中職學校基建檔案科學化管理

戴冰凌

摘??要：中職學校基建檔案是中職學校整體規劃和建設管理的重要組成部分，是學校實行各項評估的重要內容之一，因此，加強中職學校檔案管理工作是十分重要的。詳細闡述了中職學校基建檔案的特質和效能，分析了如何實現中職學校基建檔案的科學化管理，提出了加強基建檔案科學化管理的相關建議。

關鍵詞：中職學校;基建檔案;科學化管理;整體規劃

中圖分類號：G472.4??????????????文獻標識碼：A???????????????DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.01.047

1??中職學校基建檔案的特質

中職學校基建檔案從內容上分為基建文件材料、施工文件材料和竣工圖紙材料三部分。基建文件材料是中職學校整理的有關建筑申請、規劃、征地、竣工償結等文件材料;施工文件材料是施工單位整理的施工許可證和有關地基、基礎原材料的各種記錄和竣工驗收的有關材料;竣工圖紙材料主要包括建筑、結構、設備、電氣、供水等專業的設計說明書和竣工圖紙。

2??中職學校基建檔案的效能

2.1??可參照和可重復利用作用

基建檔案承載了中職學校基建的所有信息，它真實地記載了學校，學校內的建筑物、構筑物的位置，客觀地反映了各類建筑物、各種管線的計劃、規劃、設計、施工、改建等方面的情況。該檔案主要包括投資計劃、預算、決算的真實數據和方案設計、更改的過程，它是科技人員、工程技術人員用集體智慧在實踐中創造的成果，其中蘊含著大量有價值的信息，而信息本身也是知識形態的商品。

在中職學校建設的過程中，基建檔案是可以多次重復利用的。而信息的價值也不是利用一次就能全部轉移到成果中的，這是其很重要的一個特性。中職學校基建檔案也具備多次利用的屬性。中職學校基建檔案不僅經過了施工的考驗，還接受了實踐的檢驗。它的重復利用不但可以加快施工速度，而且還可以節省勞動耗費，提高經濟效益和工作效率，不走或少走彎路。

2.2??憑證作用和法律效用

基建檔案記載了房產、地產和設備產權形成的全過程，是學校界定產權關系的法律依據和法定根據。用好基建檔案，可以有效避免和解決產權糾紛。

中職學校基建檔案是一個學校建校過程中所有的資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預算、記錄等技術資料。它客觀地記載了當時的歷史情況，反映了中職學校基本建設的完整過程。其中，有很大一部分依據性文件，比如基本建設工程項目任務書、建設書、批復報告、可行性研究、規劃、征地和計劃投資等。

2.3??在學校建設中具有增值作用

中職學校基建檔案自身的特殊性決定了其在較長時期內發揮的現行效用。從建筑物的效能來講，建筑物的竣工是建筑物發揮功用的基礎，建筑物使用的長時性決定了基建檔案管理的效能性。基本建設完成后，建筑物的結構、性質等內容可以在檔案中體現出來。在建筑物的產權認定及以后維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關管理工作中，基建檔案也起到了一定的證明作用，所以，中職學校基建檔案管理工作具有長時程的實用效能性的特點。

隨著基建檔案的基本歸檔和完善，在各種生產實踐和經濟活動中，它可以直接或間接地起到增值作用。實踐證明，學校基礎設施的維護和管理是離不開基建檔案的。基建檔案是維修、使用等檢修工程對象的唯一依據。在工程對象改建、擴建或被破壞后維復的過程中，基建檔案是非常重要的。中職學校的工程建設項目，比如教學樓、實驗樓、圖書館等，必須保證檔案的完整性、正確性和系統性，這樣才能在維修、改建的過程中發揮它的憑證和查考的功能。同時，一般檔案的增值作用是間接的，所收經濟效益和社會效益緩慢且不明顯。但是，基建檔案可以在生產實踐活動中產生直接、明顯的增值效果。中職學校基建檔案可以在今后的擴建、改建、維修工程項目中節省大量的人力、物力和財力。由此可見，基建檔案管理在中職學校的經濟活動中是一項非常重要的工作。

3??中職學校基建檔案管理的科學化

由于有些中職學校相關人員的檔案意識不強，缺乏專職管理人員和現代化管理手段等問題，我國中職學校基建檔案管理工作有一定的滯后性。如何實現中職學校基建檔案的科學化管理，主要要做好以下幾方面的工作。

