數字化背景下基層人事檔案管理信息化建設現狀及解決措施

杜櫻俏　李真

摘 要：人事檔案是組織執行人事活動的重要依據，而流動性強的基層人事檔案管理更需要保證人事信息的準確收錄和及時更新，以促進基層人事活動的正常運行。為了提高檔案管理的工作效率，結合數字化背景，提出了多樣化的信息管理手段。但基層人事檔案管理上也出現了某些問題，文章針對當下基層人事檔案信息化管理的現狀，提出了一些針對性強的建議，使電子信息檔案能夠充分發揮作用，更好地實現基層人事檔案信息化建設。

關鍵詞：數字化背景；基層；人事檔案；檔案管理；信息化建設；現狀；解決措施

中圖分類號：C424文獻標識碼：A

在數字化背景下，人事檔案管理可以利用物聯網、云計算、大數據等高新技術，不斷創新，適應隨時變化的人事變動情況。尤其是對于基層檔案管理來說，由于人事調動頻繁，在檔案整體跟進的過程中需要對檔案調動全程的監控，對信息處理的要求極高，需要及時保存檔案信息。互聯網背景下的大數據技術賦予了人事檔案信息管理的無限可能。傳統的檔案管理需要大量人力、物力，耗費的時間成本也遠遠超過收益。為了以最小代價實現基層人事檔案數字化建設，實現大規模檔案存量和管理，讓基層人事檔案流動信息需求端與適配端統一，就需要建立能經受住考驗、合適的人事檔案管理平臺，高效率開展檔案信息管理工作，保障基層人事檔案信息的完整性和安全性。

一、人事檔案管理信息化建設的現狀

山東省非常重視檔案管理信息化建設工作，數字檔案館建設項目列入山東省人力資源和社會保障服務信息化中長期發展規劃。財政在檔案館建設方面的經費投入累計達6億多元。山東省濟南市財政追加2022年度專項經費233萬余元，用于市檔案館中心機房升級與改造項目。

基層人事檔案已基本完成數字化工作。其中，紙質檔案數字化率90.7%，照片檔案數字化率100%。基層電子人事檔案在接收進館后，通過管理系統對基層電子人事檔案固化處理，確保基層人事檔案不能被隨意編輯和修改。基層人事檔案在檔案資源總庫保存時，根據不同地區檔案的不同要求，建立對應的數字檔案資源總庫。數字檔案管理系統的電子檔案雖然很多，但統計時發現，信息化檔案管理中文書檔案占了絕大部分，占80%以上，其他類型的檔案雖然建了相應的庫，但其中的數據卻非常少，甚至在有些類型數據庫中只有一條檔案數據。此外，基層檔案館在建設時未對收錄的檔案校對審核，有部分檔案數據與目錄的信息對應不上。對此，應結合大數據時代的先進信息技術，保障數據的良好運行。基于此背景下的人事檔案信息需要更系統地開展管理，基層人事檔案管理是長期、持久運行的一個必要過程，基層人事檔案的每個周期都有其明顯的特征，具體見1表。

基層人事檔案信息化建設以長期永久的檔案價值為標準，數字檔案館就是基層人事檔案建設的終極目標。基層人事管理不僅是對工作人員調動情況的統計，還能保證整體基層的發展特點，間接實現資源整合，完成對基層系統的管理規劃和活動控制。

二、基層人事檔案信息化建設的問題

1.電子檔案信息利用率不高

盡管當下配置的電子檔案信息已經結合了最高科技，可是對基層人事管理來說，大多還是沿用紙質文件。在檔案管理中，應用電子檔案能夠提高工作效率，但基層卻以信息化手段為輔助措施，電子檔案依舊需要打印成紙質文件，再輸入人事檔案管理中心。基層人事檔案管理僅僅加強了電子檔案的普及率，卻沒有考慮到實際應用情況。在這種狀態下，無法提高電子檔案的利用率，還增加了檔案管理人員的時間和精力。基層人事檔案管理人員輸入電子檔案后不再對其后續操作，僅僅放置在電腦硬盤中，沒有將電子檔案利用最大化。隨著時間的增加，漸漸淡忘檔案存儲位置，在后續查找檔案的操作中反而浪費時間。除此之外，基層人事變動遞交檔案時，往往需要二次添加電子檔案的信息。前期對檔案的輸入存儲僅僅保存在原單位的計算機中，在檔案調整時，因為操作生疏，無法批量轉接電子檔案信息，或者在信息調整環節中出現缺件、漏件的問題。不同基層的工作崗位不同，錄入信息不準確對基層后續人事調動有很大的影響，不能客觀、全面地掌握基層工作人員的各方面情況，很多檔案信息是無效的。

