淺談高校院系辦公室如何做好行政管理工作

安燕萍

[摘 要]結合自身經(jīng)歷和工作經(jīng)驗，分析了高校院系辦公室及辦公室主任在行政管理工作中的作用，并從轉(zhuǎn)變觀念，認識辦公室工作的重要性；建立嚴格的規(guī)章制度；增強培訓，提高辦公室人員綜合素質(zhì)；充分利用現(xiàn)代技術，創(chuàng)新管理手段四個大的方面探討了高校院系辦公室如何做好行政管理工作，以期為同行提供參考。

[關鍵詞]高校 院系辦公室 行政管理

[中圖分類號] G472 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）07-0139-02

院系辦公室是高校基層的、重要的行政管理機構，它既是對全校師生開放的服務窗口，又是領導開展行政管理工作的指揮中心，同時也是在院校領導和師生之間起著承上啟下作用的橋梁。隨著各高校規(guī)模的不斷擴大和內(nèi)部管理體制的不斷完善，高校辦公室承擔的作用越來越重，在行政管理工作中發(fā)揮的作用也越來越重要。

一、高校院系辦公室及辦公室主任在行政管理工作中的作用

高校院系辦公室是高校進行內(nèi)部管理的重要部門，起著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)平衡的樞紐作用。而行政管理工作涉及的范圍很廣，具有復雜性、交叉性、傳遞性、多樣性等特點，往往又和院校的教學管理融為一體，兩者相互滲透，幾乎不分彼此。院系辦公室作為行政管理工作主要的執(zhí)行機構，為廣大師生提供了很多服務，包括為教師制定一系列教學課表；上傳、發(fā)放和管理院校的課程計劃及各種文件；整理各科教師的教學檔案，統(tǒng)計和匯總他們的教學工作量及科研項目；負責配套、統(tǒng)計和上報本系的各專業(yè)教材；安排相關專業(yè)的課程和畢業(yè)實習的時間、地點及相應的輔導教師等。總的來說，院系辦公室的行政管理工作主要是負責傳遞和交流各種信息、建立并保管人事檔案、執(zhí)行人事考勤、執(zhí)行院系領導臨時安排的事務性工作、經(jīng)費收支、辦公用品及設備的采購和維護等。而辦公室主任作為開展行政管理工作的重要領導者和實施者，對學院的發(fā)展建設起到了重要的作用，其在宣傳執(zhí)行學校工作精神、完成日常工作、協(xié)調(diào)部門內(nèi)部和部門之間的關系等工作中占據(jù)著不可或缺的地位。

二、高校院系辦公室如何做好行政管理工作

（一）轉(zhuǎn)變觀念，認識到辦公室工作的重要性

高校院系辦公室工作是高校教學管理的重要內(nèi)容，是輔助院系領導完成政務、事務及服務工作的強力支撐。在所有的院校工作中，辦公室工作質(zhì)量的好壞直接影響到領導決策的制定與執(zhí)行。要想做好辦公室工作，上到各級領導，下到辦公室執(zhí)行人員都要認識到辦公室工作的重要性，提高對辦公室工作的重視程度，為辦公室順利展開工作創(chuàng)建良好的環(huán)境。

（二）建立嚴格的規(guī)章制度

1.建立嚴格、完善、科學的規(guī)章制度

要提高高校院系辦公室的工作效率，一套嚴格、完善、科學并切實可行的規(guī)章制度是前提。首先，建立符合實情的規(guī)章制度是非常重要的。在院系內(nèi)建立各種完整的規(guī)范制度并明文規(guī)定，如工作規(guī)范、服務規(guī)范、考勤制度、獎懲制度等。其次，有了規(guī)章制度，貫徹執(zhí)行是關鍵。要讓所有人員按照這些規(guī)范制度行事，做到事事有章可循，獎懲有據(jù)可依。這些規(guī)章制度一旦被確定，無論是院系領導、工作人員還是普通師生都必須嚴格按照規(guī)章制度辦事，尤其是辦公室人員要從嚴律己，堅持原則，從學院大局出發(fā)，認真履行職責，堅決照章辦事。在執(zhí)行辦公室管理制度時，要做到公正、公平，并且讓制度始終貫穿辦公室工作的全過程。最后，還要注重人性化管理。在現(xiàn)代管理理念中，“以人為本”的理念越來越受到重視。要主動關心工作人員的發(fā)展，在他們在完成工作目標的同時，為他們提供實現(xiàn)個人理想和抱負的機會，這樣更加能夠調(diào)動工作人員的積極性，使他們更有熱情地投入工作。

2.完善辦公室細化管理

一般來說，辦公室的人員少，工作任務重。比如筆者所在的藝術系建系5年，包含音樂學、美術學兩個專業(yè)，有教師35人，學生375人，但是辦公室人員只有3個。而且筆者自己在擔任系辦公室主任的同時，還擔任音樂學音樂表演專業(yè)的《聲樂》課、《西北部民歌賞析與演唱》校級公共選修課等。針對這種情況可以對辦公室的工作實行細化管理，明確制定出人員的工作細則和可行的量化標準，根據(jù)系內(nèi)具體的情況科學地劃分給各辦公室人員任務，合理配置人力資源，使他們明確崗位職責，科學、有序、規(guī)范地完成各項工作。

