淺談如何發(fā)揮財(cái)務(wù)制度在管理中的有效作用

周亞楠

摘要：要想使財(cái)務(wù)制度在企業(yè)管理中充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須解決制度本身的缺陷，也就是財(cái)務(wù)制度在設(shè)計(jì)過程中必須了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)及管理基礎(chǔ)，制定切合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營及管理的財(cái)務(wù)制度，并采取措施讓制度真正落到實(shí)處。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)制度 管理

財(cái)務(wù)制度是企業(yè)財(cái)務(wù)行為的基本規(guī)范，切實(shí)可行財(cái)務(wù)制度是企業(yè)經(jīng)營管理中必不可少的利器，如何有效發(fā)揮財(cái)務(wù)制度在企業(yè)管理中的作用，是企業(yè)發(fā)展過程必須面對(duì)和解決的問題。

但現(xiàn)實(shí)情況是，財(cái)務(wù)制度在很多企業(yè)都流于形式，沒有在企業(yè)管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，分析原因可歸納為兩方面：第一，財(cái)務(wù)制度自身存在缺陷，設(shè)計(jì)和制定時(shí)沒結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)情況，可操作性差。設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)制度不僅需要運(yùn)用財(cái)務(wù)管理知識(shí)，以國家會(huì)計(jì)法規(guī)為前提，還要結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)。如：企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)、發(fā)展階段、管理手段等，只有充分了解企業(yè)業(yè)務(wù)流程并發(fā)現(xiàn)問題，針對(duì)性解決問題，才能設(shè)計(jì)出具用可操作性的財(cái)務(wù)制度。第二，制度落實(shí)不到位，執(zhí)行不利。除了上述提到的制度本身的設(shè)計(jì)和制定的缺陷外，重視程度不夠、執(zhí)行不力，也是制度得不到落實(shí)的原因，因此要保證制度能徹底落實(shí)，必須采取一系的措施和手段。

一、設(shè)計(jì)科學(xué)適用的財(cái)務(wù)制度克服制度本身缺陷

1.設(shè)計(jì)適用的財(cái)務(wù)制度必須了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程

管理就是解決企業(yè)在經(jīng)營中遇到的問題，財(cái)務(wù)制度就是對(duì)企業(yè)在經(jīng)營中容易出現(xiàn)的問題，通過制度規(guī)范提前預(yù)防，因此財(cái)務(wù)制度的設(shè)計(jì)過程實(shí)質(zhì)上是發(fā)現(xiàn)問題，通過分析找到解決問題方法和措施的過程。因此要設(shè)計(jì)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的財(cái)務(wù)制度，必須先了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研前必須事先擬好調(diào)研提綱，并采取一系列的調(diào)查方法。調(diào)查的方法大致可分為，實(shí)地考察法、問卷法、訪談法等。實(shí)地考察法直接了解業(yè)務(wù)流程，并查看相應(yīng)的單據(jù)及審批手續(xù)；問卷法是以書面提出問題方式收集資料；訪談法，做好訪談綱，在訪談過程注意做好記錄、錄音等。

這里建議采用實(shí)地考察法與訪談法結(jié)合，企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的單據(jù)是會(huì)計(jì)核算工作的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量直接決定財(cái)務(wù)管理的成敗，因此單據(jù)管理工作直接暴露企業(yè)管理中基礎(chǔ)工作的規(guī)范性，內(nèi)控管理存的風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)訪談通過與業(yè)務(wù)流程中實(shí)際人員接觸，能知道實(shí)際工作中細(xì)節(jié)管理方面的問題，從而對(duì)企業(yè)管理現(xiàn)狀進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)改善習(xí)慣性不合理的業(yè)務(wù)流程提高企業(yè)效益非常有幫助。

例如：工業(yè)企業(yè)與商品零售行業(yè)管理重點(diǎn)就有所差別，工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)流程是先出貨，后收款，應(yīng)收賬款的管理就成為工業(yè)企業(yè)共性問題；商品零售行業(yè)出貨與收款是同時(shí)進(jìn)行，基本不存在應(yīng)收賬款，但現(xiàn)金及零售商品安全性成為管控的重點(diǎn)，特別是直營連鎖模式對(duì)門店現(xiàn)金管理尤為重要。

2.財(cái)務(wù)制度設(shè)計(jì)思路

以會(huì)計(jì)核算制度為基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)制度與會(huì)計(jì)制度是相輔相成。財(cái)務(wù)制度是規(guī)范管理，會(huì)計(jì)制度是核算管理，本著會(huì)計(jì)制度和財(cái)務(wù)制度二者的關(guān)系，在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)制度時(shí)，可以全面系統(tǒng)對(duì)企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表及利潤表內(nèi)容進(jìn)行分析，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，從而進(jìn)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范；同時(shí)結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定與之相應(yīng)的內(nèi)控制度及全面預(yù)算管理制度，結(jié)合企業(yè)管理運(yùn)用的手段制定與之配套的財(cái)務(wù)管理制度及規(guī)范流程。

