網絡環境下電子資源的界定、編目和管理探析

羅庭芝

關鍵詞:網絡環境;電子資源;著錄;電子資源管理

摘 要:在對電子資源的概念、種類、特點及管理等分析的基礎上,本文依據ISBD(ER)及《中國文獻編目規則》的要求,著重探討、分析了網絡資源與光盤資源的編目要點。

中圖分類號:G254.36文獻標識碼:A 文章編號:1003-1588(2009)03-0077-04

1 電子資源的界定

1.1 電子資源的定義

ISBD(ER)將電子資源定為:電子資源是計算機控制的資料,包括使用計算機外部設備(如:CD-ROM播放器)的資料。這些資料可以是交互式的,也可以是非交互式的。

《英美編目條例》第二版(AACR2)2000年修訂版將電子資源定義為:“一種可由計算機設備所操作的資源(數據/或程序)的編碼,這種資源的使用要求提供與計算機設備(如CD-RON驅動)或與計算機網絡(如Internet)直接連接外設的支持”。

1996年國家新聞出版署頒布的《電子出版物管理暫行規定》中對電子出版物定義為:“電子出版物系指以數字代碼方式將圖、文、聲、像等信息存儲在磁光電介質上,通過計算機或具有類似功能的設備閱讀使用,用以表達思想、普及知識和積累文化,并可復制發行的大眾傳播媒體。”

因此我們可以把電子資源定義為:電子資源是以數字代碼方式將圖、文、聲、像等信息存儲在磁光電介質上,通過計算機或類似功能的設備閱讀使用的資料。它應包括正式出版的電子資源,也包括非正式出版的各種電子資源。

1.2 電子資源的種類

1.2.1 按其載體形態可分為:以光盤、磁盤、磁帶等脫機載體出版的有形電子資源和在網絡上出版的網上電子資源。以前數據庫光盤和多媒體光盤是圖書館電子資源的主要組成部分,現在隨著Internet的日益普及和飛速發展,網絡資源的優勢日趨顯著,已成為圖書館電子資源的主體。

1.2.2 按貯存內容的表現形式可分為:數據庫、電子期刊、電子圖書、電子報紙、動態性信息、軟件等。而數據庫以先進的數據處理技術、深加工的信息以及與網絡的完美結合,成為電子資源的主體,它又分為書目數據庫、數值數據庫、事實數據庫和全文數據庫。

1.2.3 按存取方式和收費情況可分為:有償訪問資源(它多為期刊、會議論文等印本資源的電子版)和開放存取資源(即免費資源)。

1.2.4 按內容來源方式可分為:印刷型資源的電子版、專門的數據庫供應商按市場需求而生產的綜合性或專題性數據庫、學術研究項目的電子版資源。

1.3 電子資源的特性

1.3.1 具有服務界面的多媒體化。電子資源可綜合運用視頻圖像、聲音、文字、靜止圖像、動畫、影視等各種信息載體形式反映,即集文字、聲音、圖像為一體,是聲、畫、像同步輸出的多媒體信息,豐富了知識的表現力。

1.3.2 信息組織合理,檢索方便,具有交互性。用數據庫等方式存儲和組織信息,可提供多種信息檢索方法和檢索途徑,檢索功能強、速度快。

1.3.3 信息量大,體積小,節省空間。一張CD-ROM光盤直徑僅12cm,但容量卻高達600Mb以上,可存儲一部大英百科全書,與印刷型資源相比,電子資源載體體積小,能節省空間。

1.3.4 傳播和更新速度快,共享性強,獲取容易。電子資源不需要像印刷型資源那樣制板、印刷、裝訂等一系列工序,縮短了出版周期,使得信息更新速度加快。它可以利用Internet進行實時傳播,提供遠程服務,實現電子資源的共享,網絡型的電子資源還可隨時更新內容,時效性強,信息的獲取更為便捷。

