關于檔案管理信息化建設若干問題的思考

鄭向榮

摘 要：在快速發展的信息時代，信息化建設對于企事業單位的檔案管理工作變得越發重要。提高管理效率、保障檔案安全、適應社會發展需求，信息化建設為企事業單位檔案管理帶來了巨大的改變和機遇。文章分析了企事業單位檔案管理信息化建設的現狀，并根據企事業單位檔案管理信息化建設的原則，探討了檔案管理信息化建設的主要措施。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；若干問題

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

信息化建設在提高管理效率、保障檔案安全、適應社會發展需求方面具有重要意義。因此，企事業單位應繼續加大信息化建設的投入和推廣力度，在這個過程中，政府、企業和社會各界應共同努力，以創新為動力，不斷探索信息化建設的新模式，為我國信息化建設貢獻智慧和力量。

一、企事業單位檔案管理信息化建設的現狀

1.傳統檔案管理方式的局限性

傳統檔案管理方式在企事業單位中存在許多局限性。首先，傳統的紙質檔案管理方式耗時耗力，管理和維護需要大量的人力、物力。由于紙質檔案需要手工整理、分類和存放，檔案工作人員需要花費大量時間和精力，容易產生繁重的勞動量和人力資源浪費。另外，紙質檔案的傳遞和查找也存在困難，當需要查找某份檔案時，需要瀏覽大量的文件和卷宗，工作效率低下，影響企事業單位的運營效率。此外，紙質檔案的保存和保護也具有一定的風險，易受到自然災害、人為破壞等因素的影響，造成檔案的丟失或損壞，給企事業單位的工作和發展帶來潛在的風險。

2.信息化建設的發展歷程

隨著我國社會經濟的快速發展，企事業單位作為我國重要的事業主體，其檔案管理信息化建設日益受到廣泛關注。從20世紀末開始，我國企事業單位檔案管理信息化建設經歷了從無到有、從單一到綜合以及從局部到全局的發展過程。當前，企事業單位檔案管理信息化建設已經取得了一定成果，但仍然存在一些問題和挑戰。在信息化建設的發展歷程中，最先開展的是基礎硬件設備設施的建設，包括計算機、掃描儀、數碼相機等設備的采購以及檔案室信息化環境的營造。在此基礎上，逐步推進檔案管理軟件的研發和應用，實現了檔案的數字化、網絡化和智能化管理。同時，各地企事業單位還積極開展檔案管理信息化試點工作，以點帶面，推動整體檔案管理水平的提高。

3.存在的主要問題及原因分析

在企事業單位檔案管理信息化建設中，存在著一些主要問題。

第一，信息化建設的進展速度相對緩慢，跟不上社會發展的步伐。主要是因為在信息化建設過程中，存在著資金投入不足、技術進步緩慢等問題。大部分企事業單位仍然將資金主要用于日常運營和項目開展，對于信息化建設投入的比例較低，導致信息化建設進展有限。同時，由于技術水平不夠成熟，信息技術的開發和應用缺乏創新，無法滿足企事業單位檔案管理的特殊需求。

第二，人員培訓和管理不到位。信息技術的應用需要有一支具備相關專業知識和技能的隊伍來實施和管理。但是在實際情況中，很多企事業單位檔案管理人員的信息化素養較低，缺乏相關的技能和知識。另外，企事業單位對于人員培訓和持續教育的重視程度不足，沒有形成長效的機制來提高管理人員的信息化水平。導致信息技術在企事業單位檔案管理中的應用受到了限制。

第三，信息安全和隱私保護的不足。隨著信息化建設的推進，企事業單位檔案管理中的大量信息逐漸被數字化存儲和傳輸，導致信息安全和隱私保護存在風險。很多企事業單位在信息安全方面意識不夠，缺乏相應的安全技術和措施。例如，缺乏足夠的加密和安全存儲方式，易受到黑客攻擊和信息被泄露的風險。此外，一些企事業單位對于信息安全、隱私保護政策及法規意識不強，對于信息被泄露和濫用缺乏有效的預防和處理措施。

第四，管理機制和流程不完善。信息化建設需要建立相應的管理機制和流程，以確保檔案管理的規范性和高效性。然而，在一些企事業單位中，缺乏相應的管理制度和流程，導致檔案管理的混亂和低效。例如，沒有建立完善的檔案分類、歸檔和檢索系統，導致檔案管理混亂和困難。同時，缺乏信息共享機制，導致信息孤島問題，阻礙了不同企事業單位之間的合作和資源共享。