2.與其他相關系統不兼容

由于基層各檔案信息管理部門有不同的管理系統，基層人事變動幅度大。因此，形成了相互交叉的人事檔案信息，產生了重復數據。因為不同部門人事檔案管理系統的制約，所以人事檔案信息無法交換，讓整個人事管理系統形成了信息孤島。相關系統的數據信息不同步，導致與其他人事相關系統不兼容的問題。基層人事檔案管理需要同時維護若干個與人事信息有關的系統，只重視某個環節的管理，未形成整體性的操作管理和數據庫，每個環節、每個部門都是獨立的，無法實現基層人事檔案數據共享，給人事管理工作添加了很多負擔。為了實現數據的及時更新，只能依賴操作人員一遍又一遍地手動更新基層人事信息，降低了基層人事檔案管理的效率，違背了檔案管理信息化建設的初衷。

3.電子檔案風險高

電子檔案記錄了大量人事信息，其保密性和安全性是需要注意的問題，電子檔案使用人員必須受到一定的權限限制。基層人事調動的檔案涉及許多關于隱私的信息，不經本人同意不可以操作。雖然登記人事信息的電子檔案手續復雜，但實際上基層電子檔案僅僅具有保存功能。同時，操作人員在管理上還有疏漏，增加了基層人事電子檔案管理的風險。除了人員使用的風險，計算機受到攻擊的風險性也較高，從一定層面來說，電子化檔案管理的安全性不如紙質版文件管理。如果遇到惡意攻擊，很可能破壞重要文件，影響后續的人事流動。

三、基層人事檔案管理信息化建設解決措施

1.健全電子檔案自動化信息管理制度

基層人事電子檔案利用率不高是因為沒有建立健全的數字化信息管理制度。因此，應針對基層人事檔案管理的特點制定相應的管理制度，并涵蓋人事檔案管理的各個環節，實現自動化的管理。具體如表2所示。

人事檔案管理無序、一體化管理發展緩慢是基層人事檔案管理信息化建設的關鍵問題，針對這個問題，從細小的環節推行有針對性的管理操作，集中實施可行的制度和目標，抓牢重點。基層人事檔案管理信息化建設可以從不同的基層人事檔案分工入手，共同推進基層人事檔案管理信息化建設。為了更加快速實現完整、科學的戰略規劃，加快基層人事檔案管理的進度和速度，在初期設計檔案管理制度時，就制定了從錄入到銷毀的整個人事檔案流程管理制度，以保證基層人事檔案在信息化管理下實現正常的錄入和輸出。

2.加強數據協同操作

基層人事檔案管理出現信息孤島，缺乏統一的標準，不同的信息系統不兼容，很大程度上影響了單位之間檔案管理的開展，針對此問題，需要加強檔案管理的數據協同，保持基層人事檔案管理網絡通暢。如圖1所示。

數字化人事檔案管理，應該利用大數據技術備份的特點，聯系不同的組織部門，設計智能化、高效率的基層人事管理協同網絡。從圖1可知，基層人事檔案管理信息化建設受到四個因素的影響，分別是人事網站或者公眾號、政務內網、數字檔案一體化平臺和各基層人事檔案數據管理系統。為了保證基層人事流動的數據更新，要通過各基層人事檔案數字化管理的感知和交互，結合具體情況加強對整體基層人事檔案的管理。對于異常數據信息，按照類型和IP標記檢測，同時，交叉驗證并記錄異常檔案的情況。數據協同保證了電子檔案在各環節均有關聯操作，更好地實現檔案的多方登錄保存。

3.提供技術保障

開展電子檔案管理要控制風險，在查詢上需要加大管理權限。如圖2所示。

為了確保電子人事檔案的安全，對檔案管理人員和訪問人員都要設置權限。只能在特定時間查詢、更新相關檔案信息。為了保障數據安全，需要得到上級管理人員審批才能登錄檔案管理系統。同時，增設防火墻，保證檔案輸入輸出時的安全。此外，還需要加密檔案管理平臺，防止信息被惡意篡改。數據加密的自動收回權限操作能對基層人事檔案開展文件編輯、安全監測、場景幫助和返回操作，通過不同的節點隨機生成數據隔離的加密鏈條，只有管理員能破解。在大數據背景下的基層人事檔案管理加強了技術保障措施，能夠有效防止人事檔案數據被非法提取。

四、結束語

綜上所述，推進基層人事檔案信息化建設是必然趨勢，必須加速其數字化發展進程，讓基層的電子管理系統更上一層樓。對于基層檔案信息化建設不能以短時間效果為主，而應制定長時間、具有高效率的信息化建設方案，更好地推動基層檔案管理工作開展。

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作者單位：山東省衛生健康委員會醫療管理服務中心