關于新時期縣區檔案館如何做好檔案業務指導服務工作的探討

摘 要：為進一步貫徹落實上級領導提出的做好新時代檔案工作的重要指示批示精神，落實省、市、區相關檔案工作的要求，更好地服務黨和國家工作大局，服務人民群眾，充分發揮新時期縣區檔案館在檔案事業中的主體地位和重要作用，文章從提高縣區檔案館檔案業務指導服務水平為切入點展開探索，縣區檔案館及人員應如何應對多樣的檔案業務指導服務需求、創新業務指導服務工作，是文章主要思考的問題。對此，文章簡要分析了當前縣區檔案館業務指導服務工作的現狀，提出檔案業務指導服務應以科學性、實用性和創新性為原則，并探討了完善業務指導體系、創新指導方式、加強人員隊伍建設、強化服務與合作以及加大宣傳引導力度等具體策略。通過建立分級分類指導機制、利用現代信息技術以及提升業務人員專業素質等措施，提高縣區檔案工作的整體水平。

關鍵詞：縣區檔案館；業務指導；檔案管理；創新服務；人才培養

我國檔案館是檔案事業的主體，縣區檔案館更是肩負著指導和推動轄區內檔案事業發展的重任。隨著社會經濟的快速發展和檔案形態的日益多樣化，傳統業務指導模式已難以滿足新時期的需求。如何創新服務理念，優化指導方法，提升指導效能，成為擺在縣區檔案館面前的難題。本文旨在探討新時期縣區檔案館如何做好檔案業務指導服務工作，為推動地方檔案事業高質量發展貢獻智慧與力量。

一、縣區檔案館檔案業務指導服務工作的現狀分析

自機構改革局館分設以來，特別“十四五”全國檔案事業發展規劃實施以來，各地檔案館不斷深入貫徹落實“四個好”“兩個服務”的工作要求，積極謀劃，主動作為，努力提高檔案管理及業務指導服務水平。近年來，部分檔案館已經建立了較為完善的指導服務體系，通過現場指導、定期走訪以及培訓講座等方式為基層單位提供了支持。然而，就整體而言，業務指導服務工作仍存在覆蓋面不夠廣、深度不夠等問題。許多縣區檔案館受限于人員編制和專業水平，難以滿足轄區內日益增長的檔案管理需求。一是指導內容往往局限于傳統的紙質檔案管理，對電子檔案以及檔案信息化等方面的指導力度不足；二是檔案業務指導服務多側重于文書檔案、照片檔案等門類檔案具體整檔的指導，對專業檔案和重大項目檔案指導的較少，指導人員缺乏相關經驗。此外，部分地區檔案業務指導服務工作往往停留在檔案整理、接收等具體業務層面，對機關、企事業單位檔案管理方面、檔案室建設，尤其是數字檔案室建設等方面缺乏系統有力的指導，難以切實提高基層檔案管理水平。因此，如何創新指導方式、提升服務質量、擴大工作成效成為當前縣區檔案館業務指導服務工作亟須解決的難題。

二、縣區檔案館檔案業務指導服務工作的原則和目標

1.業務指導服務工作的原則

縣區檔案館開展檔案業務指導服務工作以服務地方經濟社會發展為宗旨，堅持“以人為本、服務至上”的理念，并遵循科學性、實用性和創新性相結合的原則。科學性地要求指導工作建立在檔案學理論和實踐的基礎之上，確保指導內容的專業性和權威性；實用性強調指導服務要切合基層單位的實際需求，注重解決實際問題；創新性則要求檔案館應不斷探索新的指導方法和服務模式，以適應信息化時代檔案工作的新要求。同時，指導工作還應堅持統籌兼顧、分類指導的原則，針對不同類型、不同規模的單位制定差異化的指導策略，提高指導的針對性和有效性。

2.業務指導服務工作的主要目標

縣區檔案館開展檔案業務指導服務工作的主要目標是全面提高轄區內檔案管理水平，推動檔案事業高質量發展。該目標涵蓋了多個方面的具體任務和要求。首先，要著力提升各單位檔案人員的業務素質。通過培訓、交流等方式使其掌握現代檔案管理理論和實操技能，適應數字化時代的檔案工作需求；其次，要重點規范檔案管理流程，從檔案形成、收集、整理到保管和利用環節，提高檔案管理的科學化和標準化水平，確保檔案工作的連續性和系統性。同時，要大力推動檔案信息化建設，促進電子文件和傳統載體檔案的統一管理，實現檔案資源的數字化存儲和智能化利用。此外，加強檔案安全體系建設也是重要目標之一，通過完善制度、優化設施以及強化管理等措施，確保檔案資源的完整性、真實性和安全性；最后，要深化檔案開發利用，創新服務方式，拓展服務領域，充分發揮檔案在服務經濟社會發展、傳承歷史文化以及促進社會治理等方面的獨特作用。

