高校人事檔案信息化建設的思索

徐海峰

摘 要：網絡信息化建設步驟的加快，帶動各行各業都發生了翻天覆地的變化，高校人事檔案管理也同樣如此。與網絡相結合，構建新型的高校人事檔案信息化建設已經成為高校人事檔案的未來發展趨勢，其也必將帶動更加全面的檔案管理。本文對高校人事檔案的信息化建設進行研究，提出其信息化建設策略。

關鍵詞：高校人事檔案；人事檔案管理；信息化建設

科技化的發展已經讓網絡走入千家萬戶，其同樣走進高校的環境中，給高校的各項管理帶來方便。當信息化建設與高校的人事檔案相結合，其所帶來的將是人事檔案管理中的變革。當前，部分高校以及校級管理層已經對人事檔案的信息化建設引起了高度的關注，將計算機的應用引入到檔案管理中，使其更加具有規范性，實現了由從前的人工操作轉變成為信息化管理，讓信息化的建設為人事檔案管理增磚添瓦。高校管理層要對人事檔案信息化建設的重要意義引起重視，探尋高校人事檔案信息化建設存在的問題，構建新型的信息化管理系統。

1 高校進行人事檔案信息化建設的重要意義

隨著社會的發展，歷史的變革，高效進行人事檔案信息化建設對其具有重要的意義，其能夠有效促進高校對人員管理的質量的提升，同時對于學校形象的提升也具有重要作用。首先，其能夠提高管理人員的工作效率。將人事檔案的管理納入到信息化系統管理中，能夠有效節省之前人力勞動所產生的人力成本，使檔案管理更加高效、高質，其通過科學技術的應用減少了錯誤發生的幾率。其次，其能夠使管理人員的業務水平得到提高。人事檔案進行信息化管理之后，有效節省了管理人員的管理時間，讓管理人員能夠有更多的時間進行自身專業技能的研究和提高，對于其業務水平的提高起到一定的幫助作用。第三，其是高校現代化水平的表現。將人事檔案納入到信息化管理中，從一個層面反映了高校所進行的現代化建設程度，能夠有效推動高效的計算機信息化進程，讓其更好地為高校服務。第四，其是時代發展的需要。信息化管理水平在高校中的應用，體現了我國國家或者地區的科學技術發展水平，在我國的信息化建設中占有重要的地位，是我國科學技術發展的具體表現。因此，加強我國高校人事檔案信息化建設不僅是管理人員的需要，是學校建設的需要，更加是時代發展、社會進步的需要。

2 高校人事檔案信息化建設存在的問題

當前高校在人事檔案管理中已經取得了一定的成績，在引入網絡應用，進行信息化建設的過程中也展現了其優勢所在。但是，不可否認的是，高校人事檔案信息化建設過程中依然存在著一些問題，這些問題對其信息化建設造成一定程度的阻礙。推進高校人事檔案信息化建設，需要首先將這些問題予以有效解決，從而讓其未來發展之路變得更加順暢。

1.人事檔案信息化建設工作的重視度需待提高

當前階段，很多高校已經注重了計算機信息技術的應用，并對其進行了很好的發展。但是，我們也必須看到，計算機信息技術的應用與其人事檔案管理方面的結合還不夠充分，高校管理層在此方面的重視程度還不夠，對其所投入的人力、物力成本還沒有達到所需要的程度，很多檔案的管理還沒有納入到信息化管理中，甚至一部分紙質檔案已經流失。

2.人事檔案信息化建設的內容空泛

當前高校在進行人事檔案信息化建設的過程中，對于其內容的構建還沒有形成有效的體系，大部分高校在進行信息化建設的時候，側重的是教職工的基本簡歷或者信息，對于其業務能力和成績方面的評價則較為少見，甚至根本沒有提及。這就造成了其信息化建設的內容較為空泛，難以展現相關人員的全面狀況。

