“互聯網+\"時代背景下提高基層行政單位人事檔案公共服務水平的策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

在“互聯網 + ”時代背景下，信息技術的飛速發展深刻改變了社會各個領域，基層行政單位人事檔案公共服務面臨新的機遇與挑戰。人事檔案作為記錄個人經歷、業務能力和品德表現等方面信息的重要資料，在行政管理、人才選拔和社會保障等領域有著重要的作用。人事檔案公共服務水平直接影響人才的合理流動與配置，關系群眾的切身利益和政府的公信力。提高基層行政單位人事檔案公共服務水平，是適應時代發展、滿足群眾需求和提高政府治理能力的必然要求。因此，基層行政單位作為直接面向群眾、服務社會的前沿部門，提高人事檔案公共服務工作水平具有重要的現實意義。

一、基層行政單位人事檔案公共服務的現狀

1.檔案信息化建設初見成效

近幾年，國內基層行政單位積極響應數字化轉型要求，人事檔案管理領域發生了顯著變化，各地基層行政單位紛紛引人現代化信息技術，改造和升級傳統檔案管理模式。許多縣級人社部門建立了較為完善的電子檔案管理平臺和系統，檔案材料從過去的紙質形式逐步轉變為電子數據方式，實現了檔案信息的快速檢索和調閱，大幅提高了工作效率和服務質量。

基層行政單位在實現檔案數字化的基礎上還積極探索政務內網應用，通過專有網絡平臺打通各個部門存在的信息壁壘，建立了協同辦公機制，組織人事、社會保障和就業服務等相關部門能夠在授權范圍內共享重要檔案信息，減少了重復勞動和信息傳遞環節，工作效率得到明顯提高。比如，某區人社局通過政務內網將人事檔案系統與干部考核、職稱評審等業務系統對接后，考查時間明顯縮短，人才評價工作準確度不斷提高。

不少地區基層行政單位還開發了檔案服務微信小程序或移動應用，讓群眾能夠隨時查詢檔案狀態、在線預約業務辦理，有的地區甚至實現了部分電子證明的自助獲取，極大地減少了群眾往返窗口的次數和等待時間。電子系統自動記錄各項操作痕跡，通過定期的數據備份和權限分級管理機制，可以保障檔案信息的安全，檔案利用率和服務質量得到了明顯提升，群眾對檔案服務的滿意度也在不斷上升。

2.服務效率與質量有所提升

借助互聯網技術的優勢，基層行政單位人事檔案服務模式發生了顯著變化，傳統窗口排隊辦理的方式逐漸被線上預約、網上辦理所替代，群眾通過政務服務平臺或手機App就能完成檔案查詢、證明材料開具等常見業務，無須往返窗口，多次奔波。采用線上服務后，群眾平均辦事時間明顯縮短，滿意度不斷上升，保障了檔案服務工作的連續性和可及性。

建立電子檔案系統后，檔案管理人員可以快速調取歷史檔案資料，以往需要花費數小時甚至數天才能完成的材料查找工作，如今只需幾分鐘即可完成，工作效率得到明顯提高。同時，檔案信息化后實現了數據的標準化和結構化管理，系統可以根據特定條件快速篩選符合要求的人才信息，在干部考察、人才選拔工作中提供精準的數據支持，使決策更加科學、合理。

值得一提的是，數字化檔案還實現了材料的版本控制和變更追溯，每一次檔案更新和使用都有清晰記錄，提高了檔案管理的規范性和透明度。部分地區還開發了數據分析功能，能夠自動生成人才分布圖譜和統計報表，為人力資源規劃提供了有力支撐，使基層行政單位從單純的檔案管理者逐步轉變成為人民服務的積極推動者，服務的廣度和深度得到了顯著拓展，真正體現了“互聯網 + ”時代檔案工作的價值。

二、基層行政單位人事檔案公共服務存在的問題

1.技術應用不深

當前，基層行政單位人事檔案信息化建設雖取得了一定進展，但技術應用深度還不足，部分行政單位的檔案信息化工作停留在基礎的數據錄入和電子存儲階段，系統功能簡單，操作界面落后，只是將紙質檔案展開了數字化掃描和簡單錄入，形成“電子紙質化”的淺層次應用模式。從實際調研情況看，部分基層行政單位尚未開發檔案信息的挖掘和分析功能，檔案系統成為“數據倉庫”而非“智慧中樞”。

在具體技術應用方面，大數據分析功能缺失，無法從海量檔案信息中發現人才分布規律和發展趨勢，檔案價值未得到充分體現。智能檢索功能不完善，系統只支持簡單的固定字段檢索，無法實現全文檢索和關聯檢索，檢索效率低下且結果不精準。遠程利用手段落后，部分行政單位仍要求群眾必須親自到場辦理檔案業務。