二、制定適合企業(yè)發(fā)展的財(cái)務(wù)制度

（一）財(cái)務(wù)制度分類

從管理需求的角度財(cái)務(wù)制度可分為以下四類

第一類：財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置及財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)范圍、財(cái)務(wù)人員聘用及管理?xiàng)l例。

第二類：與會(huì)計(jì)法規(guī)、會(huì)計(jì)制度聯(lián)系緊密，企業(yè)資產(chǎn)、資金核算及管理制度。企業(yè)資產(chǎn)管理主要是對(duì)企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)內(nèi)容的管理，包括貨幣資金、存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、成本管理、銷售收入、利潤分配等管理辦法和程序，以及為核算制定的實(shí)施基礎(chǔ)計(jì)量和計(jì)價(jià)等方面制度，包括：固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)、費(fèi)用攤銷等。

第三類：與風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)內(nèi)控制度。包括資產(chǎn)控制、負(fù)債控制、成本費(fèi)用控制、投資、籌資風(fēng)險(xiǎn)控制、全面預(yù)算制度等

第四類：與企業(yè)管理采用手段相關(guān)的制度。如：會(huì)計(jì)電算化、企業(yè)信息化管理制度。

（二）制定適合企業(yè)發(fā)展的財(cái)務(wù)制度

1.結(jié)合企業(yè)自身經(jīng)營特點(diǎn)

以盤點(diǎn)制度為例：盤點(diǎn)制度存在于任何企業(yè)中，適合企業(yè)的盤點(diǎn)制度，必須結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，把盤點(diǎn)中容易出現(xiàn)的問題以及注意事項(xiàng)要寫進(jìn)盤點(diǎn)制度。珠寶行業(yè)的鉆石盤點(diǎn)，有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人都知道，30分以上有國際證書的鉆石在鉆石腰棱上有證書編號(hào)，拿高倍放大鐿能看到與國際證書一致的條碼，這個(gè)條碼是唯一的，是鉆石身份象征，在珠寶企業(yè)的盤點(diǎn)制度中必須規(guī)定盤點(diǎn)細(xì)則，30分以上鉆石必須逐項(xiàng)查看腰棱號(hào)碼是否與國際證書相符。企業(yè)財(cái)務(wù)人員會(huì)變動(dòng)，也不是全有行內(nèi)經(jīng)驗(yàn)的，盤點(diǎn)細(xì)則在制度中有明確規(guī)定，就能避免因人員變動(dòng)給企業(yè)帶來因操作不當(dāng)帶來的管理問題。

2.結(jié)合企業(yè)不同時(shí)期的管理手段

企業(yè)不同時(shí)期的管理手段不同，制定的財(cái)務(wù)制度必須與之相適應(yīng)不能一勞永逸。

初創(chuàng)型公司管理手段受企業(yè)資金限制，管理系統(tǒng)功能不完善，不能達(dá)到管控效果。制定與之相適應(yīng)的崗位職責(zé)與管理規(guī)范，特別是單據(jù)方面的管理，更需要細(xì)則，對(duì)財(cái)務(wù)人員崗位操作規(guī)范要求更細(xì)，系統(tǒng)的不完善，必須通過制度把關(guān)。當(dāng)公司不斷發(fā)展管理手段也在不斷提升，財(cái)務(wù)管理制度也應(yīng)隨之修訂完善，特別是具有指導(dǎo)意義的管理流程和崗位職責(zé)方面的制度及內(nèi)控方面的制度不能三、五年都不變。

以零售業(yè)為例，公司成立初期只有一、兩家直營店，為了節(jié)省資金，供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)相對(duì)落后，門店現(xiàn)金管理沒有納入供應(yīng)鏈系統(tǒng)，就必須要求門店每天必須借助EXECL表填寫資金日?qǐng)?bào)表，這階段的現(xiàn)金管理制度就必須詳細(xì)規(guī)定每日資金日?qǐng)?bào)表如何填寫報(bào)送。發(fā)展到幾十家，更新了ERP系統(tǒng)，資金日?qǐng)?bào)表納入ERP管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成門店的每日資金報(bào)表，這時(shí)原有制度就需要修改，財(cái)務(wù)人員工作崗位職責(zé)也需要修訂，新制度規(guī)定要求財(cái)務(wù)人員每日上班必須檢查ERP系統(tǒng)中的門店資金日?qǐng)?bào)表，超過規(guī)定的限額提醒門店必須存入銀行，在新的ERP系統(tǒng)中除現(xiàn)金存入銀行這項(xiàng)可操作外，其他均由系統(tǒng)自動(dòng)生成，減少人為操控風(fēng)險(xiǎn)。

