“智慧校園”建設下高校檔案服務能力強化舉措

摘 要：隨著信息技術更新迭代速度加快，智慧校園建設已經成為許多高校的重要工作。檔案服務作為影響信息資源整合和利用的重要因素，高校應不斷提高檔案服務水平，能夠有效突破傳統、固定化的檔案查閱與利用模式，并將其拓展延伸至教學、科研與管理等方面，更好地滿足師生個性化需求。文章以“智慧校園”建設與高校檔案服務的關系為切入點，剖析了“智慧校園”建設下高校檔案服務現狀，并提出可行性的強化措施，以期為高校檔案工作在智慧校園環境下不斷優化提供有益參考。

關鍵詞：“智慧校園”；高校；檔案服務能力；強化措施

高校檔案主要是高校在教學、科研與管理等各項活動中，逐漸形成的具有保存價值的歷史記錄，具有各種形式且依托多樣化的載體，是高校的重要資產和寶貴財富。在“智慧校園”建設不斷推進的背景下，高校檔案服務工作面臨著新的機遇和挑戰，如信息系統檢索和分析功能智能化程度不足，數據共享和交互能力較弱，大量檔案未實行數字化處理，利用率較低，無法滿足師生多樣化的使用需求等，高校檔案服務能力并未達到預期效果。如何在“智慧校園”建設背景下不斷提高高校檔案服務能力，成為當前高校檔案工作者需要深入思考和研究的課題。

一、“智慧校園”建設與高校檔案服務的關系

“智慧校園”具體指向一種運用新一代信息技術，將學校的教學、科研、管理和校園生活進行高度融合的校園發展理念和建設模式。其建設的主要內容有基礎設施建設、教學資源數字化、智能教學與學習系統、校園管理智能化、科研協同創新平臺和校園生活服務信息化等，旨在始終以師生為中心，充分利用物聯網、大數據、云計算、人工智能和移動互聯網等先進的信息技術，搭建智能化網絡體系，優化教學條件與學習環境，為師生提供更好的生活和學習服務，促進其全面發展。

“智慧校園”建設對高校檔案服務產生極大的推動作用。首先，“智慧校園”建設為高校檔案服務提供了更為先進的技術支持。依托物聯網、云計算和大數據等技術，提升了檔案收集、整理、存儲、保護和利用等各個環節的智慧化，為檔案服務效率和質量的不斷提高創造了有利條件；其次，“智慧校園”加快了高校檔案服務創新步伐。完善的智慧校園體系，將高校檔案管理從傳統紙質管理模式中脫離出來，向更高層次的數字化、網絡化與智能化方向發展，為高校的戰略規劃、教學評估等工作提供支持；最后，“智慧校園”提升了高校檔案服務的便捷性和可用性。借助信息化手段，師生能夠隨時隨地訪問檔案資源，完成在線查詢、借閱等操作，極大地滿足了師生個性化、多樣化的檔案使用需求，也提升了高校檔案服務工作的靈活度。

二、“智慧校園”建設下高校檔案服務現狀分析

1.檔案服務意識不強

在“智慧校園”建設背景下，高校檔案管理與服務應緊跟時代步伐，更加注重師生的真實體驗感，并以實際需求為導向開展具體工作。然而，許多高校在檔案管理與服務過程中，仍然停留在傳統的以管理為中心的理念上，側重于檔案收集、整理和存儲等內部基本工作環節，而較少關注師生需求和使用體驗，檔案服務處于一種被動、單向的狀態，影響了其價值發揮。

2.信息化建設滯后

雖然“智慧校園”建設已成為流行趨勢，對信息技術應用的關注度不斷提高，但部分高校的檔案管理信息化建設卻并未跟上整體步伐。一方面，受資金、人員、技術等內外部因素的影響，一些高校現有的檔案信息化系統功能并不完善，缺乏智能化檢索、分析和共享等有效的工具，無法高效處理和利用海量的檔案數據信息為師生所用；另一方面，在檔案服務過程中，部分高校沿用傳統的服務模式和流程，與“智慧校園”系統未形成呼應，檔案服務便捷性、可用性存在不足，管理效率較低。

3.服務人才缺失

高校檔案信息化建設人才缺乏屬于一個共性問題。部分檔案管理人員并非信息化和檔案管理相關的專業出身，雖然對檔案服務具有一定的認知，但缺乏實際的信息技術知識和操作能力，甚至由相關院系教師兼任該崗位工作，無法充分滿足檔案管理信息化建設的實際要求，從而影響了檔案利用效率。出現這一問題的可能性原因有高校檔案管理人員引進不足、人員培訓意識不強或團隊缺乏交流合作等，使得高校檔案服務在技術應用、管理創新等各個方面受到限制。

