高效檔案管理新思路

劉雯

摘 要：檔案是廣大群眾在工作、學(xué)習(xí)過程中形成的與自身個人信息和成長相關(guān)的具有保存價值的材料。檔案的作用，尤其是對學(xué)生和高級技術(shù)人才，他們是中國高新技術(shù)人才的后背力量，如何把他們的檔案管理的更好，高效，具有很重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；體制改革；管理創(chuàng)新

一、高效創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理

（一）檔案管理需要獨(dú)樹一幟。隨著經(jīng)濟(jì)和體制全球化融合下的社會多方面體制的發(fā)展和改革，政府、企業(yè)以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理的重要性逐漸得到了清晰的認(rèn)識。所以漸漸的檔案管理部分單獨(dú)分離出來形成一個擁有主動決策權(quán)的部分，而不受其他大部分的部門干涉，這對于檔案的發(fā)展和變革是一個重要的鋪墊。在此基礎(chǔ)上檔案需要獨(dú)樹一幟的進(jìn)行發(fā)展，根據(jù)當(dāng)前社會和對應(yīng)機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢，把握住高效檔案管理需要發(fā)展的重點(diǎn)，從檔案資源管理的安全性、高效性，檔案工作人員的素質(zhì)，以及他們的工作環(huán)境各個方面進(jìn)行創(chuàng)新性的改革和發(fā)展，這樣檔案管理才能在高效管理中獨(dú)樹一幟，體現(xiàn)出來自己的地位和重要性。

（二）管理需要創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)全球化下各行各業(yè)的融合發(fā)展，評價一個東西一定要從多方面進(jìn)行評價。高效檔案管理的成功與否，對于他的硬件設(shè)施，人員配置的數(shù)量和質(zhì)量雖然是一個檔案館好與壞最直接的表現(xiàn)，但是現(xiàn)階段最重要的內(nèi)涵工作時要體現(xiàn)在對檔案資源的開發(fā)程度，再一個就是檔案的效率，用戶對檔案館的評價，是對一個檔案館最重要的。

（三）人力資源創(chuàng)新性開發(fā)。人資資源始終是任何事情最重要的環(huán)節(jié)，因?yàn)樵谖覀兊纳鐣铮瞬攀侵鲗?dǎo)地位。所以說高效的檔案管理，好壞最直接的就是工作人員和領(lǐng)導(dǎo)人員的工作能力素質(zhì)和水平，他們是檔案管理的主導(dǎo)者和直接執(zhí)行者。所以說根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)和要求，不僅要創(chuàng)新性的開發(fā)出來一只具有很強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的檔案管理工作人員，還要給大家創(chuàng)造一個具有鼓勵創(chuàng)新，尊重創(chuàng)新的良好環(huán)境，讓他們能夠自主高效、快捷的去完美的完成自己的工作。

（四）檔案管理智能化創(chuàng)新。改革與創(chuàng)新對任何一個行業(yè)或者部門而言，都是一件很艱辛的工作，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)大力的決心，一個部門的改革可能就意味著人員的大幅度變動以及整體環(huán)境和設(shè)備的整理，需要大量的資金和人力資源的支持。所以在檔案管理不斷改革的今天，檔案管理還存在很多傳統(tǒng)的管理模式為徹底進(jìn)行改革。科技化的今天，還有許多檔案管理是純手工方式，缺乏智能化、高效的管理手段。自動化辦公是當(dāng)年發(fā)展的一個熱門趨勢，所以這里也需要將檔案管理融入智能自動化辦公的行列。利用數(shù)字化的手段和系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，不僅高效快捷，而且出錯率低，并且可以定期進(jìn)行檔案的錯誤檢測。

二、實(shí)踐性改革檔案管理工作

（一）加強(qiáng)知識管理。先進(jìn)的科技和飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代社會的一個重要標(biāo)志，人類是這個社會文明的締造者，在任何的部門，人力資源永遠(yuǎn)是最重要的資源，所以對于檔案管理人員加強(qiáng)知識管理，就是對最重要人力資源的開發(fā)與優(yōu)化。這里就牽扯到一個人本管理的核心概念，要改革檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，就必須要從主體的人力資源進(jìn)行深度開發(fā)和使用，塑造具有一批高業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)的工作人員，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的作用，推動檔案管理工作整體前進(jìn)。

（二）數(shù)字化系統(tǒng)建立。網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化技術(shù)推動著社會以一種以往無法企及的速度飛快發(fā)展，人們的交流和信息傳遞可以跨越時間和地域的限制。對于檔案管理建立一個數(shù)字化的系統(tǒng)，不僅方便整個檔案管理工作，對于檔案的整合與重新開發(fā)、利用、交接等都具有很大的作用。

（三）人才資源管理。對于人力資源的管理，首先牽扯到利益問題，需要建立一個合理的工資制度和賞罰制度，對于他們工作的優(yōu)秀表現(xiàn)著，給予物質(zhì)上的獎勵，會極大促進(jìn)大家工作的積極性。在一個就是需要建立一個良好的工作學(xué)習(xí)環(huán)境，加強(qiáng)工作人員在工作以及平時的培訓(xùn)，并可以邀請高素質(zhì)或者是具有多年工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員開設(shè)講座，分享檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。最后也是檔案管理最需要注意的一點(diǎn)，就是要處理好以下三個關(guān)系。一是處理好管理和利用。二是需要考慮檔案管理部門與社會之間的關(guān)系。三是檔案管理的靈魂工作，檔案的保密性。檔案資料是我國每一個公民的信息，包括政府、企業(yè)、學(xué)校的工作人員和學(xué)生等，他們的資料對于國家具有重要的作用，不要讓不法分子侵入到我國公民的個人信息身上，盜取重要的資源，甚至來威脅國家的政治安全。所以檔案管理需要創(chuàng)新性的改革，處理好以上幾點(diǎn)，健康穩(wěn)步發(fā)展。

結(jié)語：高效的檔案管理是政府、企業(yè)學(xué)校等有關(guān)部門的一項重要工作，對于社會的發(fā)展和后期社會和國家高級技術(shù)人員和領(lǐng)導(dǎo)人才的開發(fā)和利用都具有很重要的作用。所以檔案管理需要不斷的在改革與創(chuàng)新中發(fā)展，不斷的適應(yīng)社會和時代的發(fā)展需求，檔案管理工作一定要趨于快捷、高效、智能數(shù)字化發(fā)展，工作人員一定要以身作則，嚴(yán)格培養(yǎng)自己的職業(yè)道德，靈活處理好自己的工作。高效的檔案管理需要遵循嚴(yán)謹(jǐn)和創(chuàng)新的原則，不斷在發(fā)展中完善自己，讓檔案管理在對應(yīng)機(jī)構(gòu)乃至整個社會發(fā)出巨大的作用。

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