1.3.5 具有高度的整合性,便于各種媒介信息的一體化。電子資源不受時間、空間的限制,可以實現跨時空、跨行業的傳播。電子資源的相互轉換和二次開發易于形成各種數據庫,除各數據庫之間的鏈接外,數據庫還可與圖書館書目查詢系統進行鏈接,便于檢索和使用,增大了信息資源的利用價值。

1.4 電子資源的管理

在網絡環境下,圖書館必須對電子資源進行有序化管理,包括采集、組織、存儲、檢索、開發、傳播和服務,使之成為系統化資源體系。因此如何對電子資源進行有效管理,提高電子資源的利用率,使信息增值是圖書館學領域研究的一個重要課題。

1.4.1 電子資源的建設

圖書館為了避免造成財力、物力的浪費,必須對電子資源進行建設管理。首先應根據服務對象的不同和自身情況,有計劃、有步驟地采取不同的集團采購方式,最大限度地降低成本,加大電子資源的投入比例,合理配置特色電子資源和基礎電子資源;其次在建設管理中,應遵循最大限度滿足讀者需求的原則、突出學術性和權威性,充分滿足讀者要求;此外還應對電子資源進行深層次的開發利用,尤其是對網絡資源進行分析、重組、整合,從提供參考性的信息線索轉向具體內容和直接獲取信息;最后就是要建立館際聯系,實現資源共享。

1.4.2 電子資源的整合

由于電子資源具有特殊的性質,造成用戶在檢索時的困惑,為滿足用戶個性化需求,圖書館應對各種電子資源進行必要的整合和集成,建立一個統一的利用平臺,使這些不同存儲方式的電子資源通過統一的檢索查詢界面實現互聯,為用戶優質高效地利用電子資源創造便利。

1.4.3 電子資源的書目控制

為了充分有效地揭示電子資源,圖書館必須對電子資源進行書目控制。目前,對電子資源的檢索主要是利用搜索引擎等工具,檢索效率很高,但檢準率不能保證,因此須對紛繁復雜的電子資源進行深層次的加工和標引,以提供信息增值服務。

1.4.4 全文資源的導航

目前各個圖書館都引進了一些全文數據庫,它們都有各自不同的檢索平臺,讀者使用時,必須進入各自的檢索系統,這樣一來,不但檢索結果很難保存和篩選,而且讀者必須熟悉各種資源檢索方法。為了方便讀者查找,圖書館應將分布式存儲的全文資源進行集成式檢索和鏈接,實現全文資源檢索與閱讀的一站式服務。

2 網絡環境下電子資源的編目

目前圖書館各自動化編目系統一般都支持CNMARC格式著錄,但由于電子資源的特點決定了它在著錄時必須具有一些特殊要求和著錄項目,因此使其在著錄格式上與普通圖書有不同的要求和特點,須引起注意。本文僅探討網絡環境下光盤資源和網絡資源編目時需要重點解決的問題(示例為MARK字段和USMARK字段)。

2.1 電子資源的編目格式

目前,光盤資源與網絡資源是圖書館收集的最主要的兩類電子資源,盡管它們在載體形態、存儲介質、訪問方式等方面有很多不同,但卻都存在著相似的編目要素,在編目時有需要考慮的共性問題,如著錄信息源的選擇,通過特定的附注字段說明電子資源的特征,包括系統細節、訪問方式等,以方便讀者檢索使用。但網絡資源和光盤資源最主要的區別是網絡資源是虛擬資源,涉及到網址的鏈接和訪問,光盤資源是物理實體,涉及到對載體形態的描述。因此國內外對這類特殊文獻的編目,所采用的格式也不盡相同,主要有MARC格式和元數據格式兩種。對這兩種格式進行分析和研究,有助于開闊我們的視野,幫助我們制定電子資源的編目策略。

