高校人事檔案信息化建設(shè)的思索

徐海峰

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)步驟的加快，帶動(dòng)各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，高校人事檔案管理也同樣如此。與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，構(gòu)建新型的高校人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校人事檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，其也必將帶動(dòng)更加全面的檔案管理。本文對(duì)高校人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行研究，提出其信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；人事檔案管理；信息化建設(shè)

科技化的發(fā)展已經(jīng)讓網(wǎng)絡(luò)走入千家萬(wàn)戶(hù)，其同樣走進(jìn)高校的環(huán)境中，給高校的各項(xiàng)管理帶來(lái)方便。當(dāng)信息化建設(shè)與高校的人事檔案相結(jié)合，其所帶來(lái)的將是人事檔案管理中的變革。當(dāng)前，部分高校以及校級(jí)管理層已經(jīng)對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)引起了高度的關(guān)注，將計(jì)算機(jī)的應(yīng)用引入到檔案管理中，使其更加具有規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)了由從前的人工操作轉(zhuǎn)變成為信息化管理，讓信息化的建設(shè)為人事檔案管理增磚添瓦。高校管理層要對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重要意義引起重視，探尋高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，構(gòu)建新型的信息化管理系統(tǒng)。

1 高校進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

隨著社會(huì)的發(fā)展，歷史的變革，高效進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)對(duì)其具有重要的意義，其能夠有效促進(jìn)高校對(duì)人員管理的質(zhì)量的提升，同時(shí)對(duì)于學(xué)校形象的提升也具有重要作用。首先，其能夠提高管理人員的工作效率。將人事檔案的管理納入到信息化系統(tǒng)管理中，能夠有效節(jié)省之前人力勞動(dòng)所產(chǎn)生的人力成本，使檔案管理更加高效、高質(zhì)，其通過(guò)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用減少了錯(cuò)誤發(fā)生的幾率。其次，其能夠使管理人員的業(yè)務(wù)水平得到提高。人事檔案進(jìn)行信息化管理之后，有效節(jié)省了管理人員的管理時(shí)間，讓管理人員能夠有更多的時(shí)間進(jìn)行自身專(zhuān)業(yè)技能的研究和提高，對(duì)于其業(yè)務(wù)水平的提高起到一定的幫助作用。第三，其是高校現(xiàn)代化水平的表現(xiàn)。將人事檔案納入到信息化管理中，從一個(gè)層面反映了高校所進(jìn)行的現(xiàn)代化建設(shè)程度，能夠有效推動(dòng)高效的計(jì)算機(jī)信息化進(jìn)程，讓其更好地為高校服務(wù)。第四，其是時(shí)代發(fā)展的需要。信息化管理水平在高校中的應(yīng)用，體現(xiàn)了我國(guó)國(guó)家或者地區(qū)的科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平，在我國(guó)的信息化建設(shè)中占有重要的地位，是我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的具體表現(xiàn)。因此，加強(qiáng)我國(guó)高校人事檔案信息化建設(shè)不僅是管理人員的需要，是學(xué)校建設(shè)的需要，更加是時(shí)代發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的需要。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

當(dāng)前高校在人事檔案管理中已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，在引入網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中也展現(xiàn)了其優(yōu)勢(shì)所在。但是，不可否認(rèn)的是，高校人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中依然存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)其信息化建設(shè)造成一定程度的阻礙。推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)，需要首先將這些問(wèn)題予以有效解決，從而讓其未來(lái)發(fā)展之路變得更加順暢。

1.人事檔案信息化建設(shè)工作的重視度需待提高

當(dāng)前階段，很多高校已經(jīng)注重了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，并對(duì)其進(jìn)行了很好的發(fā)展。但是，我們也必須看到，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用與其人事檔案管理方面的結(jié)合還不夠充分，高校管理層在此方面的重視程度還不夠，對(duì)其所投入的人力、物力成本還沒(méi)有達(dá)到所需要的程度，很多檔案的管理還沒(méi)有納入到信息化管理中，甚至一部分紙質(zhì)檔案已經(jīng)流失。

2.人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容空泛

當(dāng)前高校在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)于其內(nèi)容的構(gòu)建還沒(méi)有形成有效的體系，大部分高校在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，側(cè)重的是教職工的基本簡(jiǎn)歷或者信息，對(duì)于其業(yè)務(wù)能力和成績(jī)方面的評(píng)價(jià)則較為少見(jiàn)，甚至根本沒(méi)有提及。這就造成了其信息化建設(shè)的內(nèi)容較為空泛，難以展現(xiàn)相關(guān)人員的全面狀況。

3.缺乏系統(tǒng)的規(guī)范和指導(dǎo)

