高校檔案信息化建設研究

隨著全球信息技術飛速發展，當前，我們正處于信息化全面滲透、跨界融合、加速創新并引領發展的新階段。高校檔案作為記錄學校歷史發展、教學科研活動、行政管理決策的重要載體，其價值已經不僅僅是傳統的“憑證保存”，因此在面對高校人力資源管理工作日益增長的需求時，應向“知識服務”轉變。檔案信息化不只是技術革新的要求，更是提升高校治理能力、優化資源配置的關鍵環節。本文以江蘇Y高校為例，聚焦高校檔案信息化建設的現狀和問題，提出相應的對策和建議，為高校檔案信息化建設提供理論支持和實踐參考。

一、高校檔案信息化建設的意義

（一）提高檔案管理效率

傳統的紙質檔案易受到蟲蛀、霉變等物理損害，管理方式完全依賴人工進行收集、整理、存儲和檢索，流程煩瑣且容易出錯，且耗費大量的時間和人力，經常性的翻閱還可能人為造成損壞。信息化技術可以采用電子掃描簡化流程，實現檔案接收、存儲、檢索的全程智能化，大大提高了檔案管理的效率。在查閱信息時，利用檢索軟件可以快速了解到所需檔案的位置，幾秒內便可完成傳統模式下需耗費數小時的查找工作。隨著高校擴招和辦學規模擴大，教學、科研檔案類別龐雜且數量快速增長。信息化通過電子化存儲和智能分類技術，可以有效地管理海量數據，避免紙質檔案堆積導致的物理空間不足和整理滯后帶來的時效性不強等問題。以Y高校為例，在教職工新入職起薪時，需要查閱檔案材料，核準個人基本信息，以此為基準來確定工資標準；到齡擬退休人員也需要查閱人事檔案，核準學習工作經歷、職稱職務、獎懲情況。這些工作目前完全依靠人工翻閱，大量的查閱工作花費數周甚至數月的時間才能完成，還容易出現錯誤，如果實現檔案信息化，就可以極大地節省時間和人力成本，減少出錯率。

（二）提升檔案服務質量

檔案信息化為師生檔案查詢提供了便利，簡化了查檔手續，師生不再需要到檔案管理部門現場查找檔案，只需通過指定平臺，即可查詢和獲取所需檔案信息。這大大提高了檔案的利用率，滿足了師生對檔案信息的即時需求。信息化還可以提供多樣化的檔案服務形式，如在線咨詢、檔案數字化副本定制等，從而滿足不同用戶的需求，進而提升了檔案服務質量和水平。比如，教職工在辦理退休手續時，因人事檔案記載工作時間與實際有出入，需要另外查找證明材料，在檔案信息化之前需要提交煩瑣的查檔申請，在眾多的陳年材料中逐一翻找，耗時長，效率低；學生在辦理畢業手續時，需要提供成績單等學籍檔案材料，若檔案沒有信息化，可能需要多次往返檔案管理部門，耗費大量時間和精力。信息化之后，可以直接在線上提交查閱申請，短時間內便可獲取所需材料。

（三）促進檔案資源共享

高校內部存在多個部門和學院，各自擁有大量的檔案材料。信息化建設打破了檔案管理部門的限制，使各部門之間的檔案資源實現共享。信息化系統可與高校教務、科研、財務等管理系統對接，打破信息孤島。例如，教學檔案與科研檔案的聯動分析，可為學科建設提供決策支持，當科研部門需要查閱教學部門的相關檔案資料時，通過檔案信息化平臺可以快速獲取，避免了重復收集和整理檔案的工作，不僅促進了高校內部各部門之間的信息交流和合作，還提高了學校整體的管理效率。同時，檔案信息化后，可以開放部分檔案資源，有利于高校與外部機構的檔案資源共享，便于快速提供相關檔案信息，為學校的發展創造更多的機會和條件。

（四）推動高校信息化發展

檔案信息化是高校信息化建設的重要組成部分，它為高校其他信息化系統的建設提供了數據支持和技術保障。檔案中包含了大量的師生信息、教學科研信息等，這些信息是高校信息化管理的基礎數據。通過檔案信息化建設，可以將這些數據進行整合和規范，為學校的教學管理系統、科研管理系統、人事管理系統等提供準確、完整的數據支持，推動高校信息化的全面發展。檔案信息化建設也促進了高校信息技術的應用和創新，帶動了高校整體信息化水平的提升，為高校的現代化建設奠定了堅實的基礎。

