“互聯網 + 政務服務”背景下電子檔案歸檔路徑優化策略

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展，“互聯網 + 政務服務”已成為現代政府治理的重要模式。政務活動數字化程度不斷提高，大量電子文件應運而生，電子檔案作為政務信息的重要載體，其歸檔管理的重要性日益凸顯。

關鍵詞：互聯網；電子檔案；優化策略

“互聯網 + 政務服務” 已成為政府提升行政效能、優化公共服務的重要舉措。政務活動借助信息技術廣泛開展，大量電子文件應運而生，并在信息流轉與業務處理中扮演著關鍵角色。電子檔案作為政務信息的重要載體，其歸檔工作對于確保政務信息的真實性、完整性、可靠性以及長期保存與有效利用具有不可替代的意義。

1 “互聯網 + 政務服務”背景下電子檔案歸檔的重要性

1.1 保障政務信息的完整性與連續性

政務服務涉及眾多領域和環節，電子檔案歸檔能夠將各個階段產生的電子文件有序整合，形成完整的信息鏈條。從行政許可的申請受理到審批決定，每一個步驟的電子文件都被納入歸檔范疇，確保政務信息不缺失、不中斷。這有助于在政策調整、項目評估或歷史追溯時，提供全面準確的信息依據，保障政務工作的連貫性和決策的科學性。

1.2 提升政務服務的效率與質量

規范的電子檔案歸檔有助于提高政務信息的檢索和利用效率。當公眾或其他部門需要查詢特定政務信息時，通過高效的電子檔案管理系統，可以快速定位并獲取相關文件，減少信息查找的時間成本。同時，準確完整的電子檔案能夠為政務服務提供有力支持，避免因信息不準確或不完整而導致的服務失誤或延誤，從而提升政務服務的整體質量[1]。

1.3 促進政務信息的共享與協同

在“互聯網 + 政務服務”環境中，電子檔案的歸檔有利于打破部門間的信息壁壘。不同部門的電子檔案通過統一的標準和平臺歸檔管理后，可以實現更便捷的信息共享與協同辦公。例如，在跨部門的項目審批中，各部門能夠及時共享相關電子檔案，避免重復提交材料和信息孤島現象，提高政務協同效率，推動政府整體效能的提升。

1.4 符合政務信息公開與民主監督的要求

電子檔案歸檔為政務信息公開提供了基礎保障。依法依規將可公開的電子檔案向社會公眾開放，能夠增強政府工作的透明度，滿足公眾的知情權。公眾可以通過查閱電子檔案了解政府決策過程、政策執行情況等，從而對政府工作進行有效監督，促進政務服務的規范化和民主化。

2 當前電子檔案歸檔面臨的挑戰

2.1 電子文件格式復雜多樣

2.1.1格式差異導致兼容性問題。不同政務業務系統所采用的軟件平臺和技術架構各異，產生豐富多樣的電子文件格式。有的系統生成的文件為特定的二進制格式，僅能在特定軟件中打開和處理。而一些常見的辦公軟件格式如 DOC、XLS 等，雖然應用廣泛，但不同版本之間也存在兼容性差異。這種格式的多樣性使得電子檔案在搜集、整理和長期保存過程中面臨巨大挑戰，需要不斷調整和適配不同的格式要求。

2.1.2格式轉換困難與信息損失風險。將非標準格式的電子文件轉換為統一的歸檔格式并非易事。許多專用格式的轉換工具稀缺或功能不完善，在轉換過程中容易出現信息丟失、格式錯亂等問題。一些包含復雜圖形或特殊字符的電子文件，在轉換后可能出現圖形變形、字符亂碼等現象，嚴重影響電子檔案的完整性和可用性[2]。

2.2 電子文件真實性鑒定難度大

2.2.1網絡環境下的安全威脅。在開放的網絡環境中，電子文件極易受到黑客攻擊、病毒感染和惡意篡改。黑客可能通過網絡漏洞入侵系統，修改電子文件內容而不留明顯痕跡。病毒則可能破壞文件結構或植入虛假信息。此外，內部人員的違規操作也可能導致電子文件的真實性受損。

2.2.2傳統鑒定方法的局限性。傳統的檔案鑒定方法主要針對紙質文件的物理特征、保管期限及其利用價值，對于電子文件真實性的鑒定難以有效適用。電子文件的真實性鑒定需要借助復雜的信息技術手段，如數字簽名驗證、元數據分析等，但目前這些技術在應用過程中還存在一些問題，如數字簽名的證書管理不完善、元數據的完整性和準確性難以保證等，導致電子文件真實性鑒定的可靠性面臨挑戰。

2.3 歸檔流程不規范

2.3.1歸檔制度不完善。部分政務部門缺乏完善的電子檔案歸檔制度，對歸檔范圍、時間、方式等關鍵要素規定不明確。一些部門僅對重要文件進行選擇性歸檔，導致大量有價值的電子文件被遺漏。歸檔時間也較為隨意，往往滯后于業務活動，增加了文件丟失或損壞的風險。歸檔方式缺乏統一標準，有的采用簡單的復制粘貼，有的則未對文件進行分類整理，給后續的檔案管理和利用帶來極大不便。

