供電企業人事檔案管理信息系統的設計原則及應用

摘 要：供電企業人事檔案管理面臨數字化轉型的挑戰，建立完善的信息系統成為必然趨勢。文章探討了人事檔案管理信息系統的設計原則和應用策略，包括安全性、可靠性和易用性等原則以及數字化存儲、自動化處理和智能化檢索等策略。研究發現，當前系統應用仍存在紙質檔案存儲易損耗、難保存、人工操作效率低易出錯及信息查詢耗時費力等問題。文章建議從強化系統安全、優化用戶體驗和提升數據價值等方面著手，推動供電企業人事檔案現代化和智能化管理，為企業人力資源管理和決策提供有力支撐。

關鍵詞：供電企業；人事檔案管理；信息系統；應用策略

隨著電力行業的快速發展和信息技術的不斷革新，供電企業人事檔案管理面臨著新的機遇與挑戰。在此背景下，建立完善的人事檔案管理信息系統，符合行業數字化轉型的趨勢，能夠提高人力資源管理效率。目前，許多供電企業已將人事檔案管理信息系統的構建列為重點項目，在系統開發過程中多采用符合電力行業特點的專業軟件，既能全面整合企業內部人事信息，又與上級主管部門和相關單位展開數據對接，促進人力資源信息的共享與利用。供電企業在實行人事檔案管理時，應充分認識建立專業化、智能化信息系統的重要性，深入分析當前系統應用中存在的問題，針對這些問題制定有效的解決方案，以充分發揮人事檔案管理信息系統在供電企業人力資源管理中的作用。

一、傳統人事檔案管理方式的局限

1.紙質檔案存儲易損耗、難保存

傳統的人事檔案管理方式主要依賴紙質文件存儲，這種方式暴露出諸多問題，影響了人事檔案管理的質量和效率。紙質檔案容易受到物理環境的影響而損壞。在日常存儲過程中，紙質檔案易受潮、發霉、褪色或被蟲蛀，特別是在濕熱地區或存儲條件不佳的情況下，這些問題更為突出。即使采取了一定的防護措施，隨著時間的推移，紙質檔案仍難免出現老化與脆化等現象，導致重要信息丟失。此外，紙質檔案的保存需要大量的物理空間。隨著企業規模的擴大和員工數量的增加，人事檔案數量呈幾何級數量增長，要求不斷擴大檔案存儲空間。對于大型供電企業而言，僅用于存放紙質檔案的場地就將占用大量寶貴的辦公資源，既增加了企業的運營成本，又不利于空間的有效利用。紙質檔案的更新和維護工作煩瑣并耗時。當員工信息發生變更時，需要手動修改或重新制作相關文件，容易造成信息不一致。隨著時間推移，檔案的積累導致信息更新和整理工作變得越發困難，影響人事管理的及時性和準確性。

2.人工操作效率低、易出錯

傳統人事檔案管理的人工操作方式存在諸多弊端，嚴重制約了人事管理工作的效率，難以滿足現代供電企業快速發展的需求。在傳統模式下，從檔案的收集、整理、歸檔、查詢到統計分析等各個環節均需要人工手動完成。這種方式不但耗費大量人力資源，而且處理速度緩慢，難以應對大量檔案信息的快速處理需求。特別是在大規模的人事調動或者年度考核等集中性工作時，人工操作的低效率問題更為突出。此外，人工操作還容易出現各種錯誤。在日常的檔案錄入、更新和維護過程中，由于人為因素的影響，很容易發生信息錄入錯誤、遺漏或重復等問題，不僅影響數據的準確性，還容易導致決策失誤，給企業帶來潛在的風險，甚至可能會在后續的工作中造成連鎖反應。人工操作難以保證數據的一致性和實時性。當需要對某一員工的信息更新時，將涉及多個文件或表格的修改，人工操作很難確保所有相關文件得到同步更新。這種信息不一致的問題會嚴重影響人事決策的準確性。人工操作也難以實現數據的實時更新和共享，各部門之間的信息傳遞往往存在時間差，影響工作協同效率。

