數智賦能智慧檔案建設探析

摘 要：隨著大數據、人工智能等前沿信息技術的廣泛滲透，人類文明的形態與社會結構正經歷著前所未有的變革，全球正迅速步入一個以數據資源和智能技術為驅動力的數智化新時代。新頒布的《中華人民共和國檔案法》強調了檔案工作的信息化與數字化轉型要求。同時，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》倡導積極融入數字經濟、社會與政府數字化進程，促進檔案事業深度融入國家大數據戰略版圖，并鼓勵在檔案信息的深度處理與利用中探索知識管理、AI和數字人文等前沿技術的應用。在此背景下，得益于網絡強國、數字中國和智慧社會等國家戰略的持續驅動，我國檔案工作正逐步實現更高水平的數字化與智能化發展，經歷著一場從實體到數字再到數據管理的跨越，操作模式從手工向自動化、智能化演進，服務模式也從分散利用邁向集成共享，最終朝向智慧化服務變革。

關鍵詞：檔案；數智化建設；智慧檔案

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

一、數智化環境掃描

所謂數智時代，是數字化和智能化相結合的時代，本質上是人工智能、區塊鏈、云計算和大數據技術相關的思維和技術的應用。數智化技術簡稱為ABCD，A指的是人工智能（AI）、B指的是區塊鏈（Block chain）、C指的是云計算（Cloud Computing）、D指的是大數據（Data amp; Big data）。2013年，我國首批193個智慧城市試點啟航，開辟了智慧城市建設的新征程。隨著生成式人工智能技術的不斷發展和成熟，國家也推出了相關規劃，如2017年7月印發的《新一代人工智能發展規劃》，提出面向2030年我國新一代人工智能發展的戰略目標和指導思想。

近年來，生成式人工智能（Artificial Intelligence Generated Content，AIGC）大火，以ChatGPT為代表的大語言模型（Large Language Model）實現了在眾多領域的廣泛應用。大型語言模型（Large Language Model）作為一種人工智能技術，其核心目標是理解和生成自然語言，以此模擬人類語言能力。自ChatGPT面世以來，它以驚人的速度在兩個月內累積了超過一億注冊用戶，這一壯舉在人類科技發展史上創下了消費者級應用流行速度的新高，激起了廣泛的行業內外關注與討論。對于檔案工作而言，檔案資源的全面數字化是實現人工智能技術應用的前提條件。在當前數字化時代背景下，檔案數據是否能夠有效識別并轉化傳統紙質檔案為數字格式以及轉化后的數據是否能夠得到及時的數字化處理，直接關系到這些數據后續的可讀性、可分析性及其價值實現。例如，利用數字化掃描技術，可以將紙質文檔、照片及圖畫等資料轉換成電子格式，不僅便于保存和管理，還能更加高效地分發。整個精準識別的過程涵蓋四個關鍵步驟：首先，實施光學掃描。這一過程依賴于掃描設備利用激光或LED光源對紙質材料的照射，隨后通過透鏡系統將反射光線聚焦在光敏傳感器上，使其能將接收到的光信號轉換為電信號；其次，轉換信號。即運用模數轉換器（ADC）將電信號轉變為數字信號；再次，數據處理。在這一環節中，數字信號會通過處理器深入地分析與處理；最后，數據存儲。完成處理后的數字信號能夠保存于多種存儲介質中，如計算機硬盤、光盤或U盤等，并且還能夠通過網絡傳輸技術發送到其他設備或系統中進行進一步的利用。

二、我國檔案數智化發展現狀

我國檔案數字化的變革進程可追溯至21世紀初頒布的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，該計劃明確指出檔案工作需緊密圍繞國家與黨的核心任務及經濟建設的關鍵議題，深化檔案編纂與研究工作。隨后，《檔案事業發展“十一五”規劃》（2006年）進一步強調了檔案信息的深度挖掘與價值提升，倡導通過深度加工與開發檔案信息資源來實現其增值服務。進入《“十四五”全國檔案事業發展規劃》時期，隨著新一代信息技術的廣泛滲透，檔案工作的生態、對象及內容均經歷了顯著變革，強烈呼喚著檔案工作在理念、方法及模式上的革新，以加速全面數字化轉型與智能化升級。該規劃特別強調了加強電子數據歸檔的監管與指導，完善了政務服務數據的歸檔機制，并針對數據文件歸檔的難題提出了研究解決方案。同時，規劃還倡導檔案工作應積極融入數字經濟、數字社會及數字政府的建設大局，推動檔案事業全面融入國家大數據戰略之中。

2023年，全國檔案局長館長會議的核心聚焦于檔案資政服務的價值，會議明確指出，為響應黨的二十大關于推進中國式現代化的重大部署，檔案工作需緊密圍繞黨委和政府的中心工作，強化跨部門合作，深入挖掘檔案資源的潛力，快速編纂并提交各類具有資政參考價值的檔案成果，以充分發揮檔案在輔助決策中的獨特且重要的作用。