4.信息安全問題時有發生

信息技術促進“智慧校園”建設和高校檔案服務創新的同時，也不可避免地帶來了諸多安全性問題。在檔案數據資源整合、應用過程中，大量信息被數字化、網絡化，極大地增加了數據被泄露、篡改、濫用及黑客攻擊等風險，若高校對檔案信息安全防護的意識不強，未能完善現有的安全管理制度或者加強技術防護措施，將對師生隱私造成極大威脅，從而對高校檔案服務的可靠性和穩定性產生負面影響。

5.針對檔案中的知識價值挖掘程度較低

當前，高校檔案管理過程中普遍存在信息有效利用率不足的問題，對學校檔案的管理多停留在簡單的歸檔和保管層面。傳統的檔案服務手段導致檔案服務不能滿足檔案利用者深層和隱含的需求，沒有充分挖掘用戶的檔案需求，從而也導致了檔案中隱藏的知識信息被獲取和挖掘的程度較低。“重管輕用”的現象極大地限制著高校檔案服務能力的提高。

三、“智慧校園”建設下高校檔案服務能力強化舉措

1.樹立用戶中心意識，指明服務方向

高校檔案服務的主要對象是師生，高校檔案管理部門應以師生為中心開展檔案服務工作，促進檔案服務環節更加貼近師生的實際需要和高校的發展要求。為有效樹立檔案服務人員的“師生中心”意識，高校檔案管理部門可適時開展以下活動。第一，角色換位體驗。讓檔案管理人員在特定時間段內以師生的身份去體驗檔案查詢、借閱和咨詢等服務流程，從師生角度感受當前檔案的服務體系，并形成報告，分析具體問題，探究解決方案，改善服務流程；第二，意見征集。在檔案服務大廳設置專門的意見箱，在學校官網、校園App等平臺開設專門的意見反饋模塊，鼓勵師生將真實的檔案資源使用感受提出來，為優化檔案服務體系提供參考；第三，合作交流。定期組織師生座談會，面對面傾聽其對檔案服務的看法和期望，并設定具體制定方案的時間，將結果反饋給師生，以此明確建設方向。

2.加快信息化建設步伐，提升服務質量

“智慧校園”建設依托先進的信息技術和工具，加強技術資源整合，將有效提升高校檔案服務的便捷性和靈活性，拓展服務的廣度和深度。

首先，高校需加強檔案信息化基礎設施建設。高校需積極主動地投入充足的資金搭建完善的信息技術支撐體系，全方位地加強檔案信息化基礎設施建設。例如，采用高性能的計算機及網絡系統，提高數據傳輸能力和運行穩定性，確保檔案信息高效處理；購置先進的存儲設備，為搭建高校檔案信息資源庫創造有利條件。

其次，推進檔案數字化與電子化進程。采用掃描、錄入等多樣化轉化方式，將傳統的紙質檔案格式轉化為數字形式，引入自然語言處理、圖像識別等人工智能技術，逐步建立起完善的電子檔案系統，并完善該系統的檢索功能，使檔案查詢更加便捷。

最后，加快檔案開發和利用。充分利用“智慧校園”建設資源，借助數據挖掘、信息分析等先進的信息技術，推動檔案資源的深度開發與廣泛利用，使檔案資源在高校內部發揮更大的效用。

3.加強高質量隊伍建設，奠定人員基礎

高校檔案管理隊伍是保障高質量檔案服務的核心要素，專業且高質量的隊伍能夠充分發揮信息化建設的價值，運用先進技術和理念開展服務工作，為提高服務能力提供支持。一方面，高校需加強高質量人才引進工作。在選拔和招聘檔案管理人員時，優先考慮同時具備信息化技能和檔案管理專業背景的復合型人才，為檔案管理和服務團隊注入新活力；另一方面，應定期開展系統培訓。培訓是提升檔案管理人員專業素養相對快速的途徑，高校相關部門需以月、學期或者學年為單位，明確培訓方案，逐步提高隊伍的專業能力與綜合素養。此外，建立績效評估機制也是至關重要的一環。高校可以將信息化技能和檔案管理服務業績作為評估的關鍵性指標，明確獎懲機制，激勵相關人員積極投入檔案管理的信息化建設中，提升整體服務質量。

以廣西某高校為例，為充分發揮“智慧校園”建設和檔案服務體系完善的協同效應，該高校制定了完善的人員培訓方案，旨在形成一支高素質、專業化程度高且穩定的檔案服務隊伍。（1）開設線上理論培訓課程，引導檔案管理與服務人員系統學習，完善信息化建設和檔案管理相關的理論體系。（2）邀請專業的信息技術人員或行業專家到校開設講座，了解最新的理念。（3）采用案例分析法，為相關人員熟練掌握各種數字化工具和軟件創造條件。（4）聯合高校內多個院系部門和管理部門開展交流活動，提升檔案管理人員的跨部門合作意識，為解決實際建設和發展過程中出現的現實問題積累經驗。

