跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式探討

基金項目：河南省中醫(yī)藥管理局科研項目“大學附屬中醫(yī)院在基層中醫(yī)藥人才隊伍建設中的作用研究”（項目編號：TCM2023006）。

隨著醫(yī)療資源的不斷優(yōu)化，如何高效地管理跨區(qū)域醫(yī)院的人事檔案，已成為亟待解決的關(guān)鍵問題，而人事檔案作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在這個過程中扮演著重要角色。目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式在信息共享、數(shù)據(jù)安全、人員能力等方面存在諸多問題，不利于該模式的構(gòu)建。因此，構(gòu)建適合當前醫(yī)療環(huán)境的跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式，具有重要的現(xiàn)實意義及深遠影響。

1跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式建設的意義

1.1提高人事檔案管理的效率

跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式的建設，能顯著提高人事檔案管理的效率。首先，跨區(qū)域協(xié)同模式通過統(tǒng)一的管理平臺，將不同地區(qū)醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)進行集成，這種信息共享機制使得不同地區(qū)、不同醫(yī)院之間的檔案管理工作得以高效協(xié)作，避免傳統(tǒng)方式下重復工作的發(fā)生，從而節(jié)省大量的工作時間。其次，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理常常需要大量的人工處理，不僅浪費時間，還容易出現(xiàn)人為錯誤，而數(shù)字化系統(tǒng)能夠?qū)n案信息高效地存儲、查詢、更新，提升檔案管理的及時性，從而進一步提高了整體管理效率。最后，跨區(qū)域協(xié)同模式下，不同醫(yī)院之間的人員調(diào)動、檔案流轉(zhuǎn)等都可以實時處理，這不僅加速了人事檔案的辦理過程，還使得管理者能夠快速獲取檔案信息，從而做出更加及時的決策。

1.2促進區(qū)域醫(yī)療資源的整合

跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式的建設，有利于促進區(qū)域醫(yī)療資源的整合。首先，跨區(qū)域協(xié)同模式能夠使得不同醫(yī)院之間的檔案信息得到有效的流通和共享，從而為區(qū)域內(nèi)各個醫(yī)院的醫(yī)療資源整合提供了便利。其次，不同地區(qū)的醫(yī)院可以實時掌握本地區(qū)的人員需求情況，以及其他地區(qū)醫(yī)療機構(gòu)的人員空缺，這種信息共享和數(shù)據(jù)互通的模式，能夠促使醫(yī)療人員跨區(qū)域調(diào)配，從而使區(qū)域內(nèi)的醫(yī)療資源得到最大化利用1。最后，通過集中的人事檔案管理平臺，醫(yī)療機構(gòu)能夠?qū)鐓^(qū)域的醫(yī)療人才進行系統(tǒng)性的人才庫管理，識別關(guān)鍵崗位人員的短缺情況，并進行有針對性地培訓，這種跨區(qū)域的協(xié)同合作，不僅能夠提高醫(yī)療服務水平，還能夠優(yōu)化區(qū)域的整體醫(yī)療人才結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)醫(yī)療資源的優(yōu)化整合。

1.3保證人事檔案的安全性

跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式的建設，在保證檔案安全性方面具有重要作用。首先，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，檔案容易受到人為損壞、丟失、泄露的風險，而在跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式下，所有的檔案信息都經(jīng)過加密處理，并存儲在安全的服務器中，這種安全性措施大大降低了檔案被泄露、篡改、盜用的風險。其次，通過數(shù)字化平臺，檔案的處理、傳輸、存儲過程可以被系統(tǒng)記錄和追蹤，一旦發(fā)生安全事件，可以迅速定位問題所在，及時采取應對措施。最后，跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式還能夠加強數(shù)據(jù)備份和災備工作，保證在突發(fā)情況下，檔案數(shù)據(jù)能夠得到有效恢復，避免檔案丟失的情況發(fā)生。

2跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式建設的問題

2.1信息共享機制不完善

第一，由于不同醫(yī)院和區(qū)域間使用的管理系統(tǒng)存在標準不統(tǒng)一、接口不兼容等問題，導致信息共享的效率和精確度低下，使得跨區(qū)域醫(yī)院在進行人事檔案管理時，無法迅速地獲得其他地區(qū)或醫(yī)院的相關(guān)數(shù)據(jù)，從而增加管理的難度。第二，不同醫(yī)院和地區(qū)雖然對數(shù)據(jù)訪問進行嚴格的限制，但缺少統(tǒng)一的權(quán)限管理和數(shù)據(jù)共享標準，往往導致各個醫(yī)院和地區(qū)在數(shù)據(jù)共享時面臨不同的規(guī)則和程序，增加了溝通的成本2。第三，跨區(qū)域醫(yī)院的人事檔案數(shù)據(jù)來自不同的系統(tǒng)和平臺，這些數(shù)據(jù)在采集和存儲過程中采用的標準和格式可能存在較大差異，造成信息的碎片化，進一步影響協(xié)同工作的順利進行。第四，由于缺少統(tǒng)一的更新機制，不同醫(yī)院的人事檔案信息可能存在不同步的情況，導致在協(xié)同工作時檔案信息存在滯后現(xiàn)象。第五，雖然不同醫(yī)院和地區(qū)的人事檔案管理有各自的法律法規(guī)和政策規(guī)定，但這些政策往往缺少統(tǒng)一性，這種缺少規(guī)范化的政策支持，限制了信息共享的合法性和穩(wěn)定性，導致跨區(qū)域的合作難以高效進行。

2.2檔案數(shù)據(jù)安全保護不足

第一，數(shù)據(jù)存儲和傳輸過程中的加密保護不足，缺少有效的加密技術(shù)，數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡傳輸過程中可能遭到黑客攻擊，導致檔案信息的安全性無法得到充分保障。第二，在跨區(qū)域協(xié)作中，不同醫(yī)院或地區(qū)的網(wǎng)絡安全防護策略和技術(shù)手段存在較大差異，無法有效采取合適的防護措施，導致數(shù)據(jù)在傳輸過程中暴露的風險增加。第三，在一些跨區(qū)域醫(yī)院協(xié)同模式中，檔案數(shù)據(jù)存儲的權(quán)限控制機制有欠缺，權(quán)限管理的不規(guī)范，導致檔案數(shù)據(jù)在存儲過程中容易被未經(jīng)授權(quán)的人員接觸和篡改，進一步增加了檔案數(shù)據(jù)泄露的可能性3。第四，現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)據(jù)的定期備份和災難恢復計劃往往不完善，使得檔案數(shù)據(jù)在面臨技術(shù)性問題時得不到有效的保護，增加了數(shù)據(jù)丟失或損壞的風險。第五，跨區(qū)域醫(yī)院在管理系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)安全事件的應急響應能力不足。部分醫(yī)院未能建立有效的應急響應機制，在面對突發(fā)的安全問題時，無法快速定位并修復問題，導致數(shù)據(jù)保護措施的缺失。第六，醫(yī)院對檔案數(shù)據(jù)的安全意識薄弱。許多醫(yī)院在日常管理過程中，雖然有一定的數(shù)字化技術(shù)支持，但缺少對員工進行數(shù)據(jù)安全保護的培訓，導致相關(guān)工作人員對檔案數(shù)據(jù)安全保護的重要性認識不足。

2.3檔案管理人員的能力不足

第一，許多檔案管理人員在使用檔案數(shù)字化和信息化技術(shù)工具時，缺少對系統(tǒng)操作的深入理解，導致工作效率低下，甚至出現(xiàn)錯誤錄入檔案的情況。第二，檔案管理人員掌握檔案安全專業(yè)知識的能力不足，對于數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、備份恢復等安全技術(shù)了解有限，無法有效地采取措施來保護檔案數(shù)據(jù)。第三，跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理涉及不同地區(qū)、不同醫(yī)院的協(xié)同工作。由于管理流程、文化背景、工作習慣各不相同，部分檔案管理人員缺少跨區(qū)域合作的經(jīng)驗，導致無法高效地進行信息協(xié)調(diào)和數(shù)據(jù)共享。第四，一些跨區(qū)域醫(yī)院的人事檔案管理人員對于檔案數(shù)字化相關(guān)的法律法規(guī)理解不足，增加了管理過程中的法律風險。第五，隨著檔案管理工作的復雜性增加，檔案管理人員需要不斷更新自己的知識和技能，以應對新的技術(shù)、法規(guī)和管理模式，但在許多醫(yī)院，檔案管理人員并沒有接受足夠的定期培訓，缺少不斷學習和提升的機會，導致工作效率低下，難以適應日益變化的工作需求。第六，檔案管理人員的管理經(jīng)驗不足。跨區(qū)域醫(yī)院的人事檔案管理需要多個部門的協(xié)作，但許多檔案管理人員在這一方面的能力較弱，往往無法有效地組織和調(diào)度，導致工作進展緩慢，效率低下。

3跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式建設的策略

3.1構(gòu)建完善的信息共享機制

構(gòu)建高效的信息共享機制，不僅是提升跨區(qū)域醫(yī)院管理協(xié)作水平的關(guān)鍵一步，還是實現(xiàn)資源整合、信息互通、管理現(xiàn)代化的基礎。第一，需要制定統(tǒng)一的信息共享標準，保證不同醫(yī)院之間的檔案數(shù)據(jù)能夠無縫對接，為此必須根據(jù)全國或區(qū)域性醫(yī)療行業(yè)的相關(guān)標準，設計統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)格式，以便消除數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)上的差異。第二，建立高效的跨醫(yī)院信息流轉(zhuǎn)機制，打破現(xiàn)有醫(yī)院之間信息流通不暢的瓶頸，為此要設立專門的跨區(qū)域協(xié)調(diào)小組，負責各地區(qū)醫(yī)院之間信息共享的具體事務，來推動各醫(yī)院間在信息共享方面的協(xié)調(diào)。第三，各地的醫(yī)療檔案管理法規(guī)不同，為此要建立一套統(tǒng)一的法律框架，以便保證數(shù)據(jù)共享過程中的合法性。第四，許多醫(yī)院在實施信息共享時，面臨的是技術(shù)知識不足和操作不熟練的問題，為此要定期對檔案管理人員進行信息技術(shù)培訓。第五，為了保證信息的準確性和安全性，在建立信息共享機制的同時，必須實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸加密、身份驗證以及數(shù)據(jù)權(quán)限控制等措施。第六，平臺的設計需要注重用戶體驗，提供簡單直觀的操作界面，降低使用門檻，還要提供多語言支持的操作指南，以便幫助不同地區(qū)的人員快速上手，從而使信息共享能夠順利進行。

3.2加強檔案數(shù)據(jù)安全保護

為了應對日益復雜的信息安全挑戰(zhàn)，醫(yī)院需要從技術(shù)手段、管理策略以及法律合規(guī)等多維度出發(fā)，建立完善的檔案數(shù)據(jù)保護機制，這一策略的實施，能為跨區(qū)域醫(yī)院提供更加穩(wěn)固的安全保障，以便保證檔案管理工作在安全框架內(nèi)高效運行。第一，所有傳輸中的檔案信息必須通過高級加密技術(shù)進保護，避免數(shù)據(jù)在傳輸過程中被非法訪問，還要定期審查加密技術(shù)的安全性，以便及時升級過時的加密算法。第二，各醫(yī)院應配備專業(yè)的網(wǎng)絡安全防護設備，以便形成立體的網(wǎng)絡安全防護屏障，還要保證醫(yī)院之間的數(shù)據(jù)傳輸在一個安全的通道中進行，以便避免數(shù)據(jù)被泄露的風險。第三，跨區(qū)域醫(yī)院的人事檔案管理平臺應設立多級權(quán)限管理系統(tǒng)，保證只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問、編輯、刪除檔案數(shù)據(jù)。此外，檔案管理系統(tǒng)應具備實時的日志審計功能，記錄所有數(shù)據(jù)訪問，一旦發(fā)生異常操作，能夠通過日志審計系統(tǒng)快速定位責任人，并及時采取應對措施4。第四，在提升數(shù)據(jù)安全保護的過程中，要制定嚴格的數(shù)據(jù)備份策略，以便保證所有檔案數(shù)據(jù)定期異地備份。同時，醫(yī)院應建立完善的災難恢復計劃，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)崩潰事件，能夠迅速恢復數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。第五，醫(yī)院應建立統(tǒng)一的安全監(jiān)控平臺，對所有數(shù)據(jù)訪問行為進行實時監(jiān)控，以便及時發(fā)現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的訪問請求。此外，系統(tǒng)應具備自動化的安全防護功能，在發(fā)現(xiàn)異常活動時能夠立即發(fā)出警報，并自動采取相應的防護措施。第六，許多數(shù)據(jù)安全問題并非完全依賴于技術(shù)措施，還與醫(yī)院員工的操作習慣有關(guān)，為此要定期開展數(shù)據(jù)安全培訓，以便強化員工對數(shù)據(jù)安全的重視。此外，需要制定完善的內(nèi)部安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全責任，以便保證所有員工嚴格遵守數(shù)據(jù)安全操作規(guī)程。

