新形勢下公路檔案管理工作的創新研究

于明莉

摘 要：我國經濟的快速發展帶動了公路建設事業的繁榮，同時，公路工程的大量施工也加大了公路管理部門的工作量。作為公路管理部門核心工作之一，公路檔案管理工作面臨著新的挑戰。尤其是進入信息化時代，公路檔案管理部門如何緊跟時代發展，充分運用信息技術提高檔案管理水平，以應對不斷出現的難題與挑戰，成為公路檔案管理工作者亟須解決的問題。文章通過分析當前公路檔案管理工作中存在的問題，探討在新時期通過管理模式創新的方式，為我國公路事業健康穩定發展保駕護航。

關鍵詞：新形勢；公路檔案管理；創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著我國經濟的迅猛發展和新農村建設的不斷深入，各級公路的建設如火如荼。作為公路管理部門，檔案管理工作已成為公路建設中的重中之重，其不僅為道路建設規劃提供了重要的參考依據，還詳細記錄了公路建設中所采用的新型技術和筑路方法，從而進一步推動了我國公路事業的健康發展。進入信息化時代，公路建設事業迎來了新的機遇與挑戰，作為公路管理中的重要部分，傳統公路檔案管理工作模式也隨著信息技術的不斷融入出現了新的問題，亟須變革創新，以迎接新形勢下對公路管理工作的挑戰。

一、新形勢下公路檔案管理工作創新的重要性和必要性

1.公路檔案管理的重要性

作為公路管理工作的重要內容，檔案管理工作的質量直接關系公路建設事業的發展，高質量的公路檔案管理是公路施工、養護及其他相關工作的基礎和重要依據，也充分體現了公路施工單位的建筑質量。公路檔案為公路管理部門日常查詢信息提供了翔實的文字和數字資料，并成為公路事業進一步建設發展的參考依據，為公路事業的長期發展和日常管理提供了極大的便利。信息化時代，原有的公路檔案管理模式已無法適應新時期的發展要求，亟須創新公路檔案管理模式。

2.新形勢下公路檔案管理創新的必要性

（1）公路檔案管理創新是時代發展的需要

進入信息化時代，公路事業在發展過程中遇到了新的挑戰。社會公眾對公路建設的要求有了新的訴求，并對公路檔案的需求量激增，伴隨著公路檔案數據量的快速增長，原有的人工紙質檔案管理模式已無法滿足公眾的需求。公路檔案管理工作只有順應時代變化，緊跟時代步伐，通過信息技術的改造，將紙質檔案轉化為電子文檔及音視頻檔案，才能符合新形勢的需要，為公眾提供更好的服務。因此，公路檔案管理工作的創新是時代發展的必然要求。

（2）公路檔案管理創新是促進檔案事業穩定發展的保障

檔案所記錄的信息資料，是各行各業發展的歷史記錄，也是發展歷程的記載，對各行業都具有重要的參考價值，也是其發展的重要依據。針對公路檔案來說，改進工作方式的、提升檔案管理人員素質、拓展服務功能、滿足社會公眾需求都需要通過管理方式的創新才能完成。只有堅持不斷創新，與時俱進，才能保障檔案事業的穩定發展。

（3）公路檔案管理創新是公路事業健康發展的有力保障

公路事業的蓬勃發展，離不開公路管理部門的高質量管理工作，作為公路管理部門的重要環節，公路檔案管理工作記錄范圍日益廣泛，包括公路施工、日常養護甚至包括了公路周邊環境等內容。公路事業的健康穩定發展要求新形勢下的公路檔案管理工作通過不斷創新作為有力保障。

二、當前公路檔案管理工作的現狀

1.缺乏對檔案管理工作的重視，配套硬件設備設施不足

盡管公路檔案管理工作在公路管理事業中占據了舉足輕重的地位，但由于受到傳統工作思維模式的固化影響，公路檔案在實際工作中還未受到重點關注。具體表現在上級管理部門尚未對新形勢下檔案管理工作創新引起足夠的重視，資金投入不足導致公路檔案管理部門開展信息化建設時基礎設施難以滿足信息化建設需求。除此之外，在檔案管理部門的人員配置上，工作人員思想固化，認識不到信息化時代公路檔案管理創新工作的重要性，檔案管理工作繼續沿用傳統的管理模式和管理思路。

2.公路檔案管理意識薄弱，檔案管理缺乏健全的管理機制

盡管當前有部分公路管理部門對檔案管理的重視程度有所提高，但對檔案管理意識上的薄弱尚未引起部分領導的高度重視。在公路檔案管理制度制定上存在較大的不足，沒有制定完善的管理制度和嚴密的工作流程，經常出現在檔案資料收集過程中小到文字、標點符號的不統一，大到文檔歸類的雜亂無章，一旦需要調用查閱時，出現找不到所需檔案的情況。管理制度的不完善，會嚴重影響公路檔案存在的應有意義和價值體現。沒有完善的管理制度，沒有具體的責任到人，影響了公路檔案管理部門工作人員的積極性，更阻礙了公路檔案管理模式的創新。