3.信息查詢耗時費力、操作煩瑣

在傳統的人事檔案管理模式下，信息查詢過程存在諸多問題，不但耗時費力，而且操作煩瑣，嚴重影響了人力資源管理工作的效率和決策的及時性。傳統的紙質檔案查詢方式極為耗時。當需要檢索某個員工的具體信息時，工作人員往往需要在大量的檔案中逐一翻找，需要耗費大量時間。特別是對于大型供電企業而言，隨著員工數量的增加和檔案資料的積累，查找所需信息的時間成本呈指數級增長。信息檢索過程費力且易出錯，在紙質檔案堆中尋找特定信息不僅需要體力勞動，還需要高度集中注意力，長時間的查找工作容易導致工作人員疲勞，增加遺漏或誤讀重要信息的風險。由于缺乏有效的索引系統，查找效率嚴重依賴于檔案管理人員的經驗和記憶，進一步增加了出錯的可能性。多維度的信息統計和分析變得異常煩瑣。在傳統模式下，如果需要跨部門、跨時間段的人員信息統計或者復雜的數據分析，往往需要手動翻閱大量檔案，數據整理極為煩瑣，不僅耗費大量時間和精力，還難以保證統計結果的準確性。

二、人事檔案管理信息系統的設計原則

1.安全性原則

安全性是供電企業人事檔案管理信息系統設計中的重要原則，它直接關系企業核心人力資源信息的保護。在設計過程中，必須從多個層面嚴格貫徹安全性原則。首先，系統應建立嚴格的訪問控制機制。根據不同用戶的職責和權限，實施細粒度的角色分配和權限管理。例如，普通員工只能查看和修改自己的基本信息，而人事管理人員則可以根據職責范圍訪問相應的檔案信息。對于敏感操作，如批量數據導出和重要信息修改等，應實施多重授權機制；其次，在數據傳輸和存儲過程中，必須采用強加密措施。所有的數據傳輸都需要使用SSL/TLS等安全協議加密，確保數據在網絡傳輸過程中不被竊取或被篡改。對于存儲在數據庫中的敏感信息，如員工身份證號和薪資等，應采用高強度的加密算法實施保護；再次，系統要建立完善的日志記錄和審計跟蹤機制。詳細記錄所有對系統的訪問和操作，包括操作人、操作時間和操作內容等信息。這樣做可以及時發現和追溯潛在的安全威脅，為后續的責任追究提供了依據；最后，要注重系統的物理安全。需要把存儲核心數據的服務器放置在安全可控的機房中，實施嚴格的物理訪問控制，如生物識別和門禁系統等。同時，要做好防火、防水及防電磁干擾等綜合防護措施。

2.可靠性原則

可靠性原則能夠確保系統持續穩定運行，為企業提供可靠的人事信息服務。在系統設計過程中，必須從多個方面貫徹可靠性原則。系統的硬件架構應采用高可用性設計，包括使用冗余服務器、負載均衡技術和分布式存儲等方案。例如，可以采用主從服務器架構，在主服務器發生故障時，從服務器能夠立即接管工作，確保系統的連續運行。軟件設計應注重容錯性和異常處理能力，系統應能高效處理各種可能出現的異常情況，如網絡中斷和數據庫連接失敗等。對于關鍵操作，應實施事務管理機制，確保數據的一致性和完整性。還應設計自動恢復機制，使系統在遇到故障時能夠自動修復。建立完善的數據備份和恢復機制，包括定期的全量備份，實施增量備份和實時數據同步。根據數據的重要性和變化頻率細化備份策略，定期對數據恢復演練，確保在需要時能夠快速恢復數據。此外，系統應具備良好的可維護性，包括模塊化的系統架構設計、清晰的代碼注釋以及完整的技術文檔等。良好的可維護性有助于快速定位和解決問題，為系統的后續升級提供了便利。

