新時代水利部門檔案管理“四化”實踐探索

摘 要：水利是國民經濟社會發展的基礎性養分，也是全面建設小康社會、實現高質量發展的重要保障。水利事業發展，利國利民。本文以福清市水系聯排聯調中心為例，全面總結分析了新時代水利部門檔案標準化、規范化、特色化、實用化“四化”先進做法和成功經驗，為推動水利部門檔案管理高質量發展、發揮水利檔案在經濟社會發展中的重要價值提供有益參考和指導，具有積極的現實意義。

關鍵詞：水利檔案；檔案管理；四化；實踐探索

概述

水利是國民經濟社會發展的基礎性養分，也是全面建設小康社會、實現高質量發展的重要保障。在《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》中，明確提出“十四五”時期，我國的自然災害防御水平明顯提升，水資源空間均衡配置，推動重大引調水、節水灌溉、防洪減災等國家水網骨干工程建設。福清市水系聯排聯調中心（以下簡稱“中心”）承擔著“興利、減災、生態協調統一”的水庫綜合運行方式，實現優化配置；同時還承擔著全市水資源聯排聯調的頂層設計，實施全市水系聯排聯調、排水防澇調度以及轄區閩江吊水、東張水庫、東皋水庫等管理。近年來，福清市水系聯排聯調中心堅持“綠水青山就是金山銀山”的生態發展理念，以“3820”戰略工程為指導，精心做好“水文章”，開展了一系列卓有成效的工作。在此過程中產生了許多重要涉水檔案，見證了中心在水系聯排聯調的一系列重大活動。

近年來，為進一步助力水利檔案管理規范化、科學化管理，水利部與國家檔案局于2020年聯合頒布《水利檔案工作規定》，從頂層進一步厘清了水利檔案管理機構與職責，水利檔案收集、整理和歸檔相關規定以及水利檔案信息化建設等，與《檔案法》及其《實施條例》共同構成新時代水利檔案管理工作的綱領性文件。中心自成立以來，在福清市檔案局的精心指導下，在中心全體人員的共同努力下以及在中心黨委的堅強領導下，福清市水系聯排聯調中心檔案管理始終堅持為黨管檔、為國守史、為民服務的責任使命，按照檔案標準化、規范化、特色化和實效化“四化”標準，積極發揮水利檔案“存史資政育人”作用，為水利事業高質量發展做出積極貢獻。

1 重視檔案管理基礎，推進標準化建設[1-2]

1.1 加強基礎設施建設

水利檔案管理場所建設以及相應的管理設施設備配置，是做好新時代檔案管理的基礎，也是重要的物質保障。近年來，隨著中心業務職能的開展，水系聯排聯調業務的推動產生了大量具有保存價值的文獻資料，為進一步做好檔案管理工作，中心從人財物等方面加大投入。福清市水系聯排聯調中心建成了水利檔案管理庫房、閱檔室、辦公區，嚴格按照“三分開”的原則做好水利檔案辦公、整理、閱覽基本功能分區設置，為檔案管理的安全、完整和高效利用提供重要保障。每年，還根據檔案管理的實際需要，尤其是新《檔案法》《檔案法實施條例》實施以來，中心積極申請經費，編制檔案管理預算，先后添置了計算機，安裝了密集架、防磁柜、除濕機、恒溫機以及數碼相機、打印機等水利檔案管理必要的硬件設施，并按照“八防”要求，推動檔案庫房建設，使水利檔案基礎設施建設達到了標準化。

1.2 完善領導體制機制

為進一步推動中心檔案管理標準化，福清市水系聯排聯調中心明確一名領導分管中心檔案管理工作，配備了檔案管理人員以及相關業務科室兼職資料員，具體負責本部門水利檔案的收集與移交工作。基本形成了分管領導主抓、辦公室（檔案管理部門）主任親自抓、兼職人員協助、檔案管理人員親自抓的工作格局和人員分工。專職從事檔案工作者都是具有多年工作經驗、達到本科學歷，具有較強的業務能力。把檔案工作納入中心工作去謀劃和推動，每年制訂詳細的檔案工作計劃，定期匯報檔案管理工作進展，研究解決水利檔案管理遇到的困難和問題。此外，中心還結合崗位職責職能以及水利檔案管理的現實需要，出臺了檔案管理實施細則、水利檔案保密守則、水利檔案借閱利用歸還若干辦法以及水利檔案鑒定、銷毀實施細則等一系列較為全面的規章制度，為水利檔案標準化建設提供可靠制度保障。

