發揮檔案信息資源作用的思考

金芳

摘 要：在高校快速發展的背景下，檔案信息資源的再利用具有非常現實的意義，同時也是新時期高校檔案現代化與信息化建設的一項重要內容。本文首先分析目前高校檔案信息資源開發利用存在的主要問題，然后再根據實際情況提出加強高校檔案信息資源作用發揮的重要途徑。

關鍵詞：信息資源；檔案；作用

目前大部分高校開發和利用檔案信息資源工作尚且處在初級階段，并沒有深入挖掘到其中所存在的有價值的信息。尤其是在現代化發展水平不斷提高的背景下，高校檔案信息具有含量高、利用范圍廣泛的特點，從而導致檔案信息工作的內容和形式也發生了較大的變化。因此，如何開發高校檔案信息資源的作用，促使更好的為學校的發展服務成為了當前一項重要的問題。

1 高校檔案信息資源開發利用存在的主要問題

1.1 檔案管理意識淡薄，重視程度不夠

當前大部分高校領導人對檔案管理工作的認識不到位，管理意識淡薄，促使檔案信息資源的利用基本上處在初級階段。其中主要表現在檔案信息資料的建檔和歸檔工作方面的忽視，從而無法深入挖掘出有價值的檔案信息資料，更無法為高校的發展服務。

1.2 館藏歸檔結構單一，管理制度不健全

在當前高校檔案資料的管理過程中，大部分工作人員都是副職，從而無法形成規范化的管理條例，以及健全的歸檔制度。同時，在高校的不斷發展過程中，對于黨政和財會方面的信息資料保存的較為全面，但是對于那些有教學價值、科研價值的檔案資料在搜集的過程中卻顯得非常分散，從而在較大的程度上影響了高校檔案信息資源的開發利用。

1.3 開發設備落后，降低了開發的效率

在當前高校的發展過程中，雖然大部分高校都配置了計算機，但是計算機的數量卻完全無法滿足高校檔案信息資源作用的開發。除此之外，其他信息設備，如：攝像機、照相機、掃描儀。這些設備在應用的過程中，由于質量較差，嚴重影響力高校檔案信息資源的開發利用。

1.4 缺乏高素質的專業人才，制約了檔案信息開發工作

目前，在高校檔案管理工作的開展過程中，大部分管理人員的專業水平較低，缺乏相應的專業素養。同時，高校又沒有組織檔案管理工作人員參加培訓，導致管理人員的業務素質沒有得到改進。尤其是在社會快速發展的背景下，信息技術快速發展，導致了檔案管理人員的業務素質與實際差距相差較大，進一步制約了檔案信息的開發，不利于檔案信息資源的利用。

2 加強高校檔案信息資源作用的有效途徑

2.1 改進檔案基礎建設，提高檔案管理水平，為檔案信息資源發揮作用創造條件

為了確保檔案信息資源能夠更好的為高校發展服務，就需要做好檔案基礎建設，認真工作、不斷努力，切實提高檔案管理水平。首先認真做好高校檔案信息搜集工作，不斷豐富檔案信息資源，促使檔案信息管理結構得到優化。高校檔案信息資源的開發再利用都是建立在豐富的信息資源前提下。因此，高校檔案管理工作者在搜集檔案信息資源的時候，不僅需要搜集黨政、財會方面的資料，還應該堅持拓展檔案資料搜集的內容，搜集一些具有較高教學價值的資料；其次是應該根據實際情況建立科學合理的檔案管理系統。因為合理的檔案管理系統是推動檔案信息資源開發工作進行的重要條件。只有將高校檔案信息進行合理的分類和整理，才能夠方便管理者提供方便；再次是應該建立科學完善的檔案檢索系統。在檔案信息資源的建設過程中，應該根據實際情況編制一套完善的信息搜索系統，并且在實際工作中不斷改進和提高。由傳統搜索水平較低的方式轉向高效率搜索，逐步建立起高效率的檢索系統，確保檔案信息資源能夠得到最大限度的挖掘利用。

2.2 建立快速高效的檔案檢索系統，建立互聯網服務平臺，提高檔案信息資源的開發效率

目前，對于高校檔案信息資源的開發利用主要是建立在高效率的檔案檢索系統上。傳統的檔案檢索方式主要是以人工檢索為主，即：主要是以卡片和書本形式的目錄、索引為基礎的人工查找系統。在高速發展的社會背景下，為了能夠有效提高高校檔案信息資源的利用效率，高校檔案管理部應該使用自動化的檢索系統，即：光盤、磁盤等。將之前搜集到的信息通過處理之后按照規定的標準進行分類，然后再建立科學合理的檔案信息資源數據庫。只有這樣才能夠將多方搜集的信息資料較好的保存起來，以便人們在需要的時候能夠快速搜索出來。

在現代信息技術快速發展的背景下，傳統的檔案信息管理方式已經嚴重阻礙了檔案信息資源開發利用。因此，在當前高校檔案的管理過程中，除了建立快速高效的檔案檢索系統外，還應該建立互聯網服務平臺，從根本上轉變傳統的檔案管理方式。讓高校檔案信息資源在管理的過程中能夠實現快速檢索、高效利用，從而促使檔案信息資源更好的為高校發展服務。

2.3 組織檔案工作者積極參加培訓，提高工作人員的綜合素質，積極探索信息資源開發新途徑

目前，為了促使高校檔案管理工作者更好的服務于檔案管理工作，提高業務素質，便需要高校領導者組織檔案管理工作者積極參加培訓工作。讓檔案管理工作人員能夠在學習的過程中增加與其他工作人員的溝通機會，幫助他們學習到更多管理知識，從而有效提高檔案管理的工作水平。只有檔案管理工作人員的工作水平提高了，才能夠順應當前高校的發展。同時，還需要檔案管理工作人員不斷轉變思想觀念，創新思想意識，積極探究如何加強高校檔案信息資源作用發揮的新途徑。

3 結論

當前，高校檔案信息資源的開發利用是一項非常復雜，而且所需要的時間較多。因此，在當前高校檔案的管理過程中，應該重視檔案信息資源的開發，深入探究其中所蘊藏的價值。不斷探究新的管理方法，努力探索新的檔案信息資源開發方式。充分認識到檔案信息在推動高校發展中的重要性，從而促進高校檔案信息資源的開發和利用。

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