2.1.1 光盤資源的編目格式

光盤資源是近年來國內外最流行最主要的電子資源存在形式,因其獨有的內外在特征、載體形態、重要標識以及其閱讀需借助計算機或終端設備才能使用等,使其與普通圖書著錄有許多不同。光盤資源沒有統一的著錄規則,現在我們對其進行編目時,將《電子資源著錄規則電子資源機讀目錄格式使用手冊》和《中國文獻編目規則》第二版的電子資源部分作為編目依據,并參考《國際標準書目著錄(電子資源)》(即ISBD(ER))和《英美編目條例》第2版(AACR2)選擇著錄項目和標識。因為CNMARC(《中文機讀目錄格式》)是基于ISBD標準形成的,其著錄字段和著錄項目的設置都應符合ISBD的要求,因此光盤資源采用CNMARC格式進行著錄。但具體到各館實際操作中,難以真正做到著錄款目內容的一致,在選擇上可能有所差異。

2.1.2 網絡資源的編目格式

面對瞬息萬變的網絡資源,編目員如果繼續沿用過于煩瑣的著錄標準MARC格式,組織和整理的速度會遠遠落后于網絡資源增長的速度。所以應用諸多優點的DC元數據規范來組織網絡資源是大勢所趨。DC雖然具有許多MARC無可比擬的優點,但也有一些不足,不可能完全取代MARC,今后的發展趨勢是DC與MARC元數據都能夠根據一定的原則共存于一個平臺上,互助互動、相互補充。

近年來我國對中文元數據格式也進行了系列研究。國家圖書館在對中國數字圖書館開發研究之初,就展開了“中文Metadata工作小組”的工作,現在中文元數據標準格式正在研究和制定。北京大學圖書館于2001年修訂形成了《中文元數據標準框架》,上海圖書館于2001年成功開發了“中文在線聯合編目系統”,它是以DC元數據為核心的,同時支持CNMARC、RDF、XML、HTML等數據格式。這些都為網絡資源的編目提供了可喜的前景,希望國家圖書館能夠盡快制定出一個統一的編目格式。

2.2 電子資源的著錄信息源

在編目中,著錄信息源是文獻編目的基本依據。傳統的印刷文獻是以題名頁為著錄信息源,而電子資源由于其特有的內外在特征、載體形態、重要標識以及使用時所需的設備等,在選取時不同于普通圖書可以隨手翻開,而是要借助于計算機或其外圍設備。AACR2過去規定電子資源的主要著錄信息源是題名屏幕,以后AACR2又進行了修訂,規定電子資源的著錄信息源是資源本身。下面就光盤資源與網絡資源作進一步探討。

2.2.1 光盤資源的著錄信息源

目前光盤資源的著錄信息源依據《中國文獻編目規則》(電子資源)中規定:電子資源的主要信息源是電子資源本身,它取自于電子資源內正式出現的信息(如題名屏幕、主菜單、程序說明、首先顯示的信息、主頁、包含“主題”行的文件頭標或其他突出顯示的標識信息等),包括經過解壓縮、打印或其他處理的信息。如果在這些信息源中所反映的信息完整程度不同,應優先選用信息最完整的或比較完整的信息源。當內部信息源的信息不充分或不可得時,可以依次選擇下列其他信息源:

(1)永久粘貼或印制在電子資源物理載體上的標簽。

(2)文獻資料、容器或其他附件(如出版者信函)。

(3)當電子資源由一個以上物理上獨立的部分組成(如由一張光盤和視盤組成的交互式多媒體資源),各部分都有自己的信息源時,應優先選用適合資源整體、包含集合題名的信息源。

