試論企業檔案與企業文化建設

臨淄區煙草專賣局（營銷部）　益學榮

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試論企業檔案與企業文化建設

臨淄區煙草專賣局（營銷部）益學榮

摘 要：企業檔案和企業文化建設作為企業基礎管理的重要組成部分，在企業發展中發揮著重要作用。其中，企業檔案是企業發展的記錄，也是企業文化建設的參考依據。企業文化建設則可以豐富企業檔案的內容，為生產力轉化為經濟效益提供動力。在全球文化交融與碰撞日益激烈的今天，文化建設也成為企業建設的重點內容。企業可以檔案建設為載體和窗口來進行文化建設，也可以發揮檔案在企業管理中的作用，深入挖掘企業檔案中的文化資源，進行企業文化編研工作，豐富企業文化內涵，提升企業形象和文化品位。本文從企業檔案與企業文化的內在關聯入手，就企業檔案服務企業文化建設的路徑進行了研究，以期能對企業文化與檔案建設有所幫助。

關鍵詞：煙草行業 企業檔案 企業文化 建設路徑

標準化管理是新時期企業管理的新方向，也是提高企業管理效率的有效手段。為了進一步提高煙草行業的科學化管理水平，在國家煙草專賣局的推動下，煙草行業全面開展了標準化管理工作。充分利用企業自有檔案和文化資源，提高企業內部活力與外部競爭力，也成為企業努力的新方向。隨著檔案管理設施的全面升級和企業文化建設環境的日益成熟，煙草企業的檔案管理工作和企業文化工作面貌都發生了顯著變化。但是，整體來看，煙草企業檔案建設和文化建設水平仍有待進一步提高，這不得不引起我們的關注。

1 論企業檔案與企業文化的內在關聯

1.1 企業檔案的特定文化屬性

企業檔案指在企業發展過程中所形成的具有保存價值的圖表、文字、影像等資料。企業檔案是企業成長、發展的歷史記錄，它是各種有價值的檔案信息的綜合體。企業檔案中的企業歷史、文化影像資料等企業文化建設素材，可以為企業文化建設提供有益參考。企業檔案及檔案收集、管理和編目工作也因此而具有一定的文化屬性（如文化自覺性），這些活動的實施和進行，本身就是企業文化活動在檔案管理領域的落實。

1.2 企業文化中有許多有價值的檔案元素

企業文化管理的優秀成果，作為企業文化成長、發展的“印記”，也會以檔案的形式被記錄下來，成為企業檔案管理的內容。對于那些有著幾十年發展歷史的煙草企業來說，他們在不同發展時期的管理思想、管理哲學、管理制度、文化成果等，都可以檔案的形式記錄、保存下來，為企業文化建設提供憑證和參考資料。

1.3 企業文化對企業檔案的影響作用

企業文化是企業檔案信息管理的重點，許多企業在創建之初就著手檔案記錄和積累工作。與此同時，企業文化還會給企業檔案信息工作如鑒定、收集帶來影響，如檔案管理人員在檔案收集、鑒定工作中，有時候要以文化建設為參考來鑒定檔案的價值和意義，這就賦予了企業檔案一定的文化價值與文化內涵。

2 企業檔案之于企業文化建設的作用

我國許多煙草企業都有著悠久的發展歷史，一些煙草企業起步于民國時期，歷經風雨洗禮。在悠久的發展歷程中，許多煙草企業積累了大量的館藏檔案，囊括了企業生產、經營與管理的各個方面，記載和反映了煙草企業的技術資質、工藝流程、生產榮譽和專利成果等。這些檔案資料，是企業的無形資產，他們都有可能變成激勵企業職工奮發前進的材料，為企業文化建設提供有益借鑒。下面本文就企業檔案在文化建設中的作用一一展開論述。

2.1 企業檔案是企業文化建設的客觀依據

作為企業的一部分，企業文化不可能脫離企業發展實際和自身特征而存在，煙草企業在企業文化建設中也必須參考企業發展歷史、結合企業實際來進行。因此，企業檔案資料上會帶有明顯的時代印記，企業檔案可以折射出企業在不同歷史時期的經營哲學、管理成果和發展變化。透過企業檔案，我們可以管窺企業發展史，理清企業發展脈絡。借助企業文化，企業可以宣傳企業管理理念和企業精神。同樣，企業文化工作者也可以企業檔案為依據提煉企業精神，組織各類文化活動，編撰企業宣傳冊。總之，企業檔案可以為企業文化建設提供依據，可以有力推進企業文化的傳承。

2.2 企業檔案是企業文化建設的參考

企業檔案涉及的層面和內容都非常廣，不論是有形的企業文書、科研、基建檔案，還是形式多樣的企業聲像、實物檔案，對于企業來說，都是寶貴的財富。不同歷史時期的企業檔案的內容和檔案載體都是不同的，如在新媒體廣泛使用前，企業檔案就以紙質、實物檔案為主。在新媒體時代，電子檔案在企業館藏檔案中的比重越來越大。許多經過特殊篩選、加工而成的檔案資料，還帶有獨特的文化魅力。通過檔案研究，我們可以更加清楚地認識企業的發展特色、認清企業所處環境，才能從中吸取企業經營管理經驗，才能將企業文化繼承與文化創新銜接起來，促進企業快速發展。