3.1??提高認識，加強領導

中職學校基建檔案是研究學校建立和發展的重要參考依據。因此，在學校中，要不斷加強對《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的宣傳力度，利用圖片、學校廣播等媒體宣傳，使廣大教職工充分認識到基建檔案的重要性，樹立科學的基建檔案管理意識。

領導的重視和支持是搞好基建檔案工作的關鍵。中職學校要徹底改變檔案工作，把基建檔案的形成、積累、整理、立卷、歸檔工作納入基建規劃、計劃、管理制度中，對基建檔案材料提出目標要求，并將其納入專職檔案管理人員職責范圍內，實行集中統一領導、統一管理，做到專人負責管理，保證基建檔案工作的質量。

3.2??建立健全基建檔案管理機制

建章立制是中職學校基建檔案管理工作的保障。為了實現中職學校基建檔案的科學化管理，保證檔案材料的完整性、準確性和系統性，使基建文件材料的形成、積累、立卷和歸檔工作制度化、規范化，中職學校必須制訂基建檔案管理辦法，建設指揮部門檔案資料管理暫行規定、工程驗收和房產驗收交接工作流程等規章。

同時，中職學校基建檔案管理人員要把工作關口前移，提前介入建設工程，及早掌握工程建設情況和第一手資料，定期或不定期到現場檢查、指導施工單位和監理單位做好檔案管理工作，檢查文件材料的收集是否完整，制定的工作流程是否符合標準要求，竣工圖紙的修改是否有依據或圖物是否相符，簽署的內容是否真實、合法、有效，案卷整理是否標準、規范，檔案的保管是否安全，利用工作是否正常有序等，只有這樣才能有效把握文件、材料的可信度。如果發現不符合歸檔要求或內容不齊全的材料，要及時追索，嚴格按照高等學校檔案工作規范中基建文件、材料歸檔范圍和流程工作，確保歸檔材料的完整性和準確性。

3.3??創新管理方式

創新中職學校基建檔案管理是時代的要求。傳統的基建檔案資料主要是以紙質、實物為載體，不便于管理和重復使用，特別是圖紙，如果經常翻閱和折疊，是比較容易損壞的。隨著時代的發展，要利用現代化技術將紙質載體檔案轉化為全文、全圖、全聲的電子信息數據，以便于利用計算機自動檢索和查閱。這樣做，檔案工作也就得到了更大的發展。中職學校要加大硬件投入，配置必要的計算機、工程復印機、曬圖機、掃描儀和繪圖儀等，引進現代化管理技術，為檔案管理現代化、電子化提供物質基礎。在收集基建檔案資料時，可以要求設計單位提供電子圖紙，把設計變更完整地反映在圖紙上。同時，利用掃描等技術將以前大量的、有保存價值的圖紙檔案轉化為電子檔案。如果有條件，可以進一步將文件矢量化，以便可以直接利用文件。同時，分類、編目各類基建技術資料、圖紙和聲像資料，進行計算機數字化處理，把檔案全文信息輸入數據庫，最終采用科學、先進的應用軟件存儲、管理和利用檔案信息。這樣，既節約了存儲空間，方便查找和使用，也緩解了保存與利用之間的矛盾，為檔案編排管理效率、檢索速度和查準率的提高奠定了基礎。

4??結束語

綜上所述，中職學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分。因此，要先設置專門機構，為學校檔案管理工作培養高素質專職人員;建立健全基建檔案管理機制，保證檔案材料的完整性、準確性和系統性;創新中職學校基建檔案管理，順應時代的要求。

參考文獻

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〔編輯：白潔〕

Vocational?Schools?and?Scientific?Management?of?Infrastructure?Archives

Dai?Bingling

Abstract：?Vocational?schools?is?an?important?part?of?the?infrastructure?archives?vocational?schools?overall?planning?and?construction?management，?is?an?important?part?of?the?assessment?of?the?implementation?of?the?school，?therefore，?strengthen?vocational?school?records?management?work?is?very?important.?Elaborated?the?qualities?and?effectiveness?of?vocational?school?infrastructure?archives，?analyzing?how?to?implement?vocational?school?infrastructure?archives?scientific?management，?proposed?to?strengthen?the?scientific?infrastructure?archives?management?recommendations.

Key?words：?vocational?schools;?infrastructure?archives;?scientific?management;?overall?planning