技術應用不深反映了基層行政單位人員對檔案信息化建設認識的不足，將檔案信息化建設簡單地理解為有檔案管理系統就行，缺乏對檔案數據價值的深度認知。同時，部分行政單位存在經費投入不足的問題，無力支撐高水平系統的開發和維護。基層行政單位技術力量薄弱，缺乏既懂業務又懂技術的復合型人才，檔案管理系統設計與實際需求脫節，未能充分發揮信息技術在人事檔案管理中的潛力和價值。

2.信息安全隱患突出

隨著檔案數字化程度的不斷提高，各類安全風險也隨之增多。部分基層行政單位存在不同程度的信息安全防護缺陷。技術力量薄弱導致部分基層單位無力構建系統完善的網絡安全防護體系，存在安全設備配置不足、防護軟件版本落后和安全補丁更新不及時等問題。個別單位未配備專職網絡安全管理人員，安全工作僅由普通信息技術人員兼職負責，但其難以應對日益復雜的網絡攻擊手段。在實際運行中，檔案信息系統頻繁出現用戶權限設置混亂、審計日志記錄不完整和加密措施不到位等問題。部分單位存在多人共用一個賬號、密碼設置過于簡單和敏感信息明文存儲等安全隱患。檔案數據備份機制不健全，數據恢復能力低，一旦檔案系統出現故障或被黑客攻擊，可能導致檔案數據被篡改且無法恢復，給社會公共服務帶來嚴重影響。

3.工作人員能力不強

基層行政單位部分檔案管理人員未接受過專業信息技術培訓，部分人員年齡偏大，知識結構老化，計算機操作能力不強。一些檔案管理人員不熟悉計算機操作和網絡技術應用，勉強能應付日常簡單操作，遇到系統故障或復雜問題時往往束手無策，嚴重影響工作效率和服務質量。

部分檔案管理人員僅掌握了基礎的數據錄入和查詢技能，數據庫管理、系統維護和數據分析等高級應用能力明顯不強，無法充分利用系統功能。在檔案數字化過程中，一些檔案管理人員經常出現數據錄入錯誤、格式不規范和分類不準確等問題，導致電子檔案質量參差不齊，降低了檔案的使用價值和可信度。

部分檔案管理人員學習意識淡薄，被動地應對技術變革，缺乏主動學習新知識和新技術的內在動力，面對系統升級或功能更新時常常抱怨，不適應技術更新的步伐。他們沿用傳統手工方式，不愿意花時間鉆研新系統，工作效率低下。

基層行政單位普遍缺乏既懂檔案業務又懂信息技術的復合型人才，現有人員專業分工單一，知識結構不完善，不足以支撐檔案信息化轉型要求。檔案管理與信息技術存在脫節，導致系統設計與實際工作需求不匹配，檔案管理人員在使用系統過程中存在較多問題，檔案服務質量難以得到有效提高。

4.服務意識與模式滯后

在“互聯網 + ”時代背景下，基層行政單位人事檔案服務意識和模式嚴重滯后于時代發展要求。部分檔案部門仍沿用傳統的檔案管理思維而非檔案服務理念，檔案工作被視為單純的保管和使用工作，缺乏面向公眾的服務屬性。部分單位服務方式以被動等待服務為主，只有群眾上門咨詢工作人員才提供檔案服務，未將便民服務作為服務目標。

服務模式單一，部分基層行政單位以實體窗口服務為主，線上功能簡單，僅限于信息公示，無法提供明確的檔案業務辦理條件和流程。服務時間固定，往往與群眾上班時間重疊，導致群眾辦事需要請假。服務流程僵化，標準和流程缺乏彈性和個性化設計，難以適應不同群體的需要。檔案利用方式存在局限，部分基層行政單位僅支持查閱和復印檔案，不提供深層次的檔案數據分析和利用服務。

在實際工作中，檔案部門與服務對象的互動渠道有限，反饋不暢通，群眾對服務質量、意見和建議難以得到檔案部門的及時回應。部分單位檔案管理人員主動設置業務門檻，強調嚴格的手續和程序，給群眾辦事增加了不必要的負擔。檔案管理人員缺乏市場意識和用戶思維，不了解群眾的實際需求，服務設計脫離實際。

這種滯后的服務理念和模式導致人事檔案這一重要公共資源的價值被嚴重低估和浪費，群眾滿意度低，基層行政單位公共服務形象受損，社會資源配置效率不高，影響了“互聯網 + ”時代背景下檔案工作的開展。