2.3 企業檔案是企業文化建設的歷史遺存

如果說企業文化是企業的無形資產，那么企業檔案就是有價值的、各種形式的歷史記錄，是企業生產實踐活動的真實與客觀記載。企業在發展進程中，無論企業文化精神，還是企業技術成果，都可以檔案的形式記錄下來。企業檔案作為企業社會實踐的直接積累與物化形態，真實地記錄了企業的優良傳統，也是可以完整展現企業歷史面貌的寶貴資源。檔案除了自身固有的文化特性外，還具有信息整合性、價值目標導向性，從檔案著手，我們可以全面了解企業發展建設史，管窺企業發展由量變到質變的全過程。

3 企業檔案服務企業文化建設的設想

隨著社會經濟的發展，企業的文化自覺性不斷提高，煙草企業在檔案管理上也與時俱進，加大了檔案中心建設投入力度，并以信息建設為契機，更新了一批硬件設備，培養了一批專業人才，企業檔案管理信息化、規范化水平不斷提高。不過，在社會主義建設新時期，煙草企業要想在檔案管理服務文化建設之路上走得更穩，要想真正發揮檔案管理工作優勢，還要做好以下幾點。

3.1 以檔案管理為陣地來傳播企業文化

借助煙草企業標準化工作開展的大好時機，煙草企業要制定完善的軟文化建設目標，突出企業檔案室及檔案工作在企業管理中的地位，以檔案管理為抓手，宣傳和建設企業文化。這就要求煙草企業首先要加強企業檔案室建設，加大檔案管理軟硬件投入，建設高規范、高配置的企業檔案室，對檔案室進行升級改造，變企業檔案中心為企業文化傳播窗口。企業檔案部門則要圍繞企業中心工作，強化各類文化建設文件的落地應用，強化檔案管理工作的規范程度，加大聲像、照片、實物等各類檔案的收繳力度，利用高科技手段做好文書、科研、會計、基建、設備資料等紙質檔案的存放管理工作，構建立體化的檔案室，變檔案室為企業歷史資料匯聚地、文化中心和文化形象窗口。

3.2 深入挖掘檔案資源，營造文化氛圍

企業檔案中有許多企業歷史文化資料，這些資料不但是企業發展的記載，還可以給企業文化建設帶來潛移默化的影響，并且，這種影響在特定的時候還能繼續放大、逐步延伸。立足于企業檔案管理，企業檔案人員可將檔案管理與文化建設結合起來，形成企業文化建設與檔案管理良性互動的大環境，如此一來，靜止的檔案就變成了企業文化的活水源頭，企業文化在發展建設中還能積極吸取檔案資料的營養，完成發展與創新。因此，企業檔案部門要結合企業發展實際和文化建設選題，深挖企業檔案資源，爭取在挖掘檔案資源的基礎上豐富企業文化內容。如企業檔案部門可結合不同時期的企業檔案資料，編撰企業大事記和企業設備發展概況、編研企業經營史和企業品牌名目，以進一步構建有利于企業文化建設的大環境，增強員工榮譽感，提高工作積極性。

3.3 提升檔案在無形資產評估中的作用

檔案是企業的無形資產，在市場競爭日趨激烈的今天，檔案在企業資產管理中的作用不斷增強，通過檔案建設促進企業無形資產增值，也成為企業管理中關注的重點。在企業生產經營過程中，與企業資產管理尤其是無形資產管理有關的科研、文書、基建、會計、聲像、設備、實物如業績報告、審計資料、質保認證書和經濟報表等，都有可能成為企業今后無形資產評估實踐的依據。因此，煙草企業檔案部門要加強與企業無形資產管理有關的檔案收集，做好企業表彰材料、生產標準、營銷合同、經營協議、客戶資料、合同履行等多種檔案的收集整理工作，為企業無形資產的評估、管理提供有利條件，切實發揮檔案在企業管理中的積極作用。

3.4 利用公開檔案增強內部凝聚力

真誠與尊重是企業管理的基礎，廠務公開則是現代煙草企業建設的根本。煙草企業的檔案管理要以廠務公開為基點，將企業戰略目標的落實情況、發展經驗等都涵蓋進去，爭取能讓職工通過內容全面、形式規范的檔案信息吸取經驗教訓，看到美好的未來。在加強檔案管理的同時，企業還要加強開放式檔案閱覽室建設，完善內部電子檔案系統，提高企業內部檔案管理數字化水平，為職工檔案資料查閱、瀏覽和利用提供便利。需要指出的是，在重大決策之際，在與員工切身利益有關的問題處理上，煙草企業檔案人員更要堅持以人為本的原則，做好檔案記錄與歸類管理，并輔助其他部門做好內部溝通平臺建設，積極進行上下級意見傳達，以增強內部凝聚力，推進和諧企業建設。

3.5 將檔案管理與文化建設結合起來

檔案資源中的企業發展實踐經驗和心得體會，有著豐富的文化精神內涵。要想發揮企業檔案在文化建設中的潛在能力，煙草企業必須要在各類文化檔案收集整理的基礎上，加強檔案工作管理研究，并通過各種方式釋放檔案的價值。具體來說，煙草企業首先要結合文化建設需要深層次開發各類檔案信息資源，并結合企業文化建設側重點，挖掘企業不同時期、重大事件中具有教育意義的事件和人物，豐富企業文化檔案的內容。其次，煙草企業要結合企業民主管理、文化建設需求，拓寬檔案工作領域，并將企業檔案融入到企業文化建設中去，開展各種文化活動，以提升企業的文化品位。如在重大節日，企業可以開展各種檔案展覽、歷史教育、節慶活動，以提高員工認識，增強企業活動的文化厚重感。

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中圖分類號：F272.9

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2015）06（c）-037-03