如何提升高職院校行政秘書的職業(yè)幸福感

王瑜洲

摘 要：高職院校行政秘書是高職院校二級學院日常行政事務的主要承擔者，在高職院校行政管理中起到助手、組織、協(xié)調、服務的作用，是保證二級學院正常運轉的重要力量。隨著高職院校教學、科研水平的提升以及二級管理的推進，行政秘書的工作量增加，對業(yè)務水平、服務水平的要求提高，行政秘書心理壓力增大、逐漸產生職業(yè)倦怠感。因此很有必要研究如何提升行政秘書的職業(yè)幸福感，以此來推動高職院校建設。本文從行政秘書的現(xiàn)狀、自我提升、校方對策這3個方面闡述。

關鍵詞：行政秘書 現(xiàn)狀 自我提升 校方對策

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）10（c）-0-02

1 行政秘書的現(xiàn)狀

高職院校行政秘書的工作任務繁重、臨時性任務多，要協(xié)助二級學院綜合辦主任做好本學院公文、會務、接待、內勤等管理工作；做好本學院教職工考勤、教學質量考核、年度考核、各類評優(yōu)工作；做好教師外出培訓、參加學術會議、下企業(yè)實踐等相關資料的收集歸檔，落實教師業(yè)務檔案收集匯總工作；負責二級學院新教師崗前培訓、幫帶、聘用、評定材料收集；做好職稱申報及崗位聘任等匯總、初審工作；做好本學院與合作企業(yè)的聯(lián)系等常規(guī)工作；協(xié)助做好本學院二級督導組工作，做好有關資料收集、反饋和歸檔；協(xié)同做好學生各類競賽以及外語、計算機、專業(yè)技能等考試組織工作；統(tǒng)籌做好本學院績效考核工作量的統(tǒng)計與核算工作；此外還必須完成本學院領導交辦的其他工作。高職院校對行政秘書的綜合素質、工作質量的要求很高，行政秘書要付出很多的時間和精力，給領導提供的數(shù)據(jù)、信息必須百分之百正確，否則影響領導的決策以致于影響學校的發(fā)展；為師生、合作單位等人員辦事效率必須高，否則影響二級學院甚至學校的形象。行政秘書通常一邊跟著領導的思路走協(xié)助領導辦事，一邊還需要完成手頭的常規(guī)工作，哪怕是多媒體設備報修、門鎖報修等工作都必須在收到報修信息后立刻安排維修到位，否則影響日常教學、辦公；有時行政秘書還需要完成崗位職責外的工作任務。高職院校行政秘書工作任務多、要求高、心理壓力大；成果不明顯且不易界定、高級職稱評定難、職業(yè)認同感少、成就感少；而且長期的伏案工作容易引起各類頸椎疾病。這種情況下，行政秘書容易產生職業(yè)倦怠感。因此很有必要關注高職院校行政秘書的職業(yè)幸福程度，研究如何提升行政秘書的職業(yè)幸福感，發(fā)揮行政秘書的工作積極性，以此來推動高職院校建設。

2 自我提升

職業(yè)幸福感，是指主體在從事某一職業(yè)時基于需要得到滿足、潛能得到發(fā)揮、力量得以增長所獲得的持續(xù)快樂體驗。因為高職院校行政秘書有寒假暑假、雙休日、國家法定節(jié)假日休息，休息時間比企業(yè)職工多，而且能得到學生的尊重等，行政秘書具有一定的職業(yè)幸福感，但是想要進一步提升職業(yè)幸福感，還需要將內在條件與外在條件有效結合。內因是事物發(fā)展的根本原因，首先要自我提升，因此必須不斷鉆研業(yè)務知識，不斷總結工作經驗、改進工作方法，不斷提升綜合素質、業(yè)務能力、服務水平，為獲得職業(yè)幸福感提供良好的基礎。

2.1 提升文字、語言表達能力

行政秘書承擔著會議的記錄、文件的擬寫、信息的上傳下達，為了避免出現(xiàn)問題、減少矛盾、各項工作順利開展，必須具備較強的文字、語言表達能力。這不僅需要在工作中積累經驗而且需要閱讀大量書籍、大量文件、通訊報道等，以此來提升文字、語言表達能力。

