委婉語在外貿英語函電中功能分析

陸群華　黃新海

摘 要：隨著國際貿易的迅猛發展，外貿英語函電在國際商務活動溝通中十分重要。外貿英語函電在傳達信息時，委婉語的功能不容忽視。有時甚至決定商務活動表達成敗與否。

關鍵詞：委婉語；商務函電；運用

中圖分類號：H0 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）36-0312-02

委婉語在外貿英語電往來中起著十分重要的作用，在函電中盡量使用委婉語，避免使用命令的語氣，這樣才能留住客戶，拓展業務關系。函電的語言要得體，以免傷害他人，要尊重對方的意見，即使對方的建議有些不切實際或者無禮之處，回信仍要保持冷靜，語氣委婉。對方表達反駁或者不同意時盡量要用婉轉的言辭，盡量減少對別人的貶低，盡量增加對別人的贊楊，盡量減少對自己的肯定，盡量增大和別人的共同點。因此，本文將從委婉語的角度，通過實際工作中的調查與研究，以及相關書籍的查閱，分析與客戶在商務函電往來中應該注意的問題，為日后的工作奠定良好的基礎。

1.委婉語語言得體，給人留下好的印象

寫信函就是把要說的話寫下來，給指定的對象（客戶）看，因而，寫信函語言要樸實、自然，語言要親切、得體，要把自己想法真實地傳達給對方。外貿函電是一種應用文體，它是國際商務活動中書面交流主要手段之一。規范得體的商務信函、文件不僅展示出一個人的語言應用能力，更體現他所服務的企業或機構的形象。在正常的業務開展中，因為各個主體之間的平等關系，多使用委婉的表達方法，，既尊重了自己，也尊重了他人。

2.委婉語語氣委婉，有利于開拓業務關系

在拓展業務關系中，一封高質量的外貿英語函電扮演這十分重要的角色，一封語言簡練，表義清楚，語氣委婉的的函電，馬上可以拉近雙方之間的距離，將準客戶變成新客戶，將新客戶變成老客戶。

3.委婉語體現出良好的個人素質

高質量的外貿英語函電是個人道德素養和職業素養的體現，多體諒對方，站在對方的角度思考問題，多使用委婉語，可得到對方尊重與體諒，同時也體現了自己為人誠懇，寬容待人的良好品質。

4.委婉語在處理賠償事宜上，委婉語是語言的潤滑劑

在辦理賠償事宜時，由于雙方都十分著急，容易造成不愉快，傷害雙方之間的業務關系，但是如果能多使用一些委婉語，可能能使對方態度變得友善起來，使賠償事宜能得到相對快速的解決。

5.委婉語簡練直白，直奔主題

客戶每天可能會收到上百封的外貿函電，如果函電寫得過于冗長，會增加客戶的閱讀量，甚至有直接被扔進垃圾箱的可能，所以在函電的第一段，寫一至兩句問候性的語言即可，避免冗長。第二段即可書寫本次函電的主題，語言應該盡量簡練直白，避免過于華麗，用常見的單詞 ，避免生僻或者拼寫復雜的單詞 。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。如將In order to assist you in promoting sales at the initial stage，they are free of charge改為They are free to assist your initial stage promoting sales，更加符合英語的語言使用習慣，并且減少了字數，降低了客戶的閱讀量，也降低了自己的工作強度，提高了工作的效率

6.委婉語語言委婉，避免生硬

在國際貿易的過程中，每個個體都是平等的，函電的書寫應本著平等協商的精神，不要使用命令式的語氣書寫，多使用疑問句和條件句會使自己的語言更加委婉，更加禮貌。試比較：We need your latest price list as soon as possible 和 we will appreciate it if you can sent us the latest price list as soon as possible，顯然第二句寫得更加委婉禮貌。再比較We need your copy of catalogue for gloves with details of your price and terms of payment 和Will you please sent us a copy of your catalogue for gloves，with details of your price and the terms of payment？第二句使用了疑問句，語氣更加懇切。避免直接使用否定句，造成雙方直接的尷尬，有時客戶喜歡直接將價格殺到報價的一般，如果你直接表示 your offer is totally unacceptable.會使交易的雙方陷入尷尬，不利于交易的繼續進行，但是如果你委婉的說，I am afraid that we can not accept your price .就顯得委婉的多，而且給雙方留有回旋的余地。在函電中，應盡量使用被動語態，可以淡化出錯的主體，給對方保留面子，語氣委婉的被動句是首選。You made a terrible mistake in your letter of credit和 A miktake was made in your letter of credit，第二句淡化了出錯的主體，避免使對方難堪，使雙方的業務關系不會受到破壞。

7.委婉語索賠和理賠時要諒解對方

在國際貿易中比較常見的是買方向賣房提出索賠，如發錯貨物，貨物的質量品質與銷售合同不符，貨物與樣品不一致，數量短缺，逾期發貨等。通常，買方在驗收貨物時發現有問題，應首先明確責任，如果確實需要向賣房索賠，寫信是應注意語氣，保持平和冷靜，不要盛氣凌人，否則不利于問題的解決。如將It is your mistake that the quality of these materials is certainly much below that of the sample you sent to us換成 We are both surprised and disappointed to find that the quality of these materials is certainly much below that of the sample you sent to us .就顯得語氣委婉，沒有直接指出出錯的主體，有利于問題的解決。拒絕對方請求時要婉轉。

委婉語在商務函電中的作用是不容忽視的。一封語言委婉的書信，清晰的文字表達，能給對方留下好印象，對方會覺得你是一個能與他人合作，能體諒對方和非常專業的人，從而很樂意與你展開合作，進而帶來無限的商機。另外，商務英語函電的寫作，在遵循語言委婉的同時，也要講求語言簡潔，表達清楚。進而能在對外貿易活動每一個環節上，盡可能的為雙方節約時間，以提高在商務交往中的效率。寫作商務函電最直接的目的就是進行有效的溝通和交流，簡潔的表達與委婉的語言的都是最重要的。由此可見，學習在商務英語函電中如何正確的、恰當的使用委婉語是多么的重要。

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[責任編輯 魏 杰]