3.易用性原則

易用性原則直接影響系統的使用效率和用戶滿意度，在系統設計過程中，必須從多個角度考慮和實施易用性原則。系統界面設計應簡潔明了、直觀易懂。采用清晰的布局和層次結構，確保用戶能夠快速找到所需功能。色彩搭配應適度，避免過于花哨或單調，應突出顯示重要功能和常用操作，減少用戶的操作步驟。例如，可以在首頁設置快捷入口，讓用戶一目了然地找到常用功能。操作流程設計應符合用戶的思維習慣和工作流程。系統應盡可能減少用戶的學習成本，采用符合直覺的操作方式。對于復雜的操作，可以提供向導式的引導，幫助用戶逐步完成操作。還應提供操作撤銷和重做功能，允許用戶糾正誤操作。系統應具備強大而易用的搜索功能，考慮人事檔案信息的復雜性，搜索功能應支持多條件組合查詢，并提供模糊搜索、智能提示等功能，幫助用戶快速定位所需信息。搜索結果的展示應清晰合理，便于用戶快速瀏覽和篩選。系統應提供完善的幫助和提示機制，包括上下文相關的幫助信息、操作指南、常見問題解答等。對于復雜的功能或可能出現的錯誤，系統應提供清晰的提示信息，指導用戶正確操作或解決問題。

三、人事檔案管理信息系統的應用策略

1.數字化存儲確保信息安全長久

數字化存儲是確保信息安全長久的關鍵舉措，通過將傳統紙質檔案轉化為電子形式，可以有效解決物理存儲的局限性，大幅提升檔案的安全性和保存周期。實施全面的檔案數字化轉換，制定詳細的數字化方案，包括檔案掃描、圖像處理以及文字識別等環節。對于歷史紙質檔案，應采用高分辨率掃描設備，確保圖像的清晰度，對于新增檔案，則直接采用電子表單錄入。在轉換過程中，要建立嚴格的質量控制機制，確保數字化信息的準確性和完整性。建立多層次的數據備份機制。采用“本地存儲+異地備份+云端存儲”的三重保護策略。定期開展全量備份，并實施增量備份和實時同步，確保數據的時效性。異地備份應選擇地理位置較遠且安全可靠的場所，以應對可能發生的自然災害或其他突發事件。實施嚴格的數據加密和訪問控制。對存儲的檔案信息高強度加密，特別是對敏感信息，如員工個人隱私、薪酬數據等信息，應采用更高級別的加密算法。建立基于角色的訪問控制系統，根據不同用戶的職責和權限，嚴格控制其對檔案信息的訪問范圍和操作權限。建立完善的數據生命周期管理機制。根據檔案的重要性和相關法規要求，制定合理的數據保存周期。對于需要長期保存的重要檔案，可以采用特殊的長期數字保存技術，如定期數據遷移和格式轉換等，以應對技術更新和軟硬件淘汰帶來的挑戰。定期開展系統安全評估和數據完整性檢查，聘請專業的信息安全團隊，定期對系統開展安全漏洞掃描和滲透測試，及時發現并修復潛在的安全隱患。通過數據校驗和審計等手段，定期檢查檔案信息的完整性，確保數據不被篡改或丟失。

