如何利用信息化技術(shù)開展高職院校考務(wù)管理工作

吳蘭 劉祉含

摘? 要：本文結(jié)合我校的實(shí)際考務(wù)工作，介紹現(xiàn)代信息化技術(shù)在高職院校考務(wù)管理中應(yīng)用的具體過程，并闡述考務(wù)管理信息化的可行性和有效性。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù);考務(wù)管理;高職院校

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代社會信息化的實(shí)現(xiàn)以及高職院校教育事業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的運(yùn)用于高校各類管理。考務(wù)管理是高校教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)之一，發(fā)揮著不可替代的檢測、評定、診斷、反饋和激勵功能。考務(wù)工作是細(xì)致而繁瑣的，近年來隨著學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在校人數(shù)越來越多，使得考務(wù)管理部門所要處理的考試種類、報考人數(shù)等數(shù)據(jù)越來越多，工作量也越來越大，傳統(tǒng)的手工模式完成考務(wù)工作已經(jīng)力不從心，考務(wù)管理的信息化已成為必然趨勢。筆者一直在我校從事考務(wù)工作，現(xiàn)以我校信息化技術(shù)在考務(wù)管理中的應(yīng)用為例，探討信息化技術(shù)在考務(wù)管理中的應(yīng)用的可行性和有效性。

我校設(shè)置考試中心負(fù)責(zé)全校各類考務(wù)、學(xué)生成績的管理等工作。其中包括考試報名、編印試題、編排考場、組織考試、成績管理與查詢、證書發(fā)放、總結(jié)分析等工作。除專門的考務(wù)系統(tǒng)外，現(xiàn)在世界大學(xué)城空間網(wǎng)絡(luò)平臺也被我校運(yùn)用到了考務(wù)管理中。

一、建立完善的考務(wù)系統(tǒng)

（一）證書類考試報名程序的信息化。各高校的考試主要有日常校內(nèi)考試和證書類考試。我校校內(nèi)考試的名單是直接由考務(wù)干事進(jìn)入考務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出即可自動生成。證書類考試重要的第一步就是組織報名。例如每年6月和12月舉行的全國英語應(yīng)用能力考試，我校每次參考人數(shù)均在兩千左右，如果靠純?nèi)斯げ杉瘜W(xué)生報名信息，難度是非常大，并且容易出差錯。我校就是完全通過考務(wù)系統(tǒng)完成這一步驟。學(xué)生登錄我校教務(wù)管理系統(tǒng)，利用自己的學(xué)號和密碼進(jìn)去，點(diǎn)擊全國英語應(yīng)用能力考試報名，然后提交就完成了報名工作。網(wǎng)報時間截止后我校的考務(wù)干事只需登錄系統(tǒng)導(dǎo)出報名數(shù)據(jù)并打印分發(fā)到每個班進(jìn)行信息核對和收取報名費(fèi)即可完成全國英語應(yīng)用能力考試的報名程序。需要用到學(xué)生照片報名，只要進(jìn)入學(xué)籍子系統(tǒng)按照身份證號碼或者學(xué)號導(dǎo)出新手入學(xué)時采集的相片即可用于本次考試的相片。信息化的報名手段，大大減輕了工作負(fù)擔(dān)、減少了手工的重復(fù)勞動，也確保了報名信息的準(zhǔn)確性，提高工作效率。

（二）成績管理的信息化。過去學(xué)生的成績管理一直是讓考務(wù)工作人員很頭疼的事情，原來學(xué)生成績一般是由任課教師填寫紙質(zhì)文本再送往教務(wù)處匯總保存，隨著計(jì)算機(jī)的普及，很多高校也只是將紙質(zhì)文本換成了電子版成績保存，這就導(dǎo)致了教務(wù)處成績管理、輔導(dǎo)員及學(xué)生成績查詢、成績匯總、統(tǒng)計(jì)、分析以及學(xué)生畢業(yè)后學(xué)籍表的制作等工作較為困難，并且會出現(xiàn)重復(fù)著做同樣的工作。

（1）成績錄入。在我校，考試結(jié)束后任課教師不僅要提交并保存原始的紙質(zhì)版成績，還要將成績統(tǒng)一錄入教務(wù)系統(tǒng)。任課教師都有自己的用戶名和密碼，學(xué)生成績由任課教師在規(guī)定時間內(nèi)直接在網(wǎng)上錄入，考試中心只需在最后核實(shí)各任課教師錄入情況即可。這樣利用成績管理系統(tǒng)，就能將繁重的成績錄入工作分散到任課教師身上。（2）成績查詢。成績錄入工作完成后，學(xué)生隨時可以利用自己的學(xué)號和密碼登陸查詢自己的各科成績和學(xué)分，除本學(xué)期外，學(xué)生入校后任何一學(xué)期的成績他們都能夠查詢。這樣我們既省去了傳統(tǒng)的每學(xué)期給學(xué)生寄送成績單的工作，也避免了過去學(xué)生因收不到信件無法及時了解自己成績。同時也為輔導(dǎo)員和任課教師更全面掌握相關(guān)學(xué)生的成績提供了便捷。（3）成績的匯總統(tǒng)計(jì)。利用成績管理系統(tǒng)，我們考務(wù)干事只需在輸入學(xué)生姓名就能很快查看某個學(xué)生的個人成績，輸入班級姓名，即可快速的查看班級成績并且通過選擇按學(xué)號、按成績、按學(xué)分等選項(xiàng)就能很快的對一個班級的成績進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)。成績系統(tǒng)能自動生成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式的電子文檔，在每年的畢業(yè)生離校前，只需按照選擇班級就能將學(xué)生的成績單個打印出來，蓋章后即可存入學(xué)生檔案。這樣在很大程度上減少了成績管理的難度，提高了工作效率。（4）成績管理的數(shù)據(jù)安全和權(quán)限分配。為了能安全、有效的管理學(xué)生的成績，我校嚴(yán)格限制了相關(guān)人員的權(quán)限。考試中心的考務(wù)干事?lián)碛谐煽冧浫搿⑿薷摹⑿畔⒃黾踊騽h除、設(shè)置成績錄入時間等等權(quán)限;任課教師可在規(guī)定的時間內(nèi)錄入學(xué)生成績，并查閱和打印自己所承擔(dān)的教學(xué)任務(wù)的課程成績;學(xué)生可以通過自己的學(xué)號和密碼查詢和打印自己的個人成績。