二、企事業單位檔案管理信息化建設的原則

首先，確保檔案的真實性和完整性。在信息化建設過程中，應保證檔案信息的原始性和準確性，防止信息被篡改和丟失；其次，注重對用戶隱私的保護。在檔案管理信息系統的設計和運行中，應充分考慮用戶隱私保護的需求，采取相應的措施保護用戶的個人隱私信息；再次，實現檔案資源的共享與互通。建立開放的檔案查詢和交流平臺，促進檔案管理單位或部門之間的合作與交流，共同推動檔案管理信息化建設的進步；最后，加強信息安全管理。加強系統的安全性和穩定性保障，在數據傳輸、存儲和交換過程中采取相應的安全措施，保護檔案信息的安全和完整。

三、檔案管理信息化建設的主要措施

1.檔案數字化

信息化建設是當前社會發展的必然趨勢，對于檔案管理領域而言，信息化建設的主要內容之一便是檔案數字化。檔案數字化是數字化處理傳統紙質檔案，將其轉化為電子形式，以提高檔案利用的便捷性、安全性和效率。

在檔案數字化過程中，先要對紙質檔案展開掃描、拍照或其他數字化轉換方式，將其轉化為數字化圖像或電子文件。此外，還需對檔案中的文字、圖片、聲音等多種信息錄入、識別和轉換，以便于后期檢索和利用。數字化檔案具有易于保存、占用空間小、查詢速度快以及安全性高等優點，能夠滿足現代社會對檔案管理的需求。

檔案數字化建設需要注重技術研發與創新。隨著信息技術的不斷發展，檔案數字化領域不斷涌現出新的技術和方法，如大數據、人工智能以及云計算等。這些技術可以為檔案數字化帶來更多便利，提高檔案管理的智能化水平。因此，要及時關注新技術動態，積極將其應用于檔案數字化建設過程中。

2.檔案管理系統建設

信息化建設的另一個重要內容是檔案管理系統的建設。檔案管理系統是指通過計算機技術和網絡技術構建的一套集中管理和遠程訪問檔案信息的平臺。通過搭建統一的檔案管理平臺，實現檔案信息的集中管理和遠程訪問，可以提高檔案管理的效率、準確性和安全性。首先，在檔案管理系統建設中應按照需求分析和系統規劃。通過實地調研并與用戶溝通，了解實際需求和管理流程，明確檔案管理系統的功能和目標。基于需求分析的結果，制定系統規劃和設計方案，明確系統的架構和核心功能，包括電子文件管理、檔案查詢與檢索、檔案借閱與歸還以及權限管理等。

其次，系統的開發和實施。根據系統設計方案，開展系統開發工作，包括前端界面設計、數據庫設計與建立、系統模塊的開發與集成等。在開發過程中，要注重開發規范、版本控制和測試，確保系統的穩定性和安全性。隨后，系統的實施和部署，包括硬件設備設施的配置和安裝、軟件系統的安裝和配置、用戶權限設置等。

再次，系統集成與數據遷移。對于已經存在的多個獨立檔案管理系統，需要系統集成和數據遷移，實現檔案信息的統一管理，涉及數據的清洗、整理、轉換和導入等工作，確保數據的準確性和完整性。同時，要建立數據備份和恢復機制，防止數據丟失或損壞。

最后，檔案管理系統還需要注重用戶培訓和使用。培訓系統用戶，提供系統使用的操作指南和幫助文檔，提高用戶對系統的認知和操作能力。定期開展系統使用效果的評估與改進，及時解決系統使用過程中的問題和反饋，不斷優化系統的性能和用戶體驗。在檔案管理系統建設中，還應注重系統的安全保障。采取合理的安全措施，防止非法訪問、篡改和泄露信息等風險。例如，建立用戶權限管理機制，設置不同層級的訪問權限；加強系統的安全監控和漏洞修復；采用數據加密、防火墻、備份與恢復等技術手段，確保系統和數據的安全性。

3.檔案數據庫建設

信息化建設的另一個重要內容是檔案數據庫建設。檔案數據庫是指將各類檔案數據開展整合和管理的系統，旨在提高檔案的檢索速度和準確性，實現檔案信息的高效利用和共享。首先，在檔案數據庫建設中需要整合與清洗數據，從不同來源和系統中收集各類檔案數據，包括紙質檔案的掃描圖像、電子文件、元數據、文本描述等。清洗和去重數據能夠確保數據的準確性和一致性。同時，要分類和編目數據，根據檔案的屬性與內容歸類和索引，以便于后續的檢索和利用；其次，是數據庫的搭建和設計。根據檔案數據的類型和規模，選擇合適的數據庫技術和結構，建立相應的數據庫系統。常見的數據庫系統包括關系型數據庫，如MySQL、Oracle；文檔數據庫，如MongoDB等。此外，在數據庫設計過程中，還需要考慮檔案數據的結構和關系，設計合理的數據表和字段，以便于數據的存儲和查詢；再次，是數據庫的管理和維護。建立數據庫管理機制，包括定期開展數據備份和恢復、監控數據庫性能、優化查詢效率等。通過合理的索引設計和查詢優化，提高檔案檢索的速度和準確性，縮短查詢響應時間。同時，還要加強數據庫安全管理，對數據庫的訪問控制和數據加密，防止數據被泄露和篡改；最后，在數據庫建設過程中，還要注重數據質量和一致性的保證。建立數據質量管理機制，包括數據歸檔、版本控制、數據質量監測和修復等。通過數據質量監測工具和方法，及時發現和糾正數據中的錯誤和不一致性，提高檔案數據的準確性和可信度。