(4)當這些來源的信息完整程度不同時,應優先選用信息最完整或比較完整的信息源。

(5)如果上述信息源未提供必要的信息,則依次選擇其他已出版的電子資源的著錄信息(如書目數據庫、評論)以及其他信息。

這些規則給編目員著錄光盤資源時提供了一個統一的選擇標準。

2.2.2 網絡資源的著錄信息源

網絡資源最大的特點之一就是易變性,資源的內容會隨時更新、修改,鏈接地址也會發生變化或者消失。在網絡資源中很難找到像傳統印刷資源那樣著錄信息比較集中的固定頁面,如題名頁、版權頁等。因此在對網絡資源進行編目時,著錄信息源就是資源本身。編目員在編目前必須對資源有一個整體的了解,并參考題名屏幕、主頁、元數據、目次頁等,將這些相關信息綜合起來。在對網絡資源有一個全面的了解后,再考慮選擇內容最完整、最詳細的信息源。

2.3 電子資源資料類型的判斷

在對文獻進行著錄時,必須有一個標準化的著錄規則為依據,不同類型的文獻依據不同的著錄規則,會產生不同的著錄結果。依據《中國文獻編目規則》(電子資源)中規定:電子資源由數據組成,可選擇資源類型標識為“電子數據”或“數據”;電子資源由程序組成,可選擇資源類型標識為“電子程序”或“程序”;電子資源由數據和程序組成,可選擇資源類型標識為“電子數據和程序”或“數據和程序”。因此在對電子資源進行著錄時,必須正確區分和判斷電子資源的類型。

2.3.1 光盤資源類型的判斷

光盤資源由于制作技術、信息編碼和數據壓縮方式等存在著很大差異,使得其種類繁多。從內容角度歸納起來,光盤資源大致可分為:

(1)音頻類(如CD、MP3等以音頻為主的光盤)。

(2)視頻類(如VCD、DVD等以視頻為主的光盤)。

(3)計算機文檔類(如計算機數據、程序、文本、圖像、多媒體等)。

CNMARC均將光盤資源歸入計算機文檔類。USMARC則規定,如果其內容實質為文本資料(如文本數據、電子圖書等),按文字資料處理,其余的(如程序、多媒體等)歸計算機文檔處理。

2.3.2 網絡資源類型的判斷

網絡資源類型和數量項也是網絡資源獨有的,不同于印刷型資源的一個著錄項目。因此在對網絡資源進行著錄時,應區分網絡資源的類型。

圖書館購買的網絡資源主要分為:電子期刊數據庫;文摘、題錄、索引數據庫;全文檢索型數據庫和數據庫聯機檢索系統等。上面除了數據庫聯機檢索系統外,其余的網絡資源都是文本資料。CNMARC都將它們歸入電子資源,而USMARC則將文本類的按文字資料處理,數據庫聯機檢索系統按電子資源處理。

2.4 電子資源的相關附注字段

相關附注字段對電子資源來說,是反映與圖書著錄不同特征的常用字段,電子資源書目中常有一些用于說明電子資源計算機文檔特征的附注信息,以幫助讀者更好地了解和使用電子資源。CNMARC相關附注字段為3字段。USMARC相關附注字段為5字段。

2.4.1 光盤資源的相關附注字段

對光盤資源來說,附注字段是反映與圖書著錄不同特征的常用字段,這些字段從不同角度揭示了光盤的物理形態和某些特殊細節。CNMARC相關附注字段主要有:304題名來源附注、307載體形態附注、336電子資源類型附注、337系統要求細節附注等。

2.4.2 網絡資源的相關附注字段

與印刷資源相比,網絡資源的格式呈現多樣化,采用5字段記錄豐富多彩的資源格式內容,反映系統需求和存取注釋,有助于提高書目的獲取能力,滿足用戶的檢索需求。USMARC相關附注字段主要有:500字段的著錄依據、題名來源附注、506字段的檢索限定附注、516字段的計算機文件類型附注、530字段的其它載體形態附注、538字段的系統要求附注和訪問方式附注等。

2.5 其它相關字段

2.5.1 載體形態項

光盤資源與虛擬的網絡資源不同,它是一個物理實體,須對其數量等載體形態進行著錄,而網絡資源不需要進行載體形態的描述。光盤資源又與圖書文獻有著較大的區別,因此著錄時需引起特別注意。

