新時期政務服務檔案電子化管理及應用探討

摘 要：從政務服務檔案電子化建設的必要性、可行性和建設目標入手，分析新時期電子化檔案全程建設面臨的問題和預期效益，明確政務服務檔案電子化管理的原則和思路，優化設計，提高效能，為高質量發展提供助力。

關鍵詞：政務服務檔案；電子化管理；應用探討

近年來，隨著“互聯網+政務服務”模式的推廣，檔案管理理念不斷更新[1]，其中建立了檔案全程電子化管理系統，可以使政務服務效率提高。企業和群眾通過電子化管理系統方便查詢檔案資料，辦理各項事務，避免現場排隊等候，節省了辦事時間。數字簽名、密鑰管理等技術手段可以保證檔案的真實性和安全性。電子化管理系統可以減少紙張、打印物品的使用量，實現綠色低碳、環保。個人可以通過權限控制等方式保證個人的隱私權和合法權益不受侵害。研究如何更好地開發和運用全程電子化管理系統是十分必要的，也是切實可行的。

1 政務服務檔案電子化建設的必要性

隨著政務服務數據的產生和運行環境的變化，原有的政務檔案管理模式逐漸不適用于新的技術環境要求[2]，國家從2015年開始提出信息化發展戰略[3]，如“促進大數據發展”“數字化”等。《國務院關于加快推進政務服務標準化規范化便利化的指導意見》指出，推行政務服務電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理是強化國家政務服務平臺公共支撐的組成部分；2022年，國務院發布的《全國一體化政務大數據體系建設指南》強調，各地政府部門要不斷推進數字政府建設[4]；2023年，國務院發布《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》明確政務服務電子文件和電子檔案實現全程管理的路徑。因此，探索建設政務服務全程電子化建檔模式，嚴格按照移交事項審批標準受理審批，對符合規定條件的行政許可事項及時核準、簽章、發文或發件，并實時生成行政審批電子檔案，對于完善數字化政府建設、提升電子政務水平具有充分的實踐意義。

2 政務服務檔案電子化管理的建設目標

各級政務服務審批部門對產生的檔案進行數字化管理，對檔案進行收集、整理、檢索、管理、利用、統計和鑒定，使檔案資料信息管理更加規范化、高效化，滿足政務管理和服務需求，提高工作效率和質量。各級部門可利用和依托現有的管理組織架構和網絡環境，以檔案信息資源建設為核心，以解決數據管理、存儲和應用管理等問題為重點，建立全流程檔案電子化管理系統和信息數據綜合管理系統，加強政務審批部門內部信息利用。通過綜合檔案管理系統建設，建立覆蓋檔案資料信息采集、整理、檢索、管理、利用、統計和鑒定等全過程的現代化檔案管理信息系統平臺，實現館藏檔案數字化并增量電子化，檔案信息資源網絡化并共享，推動政務服務檔案工作全面、協調和可持續發展。

3 政務服務檔案電子化建設需求分析

3.1 用戶需求分析

3.1.1檔案系統管理員。檔案系統管理員是核心管理者，職責是對整個檔案電子管理系統的運行情況進行監督和維護。系統需要提供以下功能：系統設置。允許管理員管理包括登錄賬號、權限設置和檔案類別設置等在內的整個系統設置；用戶管理。管理員可以創建、編輯和刪除用戶賬號，并賦予不同的權限來控制用戶訪問系統的范圍；檔案整理。管理員接收業務人員轉來的檔案資料，開展統計、生成驗證信息、歸檔檢測、登記編目和形成電子檔案等工作；檔案查詢。系統支持編號查詢、名稱查詢和關鍵詞查詢等靈活多樣的查詢方式，可以使內部人員快速找到所需檔案；檔案輸出。系統允許內部人員將檔案信息導出為Excel、PDF、Word等多種格式，便于后續數據的分析利用；審計日志。系統可以記錄使用者及其操作行為，管理員可以查看這些日志，對使用者操作的正當性和規范性進行監督；備份和恢復。管理員可以設置自動備份，對數據進行恢復，以確保數據安全。

3.1.2業務人員。內部業務人員是系統的主要操作人員，系統需要提供以下作用：檔案收集。業務人員收集檔案信息；檔案錄入。業務人員對不同類型檔案進行歸檔，錄入檔案并歸類整理；檔案處理。業務人員負責收集、整理、形成歸檔信息包、移交等政務服務事項電子檔案的操作。

3.1.3查檔人員。外部查檔人員主要覆蓋：需要查閱檔案的外部政府部門、企事業單位和個人等。系統提供如下功能：檔案查詢。系統允許外部人員在檔案電子化管理系統中按規定條件查詢所需檔案信息；檔案申請。外部人員可通過系統提交檔案查閱、影印等申請，由系統自動審核后辦理；檔案資料下載。系統允許外部人員將所需檔案資料電子版在線下載，提高了信息傳播效率。