2.3.2部門間協作不暢。電子檔案歸檔通常涉及多個部門的協同工作，由于業務部門可能側重于業務辦理，忽視電子文件的及時歸檔。檔案管理部門則由于缺乏對業務流程的深入了解，難以有效監督和指導歸檔工作。部門間職責不清、信息傳遞不暢，容易導致電子文件在流轉過程中出現丟失、重復歸檔或歸檔不及時等問題。

2.4 電子檔案存儲與管理技術要求高

2.4.1存儲容量與性能需求。傳統的存儲設備如硬盤、光盤等已難以滿足大規模電子檔案的存儲需求，需要采用更先進的存儲技術如網絡存儲、云存儲等。同時，電子檔案的存儲不僅要求大容量，還需要具備高讀寫速度、高可靠性和數據冗余保護等性能，以確保電子檔案的安全存儲和快速訪問。

2.4.2管理系統功能復雜。電子檔案管理系統需要具備強大的功能來應對電子檔案的分類、檢索、訪問控制、數據備份與恢復等多方面需求。在分類方面，要能夠根據不同的檔案分類標準自動對電子文件進行準確分類。檢索功能應支持多種檢索方式，如關鍵詞檢索、全文檢索、元數據檢索等，以滿足用戶快速定位文件的需求。訪問控制要能夠精細地設置不同用戶角色的訪問權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。數據備份與恢復功能則要確保在系統故障、數據丟失等情況下能夠及時恢復電子檔案數據，保障檔案的完整性和可用性。

2.5 專業人才短缺

電子檔案歸檔工作需要既懂檔案管理專業知識又熟悉信息技術的復合型人才。檔案管理人員往往在傳統檔案管理領域經驗豐富，但缺乏電子檔案管理的專業素養，在檔案分類、鑒定、保管期限確定等方面難以做出準確判斷，嚴重制約了電子檔案歸檔工作的有效開展。此外，政務部門在人才引進方面對電子檔案管理復合型人才的重視程度不夠，缺乏有吸引力的人才引進政策和良好的職業發展規劃，導致難以吸引和留住優秀人才[3]。

3 電子檔案歸檔路徑優化策略

3.1 統一電子文件格式標準

3.1.1制定全面的格式規范指南。組織專業力量深入研究政務業務中各類電子文件的特點和需求，制定涵蓋廣泛的電子文件格式規范指南。該指南不僅要明確規定常用電子文件類型如公文、報表、圖像、音頻等的標準格式，還應針對特殊業務領域的專用格式制定轉換規范或兼容標準。對于電子證照類文件，確定統一的加密格式和驗證標準。通過制定全面的格式規范指南，為政務部門在電子文件生成、流轉和歸檔過程中提供明確的格式依據，減少格式混亂帶來的管理難題。

3.1.2推廣格式轉換與驗證工具。研發和推廣高效、準確的電子文件格式轉換與驗證工具是實現格式統一的關鍵。這些工具應具備以下功能：一是支持多種格式的批量轉換，能夠自動識別輸入文件的格式，并根據預設的標準格式進行批量轉換，提高轉換效率；二是在轉換過程中能夠進行格式驗證，確保轉換后的文件符合標準格式要求，同時對文件的完整性和內容準確性進行檢查，如驗證文件中的數據是否完整、表格格式是否正確等；三是具備錯誤修復和提示功能，當轉換過程中出現問題時，能夠自動嘗試修復或給出詳細的錯誤提示信息，指導用戶進行手動修復。此外，政務部門應在內部信息系統中集成這些格式轉換與驗證工具，實現電子文件在生成或接收時自動進行格式轉換和驗證，確保進入歸檔流程的電子文件格式統一、規范。

3.2 強化電子文件真實性保障機制

3.2.1加強數字簽名證書的管理。建立權威的數字證書頒發機構，對政務部門和相關人員的數字證書進行嚴格審核和頒發，確保證書的真實性和可靠性。同時，采用多因素認證方式與數字簽名相結合，如結合指紋識別、動態口令等技術，增強數字簽名的安全性。

3.2.2優化時間戳服務，確保時間戳的精確性和不可篡改。時間戳服務機構應采用高精度的時間同步技術，如基于衛星授時或網絡時間協議（NTP）的時間同步系統，為電子文件提供準確的時間標記。由于區塊鏈的不可篡改和可追溯性，任何對電子文件的非法操作都將被記錄在區塊鏈上，并且無法被刪除或修改，從而有效保障電子文件的真實性和完整性。同時，利用區塊鏈的智能合約功能，實現電子檔案管理的自動化流程，如自動觸發歸檔條件、自動驗證文件真實性等，提高電子檔案管理的效率和可靠性。