三、新時期縣區檔案館檔案業務指導服務工作的策略與方法

1.完善業務指導體系

（1）制定詳細的業務指導規范

縣區檔案館應根據實際情況，制定符合本地特點的業務指導規范，以確保檔案指導工作的系統性和有效性。規范需涵蓋指導工作的各個環節，包括指導內容、方法、流程以及評估機制等。在規范的制定過程中，應廣泛征求基層單位意見，充分考慮各類檔案管理工作的特點和難點，確保規范的針對性和實用性。具體內容可包括檔案收集、整理、保管及利用等各項業務的標準和要求以及電子文件管理、檔案信息化建設等新興領域的指導重點。規范還應明確指導工作的組織實施方式、人員分工以及時間安排等，確保指導工作有章可循和有據可依。此外，規范中還應當包含指導工作的質量控制措施，如定期評估和反饋機制等，以不斷提升指導工作的效果。通過制定全面和詳細的業務指導規范，縣區檔案館能夠更好地發揮業務指導職能，提高轄區內整體的檔案管理水平。

（2）建立分級分類指導機制

縣區檔案館應建立一套科學合理的分級分類指導機制，根據單位性質、規模以及檔案管理水平等因素，將轄區內各單位劃分為不同等級和類別。對于檔案管理基礎較好、具備一定管理經驗的單位，可以重點關注其在高級應用和創新方面的需求，有針對性地開展業務指導服務工作，如探索檔案大數據分析、推進智能化管理等前沿領域，幫助這些單位進一步提高檔案管理水平；對于基礎薄弱的單位，則需要從基礎檔案知識和檔案業務技能入手，循序漸進地提高其管理水平，如檔案收集整理的標準方法、檔案保管的基本要求等。同時，檔案館還可以根據行業特點實行分類指導，針對醫療、教育以及企業等不同領域的特殊需求，制定專門的指導方案。例如，對醫療機構可重點指導病歷檔案的規范管理，對教育單位可著重指導學生檔案的電子化管理，對企業則可側重指導科技檔案的開發利用等。通過這種分級分類的指導機制，縣區檔案館能夠更加精準地滿足不同單位的實際需求，有效提升指導工作的針對性和實效性。

（3）強化對重點檔案領域的指導

在開展業務指導工作時，縣區檔案館應重點關注對地方經濟社會發展具有重要影響的檔案領域。這些領域可能包括重大項目檔案、民生檔案以及科技創新檔案等。對于這些重點領域，應制訂專門的指導計劃，配備經驗豐富的業務骨干，提供更加深入和全面的指導。具體措施包括定期開展專題研討會，深入分析重點領域檔案管理的難點和熱點問題；編制針對性強的指導手冊，為檔案工作人員提供實用的操作指南；組織現場觀摩活動，促進先進經驗的交流和推廣。

此外，還可以建立重點領域檔案管理的專家咨詢機制，為相關單位提供及時的業務指導和技術支持。通過這些有針對性的指導措施，不僅能夠顯著提高重點領域的檔案管理水平，還能發揮示范引領作用，帶動整個轄區檔案管理水平的全面提高。例如，對于重大項目檔案，可以重點指導全過程記錄和電子文件管理；對于民生檔案，可以著重指導數據安全和隱私保護；對于科學技術檔案，則可以重點指導知識產權保護和檔案資源開發利用。

2.創新業務指導方式

（1）開展線上指導與培訓

隨著信息技術的快速發展，縣區檔案館應積極探索線上業務指導與培訓模式。可以利用視頻會議、在線課程以及直播講座等形式，為更多基層單位提供便捷、高效的指導服務。線上平臺的建設應注重交互性和實用性，可以設置在線咨詢與問答板塊，方便基層檔案工作者隨時提出問題并獲得專業解答。同時，檔案館可以開發一系列針對性強的微課程，涵蓋檔案收集、整理、保管以及利用等方面的內容，供基層單位檔案管理人員自主學習。此外，檔案館還可以考慮建立線上資源庫，收集整理各類檔案管理的典型案例、最佳實踐和新技術應用等資料，為基層單位提供豐富的學習參考。

