會計電算化后內部控制面臨的問題及對策

劉會麗

中圖分類號：F275.2文獻標識碼：A文章編號：1673-0992（2009）05-096-01

摘要針對會計電算化后企業內部控制制度面臨的諸多問題，提出必須建立一套適合會計電算化系統的內部控制制度，采取有效措施，確保企業會計信息的真實可靠和資產的安全完整。

關鍵詞：企業會計；電算化；內部控制

一、會計電算化后加強內部控制的意義

會計系統的有效運行離不開一個健全、有效的內部控制機制。內部控制是單位為提高會計信息質量，保證資產的安全和完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。內部控制制度在會計電算化環境下，更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計電算化環境下的內部控制，才能提高會計的分析決策能力，為管理者提供所需的經濟信息，更好地實現其管理和決策的職能；才能防止浪費和舞弊行為，保護財產物資的安全性和完整性；才能建立科學的崗位責任制，協調各部門的工作，強化管理，提高管理水平及管理人員素質；才能提高會計工作質量，增強各種信息輸出和財務報告的可信度、可靠性；才能使諸如《會計法》《企業會計準則》《會計電算化工作規范》等得以貫徹執行；也才能確保會計電算化環境下各項經濟活動能夠正常、安全、有效地進行。因此強化內控、提高會計電算化的科學管理水平是建立現代企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。

二、實行會計電算化內部控制面臨的問題

會計數據準確性問題。企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業的會計核算環境發生了很大的變化，會計數據僅需要會計操作人員一次性輸入到計算機中，電算化系統就會自動完成總賬、明細賬、日記賬等的登記以及財務報表的各種相關數據的生成工作。但這些工作的數據全部來源于第一次的手工錄入，因此，原來手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對工作已經失去了作用，若原始錄入數據出現錯誤將很難被發現，并且會直接導致一系列會計數據的失真。

1.財務軟件本身可能存在的問題。會計電算化的最大載體是會計軟件，如果會計軟件在安裝或者操作過程中出現了任何問題，就很可能導致系統中電子數據被破壞甚至丟失。現在，有的會計軟件系統在設計、開發中存在安全問題，投入運行后暴露諸多隱患。

2.會計電算化工作中的安全問題。會計資料屬于企業的最高機密，一旦丟失、被非法竊取或篡改，將有可能使企業蒙受這樣那樣的損失。在電算化系統下，所有的會計信息都存儲在服務器和磁盤中，復制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，而且不會留下任何痕跡，這就影響會計信息的安全性。

三、加強會計電算化內部控制制度建設

強化現代企業制度必須強化內控管理，提高會計電算化的科學管理水平的內在要求，也是提高企業競爭力的重要途徑。

加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。建立會計人員操作控制制度，確保原始數據操作的準確性。一是接觸控制。非系統維護人員不得接觸到程序的技術資料、源程序和加密文件，以減少程序被修改的可能性；二是數據和程序控制。程序的安全與否直接影響著系統的運行，而數據的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性；三是實體安全控制。涉及到計算機機房的環境、光和磁介質等數據存儲體的存放和保護，對長期保存的磁介質存儲媒體還應定期轉儲；四是軟件安全控制。軟件的開發必須嚴格遵循財政部頒布的有關規定，科學系統的分析和設計。系統軟件完成后必須與提交的原程序清單保持一致，減少軟件開發時可能埋下的安全隱患。應分析研究各應用軟件的兼容性、統一性，使各業務系統之間能相互銜接，相關數據能夠自動核對、校驗，數據備份應統一完成；五是系統網絡安全控制。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用的安全技術主要包括：數據備份及機器的使用規范，軟盤專用及防病毒感染，數據的加密技術、訪問控制技術、認證技術等。網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。

加強電算化會計檔案管理控制。企業必須建立起完善的電算化會計檔案管理制度，加強檔案的管理。應根據電算化會計檔案的特點，做好會計檔案的收集、管理與保存、移交、銷毀等工作，并專人具體負責。計算機會計系統有關資料應及時存檔，定期對財務數據進行備份，保證存檔文件的安全完整。更換會計電算化檔案管理員時，必須辦理移交手續，編制會計電算化檔案移交清冊。移交會計電算化檔案要由單位負責人監交，交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊。單位負責人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見，并由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監銷人員要在銷毀清冊上簽字，及時將監銷情況報告單位負責人。

加強會計隊伍自身素質的建設。利用計算機技術提高內部控制水平，必須不斷提高會計信息化水平，以信息技術防范信息技術風險。首先決策層要重視，才能實現電算化的及時更新換代，提高內部控制水平。其次為提高會計從業人員技術水平，要大力開展計算機輔助審計技術的培訓。例如：數據模擬檢測法、整體檢測法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法。培養一批既懂財會、審計業務、又精通計算機應用技術的有經驗的復合型專業內部會計人員。同時要加強會計人員職業道德、責任感和事業心的教育，為企業更好地防范控制風險，加強內部控制提供人才保障和智力支持。