3.3 規范電子檔案歸檔流程

3.3.1建立健全歸檔制度與標準。制定詳細、完善的電子檔案歸檔制度與標準，明確歸檔的各個環節和要求。在歸檔范圍方面，采用列舉法和排除法相結合的方式，詳細規定哪些電子文件必須歸檔，哪些可以不歸檔，避免歸檔范圍的模糊性。例如，明確規定所有與行政決策、行政審批、行政執法等核心政務活動相關的電子文件都應納入歸檔范圍，而一些臨時性、無保存價值的工作草稿可以排除在歸檔范圍之外。在歸檔時間上，根據電子文件的類型和業務性質，制定具體的歸檔時間節點，如對于日常業務產生的電子文件，可規定在業務辦理完成后的 15個工作日內完成歸檔。對于涉及重大項目或突發事件的電子文件，應在事件結束或項目階段性完成后的5個工作日內歸檔。在歸檔方式上，明確規定采用在線歸檔為主、離線歸檔為輔的方式，同時對在線歸檔的傳輸協議、數據加密方式以及離線歸檔的存儲介質、存儲環境等提出具體要求。此外，建立嚴格的歸檔審核制度，在歸檔前對電子文件的完整性、真實性、格式合規性等全面審核，審核通過后方可歸檔。

3.3.2優化部門間協作與溝通機制。加強政務部門間在電子檔案歸檔工作中的協作與溝通機制。一是建立跨部門的電子檔案管理協調小組，由各部門的分管領導和業務骨干組成，負責統籌協調電子檔案歸檔工作中的重大問題，如制定統一的歸檔計劃、協調部門間的資源分配等。二是明確各部門在電子檔案歸檔工作中的職責分工，業務部門負責電子文件的搜集、整理和初步審核，確保文件的完整性和準確性，并按照規定的時間和方式將電子文件移交給檔案管理部門。檔案管理部門負責對接收的電子文件進行最終審核、分類存儲和保管，并提供檔案利用服務。

3.4 提高電子檔案存儲與管理技術水平

3.4.1采用分布式存儲技術。將電子檔案數據分散存儲在多個存儲節點上，通過數據冗余和容錯機制，提高數據的安全性和可靠性。采用分布式文件系統（如 Ceph、GlusterFS 等）或分布式對象存儲（如 MinIO、Swift 等），實現電子檔案的分布式存儲和管理。

3.4.2引入云存儲技術。利用云計算服務提供商的大規模存儲資源和彈性擴展能力，滿足電子檔案存儲容量不斷增長的需求。在采用云存儲時，要充分考慮數據的安全性和隱私性，選擇具有高安全等級認證的云服務提供商，并采用加密技術對電子檔案數據進行加密存儲。

3.4.3結合新興的存儲介質技術，如固態硬盤（SSD）、磁帶庫等。發揮不同存儲介質的優勢，構建多層次的電子檔案存儲體系。例如，將近期頻繁訪問的電子檔案存儲在SSD中，以提高訪問速度；將長期保存且訪問頻率較低的電子檔案存儲在磁帶庫中，以降低存儲成本。

3.5 加強電子檔案管理專業人才多元化培養

3.5.1在高校教育層面，加強檔案學與計算機科學等相關學科的交叉融合。在課程設置上，增加電子檔案管理技術、信息安全技術、數據庫原理與應用等課程，培養學生的跨學科知識和技能。同時，鼓勵高校與政務部門合作，開展實踐教學和實習基地建設，讓學生在實際政務環境中了解電子檔案管理的工作流程和技術需求，提高學生的實踐能力。

3.5.2在職培訓方面。針對現有檔案管理人員和信息技術人員開展分層分類培訓。對于檔案管理人員，重點培訓信息技術基礎知識、電子檔案管理系統操作、電子文件格式轉換等內容；對于信息技術人員，加強檔案管理專業知識培訓，如檔案分類理論、檔案鑒定方法、檔案保管期限確定等。通過定期的在職培訓，提升兩類人員的綜合素質和業務能力，促進他們之間的協同合作。

3.5.3鼓勵行業協會和專業培訓機構。開展電子檔案管理相關培訓和認證工作，為電子檔案管理人才提供更多的學習和提升機會，推動電子檔案管理行業人才隊伍的整體發展。

面對當前電子檔案歸檔面臨的諸多挑戰，通過統一電子文件格式標準、強化真實性保障機制、規范歸檔流程、提高存儲與管理技術水平以及加強專業人才培養等一系列策略的實施，可以有效提高電子檔案歸檔的質量和效率，確保政務信息的完整性、真實性和長期可用性。這將為政務服務的創新發展提供堅實的信息基礎，推動政府治理體系和治理能力的現代化進程。

參考文獻

[1] 王協舟，羅小寧.“互聯網+”時代檔案服務創新研究[J].檔案學研究2016（6）：4-48.

[2] 馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2017.

[3] 黃如花，李白楊.面向智慧城市的檔案信息資源共享模式研究[J].檔案學研究，2015（4）：60-66.