數(shù)智化時代審計檔案治理模式轉(zhuǎn)型研究\t

摘 要：檔案是審計監(jiān)督工作的第一手資料，在國家治理體系建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。本文從數(shù)智時代的含義和審計檔案治理的特點出發(fā)，認(rèn)為審計檔案治理模式存在著工作觀念亟待進(jìn)步、資源建設(shè)亟待強(qiáng)化、利用水平亟待提升、安全管理亟需加強(qiáng)等問題。為更好地順應(yīng)時代要求，審計檔案管理部門要進(jìn)一步完善審計檔案治理結(jié)構(gòu)、夯實審計檔案資源體系、建設(shè)審計檔案數(shù)字化體系、提升檔案利用體系效能、筑牢審計檔案數(shù)據(jù)安全屏障，推動審計檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)智時代；審計檔案；治理

審計檔案是審計工作者的勞動成果和智慧結(jié)晶，是審計機(jī)構(gòu)和審計人員在審計或?qū)ｍ棇徲嬚{(diào)查活動中直接形成或取得的具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄[1]。經(jīng)過40余年的改革發(fā)展，審計檔案治理體系和治理能力不斷提升，在服務(wù)中心大局上發(fā)揮著突出作用。為適應(yīng)數(shù)智時代檔案工作的新要求，審計檔案要在數(shù)據(jù)管理上創(chuàng)新突破，以改革創(chuàng)新思維引領(lǐng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1 數(shù)智化時代的含義和審計檔案治理的特點

數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案治理已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式向智能化、智慧化邁進(jìn)，它不僅實現(xiàn)了檔案形態(tài)的改變，還標(biāo)志著檔案管理進(jìn)入新的發(fā)展階段。

1.1 數(shù)智化時代的含義

數(shù)智化時代是廣泛應(yīng)用新一代信息技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化向智能化發(fā)展的時代。它為檔案治理提供了更為廣闊的應(yīng)用場景，包括檔案信息技術(shù)的迭代升級與融合運用。一是技術(shù)智能化。信息技術(shù)的廣泛滲透，尤其是大數(shù)據(jù)、人工智能和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的創(chuàng)新與融合，不僅從根本上改變了人們的生活方式，還深刻改變了社會結(jié)構(gòu)。隨著數(shù)字中國戰(zhàn)略的推進(jìn)，檔案管理與技術(shù)應(yīng)用智能化同頻共振，成為優(yōu)化配置資源、助推現(xiàn)代化進(jìn)行的關(guān)鍵力量。二是應(yīng)用智慧化。數(shù)字技術(shù)與檔案實踐應(yīng)用相結(jié)合是實現(xiàn)智慧化管理的關(guān)鍵。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理可以引入新技術(shù)、新模式和新業(yè)態(tài)，實現(xiàn)全方位、全角度和全鏈條的變革，推動檔案事業(yè)布局優(yōu)化和結(jié)構(gòu)調(diào)整，向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化加速邁進(jìn)。這不僅提高檔案管理效能，還對檔案治理起到放大、疊加和倍增的作用，也為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供新的動力和支撐。三是數(shù)據(jù)要素化。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，數(shù)字技術(shù)和檔案數(shù)據(jù)要素的作用越來越突出，對資金、人力、基礎(chǔ)設(shè)施等傳統(tǒng)要素的改變不斷深入，各生產(chǎn)要素的組合方式和分配結(jié)構(gòu)也發(fā)生了新的變化，檔案事業(yè)數(shù)字化變革的新機(jī)遇，傳統(tǒng)要素與數(shù)據(jù)要素融合釋放出更大價值。

