淺議工程建設項目檔案工作的難點與對策

馬欣

摘 要：工程建設項目檔案是工程竣工的主要依據，是檢驗工程質量的重要憑證，具有提供借鑒和改進創新等價值。但是，目前部分單位在工程建設項目檔案工作中習慣將檔案工作交由資料員負責，因人員流動較大、更換頻繁，導致檔案資料極易出現收集不齊或丟失等現象，從而影響了檔案的工作質量。相關單位應根據實際情況，探尋合適的解決對策，切實提高工程建設項目檔案工作水平。文章分析了工程建設項目檔案工作特征，提出了工程建設項目檔案工作的難點，探尋了合理的解決對策，力求提升工程建設項目檔案工作質量。

關鍵詞：工程建設項目；檔案工作；難點；對策

中圖分類號： G275文獻標識碼：A

工程建設項目檔案是存儲工程技術和工程經驗的關鍵載體，能夠為已完工項目維護保養以及優化改造提供良好的資源保障。工程建設單位應加強項目檔案管理，為各項工程建設工作有序開展奠定良好的基礎。然而，部分單位在工程建設項目檔案工作中存在部分難點，導致檔案信息不完善，使得后續工作無法順利實施。相關單位應立足現實存在的難點，制定相應處理對策，不斷加強工程建設項目檔案工作效果。

一、工程建設項目檔案工作特征

1.周期長

工程建設項目檔案周期較長，貫穿于工程建設全過程，其中基建文件、監理資料、施工資料和竣工圖紙產生的時間不同，內容存在較大差異，導致工程建設項目檔案資料形成期限較長。比如建設用地、招投標以及竣工驗收合同等基建文件是工程建設單位按照法律規定，在工程立項到竣工期間形成的各類文件。監理規劃、監理會議紀要和監理工作日志等監理資料是監理單位在工程建設期間、在監理活動中產生的各類資料。施工資料根據類型和形成時期，分為施工技術資料、施工測量記錄資料以及施工過程驗收資料等。竣工圖紙是指根據施工設計圖紙，繪制出反映工程建設項目竣工狀態的圖紙。由此可以看出，各類文件資料與工程建設周期具有直接關聯，短則數月，多則數年，整體工程建設項目檔案工作周期較長。

2.形成及接受主體多元化

工程建設項目檔案形成及接受主體不是同一單位，牽涉多個主體。工程建設項目檔案中的基建文件、監理資料、施工資料以及竣工圖紙分別產生于建設單位、監理單位等。因此，形成主體具有多元化特征。與工程。設項目檔案工作有關的建設單位，需要做好工程檔案保存整理等工作，監理單位需要重點保存監理檔案，施工單位需要保存施工檔案和竣工圖等。另外，對于需要重新建設或者改擴建項目，相關單位應根據規定將相關工程建設項目檔案移交地方檔案館或專業館。

3.竣工檔案以紙質檔案和數字化副本為主

工程建設單位在開展工作中，需要多家單位在規定時間內完成合同簽訂、蓋章等任務，竣工圖紙需要施工單位在現有施工設計圖紙上繪制。相關合同和竣工圖紙接收單位為了提高相關檔案利用效率，通常會對接收的紙質檔案實行數字化編制，形成數字化副本。因此，工程建設項目竣工檔案的載體形式是以紙質檔案和數字化副本為主。

二、工程建設項目檔案工作難點

1.對檔案資料收集整理重視程度較低

對于工程建設單位而言，在機械設備進場準備時期已經產生了圖紙會審資料、工程開工資料等，后期隨著工程建設實施，檔案資料數量會隨之增多，再加上部分工程建設周期較長，需要在工程開展期間同時做好檔案資料收集整理工作。然而，在實際工作中發現，部分工程建設單位對檔案資料收集整理重視程度較低，未能認清該項工作的重要價值，認為其只是將相關資料整理存放即可，沒有統一檔案資料收集整理要求，也沒有定期檢查檔案資料收集整理內容是否完善，導致部分資料信息缺失，從而影響了檔案工作質量。

2.檔案交接制度不足

在工作中發現，工程建設單位通常將工程建設項目檔案交由資料員負責，因資料人員流動較大，短時期內更換頻繁，在檔案資料管理中經常出現資料收集不齊或者丟失等情況。在單位現有的檔案交接制度中，未能針對資料員檔案工作中存在的問題設計完善的交接程序，并且在保存施工合同時，項目部僅保存副本合同，無法提供正本。在此情形下，資料員在整理交接檔案工作時，沒有注明相關合同的正本所在位置，從而給今后工程建設項目檔案管理和重復利用等帶來不良影響。

