數字化轉型背景下的檔案治理現代化發展策略研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在互聯網時代，各種先進的信息技術、數字化技術不斷涌現，帶動了各行各業數字化轉型發展。在檔案治理領域，同樣需要抓住數字化轉型背景帶來的機遇，加強對各種數字化技術的應用，及時調整檔案治理的工作方法，更好地適應數字化轉型環境，未來才能充分發揮檔案治理的價值。通過加強對數字化轉型背景下的檔案治理現代化發展策略的探索，可以進一步明確檔案治理現代化發展的目標，及時調整檔案治理現代化發展的策略，帶動我國檔案事業順利走向現代化發展的道路。

一、檔案治理內涵

檔案治理是國家治理不可或缺的一部分，在保護檔案信息的原始性和完整性、提升檔案的利用價值以及推動社會穩定可持續發展方面發揮著非常重要的作用。我國一直以來都非常重視檔案治理，早在2014年，國家檔案館就已經將提升檔案治理能力、推動檔案治理現代化發展納入年度工作重點。2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合發布了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確指出要加大檔案依法治理力度，推動檔案治理走上現代化發展道路。在檔案制度規范建設方面，2024年，國務院發布了《檔案法實施條例》，明確了22項檔案行業標準，推動了檔案法治建設發展。檔案治理涉及的主體比較多，治理客體范圍較大，涉及公、私部門，需要與社會相關主體實現多元共治，在強化社會公眾檔案意識、累積檔案部門社會資本以及豐富檔案公共服務內容等方面發揮著非常關鍵的作用。相較于檔案管理，檔案治理主體更加多變，且推崇“社會本位”理念，除了政府檔案管理部門參與以外，社會檔案管理部門也可以參與其中，實現檔案協同共治。同時，檔案治理涵蓋的檔案事務也比較廣泛，治理工作開展專業復雜性更強，同時，兼顧了國家、社會以及個人在檔案領域的利益，最終實現檔案資源的利用與保護。在數字化轉型背景下，推進檔案治理現代化發展已成為檔案事業高質量發展的必然舉措，是時代賦予檔案部門的重要使命。

二、數字化轉型背景下檔案治理發展變化

1.治理主體從扁平化到網絡化方向發展

不同于檔案管理主體單一，檔案治理主體具有多中心化特征，需要檔案部門與社會實現多元共治，強調提升檔案治理協同能力。在信息技術的支持下，信息傳遞更加便利，檔案治理扁平化特征日益明顯，有效改變了傳統檔案治理以檔案部門為中心的模式，有更多檔案治理主體得以參與進來，包括檔案中介機構、外包機構等，不同治理主體地位平等，共同推動檔案治理工作開展。在數字化轉型背景下，檔案治理現代化發展還需要在扁平化治理的基礎上繼續發展，進一步加大與其他檔案管理機構合作力度，建立平等的合作伙伴關系，共同攻克檔案治理難題，吸引社會上更多的檔案治理主體，推動多元主體共治，形成網絡化治理合力，提升檔案治理的質量。

2.治理手段從人工化到數字化方向發展

檔案治理手段是指在檔案治理方面采用的各種技術能力。傳統檔案治理在信息資料處理方面，一般以人力為主，采用手動方式完成檔案資料的采集、整理、保存和利用，整體的效率低下。檔案資料以紙質檔案為主，占據空間大，保存困難，增加了檔案治理難度。在數字化背景下，為檔案治理提供了更多先進的手段。比如，在檔案資料采集方面，可以應用各種先進的管理平臺，提高檔案采集的效率；在檔案信息傳遞方面，可以應用先進的通信技術，加快檔案信息傳遞的速度；在檔案信息存儲方面，可以應用“云端”“數據庫”等，實現海量檔案信息資源的存儲；在檔案信息利用方面，可以采用大數據挖掘技術、人工智能技術等，完成對檔案數據信息的挖掘與深度利用，上述充分展現了數字化背景下檔案治理手段從人工化到數字化方向發展的價值。

3.治理客體從集約化到價值化方向發展

檔案治理客體存在的價值是通過對檔案資料的處理，滿足檔案治理主體的需求。隨著檔案治理工作量增加，各種檔案資料分散在不同部門，部門之間缺乏有效的信息交流溝通手段，很容易形成“信息孤島”，嚴重阻礙了檔案治理工作開展。在數字化轉型背景下，各種先進的信息技術不斷涌現，有效改變了傳統以人工為主的檔案治理工作模式。應用各種信息化平臺、大數據技術，可以實現檔案信息的高效采集、存儲與利用，充分滿足檔案治理主體的需求。還可以將紙質檔案轉化為數字檔案，節約更多檔案空間，降低檔案治理難度。在信息技術的支持下，還能夠增進不同檔案治理主體的溝通與交流，推動各種檔案信息共享，滿足不同檔案主體的檔案治理需求，成功打破“信息孤島”，進一步提高檔案治理效率。

