關于高校教學檔案管理工作現狀的分析和探討

丁嘉莉

摘 要：教學檔案管理工作是日常管理工作的重要組成部分，針對目前高校教學檔案管理工作實際存在的問題，應保證高校教學檔案管理工作質量和規范的同時，提高管理人員素質，使檔案管理具有靈活、創新、與時俱進的特色，建立規范化、標準化的統一文檔管理，形成檔案管理平臺，提高檔案的利用率，并保證檔案的信息安全。

關鍵詞：教學檔案；電子檔案；管理平臺

反映學校教學實踐活動和教學管理工作的教學檔案是學校管理工作的重要組成部分。教學檔案管理者必須結合本校教學實際情況，把教學管理和教學活動過程中形成的能反映教學管理、教學活動的全過程以及對學校今后開展教學工作具有參考價值和憑證作用的文件材料及時收集、歸檔。高校教學檔案管理工作應保證質量和規范的同時，具有靈活創新、與時俱進的特色。在檔案管理工作中要重視檔案材料的收集、整理和保管，同時把檔案信息資源開發出來，提高檔案利用率，為學校的教學管理、教學改革與建設發揮重要的作用。但是，目前高校教學檔案管理工作在不斷發展的同時仍然還存在著不少問題，需要檔案管理者在日常工作實踐中不斷發現問題、解決問題，從而改進檔案管理工作。

一、目前高校教學檔案管理的現狀及存在的一些問題

1.從檔案管理模式上來說，我國高校檔案管理方面逐步走上規范化道路

隨著眾多高校辦學規模不斷擴大、辦學層次逐步提升，大部分高校已經逐步實現教學檔案的分級管理和分類管理。一方面在校級檔案部門下，設立各院系教學檔案分管部門，形成教學檔案的校、院兩級管理，使檔案管理更加系統化；另一方面將教學檔案分類進行管理，比如，項目檔案、科研成果檔案等，便于查閱參考，更好地體現檔案收集工作的價值。雖然大部分高校檔案管理模式已經實現分級管理和分類管理，但在實際管理過程中仍然存在不少問題。

（1）檔案分級管理體系松散

在分級管理模式中，由于高校教學活動眾多繁雜，其相應產生的教學檔案資料可能出現沒有及時歸檔、整理匯編的情況，從而造成院系級教學檔案人員歸檔不全、材料質量不高等現象發生，

使校級檔案管理出現錯誤及遺漏。在分類管理模式中，由于各級管理部門檔案分類標準不統一，使檔案類別混雜，不利于上下級之間的檔案統一管理以及查閱使用。

（2）檔案管理制度不健全

如，在查閱、借閱檔案時，登記措施不完善，出現借閱使用期間不妥善保管、用后不及時歸還等情況，造成重要檔案時有流失。

2.從檔案管理技術手段上來說，計算機網絡新技術的應用極大地革新了教學檔案管理工作

隨著信息技術飛速發展，教學檔案數字化、網絡化建設已經成為知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢。近年來高校通過引進先進的檔案管理軟件，將傳統的紙制檔案轉化為電子檔案，實現教學檔案的科學管理。然而在教學檔案管理信息化進程中，對計算機網絡的依賴也逐漸突顯出一些問題，值得我們重視和思考。

（1）電子檔案的數據兼容性

隨著眾多檔案管理系統的不斷引進，很多高校忽視了各類信息管理系統的兼容性問題。高校各部門各自引進不同的檔案管理系統，缺乏統一管理平臺，造成資源浪費，重復勞動，不能實現信息共享，束縛著檔案信息化的發展。

（2）電子檔案的安全性

目前網絡信息安全問題是全世界關注的熱點問題之一。檔案管理日益依賴計算機網絡，電子檔案信息的保密問題值得我們重視。當電子檔案信息通過網絡進行傳遞時，在管理者和用戶在方便地利用檔案信息的同時，應避免檔案信息泄密。存儲于服務器上的檔案信息如何防止其發生不確定變化甚至丟失等是計算機網絡應用于教學檔案管理以后需要重點考慮并及時解決的問題。

（3）電子檔案的利用率

隨著電子檔案管理系統的不斷發展，使大量檔案信息可以充分得到有效利用，不再是堆積成山的死板紙質文檔，而是可以隨時調用及時呈現的活躍知識庫。然而，目前面對如此豐富的電子檔案，大多數檔案管理者對其利用率并不是很高。多數院系對教學檔案的利用局限于應付各種評估和檢查，沒有根據教學研究需要對檔案進行有效收集、篩選、加工，使之轉化成不同形式的科研成果，因此，對檔案的有效利用亟待開發。