1.2 數(shù)智化時代審計檔案治理的新特點

2021年，新修訂的《審計法》規(guī)定：國家政務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)共享平臺應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向?qū)徲嫏C(jī)關(guān)開放。審計機(jī)關(guān)通過政務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)共享平臺取得的電子數(shù)據(jù)等資料能夠滿足需要的，不得要求審計單位重復(fù)提供。這就要求審計機(jī)關(guān)推動檔案與數(shù)字技術(shù)深度融合，構(gòu)建新的檔案治理體系。一是重視檔案數(shù)據(jù)體系的構(gòu)建。數(shù)據(jù)資源的歸集是審計檔案工作的基礎(chǔ)性工程，管理部門要明確檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與外延、檔案數(shù)據(jù)存在的形式等，借助數(shù)據(jù)分析工具挖掘資源的知識性結(jié)構(gòu)，建立面向智慧化的審計檔案服務(wù)體系，為數(shù)字中國提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)供給。比如，審計部門為確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實性，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度，定期對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中的重要內(nèi)容、各類問題數(shù)據(jù)信息、資源動態(tài)管理和大數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)一致性問題進(jìn)行全面清洗和修正，從而符合電子檔案法理要求。二是重視資源的重構(gòu)與聚合。“碎片化”是信息時代各類審計檔案基本特征之一，數(shù)智化條件下檔案信息單位不斷細(xì)化，碎片化特征更加凸顯。智慧化管理手段為檔案資源聚合提供了新的條例與技術(shù)土壤。數(shù)據(jù)挖掘分析與平臺建設(shè)、用戶感知與個性化分析的廣泛應(yīng)用，有利于建設(shè)智慧型的審計檔案治理體系。三是重視精細(xì)化服務(wù)于創(chuàng)新。在萬物互聯(lián)時代，審計檔案圍繞黨委政府中心工作，需要加強(qiáng)知識化開發(fā)，挖掘?qū)徲嫏n案隱形知識，實現(xiàn)全要素治理探索。建設(shè)審計檔案聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲平臺共享利用，職稱跟蹤審計、分散核查等工作，有利于實現(xiàn)信息共享，打破數(shù)據(jù)壁壘。

2 數(shù)智化時代審計檔案治理模式轉(zhuǎn)型面臨的困難

2.1 工作觀念亟待進(jìn)步

檔案意識對審計檔案治理轉(zhuǎn)型至關(guān)重要。一是審計系統(tǒng)對檔案工作存在重視力度不夠的問題。檔案工作常常被邊緣化，缺乏建設(shè)資金和人員配備，這導(dǎo)致檔案管理效能較低和資源的嚴(yán)重浪費，影響了審計檔案服務(wù)空間的拓展。二是觀念陳舊的問題依然存在。《審計機(jī)關(guān)審計檔案管理規(guī)定》指出，審計機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)審計檔案信息化管理，采用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理技術(shù)編制適用的檢索工具和參考材料，積極開展審計檔案的利用工作。但是有些基層單位對信息化建設(shè)重視不夠，管理人員需要耗費大量的經(jīng)歷和時間來處理紙質(zhì)檔案，檔案錯亂、遺失現(xiàn)象突出。有的單位管理系統(tǒng)功能單一、過于陳舊，無法滿足數(shù)據(jù)共享與分析，檔案高質(zhì)量服務(wù)變得困難。此外，對照要求，檔案的收集、存儲、利用、借閱和銷毀等方面未能完全按照規(guī)定進(jìn)行管理，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化亟待加強(qiáng)。

2.2 檔案資源建設(shè)亟待強(qiáng)化

一是數(shù)字資源建設(shè)短板明顯。由于資金投入不足，數(shù)字化設(shè)備更新不及時，忽視檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子檔案歸集水平不高，無法滿足利用需求。二是資源建設(shè)缺乏必要的規(guī)劃。制度常態(tài)化調(diào)整不夠，檔案資源重復(fù)、分散和混亂現(xiàn)象突出，導(dǎo)致資源建設(shè)推進(jìn)緩慢。此外，部分單位缺乏創(chuàng)新性和前瞻性，未考慮檔案治理需求和發(fā)展缺失，資源建設(shè)無法跟上檔案治理的步伐。

2.3 檔案利用水平亟待提升

一是利用方式較為單一。多數(shù)檔案采取線下利用模式，共享利用困難重重，主要原因是共享機(jī)制建設(shè)是系統(tǒng)性工程，需要多部門配合協(xié)調(diào)，由于缺乏相應(yīng)的協(xié)同管理體系，造成各部門之間協(xié)調(diào)力度不夠，限制了審計檔案利用的質(zhì)量。二是信息技術(shù)應(yīng)用不充分。檔案數(shù)字化層次不高，人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)尚未與審計檔案利用融合起來，檔案利用環(huán)節(jié)較多，造成檔案開放質(zhì)量不高，亟須以新技術(shù)為引領(lǐng)，重塑審計檔案工作流程，打造效率更高的檔案利用體系。

2.4 數(shù)據(jù)安全管理亟須加強(qiáng)

當(dāng)前，我國數(shù)據(jù)安全形勢日益嚴(yán)峻，數(shù)據(jù)安全問題正以更加隱蔽和復(fù)雜的方式，影響著人民群眾的工作和生活。數(shù)據(jù)安全不僅是技術(shù)問題，還是關(guān)乎國家長遠(yuǎn)發(fā)展和人民福祉的重大問題[2]。審計檔案作為國家數(shù)據(jù)體系的重要一環(huán)，也面臨著防護(hù)能力弱、化解風(fēng)險能力不足等問題，需要各方協(xié)同發(fā)力，織密筑牢安全體系網(wǎng)。

