部分中小學各類檔案管理工作的調(diào)查與思考

杜玉明

[摘 要]本人從事教育工作多年，在平時的觀察中，發(fā)現(xiàn)部分中小學檔案管理存在著一些紕漏。覺得學校檔案管理也是學校工作的重要組成部分，客觀分析中小學檔案管理中存在的問題及影響，深刻認識中小學檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義，切實加強中小學檔案的管理工作。

[關(guān)鍵詞]學校；檔案；調(diào)查；問題；思考

學校檔案不僅記錄學生在此階段所接受的教育學習活動和社會活動中具有保存、參考、利用價值的文字、聲像等原始載體材料，而且還有學校各部門的教研工作、學校歷年來的教學成果、教師集體或個人學術(shù)研究成果等，都是歷史的、真實的、有效的憑據(jù)。所以加強中小學校各類檔案管理工作不僅能確保學校管理與建設(shè)、改革與發(fā)展，增強學校綜合辦學能力，促進標準化學校建設(shè)工作，而且能為學校優(yōu)

一、著力觀察研究，分析中小學檔案管理存在的問題

近幾年結(jié)合“兩基”工作驗收督查，就云南省部分地區(qū)中小學檔案管理工作進行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問題，綜合起來主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、教師檔案意識不強，領(lǐng)導重視程度不夠

長期以來，在中小學教育過程中還是認識不到檔案管理在學校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學校檔案管理嚴重滯后于其它各項工作，學校領(lǐng)導大多對學生檔案不夠重視，總認為學生檔案在學校工作中無足輕重，學生只要學習上出類拔萃，分數(shù)令人滿意就行。所以必然就會出現(xiàn)學生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學生檔案管理對學校工作的促進作用，對學生的學籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時學校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領(lǐng)導對此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學校行政內(nèi)務(wù)、上級下發(fā)文件文案、教師集體或個人檔案、學生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數(shù)學校只重視學生的考分和社會效應(yīng)，對檔案管理方面的認識不足，學校領(lǐng)導班子大多也只是注重抓眼前教學工作而忽略了對學校長遠發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學校檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學生檔案資料雜亂無章，尤其對優(yōu)秀課堂教學、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負責把自認為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時想找點學生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學生從家里帶來（而有的學生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學校因工作人員工作調(diào)動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強時代感，改進中小學校檔案管理工作的思考

1、加強領(lǐng)導，增強檔案意識

領(lǐng)導重視是做好檔案管理工作的重要保證，學校領(lǐng)導要把檔案管理納入學校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓。學校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務(wù)。中小學校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使之成為中小學校常規(guī)管理與建設(shè)的一項重要任務(wù)。

2、加強檔案人員培訓，提高管理技能，健全檔案管理制度

各中小學不管規(guī)模大小，均應(yīng)提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，選拔德才兼?zhèn)?、責任心強的同志負責檔案管理工作。要有計劃地安排檔案管理員參加檔案管理部門舉辦的有關(guān)培訓班，逐步做到中小學校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。另外要專門設(shè)立檔案室，對學校文書檔案、教學檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案進行分別設(shè)櫥，確保檔案材料保管安全、管理規(guī)范、利用方便。

綜上所述，在學校檔案管理工作中挑戰(zhàn)與機遇并存，在新形勢下的檔案管理工作必須緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，不斷更新思想觀念，努力探索檔案現(xiàn)代管理模式，建立檔案管理工作長效機制，力求體現(xiàn)檔案管理與時俱進，做到檔案管理方法的科學化，管理手段的高效化，檔案工作標準化，這樣有助于幫助我們樹立正確的檔案價值觀，使檔案價值得以充分發(fā)揮，我們的教育事業(yè)才會不斷興旺發(fā)達。

參考文獻：

[1]朱繼榮《對高校學生檔案管理的思考（J）山西廣播電視大學學報2009（6）

[2]《檔案工作崗位培訓教程》（上）云南民族出版社2013年4月

[3]《檔案工作標準匯編》云南省檔案局2013年3月