三、“互聯網 +^，，， 時代背景下提高基層行政單位人事檔案公共服務工作水平的策略

1.加強檔案信息化基礎設施建設

加強基層行政單位人事檔案信息化基礎設施建設是提高服務水平的基礎。基層行政單位需要加大專項資金投入力度，解決檔案部門硬件設備設施落后的問題，更換服務器和計算機設備，滿足日益增長的檔案數據處理需求。專項資金應重點用于高性能服務器、大容量存儲設備和安全防護設備等硬件的更新，確保檔案信息系統能夠穩定、高效的運行。

網絡環境建設同樣不容忽視。基層行政單位應配置千兆以上的網絡帶寬，建立內外網物理隔離機制，實現檔案信息快速傳輸與安全訪問。檔案部門辦公區域應全面覆蓋高速無線網絡，便于移動辦公和臨時查詢。同時，基層行政單位檔案部門需要根據自身業務特點，選擇合適的檔案管理系統，避免盲目追求高大全，應選擇界面友好、功能實用和易于操作和維護的系統，確保檔案管理人員能夠快速上手使用該系統。

系統建成后的運維保障也非常重要。基層行政單位應設立專項技術維護經費，建立常態化系統升級與數據備份機制，定期開展系統安全檢測和漏洞修復工作，保證檔案信息系統始終處于最佳運行狀態。基層行政單位可探索區域協同、上級支援和第三方技術服務等維護模式，從而為人事檔案公共服務提供堅實可靠的技術支撐，讓基層群眾享受檔案信息化建設帶來的便利。

2.完善信息安全保障體系

完善信息安全保障體系是檔案信息化建設的底線要求。基層行政單位需要建立健全人事檔案信息安全管理制度體系，制定《人事檔案信息安全管理辦法》《電子檔案數據保護規范》等規章制度，明確數據全生命周期各環節的安全責任，形成從采集、錄人、存儲、使用到銷毀的全過程安全管控鏈條。基層行政單位還要建立信息安全責任制，明確檔案部門負責人為第一責任人，技術人員和業務人員分級負責，確保每個環節都有明確的責任主體。

在技術防護層面，基層行政單位需采取多重安全措施，使用高強度加密存儲技術，采用不可逆加密處理敏感信息，嚴格設置訪問控制系統的權限分級，實行最小授權原則，確保只有檔案工作人員能訪問與其工作相關的數據，并全面部署并定期更新防火墻和入侵檢測系統。在檔案傳輸過程中，基層行政單位應使用VPN或SSL加密通道，防止數據在傳輸過程中被竊取或篡改。

基層行政單位應建立健全檔案數據備份恢復機制，實行“一主兩備”策略，確保數據萬無一失。根據數據的重要性，分級設置備份的頻率，每日備份重要數據，每周備份一般數據。基層行政單位應每季度開展一次數據恢復演練，驗證備份數據的可用性和完整性，及時發現問題，及時調整備份策略和方法。

系統安全審計功能也不可或缺。基層行政單位應自動記錄所有用戶登錄、數據訪問、修改和導出等操作，并定期分析操作日志，及時發現異常并追查。每年組織一次網絡安全等級保護測評活動，根據測評結果持續完善信息安全保障體系，切實保障人事檔案的安全。

3.提升工作人員綜合素質

提升檔案管理人員的綜合素質是檔案信息化建設的重要環節。基層行政單位應建立常態化的培訓機制，每季度至少組織一次專業技能培訓。培訓內容應層次分明，面向檔案業務人員的培訓應側重計算機基礎操作、檔案系統應用和數據錄入規范等基礎知識；面向管理人員的培訓則應著重系統管理、數據分析和信息安全等進階內容。基層行政單位可采用線上線下相結合，理論和實操相融合的方式，通過案例教學、情景模擬和實操演練等多種手段，優化培訓效果。技能培訓的內容要與檔案人員的實際工作相匹配，基層行政單位可以采用問題導向法，針對檔案管理人員在日常工作中存在的技術短板，有的放矢地開展培訓，解決實際存在的問題。

基層行政單位應建立技能考核與激勵機制，將信息技術應用能力納入績效考核體系，組織技能比賽活動和設立創新獎勵，激發檔案工作人員的學習積極性。

服務意識教育同樣重要。基層行政單位應組織檔案工作人員觀摩先進窗口單位的服務流程，學習“互聯網 + ”時代的服務理念，樹立“以用戶為中心”的工作思維。通過服務體驗式培訓，檔案工作人員可以體驗辦事群眾的心理感受，提高換位思考的能力。

