信息化時代智慧檔案建設的思考

摘 要：信息化時代，以大數據技術為基礎的現代科學技術快速發展，對檔案數據的管理產生較為深遠的影響，管理過程逐漸走向數字化、智能化與自動化，智慧檔案管理系統的建立已成為各級檔案部門新時期需要面臨的重要任務。本文以“信息化時代的智慧檔案建設思考”為題，在體系建設、技術應用、平臺研發與安全防護等方面全面、深入地分析當下發展現狀及未來優化路徑，提出具體的改革思路，從而提升檔案管理效率和服務品質，以期為相關負責人員提供決策參考。

關鍵詞：信息化時代；數字化；智慧檔案；管理效率

社會進入大數據信息化時代，檔案資源的數字化轉型、電子化管理、智慧化應用和網絡化共享已成為當代檔案行業發展的主流趨勢，也是新時期各部門需要解決的重要難題。尤其在“十三五”時期國家提出“互聯網+政務服務”的概念之后，“智慧政務”的概念相繼提出，由此，“智慧檔案”建設已迫在眉睫，這就需要相關負責人員轉變發展思想、探索轉型策略、推動改革升級和實現科學發展，真正解決行業內存在的重視程度不夠、體系建設不完善、技術應用不充分和安全共享難保障等問題，全面促進信息化技術與檔案管理工作相結合，最大限度地發揮檔案資源經濟效益與社會效益，進而讓檔案資源為廣大群眾提供優質服務。

1 信息化時代特點及智慧檔案建設特征分析

隨著社會的不斷發展與信息化時代的不斷演進，檔案信息數據量呈井噴式倍增，資源總量與信息復雜度正在以前所未有的速度提升，傳統的物理模式存儲及手工檢索的方式已無法滿足新時代發展的需要。由此可見，融入大數據、云計算、人工智能、物聯網和區塊鏈等前沿技術，促進“智慧檔案”建設，對于提高檔案管理綜合效能，實現創新性轉變有著重大意義。

1.1 智慧檔案的理論基礎

智慧檔案的建設具體是指運用現代化信息技術，對紙質檔案數字化加工成為電子化文件，將其錄入管理系統平臺，利用數據挖掘、機器學習和信息識別等技術分析、決策、利用和共享，其功能涵蓋了檔案信息的在線歸檔、自動分類、關鍵詞檢索、智慧化處理、安全保護和知識服務等方面，核心在于高效化、智能化、科學化、規范化、網絡化及開發利用的最大化[1]。綜合來看，智慧檔案建設的主要特點是信息交互智慧化，利用物聯網技術，實現檔案系統內部與管理人員、服務人員之間的數據互動，實現檔案、系統和人員之間快捷簡單和無阻礙銜接，形成較為完整的數據通信與共享智能體系。信息管理智能化通過建立跨部門、跨地域與跨體系的應用集成系統，使得海量的檔案資源得以精細化管理、組織、控制、共享、互通與服務，促進文件資料的有效訪問，進一步拓寬檔案業務的廣度和深度。檔案環境智慧化使檔案的管理由過去的櫥子柜子盒子轉變為電子檔案在線管理，同時推動了傳統庫房裝置運轉養護的智能化，全面優化了人員和物資的配置，降低了管理成本。利用服務智慧化。智慧檔案的建設可通過智能系統更好地分析、處理檔案資源，并在管理利用過程中注重用戶體驗和服務質量，側重于提供更高效、便捷和精準的服務，在“互聯網+”的環境中可使檔案查詢與咨詢服務不再受時間限制，呈現出嶄新業務和控制的新形態。

1.2 大數據時代智慧檔案管理平臺數據的特點

信息化時代智慧檔案的建設主要工作在于系統平臺的研發，數據處理的精度直接關系到智慧化水平的高低，在此形勢下，需要達到以下幾方面標準：一是可處理海量復雜數據。智慧檔案平臺需要容納多種檔案類型數據，一般包括文書檔案、人事檔案、會計檔案科和研檔案等，而對于檔案主管部門而言，需要歸檔多個單位、多個領域、多個行業和多個地區的龐大數據集，并且隨著時代的發展，這些數據以結構化、半結構化的形式與存儲類型存在，呈現出復雜的多樣性，由此需要系統平臺具有強大數據處理能力，使其真正能夠在大數據場景中運行應用，使管理、利用、共享和傳輸等環節高效穩定運行。二是信息更新的實時高效性。智慧檔案管理平臺需要滿足檔案資源內容更改和更新的需求，尤其在醫療、住建和交通等重要民生領域，信息的時效性是至關重要的考量因素，這就需要系統平臺能夠實時采集、處理、替換和更新海量的檔案數據，保證檔案電子數據庫保持最新狀態，在此過程中也需要有效防范安全風險，保障整體的可靠性與穩定性。三是可滿足多主體參與共享。在檔案的智慧管理模式下，已不是過去“信息孤島”和“各自為政”的局面，最為顯著的特征是利用智慧管理系統平臺，推動各地區、部門、機構和個人之間的信息共享互通，實現最為廣泛的檔案數據資源的高度匯聚，進而為部門決策、科學研究和法律證明等提供更豐富的數據支持[2]。