3.2 功能需求分析

檔案電子化管理系統功能應分為檔案管理和系統設置兩部分。檔案管理包括：文件收集、立卷歸檔、檔案保管和檔案利用四部分內容，主要是根據檔案管理要求，由檔案工作人員完成各項業務工作。系統設置部分提供統一維護和設置檔案信息化系統的基礎信息，按照統一的檔案管理要求和規章制度，定制符合使用政務審批服務的檔案信息化系統。

3.2.1采集功能。系統應提供掃描儀接口，支持通過掃描儀將紙質檔案轉化為電子文件，并可進行電子文件的分類和關鍵詞標注。

3.2.2整理功能。系統應提供檔案的分類、文件夾管理、文件分類標簽等功能，便于用戶整理歸類檔案資料。

3.2.3檢索功能：系統應提供簡便直觀的檢索界面，支持關鍵詞檢索、時間范圍篩選、部門篩選等多種檢索方式，并提供高亮顯示、關聯度排序等功能，提高檢索效率。

3.2.4管理功能。系統應支持檔案的歸檔、返還、移交和借閱等操作，能夠對每一次操作的時間、地點和操作人員進行記錄，并提供相應的權限管理功能。

3.2.5利用功能。系統應支持檔案資料的網上預覽、打印和下載，并提供文檔版本管理、權限控制等功能，保證檔案的安全性和可控性。

3.2.6統計功能。系統要提供各種統計報表，如檔案數量統計、次數統計等，以適應不同部門的需要。

3.2.7鑒別功能。系統應支持對檔案材料的真實性、完整性與合規性進行鑒別和審查，并能生成鑒別報告和審查記錄。

3.3 界面需求分析

3.3.1界面設計規范統一。系統界面設計遵循一致的準則，確定界面設計標準并遵照執行，以實現用戶操作的便捷性。頁面要重點突出，主題明確，避免與操作無關的因素出現。界面設計去掉多余功能文字，為用戶減少閱讀負擔。頁面引導信息清晰，提供必要的動作指引和提示信息。

3.3.2界面設計布局合理。系統界面設計與軟件功能融為一體，界面色彩與布局協調，即屏幕菜單不能擁擠，按區域布置控件；色調統一，整體頁面色彩搭配合理。

3.3.3界面設計風格一致。采用標準控件，不同分辨率下保存美觀程度，界面布局、外觀和色彩一致，操作方法相同。界面的一致性可以提高產品的易用性，滿足用戶的心理預期，降低交互難度和學習成本，幫助用戶快速了解并熟悉產品，有助于形成統一的設計風格，加強用戶對產品的完整印象。

4 政務檔案電子化建設面臨的困難與挑戰

4.1 缺乏規范操作流程，管理欠妥

當前政務服務部門特別是基層政務服務部門的檔案管理工作尚未形成一套高效、完善的管理制度[5]和操作流程，一些單位出于對原始紙質化檔案的不重視，只引進了檔案電子化管理的軟硬件設施，忽視了整體規范化建設。工作人員分工不夠完善、職責不明確，導致系統的電子化管理平臺不能有效運轉，智慧政務服務的優勢不能得到充分發揮。

4.2 信息技術與檔案專業未有效融合，缺乏專業檔案工作人員

大多數檔案管理部門在引入電子化管理平臺的同時，檔案與檔案管理人員存在信息與能力不對等的問題，缺乏既熟悉檔案又精通信息化的復合型人才，導致實際工作影響工作進度，客觀上會拖慢政務服務檔案電子化管理的發展進程。

4.3 系統安全防范需進一步加強保障

各級檔案管理部門都存在數據安全存儲不到位的問題，各信息化系統開發初期大多是委托第三方公司進行研發維護，在政務服務檔案電子化存儲、使用方式和網絡安全等方面的研發有待進一步提高。

5 系統總體設計原則

5.1 開放性與標準化原則

系統包括機構內部和各下屬單位、機構之間的信息互連，系統設計采用元數據（DC）、XML、SOAP等標準規范，并嚴格執行國際、國家有關檔案法律和規范以及計算機技術方面的標準和規范。

5.2 先進性和適用性原則

系統采用了先進的微架構體系結構技術，按照前端和后端完全分開的設計思路，前端使用Angular、html5、css3以及less設計；后端框架使用Springboot + Spring設計；數據庫框架使用Mybatis及JDK11的服務；全文檢索使用ElasticsearchE；文檔處理框架采用OpenOffice及LibreOffice；原文瀏覽使用PSDJS，無需安裝特有的轉換工具，即可支持常見格式的原文瀏覽。

5.3 易用性和實用性原則

系統易用性強。系統要以提供簡潔、易于操作為設計出發點，以用戶為中心，符合不同類型用戶的使用習慣。政務服務與業務管理的實際工作流程，以方便使用為宗旨，設計結構合理，功能實用，與實際業務需求相適應。

