突破高校檔案管理工作的重點和難點

摘 要：高校檔案管理是學校的一項重要工作，在學校的建設和發展中發揮著重要的作用。在實際工作中，因為人力、財力、物力保障的不足和學校發展的主觀因素，尤其是隨著現代信息技術的廣泛使用和推廣，高校檔案管理也在不斷的轉變工作重點，產生新的工作難點。

關鍵詞：高校；檔案管理；重點；難點；措施

收稿日期：2013-06-20

作者簡介：張淑芳（1964- ），女，河南中醫學院綜合檔案室主任，研究方向為高校檔案管理。

2008年8月20日，時任教育部部長周濟、國家檔案局局長楊冬權聯合簽署了中華人民共和國教育部、國家檔案局第27號令，即《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），該《辦法》自2008年9月1日起施行。作為檔案管理的最高級行政部門聯合出臺《辦法》，是對高校檔案管理工作的高度重視，也是對檔案管理工作的一次規范。

作為高校檔案管理人員，筆者在學院領導的關心支持下，認真做好檔案管理工作，因成績突出還獲得了河南省檔案局優秀單位榮譽稱號。但檔案工作當前處于一個極具挑戰的時代，這給高校檔案管理工作提出許多新的課題。

一、加強高校檔案管理工作的重要意義

《辦法》是在1989年10月原國家教委第6號令的基礎上，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法規制定的；是由教育部和國家檔案局聯合簽署的；是以“令”的形式發布實施的。所謂“令”，就是命令，是國家機關依照有關法律公布行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施所使用的一個文種，具有強制實施的性質。《辦法》的發布實施，是促進高等教育發展的一項重要舉措，為高校檔案管理工作提供了法規依據，對推進高校檔案管理工作制度化建設，提高檔案管理工作服務于教學、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意義。

（一）高校檔案是一個學校發展歷史的記載。

《辦法》指出，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。因此，高校檔案是一所學校的歷史博物館，是學校發展的歷程記錄，對于教職工的學校認知，學生愛校、榮校教育都有著不可低估的價值。

（二）高校檔案是學校文化的載體。

檔案記錄著學校辦學歷史的印記，是高校先進文化的一個承載，真實地記錄著高校發展的歷程，記錄著全校師生在教學、科研等各種教育研究活動中的寶貴經驗和知識技能信息，是整個高校的智慧結晶和精神財富。所以，高校檔案作為一種文化類型，同樣擁有其文化屬性，記錄著全校的思想和活動的成果，是先進文化繼承和發展的基石。僅以我校檔案管理工作為例，在所收集的材料中就包含了從建校至今50余年的歷史材料。這些材料真實的記錄著學校辦學理念的傳承和延續，彰顯著獨具特色的深厚的中醫藥文化，成為學校文化建設的重要依托。

（三）高校檔案是重要的研究資料。

高校檔案是高校各項活動真實的歷史記錄，是高校寶貴的精神財富，具有其他任何文獻都無法取代的憑證、參考和宣傳、教育作用。《辦法》中文件材料的歸檔范圍就涉及黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基建類、設備類、產品類、出版類、外事類、財會類等11個大類。可以說，檔案收集包含著極為豐富的內容，具有科研、教學、服務等諸多的功能，是進行科學研究的良好陣地。《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出，要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責。同時指出，有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。隨著高校檔案信息化建設的不斷推進，檔案的科學研究功能將會更好地得到認可。

二、高校檔案管理工作面臨的工作重點和難點

高校檔案具有無可厚非的重要意義，這一點已經被社會各界所認可，但是因為高校檔案建設起步較晚，尤其是在近20年來面對新的形勢變化，呈現出新的工作重點和難點，需要得到妥善解決。

（一）對高校檔案管理工作的重視程度不足，政策沒得到很好的落實。

雖然有《中華人民共和國檔案法》和有關法規的要求，再加上2009年開始實行的《辦法》，以及各省市主管部門出臺的管理制度，應該講制度建設基本完備。但是，真正落實的時候卻面臨著不少的問題。例如：學校發展中精力財力不夠，沒有充分的投入，檔案室在資金設備等方面無法得到充分保障，影響功能發揮；在一些院校，檔案管理事項很難進入學校黨委會、行政的決策研究主題，領導重視程度不夠；一些人甚至認為檔案室就是一個收集材料、保管資料的部門，沒有什么地位和影響力等，導致國家有關政策法規不能夠得到全面的有效貫徹。

（二）檔案管理條塊分割現象，影響工作效率。

檔案管理是一項涉及多個部門、戰線較長的工作，但就一個學校來講，從檔案建立、收集、規整、存檔和利用，涉及多個部門。如學生檔案，從錄取開始到入校體檢、資格審查、高中入學檔案、學生成績、在校表現、社會實踐、畢業學位等多種材料，內容相當豐富，涉及部門就有招生處、學生處、教務處、團委等多個部門，因此檔案在建立過程中就需要多個部門的齊心協力才能很好地開展。對于教師檔案來講，又涉及組織部、人事處、科研處、教務處以及所在部門的材料，整理起來工作量十分大，單靠綜合檔案室是無法完成的。正是因為這些原因，導致檔案管理的多頭化管理和多部門負責，這就很容易影響到檔案管理的效率。而在外圍，一般高校檔案室又歸口于省級教育主管部門和省級檔案局的雙重領導，管理條塊化，導致行政職能弱化。