3 數(shù)智化時代審計檔案治理模式轉(zhuǎn)型的主要路徑

3.1 加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)，完善審計檔案治理結(jié)構(gòu)

各級審計機(jī)關(guān)黨委要積極履行“黨管檔案”的基本原則，加強(qiáng)對審計檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督指導(dǎo)，嚴(yán)格執(zhí)行審計檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、綜合管理”原則，按照《中華人民共和國國家審計準(zhǔn)則》和《審計機(jī)關(guān)審計檔案管理規(guī)定》，加強(qiáng)對審計檔案的審核把關(guān)。將檔案工作與審計業(yè)務(wù)工作同部署、同實施、同發(fā)展，建立領(lǐng)導(dǎo)主抓、專人負(fù)責(zé)、全員配合的多層次檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)規(guī)范化管理，健全審計檔案收集、歸檔、保管、調(diào)閱和移交等制度體系，形成留有痕跡、可追溯的檔案管理流程，確保檔案管理工作有章可循，在實際管理中嚴(yán)格執(zhí)行，促進(jìn)檔案管理工作正常有序開展。持續(xù)加強(qiáng)質(zhì)量管理，規(guī)范檔案的立卷歸檔要求、分類方案和保管期限等，明確檔案室的職能和檔案管理人員職責(zé)，確保檔案工作向制度化、規(guī)范化和法制化方向推進(jìn)。

3.2 服務(wù)中心大局，夯實審計檔案資源體系

一是以黨委政府中心需求為導(dǎo)向，明確資源建設(shè)重點。在“三合一”制度的基礎(chǔ)上，審計機(jī)關(guān)要將審計監(jiān)督檔案作為收集重點，確保重點檔案收集制度化。根據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定審計檔案的數(shù)據(jù)格式。加強(qiáng)重大活動和重大工程審計檔案的收集，派專人收集項目建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等重特大事件檔案，建立專題審計檔案數(shù)據(jù)庫。二是豐富審計檔案類型。按照國家審計監(jiān)督職能，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計對象的檔案管理，對不同類型檔案實行相應(yīng)的管理方式，增強(qiáng)同類的可比性，更好地發(fā)現(xiàn)行業(yè)性、系統(tǒng)性的典型問題，提高審計檔案利用的成效。突出對中央有關(guān)經(jīng)濟(jì)社會高質(zhì)量發(fā)展審計檔案的歸集，規(guī)范延伸審計檔案覆蓋面。三是提升檔案信息保管條件。在摸清家底的基礎(chǔ)上，對老化陳舊設(shè)施及時更新，對存儲介質(zhì)較落后的檔案進(jìn)行載體更新。加強(qiáng)存儲介質(zhì)的更新?lián)Q代，對標(biāo)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和開發(fā)利用需求，通過外包或邀請主管部門指導(dǎo)的方式遷移到硬盤或云盤，延長審計檔案保存的壽命。

3.3 深化數(shù)字轉(zhuǎn)型，建設(shè)強(qiáng)有力的審計檔案數(shù)字化體系

一是建設(shè)審計檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。根據(jù)審計檔案利用需求，量身打造審計電子檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案從收集、整理到利用、統(tǒng)計分析等全流程管理，推動電子檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的融合管理。一方面，要通過與經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計、個人廉政檔案和審計結(jié)果運用等數(shù)據(jù)系統(tǒng)的接口開發(fā)，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的自動收集、自動排序、自動整理、自動檢查和“一鍵歸檔”等功能，滿足審計監(jiān)督功能的增量檔案電子化需求；另一方面，通過掛接、導(dǎo)入等方式有效管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果，按照部門設(shè)置檔案利用權(quán)限，實現(xiàn)在線閱檔，降低工作成本、提高檔案利用效率。二是推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，制定電子文件管理指南、電子元數(shù)據(jù)管理規(guī)范等，建設(shè)具有較強(qiáng)通用性、可擴(kuò)展性的電子化歸檔流程和技術(shù)路線，為推動電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，實現(xiàn)電子文件和元數(shù)據(jù)的齊全完整。三是推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。以審計監(jiān)督為橫軸，以審計事項為縱軸，全面錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，形成全鏈條、全周期“大數(shù)據(jù)”體系。不僅展示審計工作的完整生命周期，也為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和決策支持提供有力支撐。另外，要積極打破數(shù)據(jù)壁壘，推動電子檔案在跨部門、跨行業(yè)和跨層級間的共享與利用。依托政務(wù)共享平臺等實現(xiàn)檔案信息的集成化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化和共享化，提高審計檔案數(shù)據(jù)資源的利用效率和社會價值，滿足多元化場景下的檔案利用需求。