5.4 易維護和擴展性原則

為適應業務的實時發展和更新，系統軟件可靈活配置組合，便于調整功能和系統升級擴容。系統升級考慮了與其他已有應用系統的數據接口問題，保證了系統生命周期的延長。

5.5 安全性和可靠性原則

安全性對于分布式系統來說非常重要，從身份驗證到資源授權訪問再到數據的安全性，從操作系統的訪問控制、數據業務層的安全機制等方面考慮，整個系統的安全性也是可靠的。

6 總體設計思路

政務檔案全程電子化管理系統多層架構設計，平臺選擇合理，功能設計超強可定制，能夠提供很好的功能擴充性，無需對系統本身進行修改。微架構的系統設計降低了與其他系統的耦合性，脫離了信息孤島，使系統和系統間的可重用性大大增加。

6.1 總體技術布局

統籌規劃建設政務服務電子文件和電子檔案單證管理系統，實現檔案資料收集、整理、檢測和入庫的全過程管理。國家對檔案制度的要求主要包括保密性、完整性、可讀性、持久性、有序性、便捷性、可復制性和規范性，這些高標準要求對檔案質量、使用效果和歷史價值傳承等方面都有保障。系統在服務器端采用與運行平臺無關的J2EE和開放源代碼的各種類型框架，在與其他系統接口部分采用數據融合技術，并實現與操作系統和數據庫無關，提高了系統的無平臺依賴度。檔案內容包括審批事項、申報材料、審批依據和審批結果等信息，所有電子檔案均通過省一體化政務服務平臺及時、準確和全量匯集，并推送至同級行業主管部門及時進行網上監管確認的“審管聯動”。

6.2 J2EE平臺

J2EE軟件產品構建信息集成平臺具有更好的穩定性、可靠性和可擴展性。J2EE技術基礎是JAVA語言，它確保基于J2EE平臺開發的應用系統和支持環境能夠跨平臺運行。項目建設需要滿足以下要求：系統運行的可靠性，系統運行的高效性，系統維護的便捷性和擴展性，以適應業務發展的需要。政務檔案全程電子化管理系統用戶，可以根據業務應用的實際情況來完成系統基礎結構的自定義工作，用戶可以在系統中實現多全宗定義、結構數據、用戶機構等的自定義工作，從而使系統能夠滿足用戶的實際情況和管理要求。

6.3 SOA技術

面向服務的架構（SOA）向外界提供一定的接口，可以完成一定的業務功能，服務的實現可以放在服務網絡的任何位置，只需將這一服務的描述對外發布，其他系統（或服務）就能發現并使用這一服務。不同的服務可能會使用不同的編程語言、組件模型、硬件環境和數據庫等，可以在這個架構里面無縫融合，開發者可以專注某一部分業務功能的實現，無需考慮與其他服務的交互問題，從而降低系統的開發風險和成本。

7 預期效益分析

7.1 經濟效益

7.1.1節約成本。傳統的紙質檔案管理需要大量的物理存儲空間和人力維護成本，電子化管理系統降低了紙質檔案的保管和維護費用，節約了經濟投入。

7.1.2提高工作效率。電子化管理系統提供了查詢、歸檔、處理等便捷功能，節約了時間，可使業務人員工作效率得到提高。

7.1.3精細化管理系統。可對檔案信息流轉過程進行實時記錄和跟蹤，并提供數據分析和報表功能，使管理人員更好地進行業務數據分析和決策，實現精細化管理。

7.2 社會效益

7.2.1提高服務質量。通過電子化管理系統，外部查檔人員能夠快速、準確地查詢、申請、獲取所需檔案材料，減少用戶排隊等候時間，提高辦事效率。

7.2.2保護檔案安全。電子化管理系統能夠提供安全的訪問權限控制和日志審計功能，保證檔案的完整性和安全性。

7.2.3促進信息共享。電子管理系統能夠實現檔案信息的共享與傳遞，能夠提高檔案的利用率和共享度，有助于部門之間信息的有效溝通與協作，提高工作效率。

7.2.4環保。電子管理系統實現了紙質檔案向電子檔案的轉變，節約紙張和打印資料，節約資源，減少環境污染。

綜上所述，政務服務檔案全程電子化管理系統在經濟效益方面可以節約成本，提高效率，實現精細化管理。在社會效益方面可以提高服務質量，保護檔案安全，促進信息共享和環境保護，其必將為檔案事業高質量發展提供助力，促進檔案管理工作朝著更加高效、智能化方向前進。

參考文獻：

[1]周宏.“互聯網+政務服務”背景下檔案管理工作的優化路徑[J].黑龍江檔案，2023（04）：165-167.

[2]楊文娜，李子林，魏扣.問題與對策：政務檔案長期保存管理體系優化升級研究[J].檔案管理，2023（02）：56-58.

[3]張平平.基于數字化下政務服務中心檔案服務云平臺的構建[J].蘭臺內外，2023（26）：34-36.

[4]李燕.數字政府背景下檔案資源輔助決策模式研究[J].山西檔案，2023（06）：121-124.

[5]侯艷玲.智慧政務背景下綜合檔案信息化管理體系建設探究[J].蘭臺內外，2023（21）：47-48.

作者簡介：李紅艷，省委黨校研究生學歷，濱州醫學院煙臺附屬醫院副研究館員，現在從事醫院檔案管理工作。