電子文件對傳統(tǒng)檔案工作的影響

李兵

[摘 要] 隨著信息技術在檔案管理中的廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已完全不能適應現代科技發(fā)展的需要，檔案由紙質存儲向數字化存儲的轉變是大勢所趨。數字化的電子檔案在整理、存儲、保管、提供利用以及管理使用過程中的安全措施等方面與紙質檔案有很大的不同。檔案管理單位應構建一個公共的、獨立應用的檔案管理信息化平臺以支撐各類業(yè)務所涉及的實體和虛擬的檔案數字化管理，從而實現“實體檔案的數字化管理和電子信息的檔案化管理”，使檔案管理適應現代社會對檔案工作的要求。

[關鍵詞] 電子文件；傳統(tǒng)檔案；影響研究

[中圖分類號] F830 [文獻標識碼] B

隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，檔案由紙質存儲向數字化存儲的轉變是大勢所趨。信息技術在檔案管理中的廣泛應用，使得傳統(tǒng)檔案管理方式、方法與現代信息技術、傳輸方式發(fā)生沖突，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已完全不能適應現代科技發(fā)展的需要。技術的發(fā)展，要求檔案管理，必須有套先進的管理方法，才能使檔案管理適應現代社會對檔案工作的要求。

一、檔案管理數字化信息平臺的建設與管理

由于辦公自動化的逐步擴展和廣泛應用，尤其是隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，以往用紙質、照相形式傳遞的公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報，商業(yè)信息等信息可以利用電子計算機進行處理，從此建立電子文件。電子文件具有長期保存價值，必須要歸檔存儲。數字文件的存儲就是借助于計算機技術將整理好的數字文件和它生存的環(huán)境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤上保存。電子文件歸檔后，即形成數字化的檔案信息。當人們要查閱檔案信息時，通過瀏覽檔案信息內容的技術和軟硬件設備，進行處理、還原、輸出，達到識別、閱讀的目的。檔案管理單位構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務所涉及的，實體和虛擬的檔案數字化管理，從而實現“實體檔案的數字化管理和電子信息的檔案化管理”。

二、建立與管理數字化電子檔案的要點

1.應該構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

2.電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數據文件），檔案化的電子信息（版式數據文件），結構化的數據庫（從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件）等。

3.具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息（表證單書），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。

4.數字化的電子信息達到檔案管理的要求必須要經過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案；否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數據（電子封面）。

5.電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯管理。

三、電子檔案的管理

數字化的電子文件經過歸檔整理后，就形成所謂的數字化的電子檔案。數字化的電子檔案具有不同于紙質檔案的特性，決定了數字化的電子檔案在整理、存儲、維護與查閱使用等方面必然有別于紙質檔案。

1.電子檔案的整理。電子檔案的整理過程就是在計算機中對數字化的信息文件進行分類、建立數據庫的過程。也就是利用計算機的大容量存儲功能，在不同于紙質的存儲介質上，人們從不同需要角度建立數據庫，便于使用者找到所需要的檔案。首先，從電子文件在期形成、處理、歸檔、檔案館（室）接收到全過程綜合考慮，進行必要的整理有利于各階段的利用和管理，對于物理歸檔（磁盤歸檔）和邏輯歸檔（網絡歸檔）方式均有較好的適應性；其次，目前的計算機文件管理系統(tǒng)不能再根目錄中容納無限多的文件，他要求對文件按照一定的結構進行分類管理，必要時在各種計算機文件管理系統(tǒng)中可惜借助整理而形成的目錄結構對某一部分文件進行加密管理和利用控制。

電子檔案在整理過程中不需要像紙質檔案那樣顧及案卷的厚度、排架的難易等印刷業(yè)，他承擔的主要任務是建立一個分門別類的文件系統(tǒng)。對于電子檔案的整理應立足于簡便易行，一般可按照文件形成部門劃分類別，并由各部門對自身形成的檔案進行下位分類和文件歸類。

電子文件通常可分為一般文件、科技文件、數據文件盒命令文件四部分。一般文件與紙質載體的文書檔案的范圍大體相同，基本上是文本文件，分門別類加以管理；科技文件中有圖像文件、也有文本文件，應根據成套性原則按項目加以整理；數據文件根據相關性加以整理；命令文件也需要按其成套性加以整理，例如對于一套軟件，應將其程序和操作說明作為一個整體，以保證其能夠正確運行。

2.電子檔案的保管。電子檔案的日常管理，建議使用兩套電子檔案存放方案，一套封存、一套提供利用。管理人員不能用手直接觸摸磁、光介質，應帶非棉質手套操作；不要使電子檔案接觸不清潔表面，例如地面、桌面等；磁性載體檔案使用場所的溫度、濕度與庫房溫度、濕度相差范圍應分別為3℃、±3%。

電子檔案所使用的磁、光介質的穩(wěn)定性不如紙質材料，對保管條件具有較高的要求，①一般溫度應在14～24℃，相對濕度在45%～60%范圍內選定，在24h內溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5%，最佳環(huán)境溫度是18℃，相對濕度是45%；②保管檔案裝具要有防火、防塵、防水性能、防止紫外線直接照射電子檔案，環(huán)境要清潔，無腐蝕性氣體、通風良好；③注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

電子檔案的定期檢測應每年進行一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣板數據以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位進行檢測。首先，進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后，進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，對所有檢測出錯的載體，需進行有效的修正和更新。

3.電子檔案的提供利用。電子檔案的提供利用與紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點。提供物質載體的拷貝，檔案部門可以向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案。提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，有利用者不具備利用電子文件的軟、硬件平臺，也可以向這些用戶提供打印件或縮微拼。這一方法比較合適館際之間的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，通過點對點轉換數字通信或互聯網實現。通過檔案部門或另一檢索機構的計算機，在檔案部門的網絡上直接查詢。特點是：可為利用者提供技術支援；通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同事利用同一份電子檔案成為可能。但是這種可能性取決于檔案館網絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少；可以采用根據利用者需求定期向系統(tǒng)加載數據的方法，并將加載的內容或時序向利用者通報；從利用者的角度出發(fā)，可建立利用者預約內容申請文檔，通過系統(tǒng)申請的處理，將相關的數據加載到檔案部門的網絡查詢系統(tǒng)，共利用者使用。

4.提供利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是重要的，紙質檔案的利用相比，更加難以控制。采用利用方式，利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。一句電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用。對于提供拷貝件的制作，必須在有效監(jiān)控下進行。采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，必須對信息內容進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。無論采取哪種利用方式，系統(tǒng)都應對利用的過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關的記錄。記錄是對利用工作者查證的依據。利用系統(tǒng)應有較強容錯能力，避免由于誤操作而引起不可挽回的損失。

總之，現代科學技術尤其是信息技術的發(fā)展對人們的生活范圍和生活方式帶來翻天覆地的變化。原來很多實體存儲的信息可以通過信息化技術的幫助而變成符號性信息，存儲在計算機等介質中。這對信息的保存、傳遞、使用都帶來不可想象的便捷與高效。電子文件對傳統(tǒng)檔案工作帶來巨大的沖擊與改變，并將對人們未來的生活帶來更加巨大的改變。

[參 考 文 獻]

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[責任編輯：劉玉梅]