2.自動化處理提高管理效率，減少差錯

自動化處理是提高效率和減少差錯的核心舉措，通過引入智能化的自動處理機制，可以有效解決傳統人工操作中效率低下和易出錯的問題，顯著提高人事檔案管理的效率和質量。實施智能化數據采集和錄入。利用光學字符識別（OCR）技術，自動識別和提取紙質文檔中的關鍵信息，減少人工輸入的工作量。對于新入職員工或信息更新，可以采用電子表單與系統直接對接的方式，實現數據的自動采集和錄入。設置智能化的數據校驗規則，自動檢查和糾正常見的輸入錯誤。建立自動化的檔案分類和歸檔系統，根據預設的規則，系統能自動識別檔案類型，并將其歸入相應的類別中。例如，根據文件內容、格式或關鍵字，自動將檔案分類為“教育背景”“工作經歷”“培訓記錄”等不同類別，提高分類的準確性，節省人工分類的時間。實施自動化的數據更新和同步機制，當員工信息發生變更時，系統能夠自動更新相關聯的所有檔案記錄，確保信息的一致性。例如，當員工職位發生變動時，系統會自動更新職位信息，并同步到相關的薪酬與考核等模塊中，避免因人工操作不及時或遺漏導致信息不一致的問題。建立自動化的提醒和預警系統，系統可以自動跟蹤員工的合同期限、職稱評定時間以及培訓計劃等關鍵的時間節點，并在適當的時候發送提醒通知相關人員，確保重要事項不被遺漏，提升人事管理的前瞻性和主動性。引入自動化的報表生成和數據分析功能，系統能夠根據預設的模板，自動生成各類人事報表和統計分析報告，如員工流動分析和人才結構報告等，減少人工統計和分析的工作量，提升數據分析的準確性，為管理決策提供有力支持。

3.智能化檢索實現快速精準查找

智能化檢索是實現快速精準查找的關鍵，通過引入先進的搜索技術和算法，可以有效解決傳統檔案查詢耗時費力、效率低下的問題，提升信息獲取的速度。（1）構建多維度的檢索索引體系，根據人事檔案特點，建立包括姓名、工號、部門、職位、專業以及學歷等多個維度的索引，不僅支持單一條件查詢，還能實現復雜的組合查詢，滿足不同層次的檢索需求。（2）采用倒排索引技術，提升檢索速度，實現毫秒級的響應。（3）引入全文檢索技術，對檔案中的文本內容展開全文索引，使用戶能夠通過關鍵詞在整個文檔內容中搜索。這一功能適用于查找特定事項或經歷，如某項特殊培訓或重要項目經歷等。（4）采用語義分析技術，提升檢索的智能性，確保系統能夠理解用戶的搜索意圖。（5）實施智能化的模糊搜索和糾錯機制。考慮用戶可能對某些信息的記憶不準確，系統應支持模糊搜索功能。例如，通過拼音首字母、近似拼寫等方式查找。系統能夠自動識別和糾正常見的拼寫錯誤，提高檢索的容錯能力。（6）開發個性化的智能推薦功能，系統能夠根據用戶的歷史搜索行為和工作職責，智能推薦可能需要的檔案信息。例如，對于常用的檢索條件，系統可以自動保存并在適當時候推薦，提高用戶的工作效率。（7）構建可視化的檢索結果展示界面。采用圖表、關系網絡等直觀方式展示檢索結果，使用戶能夠快速把握信息的整體概況。（8）提供靈活的篩選和排序功能，便于用戶精確查找所需信息。對于復雜的查詢需求，系統還可以提供交互式的查詢構建工具，引導用戶逐步細化搜索條件。

四、結語

“十四五”規劃提出了“加快數字化發展，建設數字中國”的戰略目標，供電企業的人事檔案管理工作正面臨前所未有的機遇與挑戰。在此背景下，人事檔案管理信息系統的應用不僅是技術升級，還是管理理念和方法的革新。通過采用數字化存儲、自動化處理以及智能化檢索等策略，供電企業能夠全面提高人事檔案管理的效率、準確性和安全性。這一轉變能夠解決傳統檔案管理中的諸多問題，為企業的人力資源開發和戰略決策提供強有力的數據支撐。

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作者單位：吉林蛟河抽水蓄能有限公司

作者簡介：李雪（1993—），女，滿族，吉林通化人，碩士研究生，助理工程師，研究方向：檔案管理；顧昕（1978—），女，漢族，山東肥城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。