健康教育檔案的作用及收集整理探討

摘 要：健康教育檔案是在健康教育活動中逐步積累形成的，具有長期保存價值的文件資料。健康教育檔案形式多樣，如文本、圖像、音頻和視頻等，展現出廣泛、科學、專業和多樣的特性。醫院和疾控中心等健康教育機構需要系統地收集和整理這些資料，以便于檢索和高效利用，從而發揮其在健康教育中的重要價值。文章從健康教育檔案的作用出發，研究了收集整理健康教育檔案的方法措施，并提出加強健康教育檔案管理的建議，以供參考與借鑒。

關鍵詞：健康教育檔案；作用；收集；整理

中圖分類號：R197.32 中圖分類號：A

健康教育是連接公共衛生服務與個體健康行為之間的橋梁，通過傳授健康知識、培養健康技能、改變不良生活習慣，從而達到預防疾病、維護和促進健康的目的。在這一過程中，健康教育檔案扮演著至關重要的角色，不僅記錄了受教育者參與健康教育活動的歷史，還為評估健康教育項目的成效、優化教學策略以及個性化健康干預方案的設計提供了實證基礎。因此，做好健康教育檔案的收集整理工作，是推動健康教育工作質量走向規范化管理的一個重要環節。

一、健康教育檔案的作用

1.為社會醫療積累和提供健康教育信息資源

健康教育活動中，關鍵步驟之一是分析患者的病歷，探究病情的成因和治療過程中的影響因素。基于相關分析，醫療工作者、社區服務人員和其他相關人員可以向患者、社區居民以及其他社會成員提供針對性的健康知識教育，如利用報紙專欄、宣傳單、醫院和社區的黑板報等多種媒介展開健康宣傳。宣傳活動中使用的所有手段、文字材料和圖像等都屬于健康教育檔案的范疇。通過對檔案中儲存的健康知識收集、整理和再次利用，如常見疾病的預防、婦女和兒童保健、流行病學的防治等內容，可以更有效引導公眾追求健康的生活方式，并幫助大眾掌握更多的科學衛生知識。

2.樹立正確的健康觀念，合理配置衛生資源

現代社會，由于工作壓力大、生活節奏快，許多人形成了不健康的生活習慣，如熬夜、飲食不規律和缺乏運動等。通過新聞、廣播、健康雜志和報紙等媒體渠道向公眾傳授預防生理疾病的知識，提升大眾的健康意識，可以促使人們改變不健康的生活習慣，主動關注和維護自己的健康。通過健康教育，人們可以了解各種疾病的預防知識，如怎樣預防感冒、如何避免食物中毒等。此外，通過健康教育檔案，人們可以更好地了解醫療知識，提高自我保健能力，從而在一定程度上減少對醫療資源的需求，緩解醫患矛盾。將衛生資源更多地投入健康教育和疾病預防中，也能提高衛生資源的使用效率。

二、健康教育檔案的收集

1.健康教育檔案收集形式

健康教育檔案的收集形式多樣，主要可以分為紙質檔案和電子檔案兩大類。紙質檔案主要包括健康教育宣傳資料、活動記錄、會議記錄和個體健康檔案等，此類檔案具有直觀、易讀、易存的特點。電子檔案則包括健康教育資料的電子版、音頻、視頻等，此類檔案具有存儲方便、檢索快捷、傳播廣泛的優勢。

現階段，電子檔案的收集和管理工作越來越受到重視。通過專業的電子檔案管理系統，可以實現檔案的電子化存儲、檢索和共享。例如，通過掃描設備將紙質檔案轉換為電子檔案，通過錄音設備錄制健康教育講座的音頻，通過攝像設備拍攝健康教育活動的視頻，并將電子數據存儲在數據庫或云存儲服務器中。同時，可以通過健康教育網絡平臺，收集和整理健康教育相關信息。平臺可以發布健康教育資訊、提供在線健康咨詢服務，也可以收集大量的健康教育資料和用戶反饋信息，為健康教育檔案的收集和管理提供豐富的資源。在收集過程中，應根據檔案的種類和特點選擇合適的收集形式，確保檔案的真實性、完整性和可追溯性。對于不同形式的檔案，應采用相應的收集方法和技術，并注意保護個人隱私和知識產權。

2.健康教育檔案收集制度

首先，明確收集責任人和收集時間。根據檔案的重要性和緊急程度，明確責任人和收集時間。例如，對于常規的健康教育活動記錄可以設定每月收集和整理一次，對于重要的健康教育項目則需要實時收集和更新檔案。其次，制定收集標準。針對不同類型的檔案制定相應的收集標準，包括檔案的格式、內容和質量等，以確保檔案的規范性和一致性。例如，健康教育宣傳資料必須保證內容準確無誤，設計美觀，易于理解。活動記錄需要詳細記錄活動的目的、內容、參與人員等信息。再次，建立收集流程。從檔案的產生、收集、整理、歸檔到利用，建立完整的收集流程，確保管理有序性。例如，健康教育活動記錄可以設定一個標準的記錄模板，要求記錄者按照模板填寫信息，以便后續的整理和歸檔工作。最后，定期檢查和評估。對檔案收集工作展開定期檢查和評估，保證做到發現問題及時整改。例如，可以定期對收集的檔案審核，確保其符合既定的收集標準，并及時修正和完善發現的問題。