4.重視信息化安全保障，避免安全事件

加強信息化安全防護是“智慧校園”建設和高校檔案服務信息化建設過程中的保障性工作，能夠有效保護檔案信息的完整性、保密性和可用性，避免因安全問題導致服務中斷或受損。首先，高校需依據“智慧校園”建設情況、檔案管理與服務的信息化建設需求，建立完備的檔案安全管理制度，明確具體工作環節，規范檔案管理人員的行為，如實施檔案信息安全保密責任制，對隨意泄露檔案信息的人員給予嚴懲；定期檢查檔案保管的基本條件，及時發現問題并處理。其次，輔助采用一系列的防護技術與工具，為建立檔案服務體系搭建一道安全屏障，降低不良安全事件發生的風險（見下圖1）。例如，借助區塊鏈技術可實現檔案數據的不可篡改和可追溯目標，與人工智能技術聯合使用，在檔案服務中出現異常問題時，能夠發出風險預警，提醒管理人員進行針對性處理。

5.發掘創新性服務模式，發揮檔案價值

豐富且創新的檔案服務內容是提高檔案服務吸引力和影響力的重要途徑，也是展現檔案潛在價值的有效手段。因此，發掘創新性服務內容，形成完善的服務體系至關重要。高校可以根據師生需求構建多層次的服務體系，提供從基礎檔案檢索到高級決策支持等多樣化的服務內容，還可與院校相關部門開展深入合作與交流，共同開發創新性的檔案服務產品，并搭建資源共享平臺，提升檔案服務的覆蓋面積和影響力。

從服務內容層面來看，檔案資料檢索、歷史資料編研與決策支持屬于最基本的檔案服務內容。利用先進的數字化檔案管理系統，結合智能化搜索算法，使師生在使用過程中能快速定位所需要的檔案信息，通過編撰校史、出版檔案文獻等方式，助推各個院系教學、科研及文化建設，以歷史數據為參考為制定發展戰略提供依據；從服務方式層面來看，高校可積極推廣電子檔案庫，支持檔案信息的遠程訪問和查詢，減少紙質檔案的流轉和存儲，并推廣智能推薦、自動分類等智能化服務，為師生提供便捷；從檔案資源層面來看，需將分散的原始檔案資源轉變為經過提取整合的知識資源。檔案管理人員應主動開展調研，摸清檔案利用者的隱藏需求，以問題為導向，采用智慧化技術手段，利用信息系統的文本挖掘技術、關鍵詞檢索和主體建模的方式，開展專題知識服務，提供便利的信息知識。

6.建立有效的評估機制，優化服務環節

為及時發現檔案服務過程中出現的問題和不足，建立有效的評估機制不容忽視，可保持高校檔案管理活力與競爭力。首先，明確評估目標是前提。即評估高校檔案服務的具體能力，包括數字化檔案管理系統的實際使用效率、檔案信息檢索的準確性、檔案共享服務便捷性等；其次，設定具體化、可量化及可測量的評估指標，以便能夠準確評估檔案服務能力的實際情況。例如，某高校的檔案服務能力評估指標具體為數字化檔案管理系統覆蓋率、檔案信息檢索響應時間、共享服務模塊階段內訪問量、安全事件發生率等，每兩個月開展一次小范圍評估，每學期開展一次全面評估，采用定量、定性評估相結合的方法，充分了解師生對本校檔案服務的滿意度和意見；最后，以數據分析結果為參考，深入分析出現的問題，并制定具體的改進方案。例如，評估顯示數字化檔案管理系統的使用率較低，管理人員調查分析發現與師生操作熟練程度存在一定關系，隨即制訂改進方案，簡化系統功能模塊，并對師生展開操作培訓，極大地提升了檔案服務質量。

四、結語

在“智慧校園”建設背景下，高校檔案服務能力直接影響著檔案信息的有效管理與利用，對高校教學、科研以及管理水平的提高至關重要。在具體實踐過程中，高校需遵循“師生中心”的原則，加快信息化建設步伐，著力組建一支高質量、復合型的人才隊伍，深入發掘創新性的服務內容，并做好信息安全防護、評估反饋機制等保障性工作，以此促進高校檔案管理與服務體系向規范化、現代化以及智能化方向邁進。

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作者單位：廣西工商職業技術學院

作者簡介：蒙曉瑩（1990—），女，漢族，廣西欽州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。