信息化背景下辦公室檔案精細化管理路徑分析

摘 要：精細化管理是辦公室檔案治理的有效方法，有利于推動檔案治理體系和治理能力現代化。本文對辦公室檔案精細化管理的內涵要義進行探討，認為辦公室檔案管理存在著精細化意識薄弱、數字化建設遲緩、體系化建設不足、管理人員數據管理能力不足、數據被泄露風險較大等問題。為提升辦公室檔案管理水平，需要將精細化理念融入其中，從標準化管理體系、檔案利用體系、安全防護體系、管理隊伍等方面下功夫，著力打造精細化辦公室檔案管理新模式，探索檔案管理新路徑，提高檔案治理水平。

關鍵詞：信息化；檔案；精細化；辦公室

辦公室作為單位的重要綜合職能部門，其工作中形成的檔案具有很強的政策性、綜合性和保密性，在單位檔案管理中具有重要地位。隨著信息化時代的來臨，在辦公室檔案資源建設、利用體系建設和安全體系建設中引入精細化管理，有助于降低工作成本、提高工作效率，實現資源優化配置，更好地發揮檔案資源在單位管理的重要作用。精細化管理作為一種現代化理念和方法，其核心在于對組織內各項工作細致、周全和優化的管理。它通過建立一套完整的管理制度和流程，明確各項工作的標準和要求，確保在執行過程中有章可循、有據可依[1]。近年來，精細化管理在各行業大放異彩，成為重塑組織結構、提升競爭力的重要手段。

1 信息化背景下辦公室檔案精細化管理的內涵要義

1.1 建立精細化的檔案管理體系

過程優化是精細化管理的基礎。伴隨數字社會的到來，檔案的價值屬性、資源屬性逐步展現出來，檔案搜集、流通、利用的廣度和深度不斷延伸。這對傳統的檔案治理方式提出了更多挑戰。辦公室檔案作為單位治理的關鍵性信息資源，是數據流通的中心環節。積極打造現代化的檔案管理體系、創新檔案治理理念、提高檔案資源配置效率是精細化管理的實踐要求。一方面，通過重塑辦公室檔案體系，推進檔案資源全流程的關聯應用，實現檔案與業務深度的融合，為單位決策賦能，從而展現辦公室檔案的時代屬性與價值。另一方面，運用常見的“6S管理模式”和“加減乘除管理模式”，通過調查辦公室檔案情況和業務建設，形成獨具特色的檔案治理體系，促進檔案資源在全單位的優化配置，發揮辦公室在動力變革方面的優勢。

1.2 融合精細化管理的信息技術體系

信息化建設是辦公室檔案管理的重中之重，開展精細化管理離不開信息化的支撐作用。傳統的檔案管理以紙質載體為主要對象，無法適應海量異構檔案資源管理的需要。精細化信息資源管理體系要求具有完備的管理系統，與辦公室業務融合，實現檔案單軌制運行管理，保障檔案搜集全面、分類合理、有效利用和長期保存。同時，信息化管理體系立足數據管理視角，以解釋檔案價值為核心內容，以利用為導向，打造辦公室檔案管理數據中樞，為多元檔案信息共享奠定基礎。

1.3 塑造檔案精細化管理意識

在管理層推廣精細化管理思維，有利于發揮辦公室檔案在全局中的重要性。比如，通過優化內部架構，提高檔案的安全性、可靠性和可用性，確保檔案的完整性和準確性，提高整體工作效率。樹立依法依規管理理念，加強制度化建設，健全制度規范和運轉流程，把重程序、按原則、講規矩貫穿到各項工作中，用制度堵住細節漏洞，嚴把收集、整理關鍵環節，用規范推動工作落實，保障各類檔案管理更加科學、嚴謹。再比如，樹立精細化管理目標，對“三合一”制度編制及文書檔案、會計檔案的搜集、分類、整理、編目、歸檔、安全管理和提供利用等方面的基礎知識的詳細學習，切實提高工作人員精細化管理素質，確保對精細化理念的思想認同和行動認同。

1.4 構建精細化管理的服務體系

檔案資源管理的本質是服務于現實需要，推進檔案共享利用、增值轉化與關聯利用。辦公室檔案作為統領單位發展的重要資政資源，精細化的分級分類有利于適應不同的利用需求。傳統的人工管理模式服務效率較低，已無法適應信息化時代的實效性要求，必須加強對檔案資源的深度挖掘，動態闡釋檔案資源的隱性知識和顯性信息，提高檔案利用的水平。要以需求為導向，將精細化理念融入檔案服務全過程，簡化服務流程，實現從被動服務向主動服務轉變，從事后提供向事前研判轉變，提高檔案服務的前瞻性、有效性和針對性。

