政務服務平臺檔案管理研究

摘 要：隨著社會的不斷發展與現代科學技術水平的不斷提高，互聯網技術已悄然改變了人們的生活方式，各行各業進入信息化發展階段，在機關事業單位，“互聯網+政務服務”的模式逐漸普及，利用系統平臺實現海量檔案信息資源的精細化管理已成為大勢所趨，為檔案的收集整理、開發利用及整合共享營造了良好的發展機遇與條件。本文以“政務服務平臺的檔案管理研究”為題，結合實際調研情況，在思想建設、體系建設、干部隊伍建設和系統平臺建設四個方面指出當下存在的各種問題及優化路徑，以期為相關部門單位提供決策參考。

關鍵詞：“互聯網+政務服務”；信息化時代；檔案管理

檔案是各項工作及社會活動的最原始記錄，對于維護社會穩定、保障群眾利益及實現可持續發展有著重要意義，具有較高的文化價值、社會價值和經濟價值。隨著政務服務電子化與檔案信息數字化的發展，檔案資源的管理逐漸得到社會的廣泛關注，需要相關部門緊跟信息化時代步伐，在區域內或者單位構建完善的信息資源運行體制，并結合自身情況建立完善的檔案資源管理系統，不斷創新管理模式及方式方法，打破部門間的壁壘，最大程度地促進檔案資源的互聯互通與整合共享，進而實現檔案信息資源的高效和便捷利用。

1 政務服務背景下檔案管理的基本概述

1.1 新時期檔案信息化管理的現狀及發展背景

在政策方面。2016年，國家頒布《關于加快推進“互聯網 + 政務服務”工作的指導意見》，明確提出要優化服務流程，創新服務方式，“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”的指示精神。各級政府積極貫徹、推動政府服務平臺建設，以“一網通辦”便捷化服務來響應國家號召。2021年，中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，深化檔案領域“放管服”改革，切實推進政務服務數據歸檔，為提高檔案政務服務便利化水平做出了具體要求，在宏觀上為檔案資源在政務平臺上的高效管理提供了良好的政策環境[1]。在實踐方面，大多區域政府部門利用互聯網技術實現政務服務一體化，推出一系列具有前瞻性與創新性的管理利用平臺，檔案的收集整理、分類著錄、集中存儲和共享利用等業務流程由線下轉移到線上（如圖1所示），推動業務流程再造，促進管理模式轉型。同時，檔案利用服務也正向手機App、某信公眾號等移動平臺擴展，便捷性與覆蓋面不斷擴大，基本形成橫向相互兼容與上下互相聯通的工作格局，提升服務便利程度和普惠程度，實現政府職能向服務型轉變。

1.2“互聯網+政府服務”模式下檔案管理的優勢

一是提升工作效率。在傳統的管理模式下，各部門單位對于檔案的管理僅停留在紙質檔案的庫房存儲，以手動查詢檢索的方式利用，整個過程不僅煩瑣，而且嚴重影響檔案價值的發揮。在智慧政務服務的背景下，傳統的檔案管理模式嚴重滯后于快節奏、高標準的工作環境。隨著電子政務與協同辦公一體化工作模式的推進，檔案管理借助政務服務利用平臺，將互聯網、大數據、云計算、人工智能技術與管理利用工作相融合，系統平臺可利用數據庫自動加工分類、提取分析與精細存儲，進一步完善了工作細節，創新研究方式，優化資源配置，實現檔案數據價值的深度利用。二是促進資源共享。在過去的檔案工作環境中各自為政，“信息孤島”現象嚴重，尤其是檔案主管部門面臨“舊檔案難管理、新檔案難分類”的問題，各類文件大多被鎖在庫房，難以面向外界提供查詢利用服務。在政務服務平臺，各部門單位將檔案管理集中化與數據共享化，實現數據傳輸利用跨部門、跨系統與跨人群，徹底打破“信息藩籬”，形成檔案查詢利用的最優解。各部門單位的檔案工作由被動管理向主動服務轉變，顯著提升了政務服務效能。