3.公路檔案管理人員的綜合素質有待提高

公路檔案管理人員大多由其他部門人員兼任或臨近退休人員擔任，大部分未系統學習如何管理檔案的知識，對檔案的管理業務不熟悉，更缺乏專業的計算機理論知識與操作能力，缺乏信息化管理技術。這些檔案管理人員缺乏主動學習精神，對信息技術難以掌握，甚至出現排斥思想。而公路檔案信息化管理對管理人員的素質要求較高，不僅要具備良好的檔案專業素質，還要熟練掌握信息技術，并要有耐心細致的工作態度，才能勝任新形勢下公路檔案管理工作。由于信息技術與檔案管理能力、網絡技術能力的學習并非一朝一夕能完成，而是需要長期積累的過程，這些情況也制約了公路檔案管理人員能力的快速提高。

4.公路檔案管理信息技術落后

目前，在公路檔案管理中還有很多地方依舊采取紙質檔案管理模式，在新形勢下對于我國公路發展有一定的制約性。在信息化時代，應緊跟時代步伐，加快公路檔案管理信息化建設。針對我國公路檔案管理的實際情況考察發現，在我國各級公路管理部門中，由于各種原因對檔案管理信息化建設投入不足，影響了信息化設備設施和技術的采用。公路檔案管理系統的不完善嚴重影響了我國公路事業蓬勃發展，造成了大量資源浪費，阻礙了公路管理部門之間的溝通。隨著科學水平不斷提高，公路檔案管理在逐漸向信息化管理模式轉變。近年來，檔案數字化水平有所提高，之前的紙質檔案逐漸被電子檔案取代，但僅止于此，還遠遠無法滿足時代的要求，公路檔案管理部門要在信息化建設中量化標準，明確信息化建設進程的時間表，加強網絡建設，建立公路檔案電子數據庫。

5.檔案管理人員缺乏檔案保密意識和安全意識

我國公路建設中的設計圖、規劃圖以及施工圖、數據等都屬于國家機密。因此，作為公路檔案管理人員應有強烈的保密意識和安全意識。但就當前具體情況來看，我國各級公路檔案管理部門工作人員因自身素質以及未經過相關專業培訓等原因，還未意識到檔案保密工作及安全工作的重要性。在新形勢下，隨著網絡技術在檔案管理工作中的應用，網絡安全問題成為檔案管理中亟須重視的問題。相當一部分公路檔案管理部門因資金匱乏，在信息化建設過程中投入較少，導致在計算機及網絡安全中容易出現被網絡黑客等不法分子入侵、盜取、篡改數據等問題，給我國公路建設帶來不可估量的損失。因此，公路管理部門要重視檔案管理工作中檔案的保密性和安全性問題。

三、新形勢下公路檔案管理創新思路

1.加強公路檔案管理思想觀念的創新

在新形勢下，公路檔案管理工作要打破傳統檔案管理觀念，提高對公路檔案管理工作的重視程度，增強服務、信息、現代化及法律意識。

（1）樹立管理即服務的新思想、新理念。公路檔案管理機構必須打破老舊的工作形式，及時創新檔案管理制度與職能思想，深化檔案管理工作強度，形成管理即服務的新思想，嚴格根據法律規定管理與使用檔案。

（2）樹立現代管理意識。公路檔案管理部門與檔案管理工作人員必須及時轉變思維定式，以檔案信息化建設為視角，以便捷性服務為立足點，根據公路事業發展實際需要優化工作思路，追隨時代的發展腳步，從而實現公路檔案管理信息化建設。

（3）樹立“大檔案”格局。應將檔案管理創新思維貫穿于各個方面、各個環節中，要具有“大檔案”的思想格局。首先，公路檔案管理工作必須融入公路管理部門的整體管理體系中，避免出現“單打獨斗”的局面。其次，公路檔案管理工作人員應從大視野下重新審視檔案工作的基本性質，創新思維模式，認真完成檔案管理工作。深度結合公路檔案管理工作與公路的主體工作，擴大檔案管理工作的具體范圍，促進檔案管理部門與宣傳部、業務部以及黨務部門的協同工作，共同開展檔案管理與建設，從而提高檔案管理工作成果。在此情況下，不但拓展了公路檔案管理工作的發展空間，也體現出檔案管理風采，還有利于檔案管理和公路其他有關機構之間的溝通與協作，從而為公路事業的可持續發展創造有利條件。

