加快煤炭企業檔案信息化建設的思考

鄧勇

摘 要：隨著煤炭企業現代化建設步伐不斷加快，煤企辦公系統逐漸實現自動化和網絡化。為了高效利用檔案信息資源，提供優質快捷服務，促進煤企安全高效可持續發展，煤企必須與時俱進，加大檔案管理信息化建設力度。本文主要圍繞如何加快煤企檔案信息化建設展開全面闡述。

關鍵詞：煤炭企業；檔案；信息化建設

檔案信息化建設主要是指在國家檔案建設管理部門的協調規劃與組織下，將現代信息技術應用于檔案管理活動中，實現檔案管理的數字化，實現檔案信息資源的高效利用。加快煤炭企業檔案信息化建設，有利于轉變全新的檔案管理模式，掌握檔案信息的數字化存儲并提供優質服務，從而實現檔案管理網絡化。在實際檔案管理工作中，其管理方法和手段相對落后，導致檔案工作無法適應新形勢發展趨勢。因此，只有加快煤炭企業檔案信息化建設，才能促進煤炭企業的安全高效發展。

1.煤炭企業檔案信息化建設符合時代發展趨勢

原始記錄性作為檔案的本質屬性，其信息含量已經成為檔案評估的重要參數。傳統的載體形式已經無法滿足檔案信息化建設要求，新的載體形式運營而生。因此，只有加快檔案信息化建設，才能更加完善檔案的分類體系。煤炭企業檔案管理信息化可不斷拓展檔案工作的業務領域，通過傳輸計算機網絡，高效實現檔案資源配置的最優化，實現檔案信息資源的共享局面。通過檔案數字化管理，可打破檔案管理部門的局限性，加強檔案的采集、管理、服務等職能，實現高效合理的檔案信息資源配置，為煤炭企業的安全高效發展提供優質服務。

2.加快煤炭企業檔案信息化建設的高效途徑

2.1完善檔案數據庫與檔案網絡

現階段，檔案信息自動化系統還停留在由文件處理向信息管理系統的過渡階段，對數據庫的信息化建設造成嚴重阻礙。實現檔案信息化的重要前提在于實現高效的數據庫管理，增強檢索服務系統的時效性。通過利用計算機對檔案信息的處理技術，可靈活捕捉照片、紙張檔案材料，且將所有的檔案信息轉換為數字形式，便于長期保存。同時，利用計算機、掃描儀等技術設備，進行組建綜合性的檔案信息庫，以增強檔案信息檢索與查詢的方便性，對檔案信息資源落實全方位的保護措施。

2.2實現優化的專業結構，加強隊伍建設

檔案工作發展日新月異，對檔案工作人員專業水平的要求不斷提高。因此，檔案工作人員必須不斷更新知識結構，積極參與在職培訓等各種形式的再教育活動，以適應新技術的發展需求。單一的檔案管理人員結構已經無法滿足檔案工作信息化的發展趨向，因此，必須不斷加強信息技術、網絡技術等方面人才的培養與引進。另外，進行專業人員結構優化，建立復合型多層次的專業隊伍，以增強檔案工作信息化建設的時效性。

2.3優化煤炭企業檔案數據庫系統，實現檔案全文數字化

為了實現檔案的數字化發展，必須做好以下幾方面的工作：第一，建立收藏檔案目錄數據庫。在企業檔案信息化建設中，根據單位各類檔案情況，通過著錄標引，在計算機中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案型號等，從而建立基本數據庫。第二，建立基層報表數據庫。在建立煤炭企業檔案數字化管理系統過程中，不斷健全狀態數據庫與基層報表，同時，通過網絡系統將各部門需要報送的數據、反饋信息錄入建立的數據庫中，并進行合理的調整。另外，結合上級的要求與使用情況，及時做好基層報表的填報工作。通過利用網絡直接接收辦公自動化產生的電子文件，且利用手工輸入、電子掃描、數碼拍攝等手段進行獲取歷史資料。

2.4 加強檔案資源信息二次開發，建立多元化檔案信息體系

檔案部門充分結合檔案信息，借助自動化辦公系統，進行深入研究各項專題，以促進檔案信息的二次開發。同時，采取多形式發布檔案信息方式，比如進行建立網站等，為用戶提供更多的檔案資料，充分發揮檔案存在的利用價值。另外，通過不斷加強各種數據歸檔平臺的開發，進行建設收藏基本目錄數據庫、單位基層報表、單位動態數據庫等查詢入口，以實現檔案信息網絡傳輸，增強用戶訪問系統允許的使用性能，最終集檔案信息的處理、查詢、傳遞功能為一體，從根本上提高利用者的查閱效率，最終為煤炭企業管理人員和工程技術人員提供更有利用價值的檔案資料，提供更加多元化的優質服務。

2.5提升電子數據的安全性管理水平

檔案保護現代化的傳統意義是指檔案庫房、檔案設施設備、檔案載體保管保護等方面的現代化。實現檔案資源信息化后，機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等各項新型載體檔案的不斷涌現，從而實現了數據信息的共享。因此，網絡以及數據的安全性具有重要的意義。因此，為了提升電子數據的安全性管理水平，必須高效設置安全的使用權限，提高電子數據的精確性，并做好數據的備份工作，保證檔案館為用戶提供安全可靠的數據。

3.結束語

煤炭企業檔案信息化建設屬于一個長期的過程，涉及的內容相當廣泛。綜上所述，合理規劃各項計劃，積極推動檔案信息資源的利用，從根本上保障信息資源共享的實現，為企業發展提供多元化的服務。

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