目前，很多高校在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，都是邊摸索邊前進(jìn)。在此方面全國(guó)范圍內(nèi)還沒(méi)有一個(gè)學(xué)校建立了完善的檔案管理系統(tǒng)，成為其他各校學(xué)習(xí)的典范。這就造成很多學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中沒(méi)有系統(tǒng)化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人士對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，很多資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，也不能滿(mǎn)足高校對(duì)其的多樣化需求。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)實(shí)施途徑探索

高校要從多渠道尋找實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的方法，不斷推進(jìn)其檔案的信息化建設(shè)步伐，讓高校的現(xiàn)代化建設(shè)更快、更早的實(shí)現(xiàn)。本節(jié)，筆者結(jié)合自身對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，提出以下幾方面的實(shí)施途徑。

1.提高人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

高效進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)，首先需要的是領(lǐng)導(dǎo)層的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)此引起高度關(guān)注，不斷推進(jìn)其建設(shè)的進(jìn)度，才能保證高校盡快的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要開(kāi)拓思維，參加相關(guān)的培訓(xùn)或者會(huì)議，學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，將之與人事檔案管理有效結(jié)合。其次，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行充分的利用，在進(jìn)行校園建設(shè)的同時(shí)，構(gòu)建關(guān)于人事檔案的信息系統(tǒng)。第三，高校管理層要運(yùn)用多種方式，對(duì)本校人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行大力宣傳，讓全校人員都對(duì)此進(jìn)行關(guān)注，甚至可以倡導(dǎo)教師職工與學(xué)生對(duì)此進(jìn)行監(jiān)督。通過(guò)意識(shí)上的重視，使人事檔案管理具備信息化的條件，實(shí)現(xiàn)其信息化的管理。

2.建立相應(yīng)的規(guī)范制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

高校在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理?xiàng)l例》等的法律法規(guī)文件的同時(shí)，要結(jié)合自身校園的實(shí)踐情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，讓人事檔案的信息化建設(shè)在標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境中進(jìn)行。同時(shí)，高校還要健全信息化建設(shè)的內(nèi)容，完善系統(tǒng)中的相應(yīng)內(nèi)容，讓被管理的職工檔案更加完善，在進(jìn)行查詢(xún)的時(shí)候能夠做到按需查詢(xún)。高校在進(jìn)行制度設(shè)定的時(shí)候要堅(jiān)持合理性和合法性原則相結(jié)合，建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，使高校的人事檔案實(shí)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。

3.開(kāi)發(fā)資源，建立系統(tǒng)共享

高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。其人事檔案信息化建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)的信息化，要想實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，就要堅(jiān)持引進(jìn)高科技的手段，建立各個(gè)部門(mén)之間的信息共享，保證各個(gè)部門(mén)在需要的時(shí)候能夠及時(shí)高效的進(jìn)行相關(guān)人員的檔案查詢(xún)。首先，管理人員要將所有需要管理的人事檔案納入系統(tǒng)，在系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)建立。其次，要運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在各個(gè)部門(mén)需要的時(shí)候能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取。第三，人事檔案因?yàn)樯婕暗絺€(gè)人隱私，對(duì)于非常重要的相關(guān)數(shù)據(jù)要進(jìn)行加密處理，對(duì)個(gè)人隱私進(jìn)行積極有效的安全保護(hù)。總之，高校管理層以及檔案管理人員要積極開(kāi)發(fā)資源，力爭(zhēng)讓檔案信息在安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)共享的最大化。

4.加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)需要管理人員的專(zhuān)業(yè)職業(yè)能力的配合，因此，建立一支具有專(zhuān)業(yè)化的管理人員隊(duì)伍能夠縮短信息化建設(shè)的進(jìn)程。首先，管理人員要具有極強(qiáng)的責(zé)任感，對(duì)所管理的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)真管理。其次，要具有一定的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，能夠通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理方面的操作。第三，要對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，使管理人員掌握系統(tǒng)操作等方面的專(zhuān)業(yè)化知識(shí)，并將其進(jìn)行熟練運(yùn)用，保證工作的流暢性。第四，具有為人民服務(wù)的意識(shí)。人事檔案管理人員的工作起根本是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，只有管理人員具有服務(wù)的意識(shí)，才能將工作做好，才能保證檔案管理的高質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，其必將給檔案管理帶來(lái)更加便捷管理方式，更加高效的服務(wù)質(zhì)量，更加全面的管理職能。因此，無(wú)論高校管理層還是檔案管理人員，甚至高校的每一名職工都要參與的信息化建設(shè)中，才能讓人事檔案得到更好的管理，才能讓檔案在其工作中發(fā)揮更大的價(jià)值與作用。

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