（2）利用現代信息技術手段提高指導效率

縣區檔案館可以根據工作實際開發智能化的檔案管理小程序，集成檔案業務指導、在線咨詢以及遠程診斷等功能，為基層單位提供全方位的技術支持。利用人工智能技術，構建智能問答系統，解答常見問題，減輕人工指導的壓力。同時，可以建立檔案業務指導數據庫，收集整理各類指導案例、解決方案和最佳實踐，為基層單位提供豐富的參考資源。數據庫的內容應當及時更新，反映最新的檔案管理理念和技術發展趨勢。在條件允許的情況下，還可以利用VR技術，開發虛擬檔案室，為基層單位提供沉浸式的學習體驗。利用虛擬環境可以模擬各種檔案管理場景，如檔案整理、保管和利用等，讓學習者在實踐中掌握相關技能。為了進一步提升指導效果，可以在小程序中加入檔案管理評估功能，幫助基層單位及時發現并改進管理中的不足。

（3）組織現場觀摩與交流活動

檔案館應定期組織現場觀摩與交流活動，為基層單位提供直觀的學習機會。可以選擇檔案管理工作出色的單位作為觀摩點，邀請其他單位的檔案工作者實地參觀學習。觀摩內容應當全面涵蓋檔案管理的各個方面，包括但不限于檔案室的科學布局、檔案整理的規范流程、先進的信息化管理系統以及創新的檔案利用方式等。在觀摩過程中，可以安排經驗交流環節，讓不同單位的檔案工作者分享各自的工作心得和創新做法。此外，還可以組織檔案管理技能競賽或者工作坊，通過實踐操作和互動交流，提高參與者的實際工作能力。競賽或工作坊可以圍繞檔案分類編目、電子文件管理以及檔案數字化等熱點難點問題展開，既能檢驗參與者的業務水平，又能激發他們的學習熱情和創新意識。

3.加強人員隊伍建設

（1）提升業務人員專業素質

縣區檔案館應高度重視業務人員的專業素質培養，致力于建立一支知識結構合理、業務能力過硬的指導隊伍。為此，檔案館可以制訂詳細的培養計劃，從檔案學基礎理論、檔案管理實務以及信息技術應用等方面系統提升人員素質。為了促進內部知識共享和經驗交流，檔案館可以建立常態化的學習機制，如定期舉辦業務研討會、案例分析會和技術分享會等，鼓勵員工互相學習、共同進步。此外，檔案館還應當鼓勵并支持業務人員參與科研項目或撰寫學術論文，提高其理論研究能力和創新思維。可以設立科研激勵機制，為表現突出的員工提供更多的學習和發展機會。通過建立和高校與科研機構的合作關系，為業務人員參與高水平研究項目創造條件。

（2）強化人員教育與培訓

檔案館應建立健全人員教育與培訓機制，確保業務指導人員的知識和技能與時俱進。可以制訂年度培訓計劃，圍繞檔案管理新理論、新技術以及新方法等主題，定期組織專題培訓。培訓形式可以多樣化，如邀請行業專家舉辦講座、組織外出考察學習以及參加線上課程等。同時，培訓內容的設置應當注重實用性和前瞻性的平衡，既要涵蓋傳統檔案管理業務的深化和創新，如檔案編目的新標準和檔案保護的新技術等，也要包括電子文件管理、大數據應用以及人工智能在檔案領域的應用等熱點。

同時，檔案館還可以根據不同崗位的需求，設計有針對性的培訓模塊，如針對檔案管理人員的專業技能培訓，針對管理人員的領導力培訓等。此外，還可以建立培訓效果評估機制，通過考核與實踐應用等方式，檢驗培訓成果，并據此調整培訓內容和方式。

（3）引進高素質專業人才

為了進一步提高檔案業務指導的水平，縣區檔案館應積極引進高素質專業人才。可以通過公開招聘、高層次人才引進等方式，吸引具有檔案學與信息管理等相關專業背景的優秀畢業生加入。同時，也可以考慮從其他領域引進具有豐富實踐經驗的專業人才，如信息化領域的專家，以加強檔案信息化建設方面的指導能力。此外，還可以建立靈活的人才使用機制，如聘請行業專家擔任顧問或者與高校、科研機構建立合作關系，引入高水平人才參與業務指導工作，擴充檔案館的人才儲備，為業務指導工作注入創新活力。對新引進的人才，應制訂科學的培養計劃，如安排參與重點項目、跨部門輪崗等，加速其對檔案業務的全面了解。鼓勵員工參與行業交流活動和學術研討，拓寬視野，增強創新意識。建立健全績效評估和激勵機制，為表現突出的員工提供晉升通道和獎勵，激發其工作熱情。