2 辦公室檔案精細化管理的實踐困境

2.1 精細化意識薄弱

辦公室負責人及檔案管理人員對精細化管理理論缺乏宏觀認識，精細化管理意識淡薄，未能將精細化管理理論融入檔案管理控制體系，內控精細化停留在喊口號階段，內控模式仍較為粗放，精細化全面性不足，缺乏嚴謹的精細化管理辦法[2]。對于檔案資源收集多依賴于傳統管理方式，歸檔類型單一、搜集渠道有限，嚴重影響了檔案資源利用的范圍與可信度。檔案歸集實效性不足，未及時反映辦公室工作的全貌，資源建設滯后性與利用的實效性矛盾突出。

2.2 數字化建設遲緩

在精細化視角下，檔案資源的分級分類至關重要。面向智能化變革的實踐要求，辦公室檔案管理正處于起步階段，數字化建設的力度落后于信息技術的更迭速度。首先，自然語言處理技術、機器學習等人工智能具有顯著優勢，但是辦公室檔案管理難以實現從經驗到智能的飛躍；語音分析技術大幅度提升了非機構數據的處理能力，但對辦公室檔案資源的深度揭示不夠，多維分類與主題聚類的效果有待優化，不能滿足用戶深度分析、模糊查詢、關聯應用的需求。其次，共享利用平臺、大數據分析平臺等現代化管理系統建設滯后，檔案服務效能不夠。

2.3 體系化建設不足

精細化理念要求將檔案的收、管、用都納入管理框架中，以實現治理結構優化和要素整合。但是，辦公室檔案管理體制尚未實現體系化轉型，檔案資源體系、安全體系與利用體系脫節，檔案服務與實際需求差距較大，不符合檔案治理體系化要求。同時，檔案管理制度、內容和流程長期未做更新，缺乏改進動力，致使辦公室檔案管理長期處于低水平。

2.4 管理人員數據管理能力不足

信息化時代數字鴻溝逐步擴大，其關鍵原因是管理人員操作能力不足，缺乏必要的數字管理技能，影響工作效率。伴隨檔案管理向智能化轉型，管理人員需要掌握新的操作技能和精細化管理手段，如電子文件管理系統操作、文件格式轉換等。但是由于傳統的觀念占主流，對新技術的掌握也需要較長的時間。因此，人員素質的短板亟需補齊。

2.5 檔案數據被泄露的風險較大

隨著“互聯網+”技術的進步，網絡數字存儲與處理成為檔案管理的主要形式，大量敏感的人事、財務檔案數據以電子化形式存儲于網絡終端，不僅增加了非法訪問的風險，也加劇了數據被泄露的隱患。當前，網絡黑客攻擊手段日益多樣化，為檔案數據保護帶來了極大挑戰。同時，數據安全和隱私保護的風險也來自于管理人員的疏忽或操作失誤。這要求辦公室不僅要提高數據抵御外來入侵的防護能力，也要采取更嚴格的內控措施，防止關鍵數據被泄露[3]。

3 信息化背景下辦公室檔案精細化管理的路徑探索

精細化理念作為現代管理理論的重要成果，對辦公室檔案管理具有重要參考意義。單位辦公室要從長遠角度考慮檔案工作發展方向，將精細化理念貫徹好、落實好。

3.1 建立以目標為導向的標準化管理體系

科學完備的標準規范是檔案精細化管理、提升管理效能的重要保障。一是優化檔案管理流程設計。制定合理的檔案分類和編碼規則，根據檔案的來源、性質和用途，打造合理的分類體系，并根據國家有關政策制定編碼規則，以利于檔案的快速查找與識別。要制定辦公室檔案“三合一”制度，明確檔案收集、整理、審核、利用、銷毀等流程的操作標準，確保每一環節都有可操作的標準指南。二是制定檔案數據錄入規范。明確檔案數據錄入的標準、格式和要求，對關鍵檔案數據實施雙重錄入，通過比對兩次錄入的結果，減少錄入錯誤的可能性。借助現代技術工具，如檔案數據校驗軟件，自動審核錄入的檔案數據，提高審核效率和準確性。清理過時、錯誤或重復的檔案數據，并建立檔案數據歸檔機制，確保數據的完整性和可追溯性。

3.2 建立數據驅動的檔案資源利用體系

面對辦公室檔案數據的爆炸性增長，傳統的人工模式已無法適應時代發展，亟需發揮數字技術的引領作用，加強流程再造和治理方式變革。一是引入人工智能輔助管理系統。運用機器學習、深度學習技術，對檔案數據進行深入分析，建立覆蓋結構化、半結構化、非結構化等多元異構的檔案數據分析體系，實現對檔案的智能化分類、提取和合規性價差，提升檔案利用的智慧化水平。二是運用大數據分析技術。大數據分析通過海量檔案數據的處理與分析，提取有價值的信息和知識。一方面，從海量資源中提取關鍵信息。通過主題分析、頻次分析等方法，系統可以識別最迫切的利用需求，并通過關鍵詞、熱點問題的統計，呈現利用者關注的焦點，提高了資源建設的針對性和有效性。另一方面，大數據技術能揭示檔案背后的深層次關系，提供不同方案的效果預判，為上級在決策過程中提供智力支持，使政策決策更加科學、合理，避免主觀性和隨意性。