檔案數據作為優質信息資源，是社會經濟發展過程中自然而然產生的智庫。檔案工作應當以更開放的姿態，通過與其他機構和組織的合作，共享一定的檔案數據，從而促進檔案數據的整合和利用，擴大檔案數據的應用范圍。在數智時代的浪潮中，檔案工作也面臨著來自當下高新科技帶來的巨大機遇，從檔案研究到檔案開發，從檔案數字化到檔案現代化，從檔案開放到“以檔資政”。在時代的浪潮中，數智檔案的發展正在走出檔案館，走向各個領域，走向各行各業，以高新技術為媒介，以檔案資料為基礎，以數字革命，以智能升華，數智檔案可以為各行各業帶來全新的參考與指導，為各個領域賦能。

三、國內外大城市檔案數智化建設案例

1.北京市：納入全市檔案事業發展規劃

第一，完善檔案信息化發展保障機制。將數字化、信息化的檔案工作主動融入數字政府、數字社會建設和數字經濟發展中，將數字化、信息化檔案納入城市大數據戰略。

第二，積極推進檔案數字化、智慧化進程。貫徹落實檔案信息化的相關規定和國家規劃，建立健全檔案數字化歸檔、數字檔案文件移交相關制度，并不斷強化各領域檔案的數字化、信息化舉措，大力開展并不斷推進將數字化業務流程中的關鍵文件電子歸檔的要求。

第三，全面推進高標準、高規格數字檔案館建設。結合實際情況大力推進數字檔案館建設、改造，加快傳統紙質檔案文件數字化，同時不斷加強信息化網絡系統建設、智能化數字資源建設及檔案資料保障措施建設等基礎設施建設，以此推動數智檔案全面覆蓋、均衡發展。

第四，切實推進數字檔案資源平臺建設。依托市檔案館推動全市數字檔案資源共享平臺建設，盡快實現市、區檔案館之間的數據共享，并逐步推進相關平臺延伸至各領域，依托數字化、信息化平臺，推動檔案資源共享互通，實現檔案資源的全方位立體化運用。

第五，全面提高檔案資源的利用程度。依托當下人工智能與大數據技術，以計算機為媒介，加快推進現有檔案資源數字化、智慧化轉換，逐步探索大數據、人工智能和數字人文等高新技術在數智檔案工作中的應用，為未來工作以及社會事件提供高質量參考。

2.上海市：“跟著檔案觀上海”

2023年，上海市檔案館攜手推出了一款名為“跟著檔案觀上海”的數字人文平臺，該平臺匯聚了1.7億份珍貴的數字化檔案寶藏，融合人工智能、人機交互、知識圖譜及數據庫等尖端技術，巧妙地將檔案知識圖譜、時空地理信息系統與流媒體敘事工具融為一體，旨在構建一個獨具海派韻味、集檔案文化傳播與便捷查詢于一體的綜合平臺。此平臺創新性地融合了GIS與3D建模技術，以動態視角重現上海地理風貌的滄桑巨變。通過深度挖掘歷史檔案，開發一系列數字人文項目，使靜態的館藏檔案資源煥發生機，讓用戶體驗到前所未有的沉浸式歷史探索。用戶不僅能夠更直觀地理解檔案內容，還能夠深刻感受到檔案數據的真實魅力，從而助力文化遺產的保護與傳承，并促進檔案信息資源的廣泛共享與交流。

3.廣州：“互聯網+檔案查詢”新生態

第一，檔案系統集約化，打造全流程網絡化管理。廣州市的一些重要機構，如廣州市政總院積極響應檔案數智化建設的號召，對原有檔案系統進行了全面的數字化升級建設。這一升級不僅涉及技術層面的革新，更實現了與數字化出版系統、綜合管理系統、協同系統、科研系統等多個系統數據的高效對接。通過這種多系統數據整合的方式，廣州市的檔案管理機構成功實現了從文件收集、整理、移交到歸檔的全流程網絡化管理。這一變革不僅極大地保證了歸檔電子文件的真實性、準確性、完整性和及時性，還有效減輕了檔案管理人員的工作負擔，提高了整體工作效率。

第二，檔案利用數字化，提升便捷性與安全性。在檔案利用方面，廣州市采取了“存量數字化、增量電子化”的策略，不斷增加電子檔案的數量，逐步實現了檔案利用的全面數字化。用戶只需通過互聯網即可在線查找、瀏覽所需檔案及項目相關的資料信息，無需再到檔案管理機構現場辦理借閱、下載、調檔打印等業務。這種在線查詢與利用的方式極大地提高了檔案利用的便捷性和效率。同時，為了保障數據安全，廣州市的檔案管理機構采取了嚴格的權限管理措施，如通過IP識別禁止外網訪問、根據文件密級進行分級管理等。此外，對于可線上閱覽的電子文件還設有水印襯底，以全面保護無形資產不受侵害。

第三，檔案庫房智能化，提高管理效率與質量。在檔案管理一體化建設中，檔案庫房智能化管理成為不可或缺的重要組成部分。廣州市的一些檔案管理機構通過引入智能化技術，如智能環境監測系統、智能安防系統等，實現了對檔案庫房的全面智能管理。這些智能化技術的應用不僅提高了檔案管理的效率和質量，還為檔案的長期保存提供了有力保障。