USMARC的載體形態項字段為300,CNMARC的載體形態項字段為215,它們都包括以下子字段:

$a數量及特定文獻類型標識:本項著錄光盤資源的構成物理單位和數量。

$c其它形態細節:對數量和尺寸以外的其他形態的著錄。包括產生聲音的、顯示顏色的資源等。

$d尺寸:它只著錄物理載體本身的尺寸,不考慮盤袋、盤盒等任何容器的尺寸。

$e附件:著錄與主體分離并與其結合使用的附加材料,其附加說明可按照光盤資源中出現的術語或相應的特定資料標識著錄。

2.5.2 電子資源定位與檢索方式字段

856字段包含網絡資源的獲取方式及其獲取的必要信息等。通過856字段可實現書目記錄向全文、多媒體電子資源的鏈接,它的超文本鏈接可使用戶從書目鏈接到網絡信息資源本身,為讀者提供了極大的便利。該字段目前已定義了20多個子字段,其中包括主機地址、檢索號碼(IP)地址、統一資源名稱(URN)、電子文獻格式、統一資源定位器(URL)等。856字段可通過指示符和不同子字段進行組合使用,并可重復使用,使得同一種網絡資源的多個鏈接可在一個書目里進行反映,而無需做多個書目。該字段的設置,開創了編目的新時代。

2.5.3 編目范圍的確定

編目員要使無序的信息變為有序,同時過濾掉一些無用的信息,需考慮選擇網絡信息編目范圍。在選擇信息時應遵循學術性、參考性和實用性原則。根據這些原則,選擇有用的信息進行編目。首先應對傳統文獻的數字化版本的文獻進行編目,因為這些文獻是從傳統印刷型資源中精選出來的,并經過數字化處理,直接提供網上閱讀、存取的,極具價值。其次,還應從直接發表在網上的學術論文、科技報告等選取,它們也具有一定的價值;對重要的書目數據庫和專題文獻數據庫等也應該進行選定,充分滿足讀者的需要。

3 電子資源的編目方法

目前圖書館的很多電子資源是根據印刷型文獻掃描復制加工而成的,它們的制作方式相同,有一定的規律可循。大部分制作時所依據的印刷版文獻,在OPAC中均已編有MARC書目記錄,這就為電子資源編目提供了方便。但是將電子版資源和印刷版資源合編為一條書目記錄,還是編成兩條獨立書目記錄的方法還在探討中。歸納起來電子資源的編目方法主要有以下兩種:

3.1 復制編目法。就是在套用原印刷版文獻MARC書目記錄基礎上,根據電子資源的著錄規則及MARC記錄的規定修改并增加有關該文獻電子版的數據而重新編制一條電子版文獻的MARC書目記錄。復制編目法的優點是可以用模版化的方式大批并快速地編制電子版書、刊的書目記錄,并在資源不再擁有的情況下便于刪除記錄,便于記錄移植,可用性很好。不足就是會占用更多的服務器系統資源,因此只在電子版資源內容比印刷版資源內容豐富,且許多內容在印刷版資源中沒有,或者是電子版資源在出版發行、載體形態、存放地點等方面不同時,才采用復制版編目法,美國國會圖書館就是采用的復制編目法。

3.2 合成編目法。就是在原印刷版文獻MARC書目記錄上加著有關該文獻電子版的數據,而不為電子版另編書目記錄。合成編目法的優點是編目成本較低, 需要維護的MARC記錄數量較少。不足就是因與印刷版資源合為一條MARC書目記錄,無法增加與電子版資源有關的數據和檢索點,也不方便電子版資源的檢索。因此,只在電子版資源和印刷版資源內容幾乎完全一樣時,或者電子版資源只是在印刷版資源中選擇部分全文,對其重新編目的意義不大時,就采用合成編目法在其印刷版資源的書目記錄上加上有關電子地址等信息。

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