3.檔案管理后續更新存在缺陷

在實際工作中看到，部分資料員在工程建設項目籌備階段態度認真負責，能夠實時分類整理、動態更新工程建設項目的檔案資料。但后期隨著施工進度加快，工程建設項目持續深入，由于檔案資料在短時間內增多，部分資料員未能做好后續更新工作，導致部分重要檔案材料如合同檔案或財務檔案丟失，給單位帶來嚴重的經濟損失。部分單位并未根據檔案工作現狀設計相應的檔案管理責任機制，使得資料員在檔案工作出現失誤后經常相互推卸責任，降低了檔案的工作質量。

4.檔案工作信息化水平較低

在工作中發現，我國部分單位工程建設項目檔案工作信息化水平較低，現有檔案管理系統缺乏自動歸檔功能，系統存量較小，線上采集檔案電子文件總量較低，無法滿足工程建設項目檔案工作歸檔需求。此外，部分單位沒有將檔案工作系統與項目管理系統整合起來，沒有開發在線歸檔功能，沒有針對工程建設項目檔案工作需求為各移交主體搭建聯動系統平臺，沒有為實現全鏈條電子歸檔目標創造良好的辦公條件，部分環節需要通過人工整理工程建設項目檔案的方式，從而導致檔案工作信息化水平較低。

5.投入資金不足

工程建設項目檔案較為復雜，在開展中需要足夠的資金支撐。然而，由于部分單位對工程建設項目檔案工作缺乏足夠重視，未能向其投入足夠資金經費，沒有給資料員提供良好的薪資待遇，沒有建設完善的基礎設施，甚至未能給資料員提供專門的檔案室或者檔案室環境潮濕、簡陋，使得重要檔案資料受到環境影響出現保存不當的現象，從而影響了工程建設項目檔案工作質量。

6.缺乏專業的檔案管理人才

部分工程建設單位每年同時間開展的項目類型較多，各個環節的工作內容存在較大差異。例如，在施工管理方面，會涉及施工成本、經濟材料以及聯絡單等。部分工程建設單位資料員對施工管理中的相關材料缺乏充分認識，未能在規定期限內高效完成檔案工作。此外，部分單位資料員在工程建設項目檔案工作中，未能及時發現各類檔案資料整理、存儲中存在的基礎性問題，沒有按照實際情況精準銷毀缺乏實用價值的檔案資料，導致現有檔案資料分類整理缺乏精細化，給后期外借以及重復使用等造成不利影響。

三、工程建設項目檔案工作對策

1.提高對檔案資料收集整理的重視程度

單位領導層應根據工程建設項目特征，認清檔案工作在質量檢驗以及工程優化等方面的積極作用，從思想上注重檔案資料收集整理，立足實際情況制定檔案資料收集整理方案，明確檔案資料收集整理規則，要求資料員在工程籌劃時期就著手檔案資料收集整理工作，每周定期檢查各類檔案資料信息是否收集完善，根據現有憑證檢查各類檔案資料信息是否真實。同時，資料員應按照現行規定，對各類檔案資料做好分類、歸檔等工作，每月將檔案資料收集整理信息編輯成表格，交由分管領導審核簽字，保障檔案工作質量達標，為今后開展工程建設奠定良好基礎。

2.優化檔案交接制度

工程建設單位在優化檔案交接制度時，應確立統一的檔案交接程序，要求資料員在任職或離職期間，嚴格按照交接程序做好各項工程建設項目檔案交接工作，嚴禁出現檔案信息丟失或者不齊等現象。在檔案交接制度中，單位應要求資料員在交接檔案工作時，全面清理工程建設項目檔案，嚴查賬目是否一致，一旦發現賬目不相符，及時檢查出現問題的原因，催還外借的工程建設項目檔案，精細整理分類于未整理的零散工程建設項目檔案，對于缺少材料的項目檔案，找到相關環節負責人，及時整理出具有較高存儲價值的檔案材料后匯總，按照規定編排保存，切實保障賬目一致。此外，在檔案交接制度中，單位應讓資料員在任職或離職期間向其他資料員講明施工組織設計方案、施工設計方案以及其他工程建設項目合同等存放位置，注明查找方法，避免其他資料員在后期檔案工作中無法及時找到相關檔案資料。