二、高校人員檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設標準不一致

高校內部學院部門眾多，職能不同導致工作方式各異，各自的歸檔材料標準存在差異，部分部門可能會根據以往的工作經驗來記錄和存儲檔案信息，導致數據分散、重復且難以統一，增加了數據整合的難度，影響檔案信息化的整體推進。此外，標準不一還易造成信息孤島，阻礙跨部門數據共享，降低檔案資源的利用效率。在需要對全校教職工檔案進行綜合分析或協同辦公時，無法快速、準確地獲取到所需的全部檔案信息，影響了工作效率和決策的準確性。比如，學籍管理系統、人事管理系統和科研管理系統等各自遵循不同的標準，實現這些系統之間的檔案數據共享面臨很大困難，需要進行大量的標準化工作。為了滿足各自的建設標準，高校在檔案信息化建設過程中可能會重復投入資源，建設多個相互獨立的檔案數據庫等。這不僅造成了資金的浪費，還增加了系統維護和管理的難度。同時，由于標準不一致，后續對系統的升級和更新也需要分別進行，無法實現聯動，進一步增加了成本。因此，制定統一的檔案信息化標準是高校目前亟待解決的關鍵問題。

（二）檔案信息化建設的人員相對缺乏

我國眾多的高校中，有很多歷史悠久的學府，其辦學歷史可追溯至數十年甚至上百年，時代的長河留下的印記都值得被永遠珍藏。高校不僅有龐大的存量檔案需要信息化，還有日益增加的檔案等待及時歸檔整理[，檔案管理人員的工作重心逐漸從檔案保管向信息化建設轉移，這對工作人員來說是全新的挑戰。檔案信息化建設需要熟悉檔案的管理使用、精通計算機技術、數據庫管理和網絡安全的復合型人才。目前高校的檔案管理人員大多長期從事傳統的檔案管理工作，缺乏信息技術方面的專業知識和技能，新招收的工作人員有著豐富的信息化相關理論知識和實操經驗，但缺乏檔案管理相關的理論知識與實踐，需要花費一定的時間來積累檔案管理的工作經驗，從而更好地完成檔案信息化建設工作。由于高校對檔案信息化建設的重視程度不夠，導致檔案信息化建設的人才短缺問題更加突出。提升現有人員的綜合素質，引進具備雙重背景的復合型人才，成為高校檔案信息化建設的首要任務。

（三）檔案信息化建設存在安全隱患

檔案信息化建設在帶來了便利的同時，也帶來了一些需要重視的安全隱患。檔案信息化不只是簡單的信息錄入和存儲，若信息錄入不規范、不準確，可能導致數據冗余、矛盾或缺失，影響檔案的使用效率，還可能增加安全管理的難度。人事檔案信息涉及教職工個人隱私信息，信息化檔案數據在存儲和傳輸過程中若沒有充分加密，容易被截獲和讀取，導致檔案信息泄露，造成難以彌補的影響。管理權限分配不明確，或人員離職后未及時修改權限，都會增加信息泄露的風險。部分檔案管理人員安全意識淡薄，對信息安全重視不夠，存在不經意間泄露信息的行為，如隨意泄露賬號密碼、在公共網絡環境下處理檔案信息等；在檔案信息化建設過程中，缺乏完善的內部管理流程，如檔案的錄入、存儲、借閱等環節的審批流程不嚴格，容易導致檔案信息被篡改或濫用。這些問題阻礙高校檔案信息化建設的進程，因此，筑牢信息安全防線成為當務之急。

三、高校人員檔案信息化建設的對策和建議

（一）制定檔案信息化建設的統一標準

想要有效推進高校檔案信息化建設，必須制定統一的建設標準，并且在此基礎上建立健全的管理制度。高校應成立檔案信息化建設領導小組，實現多部門之間協同合作，檔案管理部門、信息技術部門、人事管理部門等相關部門共同參與，綜合考慮各方面的需求，制定合理的一標準。在明確標準內容時，細化檔案數據的存儲格式、文件類型、編碼方式等。同時，加強檔案使用服務標準，規范檔案查詢服務流程和方式，包括在線查詢、借閱申請、文件下載等功能，提供便捷、高效的檔案利用服務，滿足廣大師生的實際需求。檔案信息化建設是一個不斷發展和變化的過程，標準也需要持續更新和優化。高校要密切關注國內外檔案信息化技術的發展動態，及時將新的技術和理念納入標準體系，定期對標準進行修訂和完善，根據實際情況調整標準的內容和要求，收集相關人員的意見和建議，不斷完善標準，對不符合標準的行為進行整改和處罰，確保標準的合理性與實用性，以適應不斷變化的檔案管理需求。高校既要加快內部檔案信息化進程，爭取早日實現完全信息化，又要加強與其他高校、行業組織的交流與合作，借鑒他們的經驗和做法，不斷提升本校檔案信息化建設的水平，促進高校教育和科研工作的發展。

