如何做好檔案利用工作

張文英

摘 要：本文從提高服務(wù)意識，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，熟悉館藏，了解客觀需要，重視信息反饋在檔案利用中的作用，搞好檔案利用工作等幾方面作了闡述。認為檔案管理的根本目的就是提供利用，只有讓檔案有利用的場所，檔案才能產(chǎn)生一定的社會效益。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；作用

要使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮出來，就需要采取各種方式和手段，向利用者介紹檔案館藏，提供利用和咨詢服務(wù)，這就形成了檔案的利用工作。我國的檔案部門很重視檔案利用工作，把檔案利用作為整個檔案工作的中心任務(wù)，是實現(xiàn)檔案工作為社會主義事業(yè)服務(wù)的直接手段。

一、檔案工作的根本目的是提供利用

檔案具有原始性和真實性特征，它既是歷史的真實記錄，也是進一步開展工作，發(fā)展生產(chǎn)和科研的必要條件。檔案管理的根本目的就是提供利用，在廣泛的利用活動中，檔案才顯示出其價值，才能產(chǎn)生出一定的社會效益和經(jīng)濟效益。

黨和國家非常重視和發(fā)展檔案事業(yè)，花費了大量的人力、物力和財力來保存檔案，都是為了提供利用。沒有檔案的利用，檔案工作和檔案事業(yè)就不會產(chǎn)生，更不會得到發(fā)展。檔案利用工作做得與否，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的興衰。各行各業(yè)、各類人員需要利用的檔案，檔案部門能夠及時地提供給他們，滿足利用者的需要，檔案部門的作用就會明顯地展現(xiàn)在人們的面前，就會使人們感到檔案部門是他們有力的助手，是他們?nèi)≈槐M，用之不竭的材料庫，才能引起人們重視和支持檔案工作，檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展才有希望。

二、貫徹落實《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》是搞好利用工作的關(guān)鍵

《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》中，對檔案開放的起止時間、利用的規(guī)定及有關(guān)程序問題，都作了較為明確、具體的規(guī)定，所以說《檔案》奠定了我國檔案利用工作的法律基礎(chǔ)，是推動檔案利用工作發(fā)展的準繩。《檔案文件整理規(guī)則》在借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理因素的基礎(chǔ)上，對歸檔文件整理的原則和具體方法作了規(guī)定，這是我國機關(guān)檔案的工作的一次重大改革，為檔案的利用工作創(chuàng)造了極有利的條件。“人類對檔案的利用在滿足當代人自身需要的同時，又不損害后代對其需要能力的發(fā)展”。明確目的，依法治檔是搞好檔案擔任工作的關(guān)鍵。

貫徹落實《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》，首先要宣傳好《檔案法》，以增強廣大群眾的檔案意識，讓廣大群眾充分認識到利用檔案的重要性。為此，檔案部門要把宣傳《檔案法》與宣傳檔案利用的效果緊密地結(jié)合起來，利用各種形式進行廣泛宣傳。其次，在貫徹執(zhí)行《檔案法》的過程中，一定要把《檔案法》的具體內(nèi)容同本單位、本檔案館的具體情況結(jié)合起來，逐步把我們的檔案利用工作向開放型轉(zhuǎn)變，向主動服務(wù)邁進，這樣，才能收到好的效果。

三、如何做好檔案利用工作

對于如何做好檔案利用工作，各級檔案管理部門、檔案館都有自己一套行之有效的辦法。

1、提高服務(wù)意識，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案工作的服務(wù)性，集中表現(xiàn)在利用工作上。要做好檔案利用工作，首先要有正確的服務(wù)意識。我國的檔案工作是黨和國家的一項專門事業(yè)，必須為黨和國家的中心任務(wù)服務(wù)，為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。一個檔案館應(yīng)根據(jù)黨和國家在一定時期的中心工作，結(jié)合本身的特點和條件，在利用工作中明確自己的服務(wù)重點。要做好檔案利用工作，還必須有良好的服務(wù)態(tài)度。這就要求檔案工作者具有高度的責任感和群眾觀念，千方百計地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，時時為利用者著想，處處為利用者創(chuàng)造方便條件。同時，檔案工作者還要解放思想，研究利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點，解決利用工作中的新問題，對現(xiàn)有的利用方式、服務(wù)手段以及工作制度等不斷進行改革，激發(fā)廣大用戶對檔案的興趣，了解檔案的作用和館藏內(nèi)容，自覺利用檔案，從而擴大檔案的利用范圍。

