檔案信息資源的開發與檔案業務工作的關系

李紅艷

摘 要：本文以檔案信息建設現狀為出發點，就如何理解和擺正開發檔案信息資源與檔案業務基礎工作的關系提出了不同的認識。

關鍵詞：檔案；信息資源；檔案業務；關系

目前隨著經濟建設和改革開放浪潮的日趨高漲，各級檔案部門面臨著為改革開放服務和自身改革的雙重任務，一改過去那種封閉、保守的傳統觀念，大膽探索開發檔案信息資源的新路子，積極為經濟建設提供服務，在改革中求得發展。在這種形勢下，有些人卻認為強調檔案工作為經濟建設服務，似乎只強調檔案信息的開發利用就行了，而不應強調加強業務基礎建設，甚至有些人，片面提出建設和開發利用兩者割裂開來，這種偏見認識不予注意并加以嘝，就有可能給檔案工作帶來不利影響。

1 檔案基礎工作是開發檔案信息資源的前提和基礎

檔案館主要是服務性的文化事業機構，這是檔案館性質所決定的。檔案館的服務性決定了檔案館必須首先要做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、編研、編制檢索工具等一系列的基礎工作，從而為社會上大量地利用者利用檔案和開發檔案信息資源創造良好的基礎條件，如果做不好基礎工作就難以開發檔案信息。

1.1 收集、接收和征集工作是開發信息資源的前提

檔案信息開發利用都離不開檔案這個實體，離開這個實體，根本不可能有檔案利用工作。接收、征集、收集檔案是檔案基礎工作的開始，是檔案實體的存儲階段。只有廣泛地接收、征集、收集檔案，才能有豐富的館藏的主要來源是市址機關的文書檔案，因為結構不合理，種類單一無法系統綜合性地開發。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，說的就是這個道理，沒有檔案實體還開發什么信息呢？因此著手抓好檔案的收集、接收、征集工作，豐富其館藏，為開發檔案信息打好物質基礎是十分重要的。

1.2 科學分類、合理組卷、編目是開發檔案信息資源的條件

檔案只有分門別類進行科學整理，有章可循，才能在短時間內提供利用，也便于開發利用。我館保存的一九八0年前檔案案卷質量不高，大部分是“厚卷”“雜卷”，案卷標題難以確切地表達卷內文件全部內容，要查閱所需文件材料，只查案卷目錄有時根本查不到。目前我館館藏已達到七萬余卷，有時查份文件幾個人翻閱案卷目錄，像大海撈針查找十分困難。八五年以后立卷方法進行了改革，由厚卷改為“一事一卷”或“薄卷”，這種立卷方法以一個事情、一個問題、一個案件為一個保管單位，而且案卷標題也能正確地揭示卷內文件的基本內容，查找方便，便于提供利用。目前推行的立卷“三位一體”是“一事一卷”的延伸和繼續。它具有多方面的優點。主要體現在，立卷過程中稿了著錄標引，為今后館藏檔案現代管理做了超 前準備工作，為更好地開發信息資源創造了條件。

1.3 科學的保管和保護檔案是永久開發檔案信息的保證

保管和保護是檔案館基礎工作之一，也是很重要的工作。也是很重要的工作。辛辛苦苦收集、征集、接收進來 的檔案，有的還要重新進行分類、級卷、編目。只有科學地保管和保護，才有可能延長檔案的壽命，才有可能永久的開發檔案信息資源。檔案制成材料的變化是十分緩慢的（除水災、水災、地震外），如果對光、灰塵、有害氣體、檔案害蟲等不加強防治，不很好地控制和調節庫房溫濕度這些因素，隨著對檔案制成材料耐久性造成影響，即紙張的耐久性下降，字跡褪變模糊不表，影響閱讀，難以開發利用。如現我館保存的五十年代的文件材料，由于以前保管條件不好，保護不當，耐久性較差的用圓珠筆、復寫紙書寫的字跡，有的已模糊不清，有的字跡脫落無法開發利用。如果管理不當檔案會就成一堆廢紙，就要犯歷史性錯誤，成為歷史的罪人。我認為，檔案保護的當務之急要辦二件事：一是對損毀邊緣的檔案想方設法進行搶救，二是對開放中的珍品，應該制作復制件。

檔案基礎工作除上述工作之外，還有鑒定、編研和編制檢索工具等項工作，這些工作的好壞都與開發利用有直接關系，只有扎實的基礎工作才能有效的開發利用檔案信息資源。

2 開發檔案信息資源能夠促進檔案的基礎工作

2.1 開發信息資源是檢驗檔案基礎工作的標準

開發信息資源是多方面，特輯是十一屆三中全會改革開放以來和《檔案法》頒布之后，檔案工作者對檔案工作重要性的認識進一步提高，全方位、多渠道、高質量開發檔案信息資源，積極為社會各方面服務，取得了良好的社會效益和經濟效益，從而使全社會的檔案意識不斷提高，檔案工作的知名度提高 了，在社會上有了位置。檔案信息的開發不僅有社會效益和經濟效益，同時也促進和檢驗了檔案的基礎工作。開發利用和基礎工作是相輔相成，相互依存的辯證關系，檔案信息的開發利用中改革和前進。通過開發利用能檢驗館藏檔案收集、征集工作，即社會上所需的檔案材料是否齊全完整是什么原因？使我們能夠及時的針對基礎工作中所存在問題調整館藏結構，拓寬接收范圍、豐富館藏內容。

開發利用工作同時檢驗館藏檔案分類是否科學，組卷是否合理，編目是否正確，檢索工具是否能滿足需求。幾年來檔案的分類、組卷有很大的改革，我認為這些改革來源于開發利用，即所需檔案材料難以查找，需對檔案基礎工作進行改革，才能滿足開發利用的需要，因此檔案的基礎工作才有了較大的改革。如過去常用的檢索工具是單一的案卷目錄，但案卷目錄難以滿足查找利用的需要，因此編制了數種檢索工具，如我館編制了全引目錄、專題目錄、文號目錄、人名索引等，方便了提供利用。

檔案的開發利用同樣也促進檔案的管理工作，因為開發利用發現，由于管理和保護不妥，字跡脫落，紙張老化破損，難以閱讀，促使我們搞好檔案的修復工作檔案信息的開發利用工作也對檔案的其它基礎工作起促進作用。

2.2 檔案信息的開發將加速基礎工作的改革

任何檔案館（室）的檔案基礎工作不可能做到盡善盡美，在檔案信息的開發利用中會發現問題，逐步進行改革。現在的檔案基礎工作基本適應當前的開發利用工作需要，但隨著形勢的變化，環境的改變，中心工作的轉移，基礎工作也需不斷地進行改革。開發利用工作促使我們的基礎工作需要進一步的改革，因為基礎工作并不是靜止不變的，不適應開發利用就要逐步改革。我認為改革是大潮流，包括檔案工作的基礎工作，可以肯定地說開發利用必將加速檔案基礎工作的改革，這是必然的趨勢。

綜上所述，只有館藏檔案結構合理、內容豐富、分類科學、組卷合理、檢索工具齊全，有符合要求的保管條件和保護措施做基礎，才能充分開發檔案信息資源，為社會各項服好務。只有為社會各項工作服好務，檔案工作才能受到社會的重視，有了一席位置，同時也能促進檔案工作的更快發展。