方式，是適應(yīng)信息化時(shí)代的必然要求。各機(jī)構(gòu)應(yīng)積極采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使檔案工作更加規(guī)范、高效。為了適應(yīng)這一變革，各機(jī)構(gòu)要緊跟信息化步伐，充分利用電子信息技術(shù)，掌握先進(jìn)電子信息管理技術(shù)。加快建設(shè)完善電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)、檢索、傳輸和利用的全程管理。同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)檔案員的培訓(xùn)和教育，提高他們信息技術(shù)素養(yǎng)和檔案管理能力，為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展提供有力人才保障。

三、機(jī)構(gòu)改革背景下檔案體制機(jī)制的創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

完善的制度能夠有效指引檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)性和完整性。在推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革中，檔案管理工作要求不斷變化，檔案資源、管理方式等方面也呈現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。為了更好地適應(yīng)這些變化和要求，建議采取以下措施，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。一是不斷地開(kāi)展政策學(xué)習(xí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)中央省市區(qū)及檔案管理部門(mén)下發(fā)的有關(guān)改革過(guò)程中處置檔案管理的督導(dǎo)文件、考核辦法和問(wèn)責(zé)制度［5］，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合單位工作實(shí)際和監(jiān)督檢查重點(diǎn)、難點(diǎn)推出匹配性強(qiáng)、操作性強(qiáng)的監(jiān)督辦法。二是加強(qiáng)“頂層設(shè)計(jì)”，制定多層次的管理制度，形成縱向到橫向、集中到分散、宏觀(guān)到微觀(guān)的全方面管理，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化。探索聯(lián)合監(jiān)督機(jī)制，以檔案管理人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理對(duì)象為主體，一方面，要開(kāi)通多樣化的信訪(fǎng)舉報(bào)渠道；另一方面，需對(duì)檔案管理工作中的各主體開(kāi)展全面巡檢督查。三是細(xì)化制度建設(shè)。細(xì)化檔案制度建設(shè)，從保密程度、工作周期、信息安全等進(jìn)行領(lǐng)域細(xì)分，制定《整理檔案工作機(jī)制》《移交核對(duì)制度》《收集鑒定歸檔制度》《安全管理制度》等，努力適應(yīng)機(jī)構(gòu)改革背景下的檔案管理新要求與新問(wèn)題。完善的制度不僅為檔案管理工作提供明確指導(dǎo)和規(guī)范，還確保檔案管理工作順利進(jìn)行，為機(jī)構(gòu)發(fā)展和改革提供了有力支持。同時(shí)，這些措施也有助于提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理工作不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

（二）優(yōu)化檔案管理方式

優(yōu)化檔案管理方式是機(jī)構(gòu)改革背景下的重要任務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、規(guī)范和有序，根據(jù)機(jī)構(gòu)改革的新規(guī)定要求，我們需要?jiǎng)?chuàng)新管理一系列規(guī)范流程，保證各類(lèi)檔案資料收集齊全，順利做好整理歸檔、處置、交接等工作。針對(duì)存儲(chǔ)不同載體的檔案開(kāi)展分類(lèi)整理歸檔和移交，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。針對(duì)改革過(guò)程中檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，一是弄清歸檔范圍。新成立機(jī)構(gòu)要重新編制歸檔范圍和保管期限。按照有關(guān)規(guī)定收集好，還要做好基礎(chǔ)數(shù)字匯編、全宗指南、大事記、組織沿革等編研資料［6］。二是明確歸屬流向。按照系列政策文件要求，針對(duì)撤銷(xiāo)或由兩個(gè)及以上機(jī)構(gòu)合并新組建的機(jī)構(gòu)、優(yōu)化職責(zé)的機(jī)構(gòu)、部分職責(zé)業(yè)務(wù)發(fā)生調(diào)整變動(dòng)整合機(jī)構(gòu)、原來(lái)部門(mén)的職能分立到兩個(gè)及以上部門(mén)的、新組建的獨(dú)立機(jī)構(gòu)的不同情形，按照真實(shí)性、完整性、持續(xù)性的原則明確歸屬流向。三是嚴(yán)格移交要求。要明確移交職責(zé)，對(duì)出現(xiàn)檔案丟失、損壞的要追究其責(zé)任；要嚴(yán)格移交內(nèi)容和時(shí)限，對(duì)照改革文件精神，在規(guī)定時(shí)間完成移交工作；嚴(yán)格檢索要求，移交檔案需有相應(yīng)紙質(zhì)和電子目錄，移交經(jīng)辦人要仔細(xì)核對(duì)卷內(nèi)目錄中的文件是否一致。在這個(gè)過(guò)程中，我們還應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理方式。充分運(yùn)用數(shù)字化手段提高檔案管理效率，減少人為錯(cuò)誤，使檔案工作更加規(guī)范高效，有助于提高檔案利用率，方便各部門(mén)和公眾對(duì)檔案資源的利用，推動(dòng)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。