3.健康教育檔案收集內容

健康教育檔案收集的內容應該全面覆蓋健康教育的各個方面，以確保檔案的實用性和參考價值。基本信息收集主要包括檔案主體的姓名、年齡、性別以及教育背景等，以便更好地對檔案主體初步識別和分析；健康狀況收集包括疾病史、家族病史和健康檢查結果等對于個體的健康管理具有重要意義的內容；健康知識收集主要評估個體對基本衛生知識、疾病預防知識的掌握程度，可以通過問卷調查、知識測試等形式；健康行為收集則觀察和記錄個體的飲食習慣、運動習慣和戒煙限酒情況等，以便更好地了解個體的健康生活方式；教育活動參與情況收集記錄個體參與健康教育活動的次數、方式和效果評估，為評估健康教育活動的效果和改進方向提供支持。

三、健康教育檔案的整理策略

1.分類與歸檔

健康教育檔案的分類與歸檔是一個系統的過程，其基礎在于對檔案內容和性質的準確識別與理解。首先，需要根據健康教育的具體內容和目標將檔案分為不同的類別，如個人健康檔案、公共衛生事件檔案和健康教育項目檔案等。每一類檔案都有其特定的內容和要求，需要建立清晰的分類標準。在分類的基礎上建立歸檔系統，確保每一份檔案都能被準確歸入其所屬的類別中，為檔案的管理和維護及檔案檢索的效率和準確性提供保障。

例如，個人健康檔案可以細分為兒童健康檔案、成人健康檔案和老年人健康檔案等，根據不同年齡段的健康需求和管理重點展開分類；公共衛生事件檔案可以根據事件的類型、規模和影響等因素分類，如傳染病疫情檔案、食品安全事件檔案和自然災害衛生應急檔案等；健康教育項目檔案可以根據項目的內容和目標分類，如健康知識普及項目檔案、慢性病防治項目檔案和健康行為干預項目檔案等。

2.數據錄入與數字化

數據錄入是將收集到的各種形式的檔案資料轉換為電子數據的過程，要求使用專業的錄入軟件和設備設施，確保數據的準確性和完整性。數字化管理則是在數據錄入的基礎上，利用數據庫管理系統和網絡技術，實現檔案的電子化存儲、檢索和利用。通過數字化管理，能夠提高檔案的利用效率并為檔案的遠程查詢和共享奠定基礎。

在數據錄入階段，需要全面整理和審核檔案資料，確保錄入的數據真實、準確、完整。對于健康調查問卷、健康檢查報告和教育培訓資料等重要的檔案資料，應采用專業的錄入軟件和設備，如光學字符識別技術、電子掃描設備等，將紙質資料轉換為電子數據。數字化管理階段，需要利用數據庫管理系統和網絡技術對電子檔案實施有效的組織、存儲和維護。數據庫管理系統可以實現對檔案的快速檢索、統計分析和遠程查詢，提高檔案的利用效率。同時，還可以通過網絡技術，實現檔案的共享和傳輸，便于不同部門和人員之間的協作與交流。此外，數字化管理還應重視檔案的安全與保密工作，采取防火墻、加密技術等措施，確保檔案數據的安全性，防止數據被泄露和篡改。

3.編制索引與目錄

索引和目錄是健康教育檔案檢索的重要工具。通過對檔案內容和形式詳細地梳理和分析，編制全面而準確的索引和目錄，可以大幅提高檔案的檢索效率和準確性。索引的編制應涵蓋檔案的主要內容和關鍵信息，如檔案的編號、名稱、形成時間、形成單位和內容摘要等。目錄的編制則應按照檔案的分類和歸檔系統，列出每一類檔案的詳細清單，涵蓋檔案的編號、名稱、形成時間和形成單位等內容。編制索引時，應確保每一項索引都能準確地指向檔案的內容，便于用戶快速定位所需信息。索引可以包括多種類型，如主題索引、時間索引和形成單位索引等，根據檔案的特點和用戶的需求選擇合適的索引類型。目錄則應按照檔案的分類和歸檔系統完成組織工作，清晰地展示每一類檔案的詳細信息，使用戶能夠快速了解和獲取所需檔案。例如，在個人健康檔案中，編制索引和目錄應當包含個人基本信息、健康檢查記錄、疾病診斷和治療方案等關鍵信息。公共衛生事件檔案可以編制包含事件名稱、發生時間、地點、影響范圍以及應對措施等關鍵信息的索引和目錄。