1.3 健全管理責任體系

福清市水系聯排聯調中心檔案管理部門不僅做好機關正常管理方面的文書檔案、財會檔案和人事檔案，還積極做好汛期應急搶險保障、引水、閘站、庫湖、設施管養改造和機器運行、市政排水設施改造、維護和排水監測等領域的業務檔案的收集和整理，還高度重視對內設7個部門水利檔案工作的指導和督導，并將水利檔案管理納入單位及部門目標考核之中，以考核促責任落實。此外，中心還十分重視水利業務檔案標準化培訓工作，組織專兼職檔案員、資料員參觀學習、交流研討、知識沙龍等形式，不斷提升檔案人員的業務能力和水平。同時在每年的節能周、世界水日等特殊時間節點，利用館藏檔案資源做好水利業務知識的宣傳普及，不斷提升全體市民的檔案意識，為水利檔案管理營造良好的社會氛圍。

2 圍繞水利行業規律，提升規范化水平

2.1 進一步規范工作流程

中心高度重視檔案管理的規范化，按照全周期理念，從水利文書的起草、校稿、簽發和編印等，嚴格按照公文格式，確保從文件起草伊始就把規范作為做好檔案工作的底線，核查文書起早時公文格式是否準確、底稿是否規范、用紙用印是否符合要求[3]。嚴把水利檔案業務工作規程，積極做好水利檔案形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發、統計與移交等各個流程檔案管理工作[4]。同時做好每一個環節的檔案管理工作。以水利檔案歸檔為例，按照收集、分類、修整、裝訂、排列、編號、裝盒等流程，做實做細檔案管理各個細節，以流程規范化保障水利檔案工作的整體規范化。此外，為加強檔案規范管理，還要求內設機構在每年歸檔月集中做好業務檔案移交工作，由檔案室按照統一標準和規范歸檔。

2.2 進一步規范歸檔分類

福清市水系聯排聯調中心認真貫徹國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、15號令《科學技術研究檔案管理規定》以及《水利檔案工作規定》等相關規定，及時修訂和完善了單位文件材料歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限表，立足自身實際和行業特點，進一步做好水利檔案的分類管理。尤其是近年來水利機構改革，相應的職能出現了重大變化，根據業務職能及時對歸檔范圍、保管期限作出相應的調整，確保中心檔案管理做的分類科學、期限劃分準確，達到應歸檔盡歸檔、規范歸檔的預期效果。

2.3 進一步做好信息化建設

《檔案法》及其《實施條例》以及“十四五”檔案事業發展規劃均對檔案信息化建設提出了明確要求，尤其是數字化、智能化、網絡化技術的飛速發展，進一步推動水利檔案現代化水平。中心高度重視水利檔案信息化建設，注重現代計算機、水利檔案管理業務軟件的應用，按照“增量電子化、存量數字化”的原則，將辦公OA系統中需要歸檔的文件定期歸檔，把業務管理中生成的電子文件按照檔案歸檔的標準和要求，及時做好歸檔工作[5]。同時還積極推動館藏檔案資源的數字化，將館藏檔案進行數字化掃描、錄入，還兼顧新增檔案的信息化建設，將年度收發電子水利文檔刻盤，并將水利檔案數字化，直接錄入相應管理系統之中，極大地提高了檔案信息化管理水平。

3 注重水利行業特點，突出檔案特色化

近年來，水利部、國家檔案局專門就水利行業檔案管理的特點及實際需要，出臺了一系列檔案管理的行業規定和標準規范，如《關于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》《水利科學技術檔案管理規定》等。中心認真抓好行業檔案管理規定，突出檔案特色化，總結出水利行業檔案管理規律，不斷提升檔案管理的專業化水平。

3.1 提高整體管理水平

把年度城區水系聯排聯調、排水防澇、應急排水搶險、水系聯排聯調設施運行管理、海綿城市試點建設及運行管理、考核等檔案納入管理重點，按照福建省檔案管理相關規定和要求，把中心水利檔案建檔及創建標準化省級檔案館（室）納入部門目標任務，強化年度考核。圍繞水利行業特點、中心水利業務職能，從軟硬件兩個方面，不斷夯實部門檔案管理基礎和整體管理能力，切實做好水利檔案收集、分類、歸檔以及數字化工作。

3.2 嚴格做好檔案驗收

中心始終把好業務檔案驗收關，按照中心出臺的水利業務檔案歸檔范圍、保管期限等，從水利業務檔案歸檔內容、歸檔形式等把好檔案入口關，不斷夯實水利工程項目建設、水系聯排聯調基礎設施建設及管理基礎。根據《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》《檔案法實施條例》《水利檔案工作規定》等相關規定，結合中心檔案工作承擔的具體職責，按照中心文件材料歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限表、水利檔案分類方案及大綱等等相關規定，及時做好全市轄區內相關聯調聯排水利工程項目檔案專門驗收工作，把好檔案收集、整理、歸檔的入口關。

