在辨析“目錄管理”中提升高校檔案工作

蔡雨

摘 要：通過研究其推行的過程，執行的效果，分析其對高校檔案工作的現實作用，探尋其可能產生的中期影響。

關鍵詞：辨析；目錄管理；提升；高校檔案

高校檔案工作“目標管理”的提出，為高校檔案工作提出了一個近期工作目標。自推行以來，通過對高校的檔案工作量化的測試和標準的評定，使其在檔案工作管理體制 、列入學校各項管理、檔案工作業務建設、檔案信息開發利用等方面受到了全面地檢驗、規范地考核，從近幾年推廣的情況看，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。高校檔案工作自此有了一個統一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標準尺度的衡量下，優者勝出。

高校檔案“目標管理”的推行狀況和實施特點：

1 其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發展進程

1.增強檔案意識，建立高校檔案領導體制

近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。

2.加強隊伍建設，檔案管理形成網絡

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學 校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。

3.建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。

4.檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與 學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。

5.引入現代化手段，主動開發檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被 動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2 其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

1.硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

2.軟件收益顯著提高：

領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視， 客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。

3 從推進程度分析其實施過程的難點

“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的 有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載 內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去 其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作 用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔助性，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整 體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。

4 從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響

從目前高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點和 檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經過整體考評過程后，總感覺有些缺憾。 在實際考核和驗收過程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實際工作的量化程 度及考評前后的差異狀況未能充分體現出來。這樣會出現一些負效應，一些學校在初步了解 了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實內 功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據此預測其中期效果，終究 會對高校檔案工作“目標管理”的整體運作蒙上一層陰影。另外從考評結果看，一些學校反 映考評后的獎勵由于學校受到某些因素的制約無法兌現，若此現象發展至在數量上具有一定的代表性，勢必在一定程度上影響檔案人員繼續取進的積極性。既然是依法治檔，檔案行政 管理機關能否以此為依據，向有關的財政部門申請專項經費用于此項活動的表彰和獎勵。這 樣，既可緩解不校經費緊張狀部分，又可保證此項工作持續執行的效果。高校檔案工作“目標管理”對高校檔案工作產生的影響實行高校檔案工作“目標管理”對高校檔案工作總體發展水平不均衡，檔案工作尚未與高校 整體工作完全實現“四同步”，檔案干部素質差異較大，檔案部門環境設施有待進一步改善 ，檔案信息開發薄弱于基礎業務建設等高校檔案工作現存的問題，具有較好的“醫治”作用 。一定程度上可以改善或緩解目前存在于高校檔案部門的尖銳矛盾，相信經過一段時間的努力，高校檔案工作的整體水平會在現有基礎上整體提高。此外，隨著檔案工作“目標管理” 等級地遞進，從“目標管理”的內容，可見檔案工作重點逐步從基礎建設轉至現代化管理， 其所占比重也在逐步遞增。既然高校檔案工作“目標管理”設置者在其設置初衷，已預測到 檔案工作發展趨勢，主觀規定了其發展軌跡，相信在進一步推向深入的過程中，客觀上會在 中期發展階段看到其顯著軌跡，相信在進一步推向深入的過程中，客觀上會在中期發展階段 看到其顯著成效。但是，前文述及的某些問題也不容忽視。倘若在近期解決不好，勢必成為 阻礙發展的隱患，其日積月累的負面效應，會逐漸吞噬高校檔案工作“目標管理”的主體。

為此，應給予高度重視。盡快采取有效措施，以利該項工作全面、深入的推進和發展。