（三）創(chuàng)新檔案管理形式

創(chuàng)新檔案管理形式是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然要求。為了更好地適應(yīng)機(jī)構(gòu)改革和數(shù)字化時(shí)代的需求，我們需要從以下幾個(gè)方面著手創(chuàng)新檔案管理形式。一是注重工作宣傳。順應(yīng)時(shí)代要求，及時(shí)改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，敢于嘗試、勇于探索研究，采用與檔案管理工作新渠道和新方法相對(duì)應(yīng)的宣傳手段，提升社會(huì)的檔案管理意識(shí)。例如，用政府微信公眾號(hào)、政府政務(wù)公開(kāi)信息網(wǎng)、粵政易等各種平臺(tái)宣傳檔案服務(wù)工作。二是加強(qiáng)信息化建設(shè)。運(yùn)用信息化手段科學(xué)管理檔案，實(shí)現(xiàn)“信息化+檔案”模式管理。新建單位要以改革為契機(jī)，建立完善信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的鏈接，逐步探索檔案共享、檔案服務(wù)等方面功能拓展。嘗試構(gòu)建檔案利用與管理網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享合理運(yùn)用，探索建立網(wǎng)絡(luò)預(yù)約、信息查詢(xún)等服務(wù)載體，滿(mǎn)足大家的利用需求［7］。三是注意信息安全。加強(qiáng)信息安全保密工作，加大檔案信息存儲(chǔ)、傳輸防泄密措施。為減少用戶(hù)端帶來(lái)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，我們采用了多元化身份鑒別機(jī)制［8］。該機(jī)制包括由數(shù)字大小寫(xiě)字母特殊符號(hào)組成的復(fù)雜口令、限制次數(shù)登陸失敗、圖形復(fù)雜驗(yàn)證、手機(jī)收驗(yàn)證碼等形式，防止非法人員進(jìn)入，保障檔案信息安全。同時(shí)，要進(jìn)一步提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)［9］，確保在日常工作中嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露等安全問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)

機(jī)構(gòu)改革期間的檔案管理工作時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，特別是對(duì)于新建單位，檔案管理更是其日常工作順利開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)整個(gè)機(jī)構(gòu)改革順利進(jìn)行、各職能部門(mén)實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)換、新舊機(jī)構(gòu)工作順利交接、保證檔案完整和安全具有十分重要意義。我們必須充分認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性和現(xiàn)實(shí)意義，以高度的責(zé)任感和使命感應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)。

新建單位要以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，創(chuàng)新檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理方式、創(chuàng)新檔案管理形式，根據(jù)機(jī)構(gòu)改革的新要求，切實(shí)做好檔案處置、交接、材料歸檔等工作，提高檔案管理效率。同時(shí)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“信息化+檔案”的規(guī)范化和科學(xué)化管理［10］。

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