2 政務服務背景下檔案管理工作存在的問題

2.1 信息化意識淡薄，檔案轉型有待深化

在社會層面及各部門單位工作的實踐中，對于電子政務的普及及應用接受程度較高，但是在檔案事業發展中存在較多依賴傳統管理模式機制的現象，嚴重制約管理水平的提高，限制數字檔案管理服務范圍，削弱數字檔案在電子政務應用過程中的優勢。大多部門認為檔案文件僅起到輔助性和支持性的作用，在資金、人員政和策等方面得不到有效支持，從而阻礙了新時期檔案事業的快速發展。為深入了解當前檔案管理人員對于檔案信息化及政務服務平臺利用的工作情況，針對A地區市直部門開展深入調研，采用問卷調查的方式，主要針對檔案管理部門和相關工作人員，所得結果如表1所示。

2.2 規范化建設滯后，管理體系有待鞏固

一是組織架構不清晰。部分單位的檔案工作往往由辦公室或綜合科代管，沒有設置專職業務部門，工作開展也僅是應付上級檢查，忽略了整體系統資源的規范化建設，沒有充分利用政務平臺開展服務工作，檔案部門與其他業務部門存有界限，溝通交流較少，實際應用水平和為人民提供優質服務方面與先進地區仍存在較大差距。二是制度標準不完善。在“互聯網+”背景下，部分地區政府及部門單位過于重視軟硬件設施與平臺功能搭建的發展，沒有重視制度的出臺與標準的設立，在行業內缺少統一的執行規范，使得雖然具有較為完備的系統平臺，仍無法借助和發揮智慧政務的優勢[2]。

2.3 專業化技能較差，干部素質有待加強

目前機關事業單位既懂得現代檔案管理技能，又了解新興科學技術的復合型檔案管理人才少之又少。對外招聘設置檔案管理崗位的側重力度不夠，使得在崗人員大多年齡較大、專業水平不高和流動性強，甚至由臨時工兼職。在整體上對人才配備、崗位適配度方面有所忽略，最終造成干部隊伍無法在短時間內充分了解并應用政務服務平臺，大數據、云計算和人工智能等先進技術與檔案管理融合不到位。即使單位配備了檔案信息化軟硬件設施，在實際工作中仍然沿用傳統的管理辦法，不僅造成檔案易丟失、易損壞的現象頻繁發生，還浪費了資源。與此同時，各單位對檔案管理人員后期科學化、專業化指導不夠，沒有針對政務服務新得管理模式及環境業態開展繼續教育與業務培訓等活動，使得檔案管理人員眼界打不開、能力提不上、適應性差，無形之中增加了工作人員的工作壓力和負擔，這也是各部門單位在檔案信息化管理工作中面臨的一個焦點問題。

2.4 科學化管理不夠，平臺功能有待升級

在政務服務平臺管理模式下，大多部門單位將主流業務結合密切，往往忽視檔案管理工作的應用，使得現存平臺優勢在檔案事業中難以發揮。大多部門單位沒有深入了解當前社會對檔案資源的龐大需求，沒有利用大數據、云計算和人工智能等技術對其進行深入挖掘與快捷利用，共享化與服務化機制建設遠遠不夠。在原有模式下的檔案流轉信息緩慢，對于跨層級、跨部門之間檔案利用工作開展難度較大，在一定程度上影響了檔案價值的發揮。

3 政務服務背景下檔案管理工作未來優化策略

3.1 不斷增強檔案數字化發展思維

利用政務服務平臺開展檔案管理工作，要牢固樹立檔案意識與信息化意識。為此，相關部門領導要提高重視程度，將檔案工作擺在重要角色對待。一是定期召開專題會議。組織全體干部職工學習關于檔案工作的重要指示精神，引導他們了解檔案管理工作的內涵及意義，積極應用現代化技術與系統平臺開展檔案信息化工作，領導層要全面準確把握發展方向，著力提升管理水平，扎實推動檔案工作提質增效。二是加強電子政務檔案數字化的宣傳。充分利用新時代融媒體優勢，在某信公眾平臺、門戶網站、某音及視頻號等載體，多渠道、多角度第宣傳檔案工作在政務服務方面的政策環境、發展現狀、文化魅力和安全責任等知識，推動更多干部職工了解檔案，重視檔案，提高責任感與使命感，營造良好的發展環境，從而保障其健康發展。