4.信息安全保障

信息化建設的另一個重要內容是信息安全保障，是指在檔案管理過程中，采取各種技術手段來確保檔案信息的安全性，包括加密、備份、權限控制等措施。

首先，加密是保障檔案信息安全的重要手段之一。通過采用對稱加密、非對稱加密等方式，加密處理敏感和重要的檔案信息，使其在傳輸、存儲和使用過程中不易被非法獲取或竊取。另外，權限控制是檔案信息安全保障的重要手段之一。通過建立嚴格的權限控制機制，限制檔案信息的訪問、修改和刪除等操作，確保只有經過授權的人員才能實施相關操作，并且能夠追蹤和監控操作行為。權限控制可以根據用戶的身份和角色，劃分不同的權限級別和操作范圍，并有詳細的日志記錄和審計，以便做到對操作行為的可追溯性和可追查性，確保只有具備授權的人員才能訪問和解密檔案信息。

其次，備份對于檔案信息的安全保障非常重要。定期備份檔案信息，將檔案數據存儲到安全的備份介質中，確保在系統故障、災害或人為破壞等意外情況下，能夠及時恢復檔案數據，避免數據丟失。備份操作可以采用本地備份或云備份技術，確保備份數據的可靠性和可用性。

最后，采用防火墻、入侵檢測以及反病毒軟件等安全技術手段和安全防護檔案管理系統。防火墻可以限制網絡的訪問和傳輸，阻止非法入侵和攻擊；入侵檢測系統可以及時發現并阻止未經授權的入侵行為；反病毒軟件可以有效檢測和清除病毒、木馬等惡意軟件。

需要強調的是，信息安全保障不僅限于技術手段，還需要注重人員的安全教育與管理。加強員工的信息安全意識和素養培養，定期開展信息安全培訓，提醒員工注意信息安全風險和防范措施。同時，建立健全信息安全管理制度，明確安全責任、權限與約束，規范員工的行為規范，加強對信息安全管理的監督和檢查。

5.加強檔案管理信息化政策的制定和落實

企事業單位檔案管理信息化建設的路徑與策略之一是政策支持。政府和相關部門應加強檔案管理信息化政策的制定和落實，為企事業單位檔案管理信息化建設提供政策保障和指導。政府應制定相關的法律法規和政策文件，明確檔案管理信息化的目標、原則和要求，為企事業單位提供明確的政策指導。政策文件可以包括檔案管理信息化的推進措施、資金保障、人才培養和管理規定等方面，為企事業單位檔案管理信息化建設提供支持和保障。政府還可以提供資金支持，對企事業單位檔案管理信息化建設給予財政補貼或優惠政策。資金的投入可以用于購買信息化設備設施、軟件系統的開發與采購、人員培訓和技術改造等方面，為企事業單位檔案管理信息化建設提供重要的物質基礎，推動信息化建設快速發展。政府還應加強對檔案管理信息化建設的部門協調與指導。建立跨部門的協作機制，通過協調各相關部門之間的職責、數據的共享與交流，實現檔案管理信息化建設的整體推進。政府在檔案管理信息化建設中發揮指導、評估和監督的作用，確保信息化建設按照政策要求和規劃開展，推動企事業單位檔案管理信息化建設取得實實在在的成果。

6.提高檔案管理人員的信息化素質和技能

提高檔案管理人員的信息化素質和技能，有助于推動檔案管理工作的現代化進程，實現檔案資源的合理配置與高效利用。通過組織定期的檔案管理信息化培訓課程，使檔案管理人員掌握先進的檔案管理理念、方法和技術。培訓內容應包括計算機操作技能、檔案數字化技術、數據庫管理、網絡安全知識等。

四、結束語

隨著信息技術的不斷進步，企事業單位檔案管理信息化建設必將成為提高管理效率和實現可持續發展的重要手段。通過政策支持、人才培養、技術研發等路徑與策略的合理運用，企事業單位檔案管理信息化建設將迎來更廣闊的發展空間。在信息化建設的引領下，企事業單位的檔案管理工作將更高效、安全，也將更好地適應社會的發展需求，為企事業單位的發展和社會的進步做出積極貢獻。

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作者單位：菏澤市公路事業發展中心