以人為本背景下中職學校檔案管理工作要點分析

杜玉林

［摘要］ 中職院校為我國培養了大量的專業人才，是我國人才培育基地重要的組成部分。在中職學校管理中，檔案管理工作有著重要的地位，中職學校檔案管理就是對學校各項工作、活動等進行真實的記錄，為學校下一步的發展提供真實的依據。以人為本是我國發展過程中的核心觀念，加強中職學校檔案管理工作，必須堅持以人為本的基本理念。本文對目前我國中職學校檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出加強中職學校檔案管理的有效對策。

［關鍵詞］ 以人為本；中職學校；檔案管理；工作要點

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 071

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0111- 02

中職學校的檔案管理工作的質量是衡量學校整體管理水平的一項重要指標，也是中職學校管理中的重點工作之一。在以人為本的背景下，如何加強中職學校檔案管理，是廣大中職院校需要認真考慮的問題之一。目前我國中職學校在檔案管理工作過程中，還存在一定的問題，不能真正發揮檔案管理的作用，必須采取有效的措施，加強學校檔案管理，使其能夠為中職學校的發展起到更大的作用。

１中職學校檔案管理工作的不足

從目前的發展情況看，雖然許多的中職學校檔案管理應用了信息化管理技術，但是所用的檔案管理軟件還相當落后，通常只能用于對文件的保存、修改等，并不能實現對檔案中信息的檢索、全文件檢索等功能。學院的檔案管理工作要與時俱進，不僅需要樹立科學的管理觀念，還需要有一套科學、嚴謹的現代化管理體制以及檔案管理運行機制。但是目前很多中職院校的檔案管理并沒有達到上述要求，檔案管理的質量難以保證。

另外，在檔案管理工作中，缺乏相應的人本意識，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，沒有堅持以人為本的基本理念，使得管理工作的作用無法切實發揮，只是對各種信息資源的盲目接收，不能對其進行整理和分類，不僅增加了檔案管理的工作量，而且嚴重影響了管理的效率和質量。

２以人為本背景下加強中職學校檔案管理的對策

２．１ 全面提升檔案管理人員素質

無論是利用什么新型的技術、設施、軟件等進行中職學校檔案的管理，都需要人為的操作和運用，所以提升檔案管理人員的素質是加強中職學校檔案管理的根本所在，這也是以人為本觀念的基本體現。提升學校檔案管理人員的素質，主要要從以下幾個方面進行：（１）轉變管理人員的觀念，努力培養檔案管理人員的職業精神、創新精神等。（２）提升檔案管理人員的專業技能，只有熟練掌握檔案管理的技能，才能保證其管理質量。這里的專業技能包括對專業知識的掌握、操作的專業技能，還包括管理的能力。（３）中職學校的檔案管理工作，涉及學校管理的方方面面，這就需要檔案管理人員熟悉學校各項管理的內容、方法與流程。（４）學校檔案具有一定的保密性質，這就需要培養檔案管理人員具有很強的責任心，做好保密工作。

２．２ 樹立人本理念，拓展檔案信息來源

一方面，要積極做好檔案的鑒定和分類工作。檔案管理人員應該對收集到的檔案信息進行整理和鑒定，做好分類管理工作，將具有豐富歷史價值和使用價值的檔案收藏在學校的檔案室中，而將具有一定參考價值的檔案放置在相關部門中，便于隨時更新和利用，對于那些無用的信息資料，則可以向相關部門申報銷毀，減少檔案工作的工作量。

另一方面，要拓展檔案收集的渠道。對于中職院校的檔案信息資源而言，信息收集的方法主要包括主動收集、跟蹤收集以及協作收集，不同的收集方法需要采取相應的措施。對于主動收集，要安排專業的檔案管理人員，按照一定的時間間隔，對檔案信息進行采集，促進檔案管理工作的規范化和制度化；跟蹤收集，主要是針對學校由于各種因素無法及時收集或者存在部分遺漏的檔案資料進行收集和處理，如教學活動中存在的典型事件等；協作收集，主要是設立相應的檔案管理委員會，定期進行檔案管理工作的總結，對存在的問題進行解決，提升檔案管理工作的有效性。

２．３ 利用信息化技術，加強中職學校檔案管理標準化建設

在信息化快速發展的時代，中職院校檔案管理工作也要緊跟時代潮流，運用信息化管理技術，加強學校的檔案管理，提升檔案管理的質量。這主要需要做好以下幾個方面的工作：（１）引進新的信息化技術，加強學校檔案管理硬件、軟件設施建設；（２）建立完善的檔案管理機構，做好學校檔案電子文件建設，并堅持以人為本的理念，加強專業人員的培訓工作；（３）完善檔案安全管理制度，落實相關的責任，定期對檔案管理工作進行總結、考核；（４）加強中職院校檔案管理工作的標準化建設，引進先進的管理技術與新的管理理念，緊跟時代發展。

２．４ 做好檔案需求分析及預測

首先，要結合實際情況，對檔案的利用需求進行預測。檔案管理人員在進行檔案管理的過程中，必須結合中職院校的近期目標和遠景規劃，了解學校發展的重點，切實做好的檔案利用需求的分析和預測，確保檔案管理的有效性。

然后，要做好科研成果的整理工作。在當前市場經濟的背景下，各種新的科研成果可以以商品的形式在市場上展示，也使得科研檔案的重要性日益凸顯。因此，對于中職院校的檔案管理人員而言，要充分了解當前科研市場的發展動向，并切實做好對市場需求的預測，結合預測結果，對科研成果進行整理，選擇適當的時機，將學校自身的科研成果轉化為實際的生產力，促進學校發展目標的實現。

３總結

以人為本是我國發展中重要的原則之一，并指導我國發展過程中的各項工作。檔案管理工作是學校管理中必不可少的組成部分，為學校發展提供真實的依據，是一項服務于學校發展的綜合性工作。這就需要堅持以人為本的原則，加強檔案管理創新，加強檔案管理隊伍建設，引進新技術、新理念，全面提高中職學校檔案管理的水平，使其更好地服務于學校的發展。

主要參考文獻

［１］王華琳．新時期中職學校檔案管理的要點分析［Ｊ］．高校管理．２０１２，２７（１０）：１４８－１４９

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［３］王莎莉．淺談以人為本理念下的學校檔案管理［Ｊ］．科技風，２０１２（５）：２４３．