基層行政單位還要定期開展服務滿意度調查，以數據反饋推動服務改進，組織開展“檔案服務標兵”等評選活動，樹立先進典型，引導檔案工作人員從傳統“保管員”向現代“服務者”角色轉變。

4.創新公共服務模式

（1）拓展線上服務功能

基層行政單位應積極拓展線上服務功能，著力打造功能完善的一體化服務平臺，將傳統窗口業務全面遷移至線上平臺，實現檔案業務的全流程線上辦理。其中，該服務平臺應是“一站式”的服務平臺，用戶通過身份認證即可享受全部服務，避免他們多次往返和重復提交資料。電子證明的申請與下載應實現無紙化辦理，方便群眾實時查詢檔案的轉遞狀態，增強服務的透明度。

基層行政單位應提供智能化服務，提升用戶的體驗感。例如，系統自動識別檔案材料，對存在缺失或即將到期的檔案，系統通過短信推送提醒用戶，督促用戶及時更新檔案。開展遠程視頻認證，突破地域限制，解決異地辦理檔案的難題。利用電子材料提交功能，讓用戶足不出戶就能完成檔案更新。利用分時段預約功能，有效減少用戶等待的時間，提高服務效率。應用移動端，讓群眾隨時隨地通過手機就能查詢和辦理檔案業務。針對老年人，設計簡化版界面，采用大字體和語音輔助功能，確保不同群體能夠平等享受線上服務，真正實現讓數據多跑路、群眾少跑腿的服務目標。

（2）開展大數據分析與應用

開展大數據分析與應用，讓靜態檔案資源轉化為動態決策支持。基層行政單位需要組建專業數據團隊和建立技術平臺，結構化處理檔案信息，深入挖掘檔案的價值。

在分析檔案數據時，基層行政單位應采取雙重維度，針對個體層面，構建成長軌跡圖譜，為考核評價提供客觀依據；針對群體層面，通過聚合分析，發現人才分布特征和流動規律。人才畫像成為核心產品，系統自動生成區域人才地圖直觀地展示各類專業人才數量、結構和分布狀況，精準識別人才資源的優勢。

歷史數據對比能夠清晰地追蹤人才隊伍變化趨勢，預測未來發展方向。基層行政單位應結合地區產業布局，自動分析人才供需匹配度，找出人才缺口和過剩領域，系統挖掘不同成長路徑的特點和優勢，為選人用人提供科學參考。系統分析培訓效果數據，評估發現培訓與績效的關聯性，調整培訓投入。利用數據分析成果實現從經驗型向數據型決策轉變，提升人事管理的科學性、精準性和預見性。

（3）推動檔案信息共享

基層行政單位應建設區域性檔案信息共享平臺，相關單位要按統一標準接人，實現信息一次采集和多方共用。建立分級分類授權體系，各單位只能訪問與職能相關的檔案信息，確保數據共享與安全兩不誤。逐步擴大共享范圍，從人社系統內部就業社保人才等部門間信息互通開始，逐漸擴展至組織、教育和民政等相關部門，打通人事檔案與干部檔案、學籍檔案和婚姻檔案等信息屏障。

業務協同讓共享更加深入，跨部門協同辦公機制實現多部門聯動處理復雜業務，人才引進一體化協同辦理，大幅縮短等待時間，檔案轉遞通過系統自動銜接，避免傳統模式中材料遺失和延誤問題。信息共享平臺可以促進政策交流和業務協調，形成服務合力。建立信息共享績效評估機制，將共享程度與部門考核掛鉤，形成激勵約束，打破“數據屬于部門”傳統思維，樹立“數據服務群眾”理念。通過試點先行，逐步推廣策略，穩妥實施檔案信息共享與協同，不斷提高基層行政單位整體服務水平。

四、結語

“互聯網 + ”時代為基層行政單位人事檔案管理帶來重大機遇。本研究系統梳理了基層行政單位人事檔案公共服務工作的現狀與存在的問題，提出了一些切實可行的改進策略，包括加強檔案信息化基礎設施建設，夯實硬件支撐、完善信息安全保障體系，筑牢安全防線、提升工作人員綜合素質，激活內生動力和創新公共服務模式，釋放檔案價值。在“互聯網 + ”時代背景下，基層行政單位應積極轉變觀念，主動擁抱技術變革，構建高效、安全與便民的人事檔案公共服務體系，使檔案工作從傳統的保管功能向現代服務功能轉型，真正發揮人事檔案在行政管理與社會服務中的作用。

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作者單位：無棣縣人力資源和社會保障局