（二）加強檔案信息化建設的人才培養

高校應加強對現有檔案管理人員的培訓和教育，提高他們的信息技術水平。定期組織相關培訓，如檔案信息化的操作與維護、數據安全管理、檔案數字化技術等方面的知識和技能，邀請專業的檔案信息化專家或有經驗的人員進行授課與指導。開展內部經驗交流，結對幫扶互助學習。由于校內人員對本校的檔案管理情況和實際需求更為了解，可挑選在檔案信息化建設方面熟練的工作人員對其他同事進行培訓和指導，從而有效提升隊伍的整體素養。同時，應建立完善的考核機制，定期評估員工在檔案信息化方面的能力和表現，確保培訓效果。高校可以加強與相關企業或機構合作，開展檔案信息化建設的技術研發和人才培養工作，廣納賢才，在招聘新的檔案管理人才時，應調整招聘標準，向復合型人才傾斜，吸引既具備檔案管理基礎知識又精通信息技術的畢業生，加入檔案管理隊伍，打造一支既懂技術架構又通業務場景的數字化人才隊伍，為實現檔案信息化建設提供堅實的智力支撐。鼓勵工作人員積極參加在線學習平臺、相關課程，拓寬員工的學習渠道，讓他們隨時可以接觸到最新的檔案信息化知識和技術，為本校的檔案信息化建設提供新思路。同時可以制定相關的激勵政策，鼓勵員工積極學習檔案信息化知識和技術，如對取得相關證書或在檔案信息化建設中具有突出貢獻的員工給予物質獎勵和晉升機會，提高員工的學習積極性和工作動力。

（三）加強檔案信息化建設的安全管理

隨著檔案信息化建設的逐步開展，信息安全成為日常維護的關鍵因素之一。高校在享受信息化帶來便利的同時，也應切實維護廣大信息主體的權益[2，加強檔案信息化建設的安全管理，保障檔案信息的安全。逐步建立并完善檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息的數據加密、訪問控制、備份恢復等方面的要求，確保數據在傳輸和存儲過程中的保密性，防止數據被非法竊取，設置不同用戶的權限級別，嚴格控制能夠查閱、操作檔案信息系統人員范圍，避免未經授權的訪問和篡改。在確保數據安全的前提下，定期進行數據備份，將檔案數據加密備份到安全的存儲介質或云端，防止數據丟失或損壞，定期進行安全漏洞檢測和風險評估，同時制定應急預案，以便及時發現并解決潛在問題。加強對檔案信息化工作人員的安全意識，組織學習國家和地方的相關法律法規，提高思想認識，使其在日常工作中能

夠正確處理安全問題。

（四）強化檔案管理人員的服務意識

高校應引導檔案管理人員提高政治站位，樹立“以師生為中心”的服務理念，加強服務意識教育，提升服務水平與服務質量。建議提供便捷的服務，簡化檔案查詢、借閱等手續，為信息師生提供優質的檔案服務。通過提升服務質量，可以增強教職工滿意度與歸屬感，有利于促進高校和諧氛圍的形成。建立檔案管理人員考核制度，對其工作表現進行定期考核，將考核結果與績效掛鉤，激勵檔案管理人員積極進取。引進專業的檔案管理人才，充實檔案管理隊伍。這些專業人才具有豐富的檔案管理經驗和專業知識，能夠為高校退休人員檔案管理體系的建設提供有力的支持。

（五）加大檔案信息化建設的投入

檔案信息化是高校發展的重要基石，加大對檔案信息化建設的投入，可提高檔案管理系統的功能和性能，滿足高校發展的需要。高校可以設立檔案信息化建設專項基金，用于后續購置設備、更新軟件系統、培訓專業人員，確保信息化建設工作持續高效推進。還可以與其他高校、科研機構等開展合作項目，共同申請專項經費，利用科研資源來推動檔案信息化建設，實現資源共享和優勢互補。也可以與其他行業或領域中已經完成或正在進行信息化建設的單位進行交流與合作，借鑒他們的成功經驗和做法，同時探討共同投入、資源共享的模式，降低投入成本，共享先進的信息化技術和設備。

結束語

檔案信息化建設是高校管理的重要組成部分，為學校高質量發展提供堅實基礎，對于提高高校管理的效率和質量具有重要的意義。當前高校在檔案信息化方面面臨著前所未有的挑戰，但是也伴隨著新的機遇。檔案全面信息化是一個長期的過程，高校應加大對檔案信息化建設的投入，加強人才培養、安全管理和標準規范執行，不斷推進檔案信息化建設進程，為高校發展提供有力支持，奠定堅實的信息基礎。

參考文獻

[1]李媚嬋.新時期高校檔案信息化建設問題與對策研究[J].辦公自動化，2025，30(3):99-101.

[2]余琦.高校檔案信息化安全體系建設的價值及路徑[].通訊世界，2024，31(10):40-42.

作者簡介：李霽霈（1997—），女，漢族，湖北安陸人研究實習員，本科。

研究方向：高校人員管理。