3.3 構建多層保護的安全防護體系

為保障檔案數據安全和隱私，需提高網絡安全意識、建立法規、應急響應機制，構筑堅實的網絡安全屏障。一是做好密碼管理。要使用高強度密碼，避免簡單數字、字母組合等易被破解的密碼。定期更換密碼，以降低密碼被破解的風險。對于不同的賬號和應用程序，應采用不同的密碼，避免一個賬戶被攻破后其他賬戶也面臨風險。二是加強訪問控制。對資源利用中的傳輸環節、對敏感信息進行特殊加密。實行檔案數據分級管理，僅授予最小的利用權限，定期檢查賬戶訪問記錄，減少內部安全隱患。三是加強軟件應用。安裝防病毒軟件、防火墻等軟件，有效防范惡意入侵和網絡攻擊。及時更新軟件版本和病毒庫，更好地應對新型網絡威脅，增強防護能力。四是加強區塊鏈技術的應用。區塊鏈具備分布式、不可篡改、匿名性等特點，為網絡安全提供創新方案。管理部門需做好一體化頂層設計，系統性的解決保障難題。四是建立安全應急響應機制。針對可能出現的網絡安全隱患，辦公室要制定詳細的應急預案，明確應對措施和責任人，最大程度地減少損失和影響。加強與相關部門的協作，共同應對網絡威脅。

3.4 打造具有專業化、知識化的管理隊伍

精細化管理是一項系統工程，特別是數字社會對信息化水平的提高，更需要高素質的檔案管理人員實現。一是加強專業化培訓力度，提升隊伍整體科學素養和創新能力。比如，組織數字化知識管理培訓，包括電子檔案管理、數字化保護與利用、數據提取與分析等，鼓勵管理人員主動學習新知識、新技術，提升協調能力和共享思維。二是加強復合型人才培養力度。堅持“引”“育”結合，優化辦公室人員的知識結構，拓展繼續教育空間。探索“校企共建”的產教深度合作模式，培養大數據、云計算、軟件開發等檔案數據管理人才。二是拓展檔案人員職業發展空間。打破傳統觀念，對表現出色的檔案管理人員給位子、壓擔子，在精細化管理實踐中經風雨、見世面。要疏通管理人員職業上升渠道，在生活待遇、職稱晉升、職位競聘上充分保證其合法權益，讓檔案人員心無旁騖干事業，匯聚精細化管理的強大動力。

3.5 構建精細化管理的組織體系

一是樹立精細化管理意識。加大解放思想、創新思維、改革工作力度，深刻理解精細化管理的理論與方法，掌握精細化管理的內涵實質。深入把握辦公室檔案工作的要求與發展趨勢，加強對管理人員的宣傳，教育引導管理人員學會運用精細化思維方式思考問題、研究問題和解決問題，真正地把精細化管理入腦入心、走深走實。二是推進組織體系重構。將檔案精細化管理納入年度工作計劃，成立領導小組，制定工作方案，加強組織管理，為檔案工作轉型升級做好全方位的保障。建立精細化責任運行機制，明確各層級分工和崗位責任，確保精細化理論落實落地。三是強化設施建設。加大對檔案管理經費的投入，確保檔案工作經費充足。按實際需要配備檔案管理專用設備，庫房安裝溫濕度檢測設備、監控攝像頭、二氧化碳滅火器、全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾等設備設施，確保硬件保障適應檔案管理精細化的需要。

結語

推動檔案治理能力和治理體系現代化是檔案事業發展的必然要求，也是辦公室檔案管理的發展方向。辦公室管理者要從檔案的屬性出發，把握好精細化管理的內涵與要求，加快檔案流程再造，將精細化貫穿檔案管理全流程，提升檔案治理的效能和質量。要把檔案數據開發作為重點，用好新技術賦能優勢，加大價值闡釋與資政服務，推動辦公室檔案走向現代化、走向依法治理。

參考文獻

[1]李雯.檔案精細化管理模式的質性分析與優化策略——以大型公立醫院為切入[J].檔案管理，2024（11）：15-16.

[2]李玉珠.企業內控精細化管理的策略研究[J].《中國集體經濟》，2022（07）：05-06.

[3]張羽涵.數字化轉型視域下辦公室文書檔案精細化管理的路徑探究[J].辦公室業務，2024（09）：14-15.