3.善于利用電子檔案，實現(xiàn)無紙化辦公

院系辦公室負責教學和行政兩方面的管理，工作內(nèi)容比較復雜瑣碎，且需要進行妥善管理的信息、檔案、文件等數(shù)量繁多、種類復雜。如果辦公室人員善于利用電子檔案的優(yōu)勢，對各種信息進行整理，對各種資料、檔案、文件等按照不同的類型命名并歸檔，就可以做到省時省力，提高辦公效率且實現(xiàn)綠色辦公。

（三）增強培訓，提高辦公室人員綜合素質(zhì)

隨著高校規(guī)模的不斷壯大，信息技術的不斷更新，工作節(jié)奏的日益加快，對高校辦公室人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，辦公室人員要順利、出色地完成行政工作，要做到：

1.加強政治學習

辦公室作為高校行政的基礎部門、黨政的核心部門，辦公人員的政治、思想和行動上要時刻與黨中央、與學校的整體規(guī)劃和發(fā)展方向，與學校黨委的決策決議保持高度一致。辦公人員要從自身做起，不斷加強自身的政治學習，認真研究黨的方針政策和各種教育理念，提高自身的理論政策水平。

2.培養(yǎng)辦公人員良好職業(yè)道德

職業(yè)道德是辦公室人員綜合素質(zhì)中重要的一項。幾年來，高等教育面臨著重重的挑戰(zhàn)和機遇，高校管理機構規(guī)模和編制在不斷地收縮，辦公室人員較少，但是承擔著眾多的工作。所以，要注重培養(yǎng)辦公室人員的良好職業(yè)道德，使他們在工作崗位上負責、高效、熱情地工作。

3.對辦公室人員的業(yè)務能力進行培訓和考核

辦公室人員作為與教學管理相關的管理者，要有較強的業(yè)務能力，包括系統(tǒng)的專業(yè)知識、扎實的文化基礎、較強的管理組織能力、較強的寫作能力等，才能將本職工作順利、出色地完成。院校要對辦公室人員定期進行崗前及在崗業(yè)務培訓，并加強對他們的定期考核或考試，提高他們的業(yè)務能力。

4.培養(yǎng)辦公室人員的大局和全局觀

在進行行政管理工作的過程中，辦公人員往往會遇到一些較難以把握、難以做出決策的問題，這時他們就要在堅持原則的條件下，以大局為重，從全局利益的角度出發(fā)，采用靈活的手段，充分利用各種資源來解決問題。而且辦公室有時還需要協(xié)助領導做出決策，這對辦公室工作人員的大局觀念和全局意識更是一種考驗。所以，要注意培養(yǎng)和提高辦公隊伍的大局和全局觀念，激發(fā)他們的工作熱情和熱愛行政工作的信心。

5.提高辦公室人員身體和心理素質(zhì)

院系辦公室行政管理工作涉及的范圍廣、事務繁雜，出現(xiàn)問題和緊急事件的情況多，容易成為領導、其他部門、教師及學生等關注的焦點，這往往會給辦公室工作人員帶來較大的心理壓力，使他們產(chǎn)生煩躁、厭倦等情緒。所以，要做好行政管理工作，首先要求辦公室人員要有較高的心理素質(zhì)，遇到事情不急躁，能夠冷靜對待，能夠嚴于律己、處事合理，在充分講原則的前提下，做事有自己的風格；其次還要求辦公室人員有強健的體魄。只有這樣，他們才能精力充沛地投入到紛繁瑣碎的行政管理工作中。

（四）充分利用現(xiàn)代技術，創(chuàng)新管理手段

在不斷更新變換的信息時代，院系辦公室人員要有較強的洞察力和出色的反應力，能夠?qū)ν话l(fā)的情況和問題作出判斷并快速做出正確反應，做出合理預防措施。院校要不斷提供現(xiàn)代技術資金支持，辦公室要及時購置和更新辦公設備，辦公室人員要充分利用辦公資源如電腦、網(wǎng)絡、辦公軟件、交際軟件等進行行政管理工作，為實現(xiàn)無紙化綠色辦公打下堅實的基礎。同時院系要結合辦公室在辦文辦會、信息傳遞、協(xié)調(diào)溝通、檔案管理、行政接待等方面的工作情況，對需要用到的軟件系統(tǒng)及時進行開發(fā)和升級，建立符合院校實際情況的工作主頁和信息系統(tǒng)等，真正地實現(xiàn)行政工作的信息化和自動化。

三、結束語

綜上所述，院系辦公室作為學校管理體系中的重要部分，在學校行政管理工作中發(fā)揮著重要的作用。高校各階層領導要轉(zhuǎn)變觀念，認識到辦公室工作的重要性，建立嚴格、完善、科學的規(guī)章制度，對院系辦公室實行細化管理。辦公室人員要從各方面做起，提高自身綜合素質(zhì)，并充分利用現(xiàn)代技術，創(chuàng)新管理手段，這樣才能使得辦公室在行政管理工作中發(fā)揮越來越重要的作用，切實為學院領導和廣大師生服務。

[ 參 考 文 獻 ]

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[4] 李桃.加強高校院系辦公室行政管理工作的思考[J].邊疆經(jīng)濟與文化，2008，（4）.

[5] 朱麗娟，楊曉培.高校辦公室行政管理工作的思考[J].青春歲月，2011，（10）.

[責任編輯：鐘 嵐]