3.結(jié)合企業(yè)不同發(fā)展階段的管理需求

企業(yè)所處的發(fā)展階段不同，管理需求也不同，財(cái)務(wù)管理制度側(cè)重點(diǎn)也不同。

對(duì)于基礎(chǔ)管理薄弱的企業(yè)，財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理制度的制定一定要具用可操作性和指導(dǎo)性，這關(guān)乎企業(yè)未來發(fā)展速度和規(guī)模。基礎(chǔ)薄弱的企業(yè)，隨著業(yè)務(wù)不斷增加、規(guī)模擴(kuò)大就會(huì)暴露很多管理問題，使企業(yè)管理者忙于救火，成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的瓶頸。

對(duì)于處于擴(kuò)張期企業(yè)現(xiàn)金流的管理尤為重要，特別是內(nèi)控制度建立，必須將籌資、投資風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控制度放在首位。許多企業(yè)的消失都是敗在擴(kuò)張期沒有做好現(xiàn)金流的管理，因此建立完善的投資制度、籌資制度、業(yè)務(wù)流程管控制度、全面的預(yù)算制度成為這個(gè)時(shí)期企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)工作。

成熟型的公司現(xiàn)金流穩(wěn)健，市場(chǎng)也趨于飽和，公司增長(zhǎng)緩慢，這個(gè)時(shí)期的企業(yè)必須向內(nèi)部管理要效益，加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，許多公司表面看似管理沒有問題，細(xì)分析發(fā)現(xiàn)資源浪費(fèi)不少。建立全面預(yù)算管理制度、做好成本、費(fèi)用、等方面管控，減少資源浪費(fèi)。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)制度的實(shí)施與應(yīng)用

財(cái)務(wù)部是制度的執(zhí)行部門，制度能否得到落實(shí)執(zhí)行制度的人是關(guān)鍵。

1.建立與制度配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制

以差旅費(fèi)制度為例，每個(gè)企業(yè)都有的差旅費(fèi)制度，員工出差借款往往報(bào)銷不及時(shí)，如果財(cái)務(wù)人員不追回，有的超過一個(gè)月，甚至兩三個(gè)月不還，因此從兩方面進(jìn)行管理，一是在財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)中明確規(guī)定，每個(gè)月必須對(duì)業(yè)務(wù)往來進(jìn)行管理，注明業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間，對(duì)于超過兩個(gè)月的，必須注明原因，并通過公司內(nèi)部郵件發(fā)給具體經(jīng)辦人，以達(dá)到提醒的目的，如果財(cái)務(wù)人員沒有提醒，導(dǎo)致超期，影響財(cái)務(wù)人員業(yè)績(jī)考核影響?yīng)劷穑还芾砗玫囊矔?huì)有獎(jiǎng)勵(lì)。二是經(jīng)辦人對(duì)于遲報(bào)的，根據(jù)遲報(bào)時(shí)間對(duì)經(jīng)辦人進(jìn)行罰息。

2.建立持續(xù)的財(cái)務(wù)制度培訓(xùn)

公司的制度隨公司發(fā)展不斷完善和修訂，另一方面員工也在變動(dòng)，財(cái)務(wù)部定期組織員工學(xué)習(xí)與之有關(guān)的財(cái)務(wù)制度，同時(shí)要得到人力資源部門的支持，對(duì)于制度的學(xué)習(xí)進(jìn)行考核，對(duì)于成績(jī)優(yōu)秀的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格要另外再補(bǔ)課，參加人員要記課時(shí)，三次不合的給以罰款。

3.讓經(jīng)營者認(rèn)識(shí)得到財(cái)務(wù)管理制度的重要性

在許多中小私營企業(yè)，老板對(duì)財(cái)務(wù)工作不重視，解決這一問題的關(guān)鍵是讓經(jīng)營者認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理價(jià)值是能為企業(yè)帶來現(xiàn)金、創(chuàng)造效益的。

舉個(gè)實(shí)例，一家民營企業(yè)經(jīng)營了十年，在行業(yè)中是屬一屬二的地位，財(cái)務(wù)制度看起來也算健全。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，銷售部門借樣品給客戶的現(xiàn)象越來越多，研發(fā)部門也不斷借樣品，但原有制度中只規(guī)定了借貨審批流程，但沒有專門的借貨管理，隨著業(yè)務(wù)人員變動(dòng)，借出樣品后續(xù)沒有人跟進(jìn)。新來的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，經(jīng)過了解，清理了幾年借出樣品，金額累計(jì)達(dá)100多萬元，報(bào)給老板，有的是經(jīng)過老板親自審批的。并且制定了借貨管理制度，規(guī)定樣品一個(gè)月內(nèi)不能歸還的，視同銷售，并落實(shí)責(zé)任人，清理回了部分前期的樣品，經(jīng)過此事老板對(duì)財(cái)務(wù)部工作改變了看法，開始重視財(cái)務(wù)制度。因此，適合企業(yè)的財(cái)務(wù)制度才能更高效！

（作者單位：深圳彼愛鉆石有限公司）