2.加強公路檔案管理方式的創新

在公路檔案管理工作方式的創新上，要充分利用信息技術提高管理效率，實現檔案的現代化管理。首先，公路檔案管理部門要建立自己的數據庫，分類編制文檔目錄，以便查閱；其次，在公路檔案管理過程中，要在對檔案分類過程中通過信息技術將原有的紙質文檔、圖表、音視頻等轉化為數字化模式，實現公路檔案的數字化轉換；最后，公路檔案管理部門要與其他相關部門共同建立網絡平臺，以便于檔案的交接、傳遞，實現資源共享。

3.加強公路檔案服務模式的創新

公路檔案管理人員要從思想上認識檔案管理工作的重要性，積極轉變原有的服務理念。首先，要積極走出去，深入公路建設一線，了解施工單位對檔案的實際需求及關注的重點，以此為目標導向，有針對性地開展檔案資料的收集工作，擴大信息資源收集范圍；其次，要加強網絡平臺建設，在確保檔案安全的情況下，在公共服務中設立不同的鏈接，方便用戶網上辦理查詢業務，為廣大用戶節省時間成本；最后，加快公路檔案管理信息化建設，通過現代化、數字化技術手段，編制出現代公路建設檔案資料，為公路事業發展提供新的服務路徑。

4.加強公路檔案管理機制的創新

完善的公路檔案管理制度是工作機制創新的基礎。在新形勢下，公路檔案管理部門要緊隨時代步伐，按時代要求及行業特點重新編制檔案。通過檔案管理制度的完善，切實有效地維護檔案管理流程的規范性和科學性，確保公路檔案的安全，要對公路建設中的重大事件、項目以及活動資料實施全面管理。同時，要重視公路檔案管理工作的軟硬件設備設施投入，更新完善相關配置，提高管理效率和水平。不斷努力創新機制，促進檔案管理工作向制度化、科學化以及規范化開展。

5.確保公路檔案移交工作的規范化并加強監管

公路檔案的移交工作是公路檔案管理工作的重要內容之一，做好公路檔案移交工作，才能保證公路檔案的有效利用，充分體現其社會價值。公路檔案移交工作具體劃分為移交和接收兩個部分，作為移交公路檔案部分，在檔案移交之前，應詳細整理移交檔案，并合理分類。對于一些因特殊原因未能及時整理的檔案資料，移交方應明確標注，分類處理，編寫進移交目錄。作為公路檔案接收方在接收檔案時，要遵循接收程序，在雙方監督下完成交接工作，按規范履行各項手續，在檔案交接完成后，雙方應在移交文件上共同署名簽字，以確保公路檔案的安全交接。

6.加強公路檔案信息化建設

隨著信息技術的日益成熟和廣泛應用，公路檔案管理部門要加快信息化建設的進程。公路檔案管理部門要盡快將傳統紙質檔案向電子檔案轉化，并將信息技術應用于檔案收集、分類、歸檔等工作流程，快速實現現代化、數字化的公路檔案管理工作模式轉換，全面提高現代化的管理水平，做好歷史檔案和未來檔案之間的銜接，為探索公路檔案數字化管理的新途徑、新方法奠定堅實的基礎。

此外，檔案管理部分還應不斷完善及優化公路檔案的數字化管理制度，建立公路檔案網絡信息服務系統，為檔案使用者提供更加便捷的檢索與閱讀服務。

7.加強公路檔案管理人員培訓

檔案管理部門要制定完善的培訓制度，積極為管理人員開展技能培訓，加強檔案單位之間的交流學習，不斷提高公路檔案人員的理論知識和實踐操作能力。同時，還要不斷優化管理人員的知識結構，督促公路檔案管理人員積極學習數字化和電子化的檔案管理知識。此外，公路檔案管理部門還要積極探索建立檔案管理人員的薪酬績效制度，定期考核工作人員的培訓成果，與其薪酬績效直接掛鉤，鼓勵更多的檔案管理工作人員參與到崗位學習中，積累知識，開拓視野，為提高公路檔案管理工作水平奠定扎實的專業技能基礎。

四、結束語

總之，公路檔案管理部門為了更高效地完成本職工作，應對傳統管理方法取其精髓去其糟粕，在新形勢下轉變觀念，厘清發展思路，不斷更新管理理念，增強創新意識，通過加強專業檔案管理及信息技術改變傳統的管理工作方式。將信息化、數字化管理方式逐步融入公路檔案管理部門，明確發展方向且有針對性地加強信息技術的應用，這是當前每一位公路檔案管理人員的責任和義務。作為公路檔案管理部門的上級領導，各級公路管理部門要認識到檔案管理工作的重要性，充分利用現代化技術促使公路檔案逐步實現信息化管理，建立健全的管理規章制度，創新管理策略，提高檔案管理工作成果，為我國公路事業的可持續發展保駕護航。

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作者單位：曹縣公路事業發展中心