（三）檔案信息化建設力度薄弱，檔案利用率不高。

近20年來，網絡技術和信息化得到了大力的推廣和應用，社會已經進入了網絡和信息化時代，這個發展趨勢對于高校檔案管理產生了深刻的刺激和影響。目前，高校檔案管理信息化程度開展不足，很多高校還停留在單純的檔案收集、查閱階段，利用電子計算機也僅僅局限于一般的文檔處理，不具備信息化的建設條件。這就導致高校檔案利用率不高，僅僅滿足于一般的查閱功能，而社會化服務不足，為教師和學生服務的效率比較低。

（四）檔案專門管理專業化程度低，專業人才缺乏

目前我國高校檔案管理人員文化程度一般不高，人才結構不合理，專業人才相對匱乏。在我國，高校的檔案管理人員很多都是部隊轉業的，在某些方面可能有專長，但是在檔案管理方面卻是一竅不通，管理人員的知識結構沒有很好地與自己的工作進行結合。在崗位設置上，很多時候并沒有按照要求設置相應的級別并配備干部，存在著兼職的情況。檔案工作者年齡一般較大，新的年輕干部很難分配到檔案室工作，一些年輕人認為檔案室只是收集資料，沒什么出息，不愿意學習檔案管理經驗，不愿意從事檔案管理工作，從而導致檔案管理人才缺乏，而老同志又往往因循守舊，導致管理理念落后、服務手段缺乏、新技術開展不足等情況。

三、如何突破檔案管理工作的現實性問題

針對高校檔案管理工作存在的一些現實性問題，筆者認為，需要采取積極有效的措施予以妥善解決。為提升管理效率，可采取以下措施。

（一）變檔案管理條塊分割模式為集中管理。

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要性與必要性，但缺乏館際合作的行動。

（二）嚴格按照上級要求，落實檔案管理政策。

學校領導重視是做好檔案管理工作的重要因素之一。《辦法》強調，高等學校應當將高校檔案管理工作所需經費列入學校預算，保證檔案管理工作的需求。《辦法》規定，“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。這些要求必須得到學校黨政領導的重視并采取有效措施加以實施。因此，作為高校領導就要認真學習檔案管理工作的政策性要求，要在條件允許的范圍內，把檔案管理工作擺在黨政工作的議事日程當中，從頂層上做到位，落實好上級檔案管理工作政策。作為檔案管理工作人員，也要進一步加強對政策的學習和把握，做一個檔案管理的行家里手。檔案部門要積極主動地向分管領導匯報檔案管理工作有關情況，以爭取領導多支持、多幫助，改變檔案管理工作的被動局面。

（三）加強信息化建設，提升服務水平，提升檔案利用效率。

學校檔案室要圍繞學校中心工作，開發檔案信息資源，提高檔案為學校中心工作服務的廣度和深度，變被動服務為主動服務。可以從開設檔案檢閱室為師生提供周到細致服務，參加課題研究提升檔案管理的水平，參與編寫校史、大事記、年鑒、名人名家及杰出校友介紹等體現檔案管理的使用價值，還可以通過新聞媒體、互聯網、校園網和檔案網頁等渠道，開放檔案目錄，介紹室藏珍品和檔案工作動態，提供檔案信息檢索與查詢，為學校師生和社會服務。尤其是結合現代信息技術手段，提供閱覽、咨詢、翻譯和復制服務，檔案部門應開辟專門的對外服務窗口，配備充足的接待人員，最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求，提高服務效率。

（四）提升待遇，實施積極的人才政策，建立良性的人才工作梯隊。

要樹立人才資源是第一資源的思想，充分重視人才在檔案管理中的重要作用，從規范化角度入手吸引檔案管理人才，為人才提供必要的工作環境，提升檔案管理工作人員的政治、經濟待遇，通過聚人氣、提熱情促進工作的良性開展。領導要重視檔案人才培養，要堅持做好“事業留人、感情留人、待遇留人”，確保檔案管理工作人員的隊伍的長期穩定。另一方面，要堅持做到唯賢是舉，大膽選拔有作為的年輕干部，堅持貫徹檔案隊伍年輕化、知識化、專業化方針，對檔案管理人員做好職業規劃，使職工明白自己的努力方向，建立正常的晉職、晉級、進修學習的機制。

檔案管理是學校的重要工作，無論是領導還是管理人員都要把工作放在重要的位置，只有思想認識到位，才能充分發現并解決存在的問題和矛盾，也才能真正發揮高校檔案的應有作用。

參考文獻：

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責編：周晶晶