3.做好檔案管理后續更新

單位要想確保檔案管理后續更新質量符合規定，應針對工程建設項目檔案工作需求，設計檔案管理職責機制，在機制中闡明檔案管理領導、項目部門管理者以及資料員等職責，將檔案資料整理、分類匯總以及質量檢驗等任務劃分到人，為檔案管理后續更新提供良好保障。單位應在檔案管理后續更新中將資料員作為主要骨干，工程主管領導為負責人，將各項檔案管理后續更新環節分配給專人負責，并按照工程建設項目檔案工作規定，將工程準備時期和竣工時期產生的文件、竣工圖等交由建設單位資料員負責整理與組卷；將施工資料、施工圖交由施工單位資料員負責整理與組卷；當施工資料中部分內容無法按照一個單位工程分類組卷時，要求資料員按照建設項目組卷，并讓資料員將施工資料目錄與對應施工資料整合起來共同組卷。一旦相關人員未能按照職責有序完成檔案管理后續更新工作，出現合同檔案或財務檔案丟失現象時，單位按照情節嚴重程度施行懲罰，確保檔案管理后續更新質量達標。

4.提高檔案工作信息化水平

近些年，我國信息技術發展成熟，單位要想提高工程建設項目檔案工作效果，應注重提高檔案工作信息化水平，積極引入廣磁介質檔案、多媒體檔案以及電子檔案等。為了有效提高檔案工作信息化水平，單位應通過網絡渠道，整合國外工程建設項目檔案工作案例，從中汲取提高檔案工作信息化水平的經驗，引導信息技術專員負責建設檔案工作系統，在系統中開發圖片檔案、錄像檔案、電子文件檔案模塊，為每個模塊開發檔案信息自動錄入、智能分類和在線歸檔等功能。與此同時，單位應讓信息技術員將檔案工作系統與項目管理系統整合，運用現代化技術為各移交主體搭建聯動系統平臺，為實現全鏈條電子歸檔目標創設先進的辦公平臺。

5.增加資金投入力度

資金是確保工程建設項目檔案工作順利開展的基礎。工程建設單位應按照檔案工作開展需求，增加資金投入力度。為了確保資金投入的合理性，單位應先讓檔案部門負責人制作經費申請書，講明基礎設施、人力資源薪資保障等方面的經費需求。然后，組織財務人員負責核算，明確資金投入指標，經過上級部門簽字后，由財務部門負責分批次撥付資金。同時，讓采購部門負責為檔案部門配置先進的檔案柜，引入性能良好的計算機設備和掃描設備等，重新修繕檔案資料存儲室，改善存儲室環境，防止重要工程建設項目檔案受到環境影響，出現發霉、蛀蟲等現象。此外，單位應要求財務部門、采購部門以及檔案部門定期在內部網站上公布各項經費的使用明細，通過圖片的形式公布原始憑證和票據等，自覺接受管理層以及其他職能部門監督。單位還可以按照工程建設項目檔案工作需求，靈活調整資金投入指標，并嚴查各項資金使用過程，確保各項經費充分運用到檔案工作中，使工程建設項目檔案工作在資金支撐下能夠不斷提升工作質量和效率。

6.建設專業的檔案管理人才隊伍

單位應按照工程建設項目檔案工作需求，建設專業的檔案管理人才隊伍，通過人才招聘以及專業技能培訓的方式培養一批基礎知識完善、職業經驗豐富的檔案管理人才，為提高檔案工作水平做好人才保障。其一，在人才招聘中，單位應面向社會，通過簡歷海選、筆試初選、面試嚴選等流程，選出知識結構完善、知識文化層次高且業務技能熟練的檔案管理人才。其二，在業務技能培訓中，單位應通過視頻培訓、專家講座和同行交流等方式，為檔案管理人才提供多種學習渠道，使其在學習中能夠充分掌握各項與工程建設項目檔案工作有關的基礎知識，明確工程建設項目檔案收集范圍、整編規則、移交程序以及竣工檔案驗收要求等，積累檔案工作經驗，不斷提高專業能力。其三，單位應不定期組織精英人士，向檔案管理人才分享工程建設項目檔案工作要求。例如，隱蔽工程記錄表應精準注明相關工程的隱蔽位置、尺寸以及隱蔽方法等，為今后查找隱蔽工程信息和竣工結算做好準備。對于絕密文件，應在檔案工作中按照規定運用盒子分裝保存，確保檔案信息安全。

四、結語

工程建設項目檔案在工程建設項目中屬于重要組成部分，能夠真實反映工程建設效果，為后期工程維護保養提供參考依據，對今后工程擴建改建等具有關鍵的參考價值。相關單位應做好工程建設項目檔案工作，按照現實情況全面分析檔案工作難點，并找出相應的解決對策，提高檔案資料收集整理重視程度、改進檔案交接制度缺陷、做好檔案管理后續更新、提高檔案工作信息化水平、增加資金投入力度、建設專業的檔案管理人才隊伍，通過多種方法不斷提升工程建設項目檔案工作質量。

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作者單位：中交路橋建設有限公司