3.3 注重檔案開發利用

以史為鑒可以知興替。水利檔案具有資政存史育人的功能，新時代，更要注重發揮水利檔案在聯調聯排中獨特的價值功能。近年來，福清市水系聯調聯排中心十分重視檔案資源的深度開發與宣傳利用工作，把檔案宣傳利用作為推動全市水系聯調聯排的重要抓手，達到普及聯調聯排知識，為水利檔案工作營造良好社會環境[6]。全市供排水設施地理信息系統中的信息利用以及全市歷年水系聯排聯調、排水防澇指揮調度檔案資料的分析，為實施海綿城市試點建設提供重要水文信息參考。通過這些水庫、市政飲水工程檔案資料的分析，推動新時代水資源安全，為經濟社會高質量發展提供有力保障。

3.4 打造特色檔案品牌

福清市水系聯調聯排中心負責境內閩江調水、東張水庫、建新水庫、東皋水庫、柯嶼墾區、過橋山墾區、東壁島墾區管理等工作，中心組織檔案管理人員對這些水庫檔案資源進行規范化、數字化管理，就水系聯調聯排工作提出許多建設性意見，打造出了一批極具地方特色的水利檔案品牌。利用這些特色檔案品牌，為弘揚福清地域文化，繁榮全市水利文化等發揮應有價值。

4 圍繞中心職責任務，作用發揮實效化

近年來，福清市水系聯排聯調中心堅持“綠水青山就是金山銀山”的生態發展理念，緊緊圍繞中心職責任務，注重發揮水利檔案現實價值，為福清全方位推動高質量發展超越中發揮積極作用。

4.1 為水質安全提供信息支撐

近年來，中心積極做好東張水庫藻類水華防控工作，按照水質分層組織實施水體交換，在此過程中形成了大量水系聯排聯調檔案資料，尤其是與相關科研院所開展的科技協作，通過檢索查詢留存下污染源巡查、水質監測、生態修復的檔案資料，為持續保障流域水質安全提供經驗參考。

4.2 為群眾用水需求提供支撐

中心在枯水期、豐水期通過聯排聯調，有效滿足了群眾用水需求。通過分析東張水庫歷年枯水季節水庫蓄水量記錄以及閩江調水工程的供水潛能，以這些業務檔案的數據分析，為調整供區水源、水源置換，優化水資源調度提供重要參考。例如，經過檔案資料查詢，2022年全市總供水量37583萬m3，其中東張水庫22623萬m3（一閘三線工程引水7560萬m3）。通過這些歷史數據的分析，為全市調水工作提供有力信息支持，確保群眾用水安全。

4.3 為防汛抗旱信息需求提供參考

通過查詢業務檔案資料，了解中心所屬7個水庫防汛抗旱領導小組以及轄區內的水庫、堤防、水閘工程各類責任人，通過相關檔案資料的查詢、檢索和分析，進一步完善防汛抗旱各類預案、計劃和方案，并根據水庫、堤防、防洪排澇設施等情況，及時更新更換儀器設備，能夠為防汛排澇抗旱提供精準信息指導，優化升級和改造水位、雨量監測站和排澇站建設，提升應對防汛抗旱的能力，發揮設施設備的應有價值功能。

4.4 為工程項目建設推進提供支持

目前，全市天寶陂渠道、東張水庫福渠渠道、元洪區元城四路原水管道應急搶修工程等相關應急供水工程項目順利完成并投入使用。通過水利工程項目檔案資料的收集、整理，為工程項目順利驗收提供重要支持。此外，還可以利用檔案資料中的工程項目信息，為后期項目運營維護和管理提供重要信息支持。

結語

我國是水資源大國，水利事業發展綿延千載。中華五千年的輝煌歷史記錄了人們治水、興水的燦爛歷程。在水利工程興建、水資源調配過程中實現經濟社會發展、人民安居樂業，也在治水開渠中涌現出許多可歌可泣的歷史典故和人文精神，做好水利檔案資料的收集、整理以及信息資源開發，展現出了新時代水利人的精神風貌，發揮水利檔案存史資政育人功能。

參考文獻

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作者簡介：余丹寧（1977.11—），大學學歷，福建省福清市水系聯排聯調中心館員，從事水利部門檔案管理工作。