4.治理過程從單一化向系統化方向發展

在檔案治理過程中，需要加強必要的制度、標準支持，以更好地保障檔案治理的規范性。在數字化背景下，以往的檔案數字化治理方式依然比較單一，如關于檔案數字化治理規范內容與形式均比較單一，標準內容不夠細化，難以為現代化檔案治理提供良好的指導。目前，隨著數字化進程加快，檔案數字治理越來越流行，應用越來越廣泛，數字檔案治理的標準、制度內容也越來越完善。比如，完善了檔案數據庫、檔案數字技術和檔案移動服務平臺等內容，規范了檔案治理。完善的數字檔案治理規范、制度為檔案數字化治理精細化水平提升創造了有利的條件，促使檔案治理工作越來越細化，最終形成了以數字化檔案治理法規為基礎，以數字化檔案制度、標準為支撐的檔案治理體系，助力檔案治理朝著系統化、規范化方向不斷發展。

三、數字化轉型背景下檔案治理現代化發展策略

1.強化檔案數據治理理念，推動檔案治理標準建設

在數字化轉型背景下，應進一步深化對檔案數據治理理念的認識，積極響應國家治理體系現代化戰略要求，結合實際情況，成功建立多元協同的檔案數據治理體系，并構建統一的制度標準、規范的檔案治理業務體系，促進不同治理主體協同創新，提升檔案治理的實效性，最終實現檔案依法治理、創新治理以及協同治理的目標。與此同時，還應注重完善檔案數據法規標準建設。在具體建設的過程中，應重點參考相關國際標準，結合當前國家最新標準，充分考慮當下行業標準規范，確保標準建設的合理合法性。還應考慮檔案數據類型，制定符合實際需求的檔案數據標準應用方案。通過立足檔案治理實際，梳理檔案歸檔范圍、歸檔要求，將其納入檔案治理規范的制度體系內，同時，還應參考檔案治理的效果，進一步修訂、完善檔案治理制度，細化檔案治理標準，建立一個更加科學、合理的檔案數據治理體系，更好地符合當前數字化轉型的要求。此外，還應加大投入，在內部打造檔案治理智慧平臺，有利于提高檔案數據治理效率，保障檔案治理的規范性。

2.提高檔案隊伍數字化治理水平，加強人才梯隊建設

因為隊伍建設是檔案治理重要的組成內容，所以，通過建立專業化的檔案治理隊伍，可以助力檔案治理工作穩定順利開展。尤其是在數字化轉型背景下，對檔案數字化治理提出了更高要求，所以需要進一步提高檔案隊伍數字化治理水平，加強人才梯隊建設。一方面，針對現有的檔案治理從業人員，需要做好系統和專業的培訓工作，根據當地檔案數字化轉型實際情況，合理規劃科學、高效的培訓方案，提升檔案治理從業人員綜合素養。在培訓過程中，可以靈活采用網絡遠程授課、現場教學和實操講解等多種培訓方式，確保培訓教育效果。在此基礎上，還應建立多維交叉的檔案治理人才培訓考核制度，從而保障檔案治理從業人員既有過硬的專業能力，又具備較強的職業素養和道德素養；另一方面，還應積極推動檔案治理人才強檔工程，落實檔案治理人才梯度建設。在“十四五”時期檔案治理人才要求的指導下，從檔案編纂開發、大數據技術應用等方面入手，培養一批專業的檔案數字化人才，同時，還可以引入一批年輕的檔案治理人才，進一步優化現有的檔案治理隊伍，提升隊伍中中青年專業人才的占比，構建科學、合理的人才梯度，更好地實現檔案治理轉型與現代化發展。

3.釋放檔案數據價值，實現檔案治理數據全過程管控

因為房建工程項目在建設過程中，通常會產生很多檔案資料信息，這些檔案資料信息類型多樣，包括文字、圖片和視頻等資料，其作為房建工程建設的重要依據，在工程后續審核、驗收、監督和檢查等方面發揮著非常重要的作用。所以，在數字化轉型背景下，房建檔案數據治理應圍繞重點房建工程、關鍵項目等，建立能夠覆蓋所有的業務系統、各種類型檔案數據資源體系，進一步提升檔案數據資源基礎支撐力，為后續檔案利用創造有利條件。在這一過程中，需要積極推動檔案數字化轉型，將各種檔案數據信息數字化歸檔，形成完善的檔案數字資產。與此同時，還應調整檔案數據開發利用過程，形成統一的規范標準，建立常態化的數字化檔案治理工作機制，提高檔案數字化治理水平。在此基礎上，還應建立房建檔案數據智慧運營平臺，做好配套的軟件與硬件設備設施建設，可以自動采集房建檔案數據，整合與關聯相關的檔案數據信息，實現檔案數據全生命周期協同化治理。通過結合人工智能、機器學習等先進技術，助力檔案治理智能決策支持，實現檔案治理業務全過程實時管控，增強檔案數字化治理效果，提高檔案治理現代化發展水平。