4.強化服務與合作

（1）強化與各單位的聯系合作，對檔案業務指導需求展開分析，開展定制化服務

縣區檔案館應主動加強與轄區內各單位的聯系和合作，建立長效溝通機制。可以定期走訪調研，深入了解各單位的檔案管理現狀和實際需求。在此基礎上，運用科學的需求分析方法，如問卷調查和深度訪談等，系統梳理各單位在檔案管理方面面臨的問題和挑戰。根據分析結果，檔案館可以為不同單位量身定制指導方案，提供個性化的服務。例如，對于檔案信息化建設較為薄弱的單位，可以重點提供技術支持和培訓；對于面臨特殊檔案管理問題的單位，可以組織專家團隊實行專項指導。通過這種定制化的服務方式，能夠更精準地滿足各單位的實際需求，提高業務指導的針對性和有效性。

（2）館內各科室相互配合，業務指導工作發揮最大效能

為了充分發揮檔案館的整體優勢，應加強館內各科室之間的協作。可以建立跨科室的業務指導工作小組，整合各科室的專業力量和資源。例如，在開展電子文件管理指導時，可以由業務指導科牽頭，信息技術科提供技術支持，征集管理科提供實踐經驗。通過這種協作模式，能夠為基層單位提供更全面、更專業的指導服務。同時，可以建立內部信息共享機制，定期召開科室協調會，交流業務指導中遇到的問題和經驗。此外，還可以鼓勵各科室之間的人員交流，如輪崗制度，以增進對不同業務領域的了解。

（3）檔案局、檔案館聯合，形成工作合力

縣區檔案館應與檔案局加強合作，形成業務指導工作的合力，高質量地開展縣區檔案工作。縣區檔案館應及時向檔案局匯報相關檔案工作情況，可以建立定期聯席會議制度，共同研究制訂業務指導工作計劃，明確雙方職責分工。檔案局可以從政策制定、資源調配等宏觀層面給予支持，而檔案館則負責具體的指導實施，在開展重大專項指導工作時，可以組建聯合工作組，充分發揮雙方優勢。縣區檔案館應積極配合檔案局開展檔案執法監督檢查等工作，可以協助制定檢查表，參與相關工作，提供檔案業務支持。此外，還可以共同建立業務指導評估機制，定期總結工作成效，不斷改進指導方法，共同提高縣區檔案管理工作規范化與科學化水平。

5.加強宣傳與引導

（1）加大檔案法規宣傳貫徹力度

縣區檔案館應積極開展檔案法律法規的宣傳貫徹工作，提高社會各界對檔案工作重要性的認識。可以采用多種形式，如開展6.9國際檔案日宣傳活動、舉辦法規講座、組織知識競賽以及制作宣傳材料等，廣泛傳播檔案法律法規及檔案文化知識。特別是對新出臺或修訂的法律法規，應及時組織學習和解讀，確保各單位準確理解和貫徹執行。同時，可以結合典型案例，深入淺出地闡釋法律法規的要求，增強宣傳效果。此外，還可以利用新媒體平臺，如某信公眾號、短視頻等，以生動有趣的方式普及相關法律法規知識。通過持續有效的宣傳，不斷提高各單位依法管理檔案的能力和意識，為檔案業務指導服務工作創造良好的法治環境。

（2）增強檔案工作人員的法律意識

縣區檔案館應重點關注各單位主要負責人、分管領導以及檔案工作直接相關人員的法律意識培養。可以針對這些關鍵人群開展專題培訓或座談會，深入講解檔案法律法規的核心內容和實踐要求。同時，可以組織參觀先進單位，使其直觀感受規范檔案管理的重要性。此外，還可以編制檔案工作手冊，為各單位決策層提供便捷的參考工具。通過增強這些關鍵人員的檔案法律意識，能夠推動各單位將檔案工作納入重要議事日程，為檔案業務指導工作的開展創造有利條件。在日常工作中，縣區檔案館還應定期推行檔案管理的評估和反饋機制，對各單位規范建立檔案工作責任制和檔案管理等制度提出指導建議，明確各級人員的職責與義務，助力提高單位檔案管理水平。

四、結束語

新時期，縣區檔案館檔案業務指導服務工作的創新開展是一項系統性與長期性的工程。通過完善指導體系、創新服務方式、加強人才培養及服務與合作等多管齊下的策略，縣區檔案館必將在提高轄區檔案管理水平方面發揮更大的作用。未來，隨著機制體制的理順、科學技術的不斷進步以及管理理念的持續更新，檔案業務指導服務工作還將迎來更多的可能性，為推動地方檔案事業的高質量發展作出更大貢獻。

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作者單位：臨沂市蘭山區檔案館

作者簡介：王晨晨（1987—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案業務指導。