3.2 不斷健全檔案科學化管理體系

一是加強頂層設計。隨著“互聯網 + 政務服務”管理模式的不斷深入，各級政府部門要設立檔案服務利用工作專班，積極推動檔案工作由“管理型”向“服務型”轉變，進一步優化組織架構，全面提升檔案管理效率及科學化水平，促進更多的部門單位與社會群眾在檔案事業發展中受益。同時工作專班要借助先進技術手段，了解需求方向，挖掘檔案內涵，豐富利用途徑，全面提高精準化服務水平，進而提升群眾滿意度。二是構建完善制度。工作專班要深入學習《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《機關檔案管理規定》等政策文件，結合自身實際情況完善檔案管理利用機制，確保檔案收集整理、存放利用和開放共享等業務全流程有據可依，為檔案管理工作整體水平的提升打下堅實的基礎[3]。

3.3 不斷構建檔案專業化干部隊伍

一是優化干部隊伍結構。機關事業單位人事管理部門要加大人才引進力度，深度剖析本地人才政策，找準優勢面向社會、人力資源中心、企業和高校選拔優秀人才。同時提高就業門檻，可在人員選擇過程中加入檔案知識及科學技能理論測試，根據崗位缺失情況有針對性地引進對口管理人員，從而完善檔案信息化管理干部團隊建設，為政務服務平臺的深度利用及檔案數字化轉型事業的發展奠定堅實基礎。二是高位推動人員培養。機關事業單位領導者要以行業發展、工作時間和實際需求為起點，制定干部隊伍繼續教育培養方案（如圖2所示），開展各項理論研學、專家授課、定向培養、雙向交流或外出考察等活動，可與社會組織、學校和企業等緊密協作，形成多方共同參與的人才培養機制，不斷彌補創新能力的短板，促進檔案信息化管理人才能力標準不斷完善，逐步構建并完善人才成長體系[4]。

3.4 不斷提升檔案共享化服務水平

在新時代背景下，各部門單位要積極響應國家對于檔案信息化建設的工作要求，將建設檔案政務服務平臺作為關鍵任務落實，完善信息傳播、共享和檢索機制，以提高檔案信息利用服務率。一是構建完善的平臺。在“互聯網+政務服務”的環境下，要深入開展市場調研，前往發達地區學習先進經驗，了解前沿技術應用情況，并結合自身發展需求與當下亟需解決的問題，尋求第三方科技服務公司對政務服務平臺的檔案模塊功能研發，確保其在數據采集、信息檢索與服務應用方面得到有效提升。二是挖掘潛在用戶。在服務型檔案管理的模式下，當地政府及相關部門可多樣化地開展個性化與交互化活動，加強單位與群眾的溝通，及時了解掌握不同人群的服務需求，對癥下藥，有針對性地將線下服務與線上服務相結合，全面提高檔案信息開發利用的標準化與流程化，加快推進檔案信息數據共享的步伐。三是擴大共建共享。全方位、多角度地發揮政務服務平臺的優勢，打造標準化利用窗口，在檔案行業內外實現多層級部門“一網通辦”與“一站式”服務機制，切實推動綜合檔案跨地域、跨行業和跨體制的在線利用，打造高標準檔案服務品牌[5]。

結語

綜上所述，利用政務服務平臺，扎實開展檔案數字化建設與共享化利用，是提高行政服務效能與發揮檔案價值最大化的重要手段。在此背景下，需要相關負責人員緊跟時代發展趨勢，嚴格貫徹落實“四個好”和“兩個服務”的批示精神，守正創新、真抓實干，樹立創新性思維，轉變思路方法，掌握真實訴求，不斷優化檔案管理利用服務機制，從而推動政務平臺賦能檔案管理工作縱深發展，進一步增強數字檔案服務能力和辦公效率，從而為提升數字政府建設效能貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]陳艷.公民需求視域下的檔案政務服務轉型路徑探究——以政務網留言數據為例[J].檔案學研究，2024，（02）：72-81.

[2]劉芳芯.做好政務信息化項目檔案管理工作淺析[J].文化產業，2023，（11）：31-33.

[3]侯艷玲.智慧政務背景下綜合檔案信息化管理體系建設探究[J].蘭臺內外，2023，（21）：47-48+51.

[4]王博.電子政務背景下檔案數字化建設研究[J].黑龍江檔案，2021，（02）：96-97.

[5]李麗環.“互聯網+政務服務”背景下服務型檔案管理模式構建研究[J].檔案天地，2022，（04）：31-34.

作者簡介：蘆媛（1980.4—）大學學歷，淄博市體育中心館員，工作及研究方向：照片檔案、政務檔案及人力資源檔案管理研究。