第四，全面推動檔案數字化進程，深化應用與探索。為了全面推動檔案數字化進程，廣州市廣泛動員各方力量，積極協調各部門資源，確保檔案借調、掃描場地、數據存儲等符合檔案數字化的工作條件。同時，定期對數字化加工過程和結果進行監督和檢查，確保文件掃描質量和檔案文件的完整性和保密安全性。在檔案數字化完成后，廣州市繼續深化檔案數字化建設的應用與探索，不斷挖掘檔案信息資源的價值，提供更加全面、高效、便捷的檔案信息服務。

第五，創新檔案服務模式，打造“互聯網+檔案查詢”新生態。在創新檔案服務模式方面，廣州市積極利用“互聯網+檔案查詢”技術與傳統檔案管理相結合，打造出了全新的檔案服務模式。如廣州市市場監督管理局通過引入“互聯網+檔案查詢”技術，實現了檔案查詢“指尖辦”、律師查詢申請材料免提交、司法查詢“零跑路”、證照線上獲取少跑腿等便捷服務。此外，廣州市還不斷拓展查詢渠道，對接多個政務服務平臺，實現檔案查詢全流程網辦。同時，利用數字認證技術進行查詢申請身份校驗，提高了查詢的安全性和準確性。這些創新措施的實施不僅提升了檔案服務的便捷性和效率，也為廣州市的檔案數智化建設注入了新的活力。

通過上述案例，可以發現國內檔案機構對檔案工作數智化建設方面存在較大差異，如北京市緊抓基礎設施，積極打造數字化、信息化平臺，推進互聯互通，并且以開放的態度擁抱高新科技，意圖從根本上改革檔案工作，推動檔案資政建設；上海市側重于依托視覺技術對歷史檔案中的地理和文化變遷展開復現，依托歷史檔案資料，以數字技術為媒介，喚醒檔案資料中沉睡的歷史；廣州市則專注于檔案的利用與查詢，通過多系統數據整合，實現了從文件收集、整理、移交到歸檔的全流程網絡化管理，積極利用“互聯網+檔案查詢”技術與傳統檔案管理相結合。由此可見，盡管存在差異，但是在當下數智化浪潮中檔案工作的發展方向還存在很大重合，主要方向都在加強基礎的檔案數字化歸檔、通過數智技術記錄歷史事件、根據歷史檔案復現歷史變遷、加強檔案資源互聯互通、積極推進以檔資政革新以及借助人工智能技術對檔案工作展開優化等。我國數智相關領域已經進入高速發展階段，在數字中國戰略大背景下，數智檔案正在以全新的面貌向時代交出自己的答卷。

四、結語

在數智時代背景下，檔案工作面臨著巨大的時代契機。眾多高新科技的發展，尤其是計算機的普及以及人工智能和大數據技術的飛速發展，讓許多曾經僅存在概念中的檔案工作改革方向擁有了實現落地的可能。

未來的檔案工作需要借助更先進的技術方法和工具以及更全面的專業知識和技能，與時代發展保持同步。檔案部門需要充分發揮數字技術的潛力，通過應用先進的技術方法和工具，讓檔案工作者可以更高效地處理和管理大量的電子檔案，實現檔案事業的數字化、智能化和可持續發展。同時，新技術還可以為檔案工作者提供更多創新性的使用和共享方式，使檔案資源更廣泛地為公眾所利用。檔案部門也應加強與其他領域的合作，共同解決數智時代面臨的挑戰，推動檔案工作適應并引領社會變革。

參考文獻：

[1]金 波，楊 鵬.“數智”賦能檔案治理現代化：話語轉向、范式變革與路徑構筑[J].檔案學研究，2022（02）：4-11.

[2]楊智勇.智慧城市背景下的檔案信息服務模式研究[J].檔案學通訊，2019（01）：97-99.

[3]柯 平，張 穎，張瑜禎.公共圖書館高質量發展的十個新主題[J].圖書與情報，2021（01）：1-10.

[4]張 丹.大語言模型與檔案資源開發：前景、挑戰與應對[J].山西檔案，2023（05）：108-111.

[5]焦建利，陳 麗，吳偉偉.由ChatGPT引發的教育之問：可能影響與應對之策[J].中國教育信息化，2023，29（03）：19-32.

[6]時 峰，王麗娜，張 麗，等.淺析數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用[J].蘭臺內外，2023（34）：13-15.

[7]中共北京市委辦公廳北京市人民政府辦公廳印發《北京市“十四五”時期檔案事業發展規劃》[J].北京檔案，2021（09）：4-10.

[8]李 穎，沈保棟.數字人文視域下的歷史檔案開發路徑——以“跟著檔案觀上海”為例[J].檔案與建設，2024（03）：56-62.

作者單位：山東省淄博市公共就業和人才服務中心

作者簡介：趙霞（1978—），女，漢族，山東海陽人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。