4.數據清洗與整理

數據清洗主要包括去除重復數據、糾正錯誤數據、填補缺失數據等，以確保數據的準確性和一致性。數據整理旨在圍繞數據展開格式化處理、統一數據單位、規范數據表述等，以確保數據的一致性和規范性。在該過程中，需要運用專業的數據處理軟件和方法細致而嚴格地操作，經過數據清洗和整理的檔案，能保證其質量和可靠性，為健康教育的實踐提供有效支持和指導。在數據清洗過程中，可以使用數據清洗工具和算法自動識別和去除重復數據，糾正錯誤數據并填補缺失數據。例如，通過設定數據清洗規則，識別并去除重復的個人信息記錄，糾正錯誤的出生日期或性別信息，填補缺失的健康檢查結果等。在數據整理過程中，也需要對數據實施格式化處理、統一數據單位，如將不同格式的日期統一為YYYY-MM-DD格式，將不同單位的血壓值統一為mmHg等。同時，需要規范數據表述，如統一疾病名稱、藥物名稱等，以確保數據的一致性和可理解性。例如，在整理健康教育項目的參與人數時，需要統一數據單位，將不同形式的參與人數，如整數、小數、百分比轉換為整數形式，并統一數據表述，如將“約50人”轉換為“50人”。

5.質量控制與審核

質量控制與審核是確保健康教育檔案整理質量的關鍵環節，涉及對檔案的完整性、準確性、一致性、可靠性和時效性展開檢查和評估。第一，建立標準。制定一套明確的質量控制標準，涵蓋檔案管理的所有方面，包括數據的收集、記錄、存儲和檢索。第二，過程監控。在檔案管理的過程中，需要對每一個環節密切監控，確保按照既定的標準完成操作。第三，審核與評估。由具備相關專業知識和經驗的專業人員組成的團隊負責定期對檔案審核，評估其質量是否符合既定的標準。第四，糾正與改進。根據審核的結果，對發現的問題糾正，并對流程改進，以提升檔案管理的質量。需要注意的是，質量控制與審核的過程不僅需要專業的知識和技能，還需要高度的責任心和職業素養。

四、加強健康教育檔案管理的建議

1.完善檔案收集與整理標準

首先，明確檔案收集的范圍和內容，制定詳細的收集指南，確保收集的檔案資料具有代表性和完整性。在收集健康教育活動的策劃、實施、評估等各個環節資料的基礎上，也要關注參與者的反饋和意見等。其次，建立科學的檔案整理體系，對收集的檔案資料分類、歸檔、編碼等處理，賦予其較高的可讀性和檢索性。同時，制定檔案保管和維護規范，確保檔案的完整性和安全性。最后，定期審核和更新檔案，以適應健康教育工作的變化和發展。通過完善檔案收集與整理標準，可以提升檔案的質量和管理水平，為健康教育檔案的有效利用奠定基礎。

2.加強檔案管理人員培訓與技術支持

首先，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的專業素質和能力，幫助他們掌握檔案管理的基本原則、方法和技巧。其次，加強技術支持，引進先進的檔案管理軟件和設備設施，提高檔案管理的現代化水平。落實檔案管理軟件的升級和維護工作，確保其穩定運行。同時，培訓管理人員熟練使用相關軟件和設備設施，提高檔案管理的效率和質量。最后，建立檔案管理交流平臺，促進檔案管理人員之間的經驗交流和合作，共同提高健康教育檔案管理的能力和水平。通過加強檔案管理培訓與技術支持，可以提高檔案管理人員的專業素質和能力，為健康教育檔案管理的可持續發展提供保障。

3.提高檔案利用效率與信息化水平

首先，建立檔案檢索系統，提高檔案的查找和利用效率。通過建立電子檔案數據庫，能夠實現檔案的電子化、數字化管理，方便快捷地檢索和利用檔案資料。其次，加強檔案的信息化建設，利用現代信息技術手段，提高檔案的存儲、傳輸和處理能力。在具體實施中，需要對檔案實施數字化處理，建立檔案信息管理系統，以便實現檔案的遠程查詢和利用。同時，需要建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。最后，加強檔案利用的宣傳和指導，提高健康教育工作者和公眾對檔案的認知和利用能力。通過提高檔案利用效率與信息化水平，可以使檔案更好地服務于健康教育工作，為健康教育的發展提供有力支持。

五、結語

綜上所述，健康教育檔案在醫院及公共衛生領域中具有重要的作用，不僅是健康教育工作的原始記錄，還是健康教育實踐中直接形成的有價值的歷史文獻。健康教育檔案的建立和完善，有助于積累和提供豐富的健康教育信息資源，為全社會提供有力的健康教育支持。通過收集、整理和開發利用健康教育檔案，可以促進健康教育工作的規范化管理，提升健康教育質量，進而帶動人們健康素養的提高，促進全民健康。

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作者單位：大理州血吸蟲病防治研究所"作者簡介：姚燕（1970—），女，回族，云南大理人，本科，館員，研究方向：健康教育和檔案資料的收集整理；李新娣（1984—），女，白族，云南大理人，本科，主管醫師，研究方向：疾病控制 。