部分中小學各類檔案管理工作的調查與思考

杜玉明

[摘 要]本人從事教育工作多年，在平時的觀察中，發現部分中小學檔案管理存在著一些紕漏。覺得學校檔案管理也是學校工作的重要組成部分，客觀分析中小學檔案管理中存在的問題及影響，深刻認識中小學檔案管理規范化建設的重要意義，切實加強中小學檔案的管理工作。

[關鍵詞]學校；檔案；調查；問題；思考

學校檔案不僅記錄學生在此階段所接受的教育學習活動和社會活動中具有保存、參考、利用價值的文字、聲像等原始載體材料，而且還有學校各部門的教研工作、學校歷年來的教學成果、教師集體或個人學術研究成果等，都是歷史的、真實的、有效的憑據。所以加強中小學校各類檔案管理工作不僅能確保學校管理與建設、改革與發展，增強學校綜合辦學能力，促進標準化學校建設工作，而且能為學校優

一、著力觀察研究，分析中小學檔案管理存在的問題

近幾年結合“兩基”工作驗收督查，就云南省部分地區中小學檔案管理工作進行了調查研究中發現的一些問題，綜合起來主要表現在以下幾個方面：

1、教師檔案意識不強，領導重視程度不夠

長期以來，在中小學教育過程中還是認識不到檔案管理在學校建設中的重要性和必要性，使得學校檔案管理嚴重滯后于其它各項工作，學校領導大多對學生檔案不夠重視，總認為學生檔案在學校工作中無足輕重，學生只要學習上出類拔萃，分數令人滿意就行。所以必然就會出現學生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學生檔案管理對學校工作的促進作用，對學生的學籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統統丟棄，有時學校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領導對此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業務水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學校行政內務、上級下發文件文案、教師集體或個人檔案、學生類別檔案統統歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數學校只重視學生的考分和社會效應，對檔案管理方面的認識不足，學校領導班子大多也只是注重抓眼前教學工作而忽略了對學校長遠發展有利的檔案管理工作，造成學校檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高的局面。中小學校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學生檔案資料雜亂無章，尤其對優秀課堂教學、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負責把自認為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調信息難度較大。有時想找點學生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學生從家里帶來（而有的學生已經畢業）。三是缺少必要的監管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現象，甚至有些學校因工作人員工作調動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學校檔案管理的系統性、完整性、連續性和規范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強時代感，改進中小學校檔案管理工作的思考

1、加強領導，增強檔案意識

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，學校領導要把檔案管理納入學校發展和管理的重要內容來抓。學校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務。中小學校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使之成為中小學校常規管理與建設的一項重要任務。

2、加強檔案人員培訓，提高管理技能，健全檔案管理制度

各中小學不管規模大小，均應提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，選拔德才兼備、責任心強的同志負責檔案管理工作。要有計劃地安排檔案管理員參加檔案管理部門舉辦的有關培訓班，逐步做到中小學校檔案管理人員專業化、固定化。另外要專門設立檔案室，對學校文書檔案、教學檔案、業務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案進行分別設櫥，確保檔案材料保管安全、管理規范、利用方便。

綜上所述，在學校檔案管理工作中挑戰與機遇并存，在新形勢下的檔案管理工作必須緊緊聯系時代發展要求，不斷更新思想觀念，努力探索檔案現代管理模式，建立檔案管理工作長效機制，力求體現檔案管理與時俱進，做到檔案管理方法的科學化，管理手段的高效化，檔案工作標準化，這樣有助于幫助我們樹立正確的檔案價值觀，使檔案價值得以充分發揮，我們的教育事業才會不斷興旺發達。

參考文獻：

[1]朱繼榮《對高校學生檔案管理的思考（J）山西廣播電視大學學報2009（6）

[2]《檔案工作崗位培訓教程》（上）云南民族出版社2013年4月

[3]《檔案工作標準匯編》云南省檔案局2013年3月