二、如何加強高校教學檔案管理

1.健全教學檔案管理規章制度，貫徹分級管理和分類管理模式，建立完善的監督管理和考核制度

（1）按照《檔案法》等文件制定出符合實際的管理規章制度， 指導檔案建設、運行和管理工作

高校各個部門應貫徹分級、分類管理模式，確定各教學管理部門、各學院、教研室的歸檔范圍，把檔案工作納入教學計劃，提出明確的歸檔要求，將崗位職責劃分到位，杜絕檔案管理工作中的拖沓、疏漏。

（2）建立完善的監督和考核制度

學校定期檢查各部門教學檔案管理工作，并且將其列入年度考核，優獎劣罰，實行年度檢查評比制度，確保教學檔案管理工作不斷得到提高，保證教學檔案建設和管理的質量，使教學檔案的管理工作向制度化、規范化、標準化的方向發展。

2.實現電子檔案標準化建設，建設統一的電子檔案管理平臺

（1）電子檔案的建設要注重數據的兼容性

形成標準統一的檔案格式，使其不受操作平臺、軟件系統的影響而能被識讀，方便導入導出數據，然后進行研究分析。

（2）建立統一的檔案管理平臺

實現檔案系統內部的連接以及與互聯網的連接，真正實現信息資源共享，使師生方便迅速地查詢所需的檔案信息資料，為高校的教學改革和發展服務，保證檔案資源的高效利用。只有在共同的檔案管理平臺的基礎上，才能夠真正實現檔案信息從收集、整理、歸檔到開發利用的無縫銜接，最終體現檔案管理的價值。

3.拓展檔案管理工作內容，提高檔案的利用率

傳統的檔案管理工作的主要內容是進行檔案信息的收集、整理、歸檔等工作，由于管理技術限制，對龐大的紙質文案資料不能進行很好的全局統籌分析。隨著電子檔案管理系統的不斷發展，各類教學檔案不斷更新，使檔案管理者擁有大量及時有效的一線教學數據，這些檔案數據庫內容區別于以往傳統的紙質檔案，可以通過軟件快捷地進行調取，篩選，統計分析，因此，檔案管理者可以根據教學、研究需要對文檔文件進行分類收集、篩選、加工，編制資料，充分發揮教學檔案的功能，為教學管理研究提供大量的支撐材料，使檔案管理工作更加豐富，實現檔案利用率最大化，服務教學第一線，進一步提升檔案管理的內涵價值。

4.加強電子檔案的信息安全管理，紙質檔案和電子檔案管理相結合

網絡環境越來越復雜的信息時代，檔案管理工作中對電子檔案信息系統的依賴越來越大，因此，檔案管理的信息安全性問題得到了普遍關注和重視。一方面由于電子文件采用電子編碼技術，內容可以任意修改且不留痕跡，使文件的原始性和真實性受到挑戰；另一方面由于網絡傳輸過程中可能由于病毒侵害等原因造成檔案信息的變化甚至丟失，因此，加強電子檔案管理的信息安全建設是檔案管理新時期的重要挑戰。

（1）加強電子檔案安全性管理

電子檔案在形成過程中應利用高科技手段防止攻擊和入侵，特別注意隨時進行數字簽名、信息認證和加密保護，避免檔案在傳輸和處理過程中出現錯誤。

（2）在不斷完善電子檔案管理系統的同時，不能忽視傳統檔案的管理工作，做到紙質檔案和電子檔案相結合的管理模式

傳統紙質檔案充分發揮傳統檔案的基礎和保障作用是電子檔案系統發展的重要保證；電子檔案系統則可以通過視頻、圖片等不同文檔格式，做到紙質檔案難以企及的多視角、多方位的綜合豐富的檔案內容收集。

5.提高檔案人員的業務素質，適應檔案管理角色變化，從單純的收集者轉變為管理者、研究者

不管是實現檔案標準化建設，建設電子檔案數據庫，形成統一的檔案管理平臺，還是進行創新思維，與時俱進地提高檔案利用率，都需要檔案管理者腳踏實地地在實踐中完成，因此，高校教學檔案管理工作對檔案管理人員的知識素質提出了更高的要求，除了必須具備一定的專業理論知識，還應具有多學科的知識體系結構。檔案員應努力提高自身的檔案業務素質，學習檔案的專業知識和管理技能，不斷更新自己的知識結構，創新思維模式，從傳統的資料收集者轉變為管理者和研究者。

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[4]李琴.論高校教學檔案管理中的主要問題及對策.湖北第二師范大學學報，2011（04）.

（作者單位 南京工程學院教務處）

編輯 王團蘭