3.4 用好人工智能，推動審計檔案利用體系提質(zhì)增效

隨著AI的深入應(yīng)用，傳統(tǒng)的審計檔案內(nèi)容信息管理模式正面臨前所未有的變革與機(jī)遇，檔案價值最大化的條件更加充分。一是提升自動著錄效率。自然語言處理和大語言模型有助于對檔案文本結(jié)構(gòu)、內(nèi)容進(jìn)行自動提取和分析，提高著錄信息的自動生成、判斷和糾錯能力。比如，對檔案自動提取關(guān)鍵信息，按照數(shù)字檔案著錄規(guī)則，實現(xiàn)文件格式、名稱、文件大小等基本信息的自動著錄，減少人工勞動量并提高工作效率。二是厘清檔案資源內(nèi)在的聯(lián)系。通過文本挖掘技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的深度分析和知識發(fā)現(xiàn)。同時，利用知識圖譜技術(shù)將分散的檔案信息組織成結(jié)構(gòu)化的知識體系，便于檔案知識的高效傳播與利用。比如，對審計檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性分析，能夠提煉優(yōu)秀審計項目的好經(jīng)驗與好做法，為審計治理提供參考。三是助推內(nèi)容開放審核。人工智能自主學(xué)習(xí)技術(shù)，能夠?qū)ι婷苄畔⑦M(jìn)行自主篩查，提升檔案開發(fā)審核精準(zhǔn)度。基于圖像識別技術(shù)的密級文件感知工具、檔案開放審核工具，為審計檔案開放提供技術(shù)支撐。

3.5 踐行總體國家安全觀，筑牢審計檔案數(shù)據(jù)安全屏障

要統(tǒng)籌利用和強(qiáng)化安全，充分認(rèn)識檔案安全保密性、完整性和可用性特性，加快制定審計檔案數(shù)據(jù)識別、安全風(fēng)險評估和應(yīng)急處置等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，探索符合審計檔案利用規(guī)律的安全制度體系，以制度確保檔案資源始終處于有效保護(hù)和合法利用的狀態(tài)。強(qiáng)化各類安全技術(shù)的應(yīng)用，夯實網(wǎng)絡(luò)安全“底座”，建立健全動態(tài)監(jiān)控、主動防御和協(xié)同響應(yīng)的檔案安全技術(shù)保障體系。充分借鑒其他領(lǐng)域的應(yīng)用實踐，積極開展前沿技術(shù)融合利用新模式。要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全態(tài)勢發(fā)展，拓展審計檔案安全態(tài)勢監(jiān)測范圍，強(qiáng)化對失泄密問題的預(yù)警與發(fā)展能力。深化檔案數(shù)據(jù)分級分類管理，清晰界定審計檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)權(quán)，提高數(shù)據(jù)利用率和安全性。要堅持系統(tǒng)觀念，加大數(shù)據(jù)安全的制度供給，補(bǔ)齊數(shù)據(jù)要素協(xié)同治理制度的短板，更好地統(tǒng)籌發(fā)展，同時持續(xù)加強(qiáng)檔案安全教育與培訓(xùn)，提高檔案人員數(shù)據(jù)安全意識。

結(jié)語

檔案工作是新時代審計監(jiān)督工作的重要支撐。管理部門要立足數(shù)字政府建設(shè)要求，深化審計檔案數(shù)字領(lǐng)域改革，在構(gòu)建數(shù)據(jù)資源體系方面持續(xù)發(fā)力，不斷釋放數(shù)據(jù)要素價值，著力推進(jìn)檔案數(shù)字治理體系現(xiàn)代化。要把檔案轉(zhuǎn)型升級作為中心任務(wù)，不斷創(chuàng)新管理經(jīng)驗，打造審計檔案“共建共享”模式，在圍繞中心、服務(wù)大局和人民群眾上持續(xù)用力，以卓有成效的改革舉措，在推進(jìn)中國式現(xiàn)代化實踐中做出審計檔案新貢獻(xiàn)、展現(xiàn)檔案的新作為。

參考文獻(xiàn)

[1]賀鵬皓.構(gòu)建中國特色的高質(zhì)量審計檔案工作體系[J].浙江檔案，2024（02）：25-26.

[2]楊波.數(shù)智時代的特點及其對檔案治理體系建設(shè)的要求[J].蘭臺世界，2023（09）：14-15.

[3]羅航.數(shù)智時代審計技術(shù)方法創(chuàng)新應(yīng)用及其影響因素[J].西華大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2023（07）：09-10.

（作者單位：白城市洮北區(qū)審計局）