4.應用先進的數字化技術，提高檔案數據安全治理水平

在數字化轉型背景下，檔案治理數字化、信息化水平越來越高，傳統檔案安全技術已經難以滿足如今檔案數據治理安全的需求。在推動檔案數字化治理的過程中，還要應用先進的技術，保障檔案數據治理的安全性。一方面，在檔案數據安全治理的過程中，可以應用區塊鏈技術，立足檔案數據全生命周期，有效保護檔案數據安全。在具體實踐過程中，可以在改造升級現有檔案管理系統的過程中引入區塊鏈技術，在正式引入前，主要將檔案管理系統現有的檔案數據展開處理與簽名，通過采用非對稱加密算法，將檔案數據轉化成區塊鏈可讀模式，結合簽名實現身份認證，可以有效地保護檔案數據安全。在引入區塊鏈技術后，檔案管理業務系統能夠將檔案數據與哈希值一起傳遞至檔案管理系統，以此來確保檔案數據從業務系統到檔案管理系統中的傳輸安全性。在企業檔案管理系統中，還可以應用區塊鏈技術四性檢測檔案數據，并通過區塊鏈系統完成對檔案數據的存儲工作，從而在檔案管理系統發生技術故障時，可以有效保障系統中檔案存儲數據的安全，避免檔案數據資料被丟失、泄密。在檔案治理方面，還可以應用人工智能技術保障數據安全。比如，通過自然語言處理技術可以對檔案管理系統現有的數據開展分詞、關鍵詞抽取及文本分類處理，最終形成檔案數據分類分級詞庫、語料庫。在此基礎上，通過應用深度學習聚類算法，不斷學習與訓練，可以確保檔案管理系統自主發現存在的敏感檔案以及需要保密的檔案數據，自動幫助檔案管理人員完成檔案數據的分類存儲，防止關鍵檔案信息被泄露，有效地保障了檔案數據的安全。

5.完善法治保障，推動檔案數據治理工作規范開展

推動檔案法治建設是檔案治理重要的工作內容。目前，雖然我國關于檔案治理已經發布了一些法律法規，但這些法律法規的規定依然不夠細化，有的法律法規還存在滯后性問題，實際操作性不強，最終影響了檔案治理的合法合規性。數字化轉型進一步增加了檔案治理的復雜程度，由于目前關于數字化檔案治理的相關法律法規內容仍然不夠完善，因而在推動檔案治理工作開展的過程中，還應注重完善法治保障，細化現有的法律法規內容，增加數字化檔案的法律規范，確保檔案治理能夠適應數字化轉型環境，發揮應有的價值。

在具體完善法治保障的過程中，需要注重結合實際，做好不同檔案法律法規之間關系的協同工作，重點解決相關數字化檔案治理國家層面法規與地方性法規的銜接與適用問題。與此同時，還應結合當下數字化檔案治理提出的新要求，完成對檔案法律法規內容的調整與修訂。比如，可以完善《數字檔案館建設指南》《電子檔案管理系統通用功能要求》，增加關于數字檔案館建設的標準規范要求，調整其中的數據格式要求，更好地指導檔案治理數字化轉型。同時，還需要結合數字化轉型背景下對檔案數字化治理提出的新要求，新增一些法律法規內容，結合檔案治理實際，明確檔案數據治理主體、客體，制定檔案治理相關工具標準，進一步完善檔案數據分級分類標準，從而為后續檔案數字化治理工作規范開展提供良好的指導，保障檔案數字化治理合法合規，適應數字化轉型背景的需求，使其發揮應有的檔案治理價值，推動檔案治理順利實現現代化發展。

四、結語

在數字化轉型背景下，各單位對檔案治理工作提出了更高的要求。在這一過程中，檔案管理人員應深刻認識檔案治理的內涵，做好檔案治理與檔案管理之間的區分，明確檔案治理的要求。同時，還應立足數字化背景，洞悉檔案治理工作過程中呈現的新動向及未來發展趨勢，適時調整檔案治理工作的方式與策略。最后，還需要從不同角度出發，積極探索推動檔案治理現代化發展的策略，助力檔案治理更好地適應數字化轉型環境，充分利用數字化轉型帶來的各種機遇，迎接各種問題挑戰，帶動檔案治理工作實現現代化發展。

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作者單位：利津縣住房和城鄉建設事業發展服務中心