2 信息化時代智慧檔案建設面臨的風險及問題

2.1 智慧管理理念相對滯后

智慧檔案的建設與過去檔案的管理模式完全不同，導致在現階段發展過程中，各部門單位領導者及管理人員缺乏對智慧檔案建設的重視，“自上而下”輕視檔案管理思想的現象較為嚴重，大多尚未配置較為專業集中的檔案管理部門，對于發展方向的指定、建設項目的推動和日常工作的監督規劃較少，沒有在行業內外加以調研，使得整體智慧化轉型工作出現發展目標不清晰、制度體系較落后與平臺建設較緩慢等問題，成為當下面臨的重要與難點問題。

2.2 管理人才水平有待提高

由于檔案工作長期處于邊緣化，現存檔案管理人員長期處于較為松散、懈怠的傳統模式下開展工作，多數檔案人員學歷不夠高，專業能力不夠強，極少是信息化技術“科班出身”，對于現代化智慧管理技術了解較少，缺乏主動創新精神，業務能力與學習能力有限，無法在短時間內快速學習并應用數字化技術及信息化手段，使得大多數單位無法保證智慧檔案建設工作的快速推進，即使后期建設完成，也會因操作不規范或應用不徹底的原因造成現代技術優勢難以發揮，嚴重阻礙整體發展的步伐。

2.3 平臺技術應用不夠全面

受傳統管理模式下單位重視程度、基礎設施建設、管理人員思維與專項資金配置等影響，雖然檔案行業整體處于信息化與智慧化發展環境，無論在政策上還是在技術上均提供了良好的創新條件，但是在實際轉型升級過程中，仍出現較多轉型不充分、共享程度低、數據傳輸慢和數字化率低下等問題，導致大數據、云計算、人工智能和物聯網等相關技術應用不足，系統架構不合理，平臺建設側重點與針對性嚴重失衡，導致即使相關部門投入大量資金，也因技術應用與實際需求不符，出現資源浪費的現象，沒有充分發揮現代技術服務檔案管理的優勢，成為制約智慧化發展的重要難題。

2.4 安全防護體系仍需完善

在信息化時代，實現智慧檔案管理，無疑為整個行業帶來極大的便利與改革性創新，但是隨之而來也造成檔案數據的多方面風險。一是傳輸風險。在各部門單位強調供給側改革的背景下，重點在于數據以正確的載體傳播出去，數據傳輸是必要環節，在過程中往往容易因人員專業性不足造成相關檔案信息在無加密、無防護的環境中流轉，極易導致不法分子或黑客通過互聯網進行各種形式的攻擊。二是歸檔風險。通過利用大數據技術及互聯網平臺進一步擴大了檔案信息來源的覆蓋面，實現多種檔案數據的廣泛采集，但由于我國現存各類檔案管理平臺數量較多、水平參差不齊及數據標準多種多樣，加之較多社會人員利用移動互聯網訪問系統，容易導致檔案在采集歸檔過程中出現失真或被篡改等問題，不僅影響系統安全，還會影響相關部門的社會公信力。三是應用風險。在“互聯網+檔案”的環境下，現代化技術手段提升了系統平臺與用戶之間的交互性，但隨著用戶數量增多，平臺規模擴大，運轉方式日益復雜，使得在檔案服務利用過程中極易受到各種各樣的傷害。例如，智慧檔案服務平臺自身缺乏用戶識別、訪問跟蹤和身份核查等機制，極大地影響了檔案信息被合理合法使用[3]。

3 信息化時代智慧檔案建設優化策略分析

上述問題是制約智慧檔案建設的重點，這就需要相關負責人員進一步強化對現代信息技術的認知，結合過往檔案系統智慧化建設的典型經驗，結合自身存在問題及發展需求，不斷探索科學合理的智慧檔案建設路徑，加強相關工作的頂層設計，合理配置各方面建設資源，從而實現智慧檔案建設的高速發展。

3.1 不斷健全智慧檔案信息高效管理體系

一是牢固樹立智慧化意識。各級檔案管理部門的負責人員要及時轉變發展思想，深入學習當下檔案行業發展的宏觀政策策略及技術應用場景，認真研究“互聯網+”環境下的相關技術規范，構建“智慧檔案服務大眾”的理念，做好頂層設計及實施規劃，推動各項工作順利開展。二是規范管理制度標準。要在智慧化轉型過程中，依據《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《關于加快推進“互聯網+政務服務”工作的指導意見》《電子檔案單套管理一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等政策文件，在電子檔案征集歸檔、分類著錄、存儲保管、安全利用、共建共享等方面落實相關工作制度，讓檔案管理更加科學化與規范化，構建良好的內外部監督管理機制，有效減少檔案管理的錯誤與疏漏，從而推動檔案服務智慧化工作有序進行。