3.缺乏系統的規范和指導

目前，很多高校在進行人事檔案信息化建設的過程中，都是邊摸索邊前進。在此方面全國范圍內還沒有一個學校建立了完善的檔案管理系統，成為其他各校學習的典范。這就造成很多學校在進行檔案信息化建設的過程中沒有系統化的規范標準，也沒有專業人士對其進行指導，很多資源無法實現共享，也不能滿足高校對其的多樣化需求。

3 高校人事檔案信息化建設實施途徑探索

高校要從多渠道尋找實現人事檔案信息化建設的方法，不斷推進其檔案的信息化建設步伐，讓高校的現代化建設更快、更早的實現。本節，筆者結合自身對人事檔案管理信息化建設的認識，提出以下幾方面的實施途徑。

1.提高人事檔案信息化建設的重視程度

高效進行人事檔案信息化建設，首先需要的是領導層的重視，只有領導層對此引起高度關注，不斷推進其建設的進度，才能保證高校盡快的實現檔案的信息化管理。首先，高校領導要開拓思維，參加相關的培訓或者會議，學習先進的計算機信息管理技術，將之與人事檔案管理有效結合。其次，要對網絡信息平臺進行充分的利用，在進行校園建設的同時，構建關于人事檔案的信息系統。第三，高校管理層要運用多種方式，對本校人事檔案的信息化建設進行大力宣傳，讓全校人員都對此進行關注，甚至可以倡導教師職工與學生對此進行監督。通過意識上的重視，使人事檔案管理具備信息化的條件，實現其信息化的管理。

2.建立相應的規范制度，實行標準化管理

高校在認真貫徹執行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規文件的同時，要結合自身校園的實踐情況，制定相應的規章制度，讓人事檔案的信息化建設在標準化的環境中進行。同時，高校還要健全信息化建設的內容，完善系統中的相應內容，讓被管理的職工檔案更加完善，在進行查詢的時候能夠做到按需查詢。高校在進行制度設定的時候要堅持合理性和合法性原則相結合，建立標準化的規章制度，使高校的人事檔案實行制度化、標準化、規范化的管理。

3.開發資源，建立系統共享

高校人事檔案管理信息化的目標是檔案內容數字化、信息資源網絡化、利用方式便捷化。其人事檔案信息化建設依托于計算機的信息化，要想實現此目標，就要堅持引進高科技的手段，建立各個部門之間的信息共享，保證各個部門在需要的時候能夠及時高效的進行相關人員的檔案查詢。首先，管理人員要將所有需要管理的人事檔案納入系統，在系統中進行數據建立。其次，要運用現代化的信息技術，在各個部門需要的時候能夠及時進行數據調取。第三，人事檔案因為涉及到個人隱私，對于非常重要的相關數據要進行加密處理，對個人隱私進行積極有效的安全保護。總之，高校管理層以及檔案管理人員要積極開發資源，力爭讓檔案信息在安全的基礎上實現共享的最大化。

4.加強管理人員隊伍建設

人事檔案的信息化建設需要管理人員的專業職業能力的配合，因此，建立一支具有專業化的管理人員隊伍能夠縮短信息化建設的進程。首先，管理人員要具有極強的責任感，對所管理的檔案進行認真核對，對系統進行認真管理。其次，要具有一定的現代化科學技術，能夠通過系統進行檔案管理方面的操作。第三，要對管理人員進行專業化的培訓，使管理人員掌握系統操作等方面的專業化知識，并將其進行熟練運用，保證工作的流暢性。第四，具有為人民服務的意識。人事檔案管理人員的工作起根本是一項服務性質的工作，只有管理人員具有服務的意識，才能將工作做好，才能保證檔案管理的高質量。

4 結語

高校人事檔案信息化建設是人事檔案管理工作的未來發展趨勢，其必將給檔案管理帶來更加便捷管理方式，更加高效的服務質量，更加全面的管理職能。因此，無論高校管理層還是檔案管理人員，甚至高校的每一名職工都要參與的信息化建設中，才能讓人事檔案得到更好的管理，才能讓檔案在其工作中發揮更大的價值與作用。

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