2.2 提升溝通能力、服務水平，處理好人際關系

想要提升自己的職業(yè)幸福感，必須先提升服務的滿意度，處理好人際關系。只有得到大家的認可，行政秘書才能有信心、有干勁、有幸福感；只有得到大家的配合，各項工作才能高質量地完成。高職院校行政秘書必須具備熱情、細致、周到的服務意識，不計較個人得失，全心全意為師生、領導服務。日常工作中，行政秘書需要跟各種層次的人打交道（如學校領導、各部門的工作人員、師生、校企合作單位人員、物業(yè)管理人員等），需要配合各職能部門的工作。這就要求行政秘書必須掌握溝通技巧、善于溝通協(xié)調，溝通交流時要注意方式方法，說話要有思考、思路要清晰，語氣要溫和。當領導考慮不周全時適當適時提出合理建議；當師生對所傳達的文件或通知無法接受和理解時，一定要耐心地給予說明；當服務對象有情緒時，要學會忍耐、寬容大度，有大局觀念，克服困難。此外，行政秘書應用心聽服務對象的評議，不斷改善工作方法。

2.3 提升統(tǒng)籌管理能力

行政秘書工作任務多，要合理制定工作計劃，面對多重任務或臨時增加任務時，要分清主次，靈活組織協(xié)調，一一踏實完成；遇到問題，行政秘書應及時梳理，沉著冷靜，有條不紊地、高效高質量地完成各項任務。

2.4 提升現(xiàn)代化辦公設備的運用能力

行政秘書應學習并熟練使用計算機及辦公軟件、多功能一體機，進行文字處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、PPT制作、網頁制作、文件掃描、傳真等，通過提升現(xiàn)代化辦公設備的運用能力來提高工作效率。同時，行政秘書還需要學習檔案學專業(yè)知識，將各文件分類別存檔以便更好地查找。

3 校方對策

提升高職院校行政秘書的職業(yè)幸福感，除了自我提升之外，還需要學校提供較好的外部條件。學校應該為教職工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，營造和諧融洽的工作氛圍，努力提升行政秘書的職業(yè)幸福感。

3.1 制定以人為本的工作制度，科學劃分崗位職責

行政秘書所負責的工作范圍廣，職責劃分不清晰。有時行政秘書手頭上的事情已經很多，還要接受崗位職責外的的工作任務。為了大局、為了和諧的工作氛圍，行政秘書通常會接受任務安排，但是由于工作任務多有時會影響工作質量。如果不接受崗位職責外的工作任務，會產生矛盾，影響人際關系。偶爾還會出現(xiàn)一種情況，并不是因為自己不愿意接受工作任務，而是因為領導的分工影響人際關系。因此，學校非常有必要對行政秘書的崗位工作職責有科學的劃分，幫助行政秘書處理好各種人際關系，營造和諧融洽的工作氛圍。此外，學校應建立公平公正的評價制度，完善績效考核制度，肯定行政秘書在二級學院的重要作用，多贊揚、多引導，少責備，激發(fā)行政秘書的工作熱情，讓行政秘書產生職業(yè)認同感、成就感，從而增加職業(yè)幸福感。

3.2 重視對行政秘書的培養(yǎng)

目前行政秘書參加培訓的機會很少，學校應經常組織行政秘書參加校內外行政管理培訓會和經驗交流會，學習系統(tǒng)性專業(yè)性的行政管理知識、先進的管理經驗， 夯實文字功底，增強辦事能力，拓寬職業(yè)視野，更新工作思路，改進工作方法，從而提高工作效率和服務水平。同時，引導行政秘書開展科研工作，激勵行政秘書發(fā)表論文、做課題，提高科研水平，一方面為評定高級職稱奠定基礎，另一方面以理論促進實踐，為提高工作質量、提高滿意度奠定基礎。高級職稱是行政秘書的奮斗目標，是個人價值的體現(xiàn)，通過提升職稱可以提升行政秘書的職業(yè)幸福感。

3.3 幫助行政秘書緩解工作壓力

學校應切實關心行政秘書的工作現(xiàn)狀以及遇到的困難，想辦法幫助解決，讓行政秘書感受到學校給予的人文關懷；定期組織有意義的活動，讓參加人員感受活動的樂趣，幫助行政秘書緩解工作壓力、促進同事間的交流、營造和諧融洽的氛圍、增強團隊凝聚力。

參考文獻

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