3.3提高檔案管理人員的能力

隨著醫(yī)院管理模式的不斷創(chuàng)新以及人員流動的日益頻繁，檔案管理人員的專業(yè)能力顯得尤為重要，而通過制定系統(tǒng)的培訓計劃，完善專業(yè)技能和管理能力的培養(yǎng)，可以保證管理人員具備應對日常工作的能力，為跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理的順利推進提供強有力的支持。第一，為了應對數(shù)字化檔案管理的挑戰(zhàn)，醫(yī)院應定期為檔案管理人員組織信息技術(shù)培訓，幫助他們掌握檔案管理軟件以及數(shù)據(jù)管理平臺的使用方法，從而提高其操作能力。此外，需要對檔案管理人員進行網(wǎng)絡安全知識的普及培訓，以便提高其對數(shù)據(jù)保護、信息加密等安全措施的認識，從而保證數(shù)據(jù)管理工作的高效與安全。第二，隨著數(shù)據(jù)隱私和信息保護法律的日益嚴格，檔案管理人員必須深入了解相關(guān)法律法規(guī)，為實現(xiàn)這一目標，醫(yī)院可以組織定期的法律法規(guī)培訓，以便使檔案管理人員具備全面的法律合規(guī)意識。此外，要向管理人員提供定期的案例分析，幫助其理解法律規(guī)定在實際工作中的應用，保證檔案管理活動始終在合規(guī)框架內(nèi)進行，從而避免因違規(guī)操作造成的法律風險。第三，跨區(qū)域醫(yī)院的人事檔案管理往往涉及多個地區(qū)之間的協(xié)作，為此檔案管理人員需要具備較強的跨區(qū)域溝通能力，為了培養(yǎng)這種能力，醫(yī)院可以通過組織跨區(qū)域交流的專項培訓[5。第四，隨著醫(yī)療的不斷發(fā)展，檔案管理的方法也在不斷更新，為此，醫(yī)院應為檔案管理人員提供長期的職業(yè)培訓機會，幫助他們及時掌握行業(yè)的新技術(shù)。第五，根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實際需求，制訂有針對性的培訓計劃。例如，對于負責檔案數(shù)據(jù)采集和錄人的人員，要加強對數(shù)據(jù)標準化等方面的培訓，而對于負責檔案審核和審批的人員，要著重提升其對相關(guān)流程的熟悉度。第六，在日常工作中，檔案管理人員經(jīng)常需要面對各種復雜情況，醫(yī)院可以組織實際案例研討，還可以為檔案管理人員提供更多的實際操作機會，使他們在不斷的實踐中積累經(jīng)驗，從而提高其應對問題的能力。

結(jié)束語

本文深人探討了跨區(qū)域醫(yī)院人事檔案管理協(xié)同模式的建設，研究發(fā)現(xiàn)，隨著醫(yī)療行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進，跨區(qū)域醫(yī)院在進行人事檔案管理時面臨許多挑戰(zhàn)，而解決這些問題的關(guān)鍵在于構(gòu)建完善的信息共享機制、加強檔案數(shù)據(jù)的安全保護、提高檔案管理人員的能力等方面。

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作者簡介：韓序（1986.10—），碩士研究生學歷，河南中醫(yī)藥大學第一附屬醫(yī)院館員；研究方向：檔案管理。