2、熟悉館藏，了解客觀需要

檔案工作者熟悉館藏檔案內(nèi)容、成份、數(shù)量以及存放位置，對于搞好檔案利用工作是十分必要的。只有熟悉了檔案內(nèi)容，檔案工作者才能準確解答利用者提出的各種問題，迅速調(diào)出案卷，因此熟悉檔案館藏是檔案工作者的基本功之一。作為專門從事提供利用工作的同志，最好有檔案收集、整理、鑒定和編制檢索的工作實踐。

了解客觀需要，就是要做好檔案提供利用的預(yù)測工作，即對一定時期內(nèi)可能會大量利用的檔案有一個預(yù)測性估計。因此，檔案工作者要關(guān)心國家的政治、經(jīng)濟形勢，了解黨和國家的中心工作，學習黨的方針政策，善于從各種渠道捕捉和收集各行各業(yè)需要利用檔案的信息。通過預(yù)測，掌握利用者目前需要哪些檔案資料，這些資料是否完整齊全，以便及時做好準備工作，從而克服主觀性和盲目性，提高檔案的利用率。

3、信息反饋在檔案利用工作中的重要作用

檔案利用的信息反饋能通過利用者在檔案資料的利用過程中，對整個工作的水平、質(zhì)量、效率、效益等多方面做出評價。例如：各級政府部門為了解學校的教學管理水平和現(xiàn)狀，每年都會有多種檢查和評估。在各種評估中，學校的教學科研水平、教學管理水平、教學質(zhì)量水科等是評估的重點。要了解學校的發(fā)展狀況，一般需要查看近三年或更長時間的資料，從資料所反映的數(shù)據(jù)來了解學校。因此，有關(guān)學校的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、工作總結(jié)以及專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、考試成績、師資狀況、教職工基本情況、評教評學情況、教學設(shè)備情況等等，都是評估時所需要提供的重點檔案。通過對這些檔案利用后的信息反饋，可使學校對工作現(xiàn)狀得到準確的評價，對存在的問題，制定改正措施，明確奮斗目標，對學校的發(fā)展起到積極的推動作用。

通過信息反饋，可以對檔案館的基礎(chǔ)工作、管理現(xiàn)狀進行全面了解，健全規(guī)章制度或簡化一些不必要的繁瑣手續(xù)。如：檔案收集是否完整齊全，整理是否系統(tǒng)，編目是否合理，鑒定是否準確，保管是否科學，檢索是否簡捷明了等等，及時發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)工作中的弱點，以便能更好地加強基礎(chǔ)建設(shè)工作，提高科學管理水平。根據(jù)我國《檔案法》規(guī)定，凡中華人民共和國公民和組織持有合法證明，都可以利用已開放的檔案。檔案館要相應(yīng)地采取各種措施，積極創(chuàng)造條件，簡化檔案利用手續(xù)，讓更多的單位和個人能通過利用檔案解決問題、發(fā)展生產(chǎn)。

通過信息反饋還能夠檢查利用工作中各環(huán)節(jié)質(zhì)量的優(yōu)劣，不斷改進工作方法，提高利用水平。為了方便快捷地提供利用，我們在對檔案案卷編號排列時，使這類檔案盡可能按卷號排列在一起，在需要提供利用時能大大節(jié)省查找時間，快速地調(diào)出案卷，方便利用者。

做好檔案利用工作是各級檔案管理部門及檔案工作人員的首要任務(wù)，特別是實現(xiàn)檔案利用工作現(xiàn)代化更是我們的當務(wù)之急。相信不久的將來，數(shù)字化檔案管理及其利用，會在我國各地的檔案部門得以實現(xiàn)，使檔案利用工作煥發(fā)出新的活力，帶來勃勃生機，產(chǎn)生出更大的社會效益和經(jīng)濟效益。