檔案服務社會化的思考

趙艷紅

摘 要：隨著人類社會的飛速發展，我們迎來了一個全新的知識經濟時代，這個時代的到來給檔案部門提供了良好的機遇，同時也提出了前所未有的課題。檔案服務社會化程度已經成為衡量一個國家文明程度的重要標志。為了跟上時代前進的步伐，檔案部門就必須加速檔案服務社會化的進程，才能適應時代的需求，在保證黨和國家級人民群眾根本利益不受損害的前提下，最大限度和范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。

關鍵詞：檔案服務；社會化；思考

中圖分類號：G255.1 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）11-0129-02

1 檔案服務社會化的概念與原則

檔案服務社會化，是指檔案部門在提供服務上，以社會公眾需求為導向，以公共利益的最大化為目標，以提高檔案服務質量和效率、降低服務成本、最大限度地滿足社會公眾的需求，實現社會效益和經濟效益的最佳雙贏為目的，立足檔案工作，運用社會和市場的力量，開展在社會領域的多方位合作，適當引入第三方力量，形成以檔案部門為主導、多種形式參與的檔案服務提供機制。

在推動我國檔案服務社會化的發展過程中，我們應該遵循以下六項原則。

注重檔案管理成本與效益分析的原則。隨著社會的快速發展，檔案管理除原有的紙質檔案以外，又增加了電子檔案，雙套的管理制度，必然大大增加了檔案的管理成本。檔案的效益又包含經濟效益和社會效益，一直以來，很少有人對檔案的社會效益進行核算，因此，我們要對檔案的管理成本與利用效率進行綜合的、全面的考察，盡快制定出標準，早日納入到檔案的管理工作中，爭取降低社會化的運行成本，利用有限的資源提供更好的服務，避免浪費。

選擇性的原則。檔案服務的社會化并不是指對所有的檔案服務都進行社會化，對危及國家、社會安全，經濟穩定，或重大利益和其它不宜開放的檔案、政務信息和現行文件，都要堅決不予公開。這就要求我們要處理好檔案開放和保密的問題。

逐步前進、以點帶面的原則。由于我國幅員遼闊，各地的檔案服務社會化進程不一致，經濟發達地區較中西部地區經濟欠發達的地區做的要好。另外長期以來，我國的檔案意識不強，缺乏主動服務和創新精神，所以不能一步到位，要循序漸進，以點帶面地逐步展開，克服各種阻力，穩中求發展。

檔案部門主導、多元參與原則。由于檔案部門是檔案服務社會化政策的制定者，管理檔案和提供服務的人，能夠保障檔案服務社會的宗旨不發生偏移，所以其主導地位是不能動搖的。在此基礎上，要充分發揮第三部門、社會組織和私人的作用，加強合作交流，創新服務，并彌補檔案部門在資金、資源和人才方面的不足。

人本主義、信息公平原則。我們要充分調動檔案工作者的積極性和主動性，盡可能高效率的提供服務。由于檔案工作的社會化進程不一樣，導致了國與國之間，地區與地區之間存在著巨大的信息差異，這是關乎社會發展的重大問題，所以實現信息公平是我們必須堅持的原則。

滿足社會公眾需求。任何部門的職能發展都和社會公眾的需求是分不開的。脫離開公眾的需求，也就脫離了檔案服務社會化進程的土壤，有了這種需求，我們才能制定建立相應的機制，開發符合公眾需求的檔案產品和服務。

2 檔案服務社會化的域外經驗

由于我國檔案發展的進程，沒有成熟的經驗可供參考，我們可以參照美歐等一些發達國家的做法，好的經驗我們也可以借鑒使用。

在西方發達主義國家，政府非常重視提升公民的檔案意識。在英國，原本檔案工作也存在傳統、保守的思想，但是在發現檔案館在文化機構中處于弱勢地位后，英國檔案界采取了吸引贊助和基金、成立“圖書館、博物館、檔案館理事會”、開展“檔案意識提升運動”等多種形式，在提升公民檔案意識，吸引普通民眾了解檔案、利用檔案方面，取得了相當大的成功。美國的檔案利用意識也很強，大部分美國人認為，檔案如果不積極地加以利用，就失去了存在的意義與活力，利用檔案解決各種工作、學校和生活中的問題已經成為眾多美國公民的自覺行動。連上小學的兒童都懂得去如何利用檔案館里的資料。

其次，域外的管理理念與中國不同，歐美等國家不僅把本國的檔案館確定為文化傳播機構，檔案館的職能不僅在收藏和保存檔案，更重要的是向社會開放和檔案利用。美國國家檔案館的十幾萬文件已被數字化，大量利用工作都可以在網上進行，美國國家檔案館還拿出很多珍品對外宣傳展覽，通過展覽檔案提升國民的歷史文化素質。在德國，檔案館把與社公眾互動看做公共事務的一部分，通過接頭宣傳、檔案陳列展覽、出版檔案宣傳畫冊、舉辦學術研究、檔案開放日等多種形式，讓社會更多的了解檔案館，來達到服務社會的目的、為了能更好地發揮檔案的價值，歐美國家的檔案界一直沒有停止過對檔案工作的創新。3他們認為，只有實行更加科學、便利和人性化的檔案服務，才能最大程度的激發社會公眾了解和利用檔案的興趣和熱情，從而提高檔案館的地位和知名度。在這些國家，經過解密處理的交到檔案館的文件在經過整理后，編出目錄，就可以向公眾開放。允許開放的檔案，就沒有任何使用限制。只要出示身份證明，年滿14周歲的都可以使用。為了方便大眾，還可以根據不同用戶的需求提供相應的服務，既可以提供咨詢，也可以指派顧問，幫助查找，節約時間。在西班牙的國家檔案館中，閱覽室內都安裝有必要地電源，利用者可以攜帶計算機進入閱覽室。在檔案利用室，一般都備有微縮膠片和縮印平片的閱讀和打印機，如果讀者需要，隨時可以打印出有關的內容。

3 我國檔案服務社會化的可行途徑

嚴格檔案服務社會化考核制度。考核制度的實施可以使一些雜亂無章的檔案得到有序規范的整理，減少了查檔時間和“無檔可查”的尷尬。

檔案部門主動服務，簡化利用手續。減少設置認為障礙。

做到這點，就可以使我們的檔案部門避免由于個人原因產生延誤檔案開放的時間，以及縮小開放的范圍，對已經開放的檔案加以限制。

充分發揮現代化技術手段的作用。充分利用現代科技，早日實現檔案服務的數字化與電子化，建立機讀檔案目錄中心，逐步向網絡化聯機檢索過渡，一方面減少公眾的查檔時間，另一方面可以形成全國范圍內的聯網，不論身在何地，都可以方便快捷的查到所需要的信息。

重視民生檔案，加大檔案信息的透明度。一直以來，一些有關反映當時社會生活的檔案資料沒有及時收集，造成這段歷史時期的空白，只有把民生檔案重視起來，加大收集的力度，才能把一些珍貴的資料保存起來，維護了人民群眾的合法權益，加快檔案服務的社會化進程。現在，一些涉及個人信息的檔案，自己卻沒有權利查詢，例如人民銀行的個人征信檔案，有的人不注意產生的不良記錄，自己竟然還不知道，對一些利用頻繁與人民有直接關系的檔案，如：出生檔案，婚姻，知青子女，獨生子女，出國，醫療保障，房產證明等要優先數字化，并且要求我們的檔案部門加大這方面檔案信息的透明度，維護社會的和諧有序發展。

參考文獻：

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