3.2 不斷加強智慧檔案管理人才的建設力度

一是人才引進方面。在智慧檔案建設過程中，各級部門單位要根據自身發展規劃，深度研判人才的崗位需求，按照現階段技術應用及信息化管理存在的問題及需求，通過人才引進、定向培養及遴選借調等方式，不斷提升干部隊伍綜合素質水平，從而提升本單位的核心競爭力。二是干部培養方面。要建立常態化的《信息技術干部人才培養方案》，營造良好的人才發展環境，定期面向管理人員開展理論研學、專家授課或外出參觀等學習活動，助力其在智慧檔案管理工作中取得新突破、開創新局面，不斷增加既懂得現代檔案管理手段，又熟知智慧技術應用操作的人才數量，從而為智慧檔案建設注入源源不斷的活力[4]。

3.3 不斷優化現代智慧檔案管理技術的應用

對于建設檔案管理利用平臺，需要相關部門單位積極深入調研，帶著問題與需求前往行業內先進地區參觀學習，建立合作共贏機制，最大限度加強技術應用，建立適合自身發展的檔案管理平臺。一是利用云計算技術升級系統平臺。云計算可為智慧檔案管理系統的建設提供強大的創新動力，利用此技術可讓部門單位接入伸縮性強的計算資源與容量大的存儲環境，使得面對新時期海量檔案信息與多樣化利用服務需求的挑戰時，能夠快速響應，保障檔案管理服務全生命周期的流暢和高效。同時，云計算的分布式特性可實現檔案資料的云端實時存儲，提升了檔案管理的抗災能力和業務連續性[5]。二是利用大數據技術加強服務中心建設。通過大數據技術，可利用系統平臺對用戶瀏覽痕跡與查詢記錄進行集成化與智能化處理，通過機器學習，對檔案信息服務中的推薦策略與服務模式進行深度總結并汲取有益經驗，準確地把握用戶需求及利用習慣，建立需求感知引擎，在協同過濾技術的輔助下可實現對用戶的主動信息推送。同時利用某信公眾平臺、小程序及App應用等線上載體，為用戶提供優質服務，使廣大檔案資源受眾群體告別過去的時間與空間限制，隨時隨地進行檔案檢索與查詢利用，全面加強檔案部門與社會群眾的溝通與聯系，宣傳相關政策與制度，從而提高在線檔案服務的靈活性。

3.4 不斷夯實檔案信息服務平臺的數據安全

一是確保利用服務安全。在智慧檔案管理建設過程中，數據信息的收集存儲、傳遞檢索都有相對應的模塊，在信息管理應用過程中要做到對所有文件加密處理，做好物理隔離網閘技術、虛擬專用技術及防火墻技術等安全措施的整合，并對每一位管理員及用戶進行密鑰識別或人臉識別等身份驗證，保證所有操作均在安全環境中進行。同時要不斷提升系統平臺審計、溯源和日志服務等的技術升級，一旦出現盜取數據或惡意篡改等情況，可及時應對，不僅能增強數據安全，還可抵御災害。二是完善安全管理體系。在部門單位、上級部門、下屬單位及社會公眾層面設置綜合性電子檔案安全管理條例，并加以實施，保證檔案采集方、管理方與利用方的緊密配合，確保檔案智慧化管理、利用、服務和共享等全流程完全按照既定的權限和規則進行，從而實現可持續健康發展。

結語

在新時代數字化轉型的浪潮中，“互聯網+政務服務”的相關技術已在行政審批與醫療服務等方面得到廣泛普及，但是智慧檔案館（室）的建設還處于較為初期的摸索階段，在實踐過程中存在較多問題，在基層檔案管理中尤為明顯。這就需要相關負責人員進一步強化智慧檔案建設的戰略規劃，加大基礎設施與軟件開發的投入，主動推進檔案資源開放共享政策，以確保檔案管理事業能夠適應時代發展潮流，真正為社會發展貢獻“檔案力量”。

參考文獻

[1]隋野.大數據時代智慧檔案建設路徑研究[J].黑龍江檔案，2024（02）：27-29.

[2]鄭立芳.大數據時代智慧檔案信息服務平臺數據安全風險及其對策研究[J].黑龍江檔案，2024（02）：30-32.

[3]張勇.大數據時代智慧檔案信息服務平臺數據安全風險及其對策研究[J].黑龍江檔案，2024（01）：39-41.

[4]朱金剛.智慧檔案管理建設現狀與未來發展路徑分析[J].蘭臺內外，2023（04）：25-27.

[5]李翠艷.人工智能背景下智慧檔案信息體系構建[J].信息記錄材料，2024，25（04）：43-45+48.

作者簡介：黃永芹（1981—），大學學歷，廣西北海市老干部活動中心（老年大學）館員，研究方向：檔案管理。