二、合理利用世界大學(xué)城空間網(wǎng)絡(luò)平臺

世界大學(xué)城空間網(wǎng)絡(luò)平臺目前在各高校以及普遍開始使用，高校教師和學(xué)生都有自己的賬號和密碼。我校利用世界大學(xué)城建立的教務(wù)管理平臺。教務(wù)管理平臺是為教學(xué)管理、過程監(jiān)控、教學(xué)交流搭建的網(wǎng)絡(luò)信息平臺。以教務(wù)處牽頭、督導(dǎo)室、高教室、五系三部等組成的教學(xué)管理監(jiān)控體系，對專業(yè)建設(shè)、課程改革等進(jìn)行全面監(jiān)控和多元評價，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)改革，深化教學(xué)研究。在教務(wù)處管理平臺的服務(wù)中心，設(shè)置了臨時調(diào)課審核、成績查詢、課表查詢、成績勘誤審核、學(xué)歷查詢、校歷查詢等子欄目。過去，我校的成績勘誤需要任課教師先提出書面申請，再由教務(wù)處審核蓋章，并存留紙質(zhì)稿。現(xiàn)在在教務(wù)管理平臺，設(shè)置專門的成績勘誤導(dǎo)航，任課教師只需登陸空間，進(jìn)入教務(wù)管理平臺，點(diǎn)擊成績勘誤，再填寫相應(yīng)的資料，再由考試中心查詢審核修改即可完成這一操作，減少了教師奔跑的麻煩。學(xué)生如果對自己的成績有異議，也可以在教務(wù)平臺進(jìn)入相應(yīng)的導(dǎo)航即可操作完成，再由考務(wù)干事進(jìn)行查詢核實(shí)，然后回復(fù)學(xué)生。利用世界大學(xué)城網(wǎng)絡(luò)平臺，既減少了工作中的很多繁瑣程序，又提高了考務(wù)管理的透明度。

三、充分運(yùn)用校園網(wǎng)站

進(jìn)入湖南化工職業(yè)技術(shù)校園網(wǎng)站里面教務(wù)處，點(diǎn)擊規(guī)章制度，即可了解我校職能部門的相關(guān)職責(zé)和規(guī)章制度，在通知公布欄，能夠了解最新的教務(wù)動態(tài)，包括各類考試信息。此外，在這一界面，我們也能快速的鏈接進(jìn)入教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和世界大學(xué)城教務(wù)管理平臺。

四、其他途徑

考務(wù)管理中還有一個難題就是如何將考試信息快速的傳達(dá)到學(xué)生手中。我校現(xiàn)在又三個校區(qū)存在，如果單靠原來的張貼通知，信息很難及時通知到位。為此我們采取了一些了措施，第一，張貼通知，并在電子顯示屏上公布通知;第二，建立了學(xué)習(xí)委員的QQ群、微信群、飛信群，還有利用校園網(wǎng)站、世界大學(xué)生空間等通知學(xué)生;第三，通知輔導(dǎo)員或者直接電話聯(lián)系學(xué)生（每學(xué)期初我們都會收集各班學(xué)習(xí)委員的信息）。這三種方法并用，確保了學(xué)生能在最短的時間內(nèi)掌握考試信息。

近年來，我校考務(wù)管理工作一直致力走信息化管理之路，取得了一些成效，但還存在很多問題與不足，例如考務(wù)管理中考試的排考涉及信息量也是非常大的，目前在我校排考中考生座位、考試地點(diǎn)、考試時間等考場安排表還是采用的EXCEL進(jìn)行，這樣完成一次全校性的考試的考場安排表就需要一個人花上3-5天的時間才能完成，并且還有可以出現(xiàn)人為的失誤。此外，能否利用信息化手段使我們的考試類型、考試方式等變得更合理，更人性化，還需要我們進(jìn)一步的探索與實(shí)踐。

高校考務(wù)工作信息化管理建設(shè)是完善教學(xué)管理改革過程，同時，也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。考務(wù)管理是高校教務(wù)管理的核心內(nèi)容之一，同時也是反映學(xué)校辦學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)狀況的窗口。借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)考務(wù)管理工作的信息化、規(guī)范化、高效化，從而更好地為高校教學(xué)管理服務(wù)，必將是考務(wù)管理